თუ თქვენ ფლობთ ბიზნესს, შეიძლება დაგჭირდეთ წერილების მიწერა მომხმარებლებისთვის. თქვენ შეიძლება დაწეროთ რამე, რომ აცნობოთ მომხმარებლებს ახალი ღონისძიებებისა და სპეციალური ღონისძიებების შესახებ, ან შეგიძლიათ უპასუხოთ მომხმარებელთა საჩივრებს კომპანიის სახელით. წერილის მიზეზის მიუხედავად, თქვენ ყოველთვის უნდა შეინარჩუნოთ პროფესიონალური სტილი.
ნაბიჯი
2 ნაწილი 1: საქმიანი წერილის ფორმატირება
ნაბიჯი 1. გამოიყენეთ პროფესიონალური ბლანკი
საქმიანი წერილი იქნება თქვენი კომპანიის წარმომადგენლობა. ასე რომ, ის უნდა გამოიყურებოდეს განსხვავებული და მაღალი ხარისხის. საქმიანი წერილი ასევე უნდა შეიცავდეს თქვენი კომპანიის ლოგოს ან ბრენდინგს.
თქვენ შეგიძლიათ შექმნათ ბლანკი Microsoft Word– ში წინასწარ შემუშავებული ასოების ფერის ნიმუშების გამოყენებით. დარწმუნდით, რომ გამოიყენეთ ლოგო ან ბრენდი, რომელიც არის ასოზე
ნაბიჯი 2. გახსენით სიტყვა დამუშავების პროგრამა
თქვენ ყოველთვის უნდა აკრიფოთ ბიზნეს ასოები კომპიუტერზე.
- შექმენით ახალი დოკუმენტი და დააყენეთ დოკუმენტზე 2,5 სმ საზღვარი.
- გამოიყენეთ სერიული შრიფტი, როგორიცაა Times New Roman, Georgia ან Ariel. დარწმუნდით, რომ ყოველთვის გამოიყენეთ შრიფტის ზომა, რომელიც არ აღემატება 12 ქულას და არანაკლებ 10 ქულას. საქმიანი წერილი უნდა იყოს ადვილად წასაკითხი შრიფტის არჩევის ან შრიფტის ზომის გამო.
- დარწმუნდით, რომ დოკუმენტი მითითებულია ერთ სივრცეში.
ნაბიჯი 3. შეასწორეთ ბლოკების ფორმა
ბლოკის ფორმა არის ყველაზე გავრცელებული ფორმატი, რომელიც გამოიყენება ბიზნეს ასოებში. ეს ფორმა ასევე ყველაზე იოლია დასაყენებლად და მის გასაგრძელებლად. თითოეული სათაური უნდა იყოს გასწორებული და თითოეულ სათაურს შორის უნდა იყოს ერთი სივრცე. დოკუმენტის ბოლოდან დაწყებული, თქვენს ბიზნეს წერილს უნდა ჰქონდეს შემდეგი სათაურები:
- დღევანდელი თარიღი, ან თარიღი, როდესაც თქვენ გაგზავნეთ წერილი. თარიღი მნიშვნელოვანია, რადგან ის შეიძლება გამოყენებულ იქნას როგორც თქვენი შენიშვნის, ასევე მიმღების ჩანაწერის სახით. გარდა ამისა, თარიღებს ასევე შეუძლიათ ლეგალური გამოყენება. ამიტომ დარწმუნდით, რომ თარიღი ზუსტია.
- Მისამართის დაბრუნება. ეს განყოფილება შეიცავს თქვენს მისამართს, ფორმატირებული სტანდარტული მისამართის სტილში. თუ თქვენი მისამართი უკვე წერილშია, შეგიძლიათ გამოტოვოთ ეს განყოფილება.
- მისამართი შიგნით. ეს ნაწილი შეიცავს იმ პირის სახელს და მისამართს, რომელმაც მიიღო წერილი. სიტყვა Mr / Ms არჩევითია. მაგალითად, თუ თქვენ მისწერეთ წერილი ნინა მარლინას, შეგიძლიათ დაწეროთ ქალბატონი. მის სახელზე თუ არ ხართ დარწმუნებული როგორია მისი ოჯახური მდგომარეობა.
- პატივისცემით. მისალმებებს შეუძლიათ გამოიყენონ სიტყვები "ძვირფასო ქალბატონო მარლინა" ან "ძვირფასო ნინა მარლინა". თუ არ ხართ დარწმუნებული ვინ წაიკითხავს წერილს, გამოიყენეთ სიტყვა "პატივისცემით". ასევე შეგიძლიათ გამოიყენოთ "დაინტერესებულ მხარეებს", მაგრამ მხოლოდ როგორც უკანასკნელი საშუალება, თუ არ იცით ვინ არის თქვენი აუდიტორია.
- წერილის სხეული. ამაზე მეტს განვიხილავთ სტატიის შემდეგ ნაწილში.
- სამოტივაციო წერილი, ხელმოწერით. თქვენ შეგიძლიათ გამოიყენოთ სიტყვები "პატივისცემით", ან "მისალმებები".
მე -2 ნაწილი 2: ბიზნეს წერილის წერა
ნაბიჯი 1. ამოიცანით თქვენი აუდიტორია
წერილის სტილი ყოველთვის უნდა დარჩეს პროფესიონალური, იმისდა მიუხედავად ვინ არის აუდიტორია. თუმცა, თქვენ შეგიძლიათ შეცვალოთ თქვენი ენა ან სიტყვის არჩევანი იმ ადამიანის საფუძველზე, ვინც მიიღებს თქვენს წერილს. თუ თქვენ წერთ სხვა კომპანიაში ადამიანური რესურსების განყოფილებაში, შეიძლება დაგჭირდეთ უფრო ოფიციალური ენის გამოყენება. მაგრამ თუ თქვენ წერთ კონკრეტული მომხმარებლისთვის, შეგიძლიათ გამოიყენოთ უფრო არაფორმალური ან შემთხვევითი ენა.
- თქვენი აუდიტორიის იდენტიფიცირება ასევე ნიშნავს, რომ თქვენ თავიდან აიცილებთ დაბნეულობას თქვენს აუდიტორიაში. მოერიდეთ ტერმინების გამოყენებას, რომლებიც თქვენს მკითხველს არ ესმის. მომხმარებლებმა, სავარაუდოდ, არ იციან თქვენი კომპანიის კოსმოსური პროგრამისთვის გამოყენებული აკრონიმები, მაგალითად, ასე რომ მოერიდეთ მათ ასოებში გამოყენებას.
- კარგი საქმიანი წერილის დაწერის ნომერ პირველი წესი არის ის, რომ ის იყოს მკაფიო, ლაკონური და თავაზიანი.
ნაბიჯი 2. განმარტეთ წერილის მიზანი პირველ სტრიქონში
განვიხილოთ წერილის მიზანი. ეს არის იმისთვის, რომ მომხმარებლებმა იცოდნენ თქვენი ახალი მდებარეობის შესახებ ქალაქის ახალ ნაწილში? არის თუ არა ეს შეახსენოს მომხმარებელს გადაუხდელი გადასახადები ან ნაშთები? ან უპასუხოს მომხმარებელთა საჩივრებს? ამ მიზნის გათვალისწინებით, დაწერეთ პირველი სტრიქონი, რომელიც მკითხველს დაუყოვნებლივ აცნობებს რა წერილშია საუბარი. არ დაწეროთ წერილის მიზანი, რომელიც არ არის ნათელი. პირდაპირ საქმეზე გადადი.
- დაიწყეთ "მე" -ს გამოყენებით, თუ თქვენ გამოთქვამთ თქვენს აზრს, როგორც ბიზნესის მფლობელს. გამოიყენეთ "ჩვენ" თუ თქვენ წერთ კომპანიის ან ორგანიზაციის სახელით.
- ფოკუსირება მოახდინეთ პირდაპირ განცხადებებზე, როგორიცაა: "ამ წერილით ჩვენ გაცნობებთ" ან "ამ წერილით ჩვენ ვითხოვთ". თქვენ ასევე შეგიძლიათ გამოიყენოთ "მე" განცხადება, თუ წერილობთ წერილს, როგორც ბიზნესის მფლობელი. მაგალითად: "მე დაგიკავშირდი იმიტომ" ან "მე ცოტა ხნის წინ გავიგე ამის შესახებ … და მსურს ვიცოდე მეტი …"
- მაგალითად, თუ თქვენ (ბიზნესის მფლობელმა) მიწერეთ ნინა მარლინას გასული თვიდან გადაუხდელი გადასახადის შესახებ, დაიწყეთ წერილი შემდეგით: "მე დაგიკავშირდით, რადგან თქვენ გაქვთ გადაუხდელი ბალანსი თქვენს ანგარიშზე 2015 წლის მარტიდან."
- ან, თუ თქვენ ხართ კომპანიის თანამშრომელი და წერთ, რომ უპასუხოთ მომხმარებელთა საჩივარს კომპანიის კოსმოსური პროგრამის შესახებ, დაიწყეთ წერილი შემდეგით: "ჩვენ მივიღეთ თქვენი საჩივარი ჩვენი მარსის კოსმოსური პროგრამის შესახებ".
- თუ თქვენ წერთ წერილს, რათა მკითხველებს აცნობონ, რომ მათ გაიმარჯვეს კონკურსში, ან რომ მათ აქვთ ადგილი სამაგისტრო პროგრამაში, დაიწყეთ ფრაზით, როგორიცაა: "მოხარული ვარ გითხრათ რომ …" ან "ჩვენ მე მიყვარს ამის თქმა … ".
- თუ ცუდ ამბებს ამბობთ, დაიწყეთ ისეთი ფრაზით, როგორიცაა: "მძიმე გულით გეუბნებით ამას …". ან, "ფრთხილად განხილვის შემდეგ, მე გადავწყვიტე, რომ არ …".
ნაბიჯი 3. გამოიყენეთ აქტიური წინადადებები და არა პასიური
ჩვენ ყოველთვის ვიყენებთ პასიურ ხმას ჩვეულებრივ მეტყველებაში. მაგრამ პასიურ ხმას შეუძლია თქვენი ნაწერი გაბრაზებული ან დამაბნეველი გახადოს. აქტიური წინადადებები ბევრად უფრო ეფექტურია ბიზნეს ასოებში, რადგან ისინი აჩვენებენ ენის უფრო მტკიცებულ სტილს.
- პასიური წინადადების მაგალითია: "რა საჩივარი შემიძლია გაგიკეთო?" სასჯელის საგანი, კერძოდ მომხმარებელი ("შენ"), გამოჩნდება წინადადების ბოლოს და არა წინადადების დასაწყისში.
- აქტიური წინადადების მაგალითი იქნება: "რა შემიძლია გავაკეთო შენი საჩივრის გასაგებად?" წინადადების ეს ვერსია, აქტიური ხმით, გაცილებით გასაგები და ადვილი გასაგებია მკითხველისათვის.
- პასიური ხმის გამოყენება შეიძლება იყოს კარგი გზა თქვენი შეტყობინების გადასატანად არასწორ ან უსიამოვნო წერტილებზე ყურადღების მიქცევის გარეშე. მაგრამ გამოიყენეთ პასიური ხმა მხოლოდ ამ შემთხვევაში. ზოგადად, აქტიური ხმა ბევრად უფრო ეფექტურია ბიზნეს წერილში.
ნაბიჯი 4. იხილეთ წინა მოვლენები ან წინა კომუნიკაცია მკითხველთან, ასეთის არსებობის შემთხვევაში
თქვენ შეიძლება დაუკავშირდით ნინა მარლინას გასული თვის დასაწყისში გაფრთხილებით მისი გადაუხდელი გადასახადის შესახებ. ან იქნებ მომხმარებლებმა გამოთქვეს იმედგაცრუება კოსმოსური პროგრამით გასულ თვეს კონფერენციაზე. თუ ადრე გქონიათ კონტაქტი მკითხველთან, აღნიშნეთ. ეს შეახსენებს მკითხველს თქვენს წინა კონტაქტებს და გახდის საქმიანი წერილი უფრო აქტუალური და მნიშვნელოვანი.
გამოიყენეთ ფრაზები, როგორიცაა: "ჩემი წინა წერილის თანახმად თქვენი გადაუხდელი გადასახადის შესახებ …" ან "მადლობა მარტში გადახდისთვის". ან "მაისის კონფერენციაზე კოსმოსური პროგრამის შესახებ თქვენი პრობლემების შესახებ მოსმენა ძალიან სასარგებლო იყო"
ნაბიჯი 5. მიმართეთ მოთხოვნას ან შესთავაზეთ დახმარება
აჩვენეთ მკითხველს ენის პოზიტიური სტილი თავაზიანი მოთხოვნის ან დახმარების შეთავაზებით სამუშაო ურთიერთობის სახით.
- ვთქვათ, თქვენ ხართ ბიზნესის მფლობელი, რომელიც ცდილობს კლიენტებს გადაუხადოს გადასახადები. გამოიყენეთ ფრაზები, როგორიცაა: "მე ვაფასებ თქვენს სწრაფ ყურადღებას თქვენს გადაუხდელ ანგარიშზე."
- დავუშვათ, თქვენ წერთ თქვენი კომპანიის სახელით. გამოიყენეთ ფრაზები, როგორიცაა: "ჩვენ გვსურს მოვაწყოთ პირისპირ შეხვედრა თქვენთან და ადამიანური რესურსების ხელმძღვანელთან."
- თქვენ ასევე უნდა შესთავაზოთ პასუხი ნებისმიერ კითხვას ან შეშფოთებას, რაც შეიძლება ჰქონდეს მკითხველს. გამოიყენეთ ფრაზები, როგორიცაა: "მე სიამოვნებით ვპასუხობ ნებისმიერ შეკითხვას ან შეშფოთებას, რაც შეიძლება გქონდეთ თქვენი ბილინგის შესახებ" ან "გსურთ რომ მოგაწოდოთ მეტი ინფორმაცია ამ პროგრამის შესახებ?"
ნაბიჯი 6. შეაჯამეთ ასო
დაამატეთ სამოქმედო მოწოდება, თქვენი მხრიდან, ან მკითხველის მხრიდან. ეს მოთხოვნა შეიძლება იყოს გადახდის მოთხოვნა კონკრეტული თარიღისთვის, ან შენიშვნა მკითხველთან ოფიციალური შეხვედრის შესახებ.
- დაამატეთ წინადადება, რათა მომავალში დაუკავშირდეთ წერილის მიმღებს.”მოუთმენლად ველი თქვენ მომავალ კვირას ბიუჯეტის შეხვედრაზე.” ან "მე მოუთმენლად ველი ამ საკითხის განხილვას თქვენთან ერთად ჩვენს შტაბში ვიზიტის დროს."
- ჩაწერეთ ნებისმიერი დოკუმენტი, რომელიც თქვენ შეიტანეთ თქვენს წერილში. დაამატეთ ფრაზები, როგორიცაა "მიმაგრებული გადაუხდელი გადასახადები" ან "დაურთეთ ჩვენი სივრცის გაფართოების პროგრამის ასლი".
- დაასრულა წერილი დახურვის ფრაზით. გამოიყენეთ "პატივისცემით" ან "პატივისცემით" კლიენტისთვის ან მომხმარებლისთვის.
- გამოიყენეთ "მისალმებები" ოფიციალური წერილებისთვის იმ ადამიანებისთვის, რომლებსაც საერთოდ არ იცნობთ.
- უბრალოდ გამოიყენეთ "მისალმებები" ან "გულწრფელად" თუ თქვენ წერთ ვინმეს, რომელსაც კარგად იცნობთ ან გაქვთ სამუშაო ურთიერთობა.
ნაბიჯი 7. ასოს შესწორება
ყველა ფრთხილად ფორმატირება და წერა იკარგება, თუ ასო შევსებულია ორთოგრაფიული შეცდომებით!
- მოძებნეთ თითოეული წინადადება, რომელიც იყენებს პასიურ ხმას და შეეცადეთ შეცვალოთ წინადადება აქტიურ წინადადებაში.
- მიაქციეთ ყურადღება ნებისმიერ წინადადებას, რომელიც მეტისმეტად გრძელი ან გაურკვეველი და პირდაპირია. საქმიანი წერილებისას, ჩვეულებრივ, ნაკლები უკეთესია, ასე რომ, თუ შესაძლებელია, შეამცირეთ სასჯელის ხანგრძლივობა.
