გჭირდებათ კარგი, უნაკლო პროფესიული წერილის დაწერა? საქმიანი წერილების უმეტესობა მიჰყვება ფიქსირებულ, ადვილად შესასწავლ ფორმატს, რომლის გამოყენება შეგიძლიათ ნებისმიერი ტიპის შინაარსზე. საქმიანი წერილები ყოველთვის უნდა შეიცავდეს თარიღს, გამგზავნისა და მიმღების ინფორმაციას და სხეულის რამდენიმე პუნქტს. მიჰყევით ქვემოთ მოცემულ ნაბიჯებს და განახორციელეთ ცვლილებები თქვენი კომპანიის სტანდარტების შესაბამისად.
ნაბიჯი
ნაწილი 4 -დან 1: წერილის დაწყება
ნაბიჯი 1. იცოდე ფორმატი
როგორიც არ უნდა იყოს თქვენი წერილის შინაარსი, არსებობს რამდენიმე სტანდარტული საქმიანი წერილის პრეზენტაცია. ბიზნეს ასოები უნდა იყოს აკრეფილი და შემუშავებული საერთო შრიფტით, როგორიცაა Arial ან Times New Roman. გამოიყენეთ ბლოკის აბზაცები. ანუ, თქვენ იწყებთ ახალ აბზაცს ორჯერ დაჭერით Enter. ბლოკის აბზაცებში ნუ გააკეთებთ პირველი სტრიქონის აბზაცს.
- გამოიყენეთ 2.54 სმ ზღვარი ყველა მხრიდან.
- ელექტრონული ფოსტით გაგზავნილი საქმიანი წერილები ასევე უნდა იყოს აკრეფილი საერთო შრიფტით. არ გამოიყენოთ სკრიპტები ან ფერები სხვა შავ -თეთრი გარდა ბიზნეს ელფოსტაში.
ნაბიჯი 2. აირჩიეთ სწორი ქაღალდის ტიპი
წერილები უნდა იყოს დაბეჭდილი A4 ქაღალდზე 21x29.7 სმ ან A4s 21.5 x 29.7 სმ. რამდენიმე გრძელი ასო ან კონტრაქტი შეიძლება დაიბეჭდოს F4 ქაღალდზე ან 21 x 33 სმ ფოლიოზე.
თუ წერილი გაიგზავნება ფოსტით, განიხილეთ მისი დაბეჭდვა კომპანიის ბლანკებზე. ბლანკების გამოყენება გააძლიერებს პროფესიულ შთაბეჭდილებას და მოგაწვდით კომპანიის ლოგოსა და საკონტაქტო ინფორმაციას
ნაბიჯი 3. ჩართეთ ინფორმაცია თქვენი კომპანიის შესახებ
ჩაწერეთ კომპანიის სახელი და მისამართი და გამოიყენეთ ახალი ხაზი მისამართის თითოეული ნაწილის აღსანიშნავად. თუ თქვენ ხართ თვითდასაქმებული ან დამოუკიდებელი კონტრაქტორი, განათავსეთ თქვენი სახელი კომპანიის სახელის ნაცვლად, ან თქვენი კომპანიის სახელის ზემოთ
- თუ თქვენს კომპანიას უკვე აქვს ბლანკი, შეგიძლიათ გამოიყენოთ იგი იმის ნაცვლად, რომ ჩაწეროთ კომპანიის სახელი და მისამართი.
- თუ მისამართს აკრეფა სჭირდება, ის უნდა იყოს გასწორებული გვერდის მარჯვნივ ან მარცხნივ, თქვენი და კომპანიის უპირატესობის მიხედვით.
- თუ წერილი იგზავნება საზღვარგარეთ, ჩაწერეთ თქვენი ქვეყნის სახელი დიდი ასოებით.
ნაბიჯი 4. შეიყვანეთ თარიღი
სრული თარიღის ჩაწერა ყველაზე პროფესიონალური ვარიანტია. მაგალითად, დაწერეთ "2012 წლის 1 აპრილი". თარიღი უნდა დარჩეს გასწორებული, მიმღების ინფორმაციის რამდენიმე სტრიქონით ზემოთ.
თუ წერილს რამდენიმე დღის განმავლობაში წერთ, გამოიყენეთ თარიღი, როდესაც შეავსეთ იგი
ნაბიჯი 5. დაამატეთ მიმღების ინფორმაცია
ჩაწერეთ მიმღების ინფორმაცია შემდეგი თანმიმდევრობით: სრული სახელი, სათაური (ასეთის არსებობის შემთხვევაში), კომპანიის სახელი და მისამართი. გამოიყენეთ ახალი ხაზი თითოეული ინფორმაციისთვის. საჭიროების შემთხვევაში, მიუთითეთ მითითების ნომერი. მიმღების ინფორმაცია უნდა დარჩეს გასწორებული, თარიღის ქვემოთ რამდენიმე სტრიქონით.
ჩვენ გირჩევთ, წერილი მიმართოთ კონკრეტულ პირს. ამ გზით, დაინტერესებული პირი შეძლებს უპასუხოს თქვენს წერილს. თუ არ იცით იმ პირის სახელი, რომელსაც მიმართავთ, ჩაატარეთ მცირე გამოკვლევა. დარეკეთ მიმღები კომპანიის ტელეფონის ნომერზე და სახელი
ნაბიჯი 6. აირჩიეთ მისალმება
მისალმება პატივისცემის მნიშვნელოვანი მაჩვენებელია და თქვენ მიერ გამოყენებული მისალმება იქნება დამოკიდებული იმაზე, თუ ვინ იღებს მას, კარგად იცნობთ თუ არა მიმღებს და ასევე რამდენად ფორმალურია თქვენი ურთიერთობა მათთან. განვიხილოთ შემდეგი პარამეტრები:
- გამოიყენეთ "ვის შეიძლება ეხებოდეს", მხოლოდ იმ შემთხვევაში, თუ ზუსტად არ იცით ვის მიმართავთ.
- თუ არ იცნობთ მიმღებს, "ძვირფასო სერ/ქალბატონო" არის უსაფრთხო ვარიანტი.
- თქვენ ასევე შეგიძლიათ გამოიყენოთ მიმღების სრული სახელი და სათაური, მაგალითად, "ძვირფასო დოქტორი დევი სარი".
- თუ თქვენ კარგად იცნობთ მიმღებს და გაქვთ არაფორმალური ურთიერთობა მიმღებთან, შეიძლება გაითვალისწინოთ სახელის გამოყენება, მაგალითად, "ძვირფასო სუზან".
- თუ არ ხართ დარწმუნებული რა არის მიმღების სქესი, უბრალოდ ჩაწერეთ სრული სახელი, მაგალითად, "ძვირფასო კრის დამანიკ"
- არ დაგავიწყდეთ მისალმების ან მძიმის შემდეგ მძიმის დადება, თუ იყენებთ "ვის შეიძლება ეს ეხებოდეს".
მე –4 ნაწილი მე –4: წერილის ტექსტის შედგენა
ნაბიჯი 1. გამოიყენეთ წერის სწორი სტილი
ანდაზის თანახმად, დრო არის ფული და ბიზნესის უმეტესობას არ უყვარს დროის დაკარგვა. ამიტომ, თქვენი წერილების წერის სტილი უნდა იყოს ლაკონური და პროფესიონალური. მოაწყეთ თქვენი წერილი ისე, რომ მისი წაკითხვა მოხდეს სწრაფად, პირდაპირ და მხოლოდ პირველ პარაგრაფში შეიცავდეს მოკლე პირად კომენტარებს. მაგალითად, შეგიძლიათ დაიწყოთ "რაც შეეხება …" და გააგრძელოთ იქიდან.
- ძალიან ნუ იფიქრებ ლამაზ გადასვლებზე, რთულ სიტყვებზე ან გრძელ, მტანჯველ წინადადებებზე. თქვენი წერილის მიზანია რაც შეიძლება სწრაფად და ნათლად გააცნოთ ის, რაც უნდა ითქვას.
- გამოიყენეთ დამაჯერებელი ტონი. დიდი ალბათობით, თქვენი წერილის მიზანია მკითხველის დარწმუნება გააკეთოს რაღაცაში, როგორიცაა აზრის შეცვლა, პრობლემის მოგვარება, ფულის გაგზავნა ან ზომების მიღება. ასე რომ, გამოხატეთ თქვენი მოთხოვნა და მიზეზები სწორი ტონით.
ნაბიჯი 2. გამოიყენეთ პირადი ნაცვალსახელები
ნაცვალსახელების "მე", "ჩვენ" და "შენ" გამოყენება ბიზნეს ასოებში სავსებით მისაღებია. გამოხატეთ საკუთარი თავი როგორც "მე" და მკითხველი როგორც "თქვენ".
ფრთხილად იყავით, თუ ორგანიზაციის სახელით წერთ წერილს. თუ თქვენ ცდილობთ გადმოგცეთ კომპანიის შეხედულებები, თქვენ უნდა გამოიყენოთ "ჩვენ", რათა მკითხველმა იცოდეს, რომ კომპანია დგას თქვენი განცხადების უკან. თუ თქვენ გამოთქვამთ პირად აზრს, გამოიყენეთ "მე"
ნაბიჯი 3. დაწერეთ ნათლად და მოკლედ
დარწმუნდით, რომ მკითხველს ნამდვილად ესმის რას წერთ. მკითხველი სწრაფად პასუხობს მხოლოდ იმ შემთხვევაში, თუ თქვენი წერილის მიზანი ნათელია. კერძოდ, თუ არსებობს რაიმე შედეგი ან ქმედება, რომელიც გსურთ მკითხველმა მიიღოს წერილის მიღებისთანავე, ნათლად განმარტეთ. აღწერეთ თქვენი პოზიცია რაც შეიძლება ცოტა სიტყვით.
ნაბიჯი 4. გამოიყენეთ აქტიური წინადადებები
სიტუაციის აღწერისას ან მოთხოვნის გაკეთებისას დარწმუნდით, რომ თქვენ აირჩევთ აქტიურ ხმას და არა პასიურ ხმას. პასიური ხმა თქვენს ნაწერს გახდის ორაზროვანს ან ზოგადს. გარდა ამისა, აქტიური წინადადებები უფრო ეფექტურია და პირდაპირ პრობლემის გულში. Მაგალითად:
- პასიური: მზის სათვალე არ არის შემუშავებული ან დამზადებული გამძლეობის გათვალისწინებით.
- აქტიური: თქვენი კომპანია ამზადებს და აწარმოებს მზის სათვალეებს მათი გამძლეობის მიუხედავად,
ნაბიჯი 5. გამოიყენეთ სასაუბრო ენა, თუ ის საჭიროდ ჩათვლის
წერილები დაწერილია ადამიანებისთვის და ადამიანებისთვის. შეძლებისდაგვარად მოერიდეთ წერილების კოპირებას. თქვენ არ შეგიძლიათ დაამყაროთ ურთიერთობები სტანდარტული ასოების კოპირებით. თუმცა, არ გამოიყენოთ არასტანდარტული ენა ან ჟარგონი, როგორიცაა "იცი", "ვგულისხმობ" ან "მინდა". გამოიყენეთ საქმიანი წერილის წერის სტილი, მაგრამ დაწერეთ სიტყვები მეგობრული და თავაზიანი.
- თუ კარგად იცნობთ მიმღებს, შეგიძლიათ დაამატოთ ერთხაზოვანი მისალმება.
- გამოიყენეთ თქვენი ინტუიცია იმის განსასაზღვრად, თუ რამდენ პიროვნებას გამოიტანს წერილი. ზოგჯერ მცირე იუმორი დაგეხმარებათ ბიზნესის დონეზე, მაგრამ კარგად დაფიქრდით სანამ გამოიყენებთ.
ნაბიჯი 6. იყავით თავაზიანი
საჩივრის ან საჩივრის წერილის გაგზავნის შემთხვევაშიც კი მაინც შეგიძლიათ იყოთ თავაზიანი. გაითვალისწინეთ მიმღების პოზიცია და შესთავაზეთ რაც შეიძლება მეტი დახმარება სიტუაციის მოსაგვარებლად.
უგუნური საჩივრის მაგალითი: "მე ვფიქრობ, რომ შენი სათვალე იწოვს და მე აღარასოდეს შევიძენ შენს პროდუქტს". თავაზიანი საჩივრის მაგალითი იქნება: "მე იმედგაცრუებული ვარ თქვენი მზის სათვალეების კონსტრუქციით, მომავალში ვგეგმავ კიდევ ერთი ბრენდის მზის სათვალის ყიდვას"
ნაბიჯი 7. გამოიყენეთ "მეორე" ბლანკი დამატებითი გვერდებისათვის
საქმიანი წერილების უმეტესობა არის საკმარისად მოკლე, რომ მოთავსდეს ერთ გვერდზე. ამასთან, თუ თქვენ უნდა დაწეროთ უფრო გრძელი წერილი, როგორიცაა კონტრაქტი ან სამართლებრივი გადაწყვეტილება, შეიძლება დაგჭირდეთ დამატებითი გვერდები. გამოიყენეთ "მეორე" ბლანკი, რომელიც ჩვეულებრივ შეიცავს მოკლე მისამართს და დამზადებულია იმავე ტიპის ქაღალდისგან, როგორც ძირითადი ბლანკი.
ჩართეთ გვერდის ნომერი მეორე და მომდევნო გვერდებზე, გვერდის ზედა ნაწილში. თქვენ ასევე უნდა მიუთითოთ მიმღების სახელი და თარიღი
ნაბიჯი 8. დაასრულეთ თქვენი წერილი
ბოლო აბზაცში შეაჯამეთ თქვენი ქულები და ხაზი გაუსვით იმ ქმედებას, რომელსაც განახორციელებთ ან რას ელოდებით მიმღებისგან. გაითვალისწინეთ, რომ მიმღებმა შეიძლება დაგიკავშირდეთ წერილთან დაკავშირებით კითხვებით ან შეშფოთებით, შემდეგ კი მადლობა გადაგიხადოთ თქვენს მიერ გაგზავნილ წერილზე ყურადღებისათვის.
მე –4 ნაწილი მე –4: წერილის დახურვა
ნაბიჯი 1. შეარჩიეთ დახურვის მისალმება
დახურვის მისალმება, ისევე როგორც გახსნის მისალმება, არის პატივისცემისა და ფორმალობის მაჩვენებელი. "გულწრფელად" ან "პატივისცემით" არის ყველაზე უსაფრთხო დახურვის მისალმებები. თქვენ ასევე შეგიძლიათ გაითვალისწინოთ "საუკეთესო პატივისცემა", ან "მისალმებები". მისალმებები, რომლებიც არც თუ ისე ოფიციალურია, მაგრამ მაინც აქვთ პროფესიული ტონი, არის "გამარჯობა წარმატება", "გამარჯობა" და "მადლობა". დახურვის მისალმების შემდეგ გამოიყენეთ მძიმით.
ნაბიჯი 2. განათავსეთ თქვენი ხელმოწერა
დატოვეთ ოთხი სტრიქონი ცარიელი თქვენი ხელმოწერისთვის. ხელი მოაწერეთ წერილის დაბეჭდვის შემდეგ, ან თუ თქვენ გაუგზავნეთ იგი ელექტრონული ფოსტით, დაასკანირეთ თქვენი ხელმოწერის სურათი და ჩასვით ხელმოწერის განყოფილებაში. ხელმოწერისთვის მელნის არჩევანი არის ლურჯი ან შავი.
თუ ხელს აწერთ წერილს ვიღაცის სახელით, ჩაწერეთ "pp:" ხელმოწერამდე. "pp" ნიშნავს თითოეული procurationem, რაც ნიშნავს "წარმომადგენელს" ან "სახელით"
ნაბიჯი 3. შეიყვანეთ თქვენი სახელი და საკონტაქტო ინფორმაცია აკრეფით
ხელმოწერის ქვემოთ შეიტანეთ თქვენი ინფორმაცია, მათ შორის თქვენი სახელი, სათაური, ტელეფონის ნომერი, ელ.ფოსტის მისამართი და სხვა შესაბამისი საკონტაქტო საშუალებები. გამოიყენეთ ახალი ხაზი თითოეული ტიპის ინფორმაციისთვის.
ნაბიჯი 4. დაამატეთ საბეჭდი მანქანის საწყისები
თუ პირი, რომელიც აკრეფს წერილს და ავტორი სხვა ადამიანია, ხელმოწერის ბლოკის ქვემოთ უნდა დაამატოთ საბეჭდი მანქანის ინიციალები. ზოგჯერ, წერილის ავტორის ინიციალებიც შედის. ამრიგად, ვინ მუშაობდა წერილზე, ნათელი გახდება.
- თუ ჩართავთ მხოლოდ საბეჭდი მანქანის საწყისებს, ჩაწერეთ ისინი მცირე ასოებით, მაგალითად, mj.
- თუ თქვენ ასევე ჩართავთ ავტორის ინიციალებს, ჩაწერეთ ისინი დიდი ასოებით, საბეჭდი მანქანის ინიციალებით მცირე ასოებით, მაგალითად, RW: mj. სხვა სტილები ამატებს შრიფტს საწყისებს შორის, როგორიცაა, RW/mj.
ნაბიჯი 5. ჩართეთ დანართის ინფორმაცია
თუ თქვენ ამატებთ დამატებით დოკუმენტებს მიმღების განსახილველად, გააკეთეთ ჩანაწერი საკონტაქტო ინფორმაციის ქვემოთ რამდენიმე სტრიქონი, რომელშიც მითითებულია თანდართული დოკუმენტების რაოდენობა და ტიპი. მაგალითად, დაწერეთ: „დანართი (2): რეზიუმე, ბროშურა“. ან, ტრადიციულ სტილში, დაწერეთ დანართის აღწერა წერილის ზედა ნაწილში, თარიღის ქვემოთ.
ასევე შეგიძლიათ შემოკლდეს "დანართი" "ნათურა"
ნაბიჯი 6. ჩართეთ ინფორმაციის ასლი
თუ თქვენ აგზავნით წერილის ასლს სხვას, ეს აუცილებლად უნდა შეიტანოთ წერილში. ეს ნათქვამია "cc:" ან "ასლი" "მიმაგრების" ხაზის ქვეშ, ასლის მიმღების სახელთან და სათაურთან ერთად ("cc" ნიშნავს თავაზიანობის ასლს, მაგრამ წარსულში ეს ნიშნავდა ნახშირბადის ასლს, როდესაც ასოები ჯერ კიდევ იწერებოდა საბეჭდ მანქანაზე და კოპირებული იყო ნახშირბადის ქაღალდით).
- მაგალითად, ჩაწერეთ: "cc: მარი სანტი, მარკეტინგის დირექტორის მოადგილე"
- თუ დაამატებთ ერთზე მეტ სახელს, გაათანაბრეთ მეორე სახელი პირველის ქვეშ, მაგრამ "cc:" - ის გარეშე.
მე –4 ნაწილი 4 – დან: წერილების შევსება
ნაბიჯი 1. განახორციელეთ ცვლილებები
პრეზენტაცია არის პროფესიონალიზმის მთავარი ელემენტი. დარწმუნდით, რომ მიმღებს შეუძლია იხილოს თქვენ, როგორც ქმედუნარიანი და პასუხისმგებელი პირი, თქვენი წერილის რედაქტირებით და შეცდომების შემოწმებით. გამოიყენეთ მართლწერის შემოწმება თქვენს ტექსტურ პროცესორში, მაგრამ არ დაგავიწყდეთ მისი გაგზავნამდე ყურადღებით წაკითხვა.
- ჰკითხეთ საკუთარ თავს, არის წერილი ნათელი და ლაკონური? არის თუ არა 3-4 წინადადებაზე მეტი აბზაცი? თუ ასეა, განსაზღვრეთ შეგიძლიათ წაშალოთ არასაჭირო განცხადებები.
- თუ წერილი ძალიან მნიშვნელოვანია, შეიძლება დაგჭირდეთ მეგობრის ან თანამშრომლის წაკითხვა. ზოგჯერ სხვა ადამიანებს შეუძლიათ აღმოაჩინონ ენის შეცდომები ან უხერხულობა, რომლის შესახებაც თქვენ შეიძლება არ იცოდეთ.
ნაბიჯი 2. არ დაიჭიროთ გვერდები სტეპლერთან ერთად
თუ თქვენი წერილი რამდენიმე გვერდისგან შედგება, სტეპლერის გამოყენება არ შეიძლება. თუ გსურთ დარწმუნდეთ, რომ გვერდები მოწესრიგებულია, დააწებეთ ისინი ქაღალდის სამაგრთან ერთად ზედა მარცხენა კუთხეში.
ნაბიჯი 3. წარდგენა
თუ წერილს ფოსტით აგზავნით, გამოიყენეთ ბიზნეს კონვერტი. თუ ეს შესაძლებელია, გამოიყენეთ კონვერტი თქვენი კომპანიის ლოგოთი. ჩაწერეთ დაბრუნების მისამართი და მიმღების მისამართი სისუფთავე. ჩაკეცეთ ასო მესამედში ისე, რომ ადრესატი ჯერ ქვედა ნაწილს გახსნის წინ. დარწმუნდით, რომ გამყარეთ საკმარისი მარკები, შემდეგ გაგზავნეთ.
- თუ ფიქრობთ, რომ თქვენი ხელწერა არ არის შესანიშნავი და არ ემთხვევა თქვენს პროფესიულ პერსონას, ჩაწერეთ მისამართი თქვენს სიტყვა პროცესორში და დაბეჭდეთ კონვერტზე.
- თუ წერილი გადაუდებელია და/ან ჩქარობს, განიხილეთ მისი გაგზავნა კურიერის საშუალებით.
- თუ გსურთ მისი ელექტრონული ფოსტით გაგზავნა, ჯერ გადააკეთეთ ის HTML ან შეინახეთ როგორც PDF, რათა ფორმატი არ შეიცვალოს. თუმცა, კარგი იქნება, თუ წერილი გაიგზავნება ფიზიკურად.
Რჩევები
- გამოიყენეთ ხარისხის კალამი ასოების ხელმოსაწერად.
- სწრაფად უპასუხეთ წერილებს. თუ ერთ კვირაში ვერ გიპასუხებთ, გადასცეთ მიმღებს და უთხარით როდის დაელოდება თქვენს პასუხს.
- ხაზი გაუსვით პოზიტიურ მხარეს. ისაუბრეთ იმაზე, რისი გაკეთებაც შეგიძლიათ და არა იმაზე, რისი გაკეთებაც არ შეგიძლიათ. მაგალითად, თუ პროდუქტი არ არის საწყობში, არ უთხრათ მომხმარებელს, რომ თქვენ ვერ შეასრულებთ მის შეკვეთას. ამის ნაცვლად, თქვით, რომ პროდუქტი ძალიან პოპულარულია და გაყიდულია. შემდეგ უთხარით მათ, როდის შეძლებთ მათი შეკვეთის შესრულებას.
-
თუ რთულ წერილს წერთ, ჯერ ჩაწერეთ მონახაზი.
- ჩამოწერეთ ნებისმიერი თემა, რომლის გაშუქებაც გსურთ, არ არის საჭირო შეკვეთაზე ფიქრი.
- თითოეული თემისთვის შეადგინეთ საკვანძო სიტყვების, მაგალითების, არგუმენტების და ფაქტების სია.
- გაითვალისწინეთ სიაში თითოეული თემის შესაბამისობა წერილის მიზანთან და მიმღებთან.
- გადაყარეთ ნაწილები, რომლებიც არ არის საჭირო.
- დაალაგეთ ინფორმაცია იმ თანმიმდევრობით, რაც საუკეთესოა მკითხველისთვის.
გაფრთხილება
- არ გამოიყენოთ მაამებელი ენა. გულწრფელი ქება მისაღებია, მაგრამ ზედმეტი ქება ნიშნავს იმას, რომ სამსახურში, თქვენ დამოკიდებულია დიდებაზე და არა კომპეტენციაზე.
- არ გამოიყენოთ უხეში ან უხეში ენა. გახსოვდეთ, თქვენ ცდილობთ შეცვალოთ ან დაიწყოთ საქმიანი ურთიერთობა ამ წერილის საშუალებით.
