ბიზნეს ანგარიშები არის კომუნიკაციის ერთ -ერთი ყველაზე ეფექტური საშუალება დღევანდელ ბიზნეს სამყაროში. ბიზნეს ანგარიშების სარგებელი ბევრია. კომპანიებს ან პირებს შეუძლიათ გამოიყენონ ბიზნეს ანგარიშები მნიშვნელოვანი გადაწყვეტილებების მისაღებად. თუ გსურთ დაწეროთ კარგი ბიზნეს ანგარიში, ისწავლეთ როგორ და გაიგოთ ანგარიშის წერის მიზანი.
ნაბიჯი
მე –2 ნაწილი 1: გადაწყვიტეთ რა ტიპის ბიზნეს ანგარიშის დაწერა გსურთ
ნაბიჯი 1. გამოიყენეთ ბიზნეს ანგარიშები იდეების გადმოსაცემად
ამ ანგარიშს ეწოდება "დასაბუთების/რეკომენდაციის ანგარიში". თქვენ შეგიძლიათ გამოიყენოთ ეს ანგარიში იდეების გასაზიარებლად თქვენს მენეჯერთან ან დირექტორთან. ჩვეულებრივ, თქვენ უნდა მოამზადოთ ანგარიშის შეჯამება და ძირითადი ნაწილი. შეჯამება არის იდეების გადმოცემის საშუალება. სხეული შეიცავს ინფორმაციას სარგებლის, ხარჯების, რისკების და თქვენს იდეასთან დაკავშირებული სხვა ინფორმაციის შესახებ.
მაგალითად, გსურთ შეიძინოთ პრინტერი თქვენი განყოფილებისთვის. მენეჯერის დასარწმუნებლად, რომ პრინტერი ნამდვილად საჭიროა, მოამზადეთ დასაბუთების/რეკომენდაციის ანგარიში მენეჯმენტისათვის პრინტერის შესყიდვის მოთხოვნის ოფიციალურად წარდგენისთვის
ნაბიჯი 2. წარმოადგინეთ რისკები, რომლებიც ახლავს ბიზნეს შესაძლებლობას
"საგამოძიებო ანგარიშები" ეხმარება გადაწყვეტილების მიმღებებს, განიხილონ ის რისკები, რომლებიც უნდა შეექმნათ, როდესაც მათ სურთ გარკვეული ქმედებების განხორციელება, რათა მენეჯმენტს შეეძლოს გაუთვალისწინებელი ზემოქმედების წინასწარ განჭვრეტა. ეს ანგარიში მოიცავს შესავალს, ტექსტს და დასკვნას. წინასიტყვაობა შეიცავს მნიშვნელოვან ინფორმაციას გამოძიების საკითხის შესახებ. სხეული შეიცავს ფაქტების ახსნას და გამოძიების შედეგებს. დასკვნა შეიცავს ანგარიშის შეჯამებას.
მაგალითად, ფარმაცევტულ კომპანია X– ს სურს იმუშაოს ფარმაცევტულ კომპანია Y– თან, რომელიც პრობლემის წინაშე დგას. კომპანია X– ს არ სურს იმ კომპანიებთან მუშაობა, რომლებიც ამჟამად ან განიცდიან ფინანსურ პრობლემებს. ამიტომ, კომპანია X ეძებს სრულ ინფორმაციას Y კომპანიის შესახებ და შემდეგ ამზადებს საგამოძიებო ანგარიშს, რათა განიხილოს კომპანიის Y ფინანსური მონაცემები ფინანსურ დირექტორთან
ნაბიჯი 3. შესაბამისობის შესახებ ინფორმაციის წარდგენა სამთავრობო უწყებებისთვის
ეს ანგარიში, რომელსაც ჩვეულებრივ მოიხსენიებენ როგორც "შესაბამისობის ანგარიშს", სასარგებლოა კორპორაციული ანგარიშვალდებულების დემონსტრირებისთვის, მთავრობის უწყებებისათვის (ქალაქის, პროვინციის, ცენტრალური და ა.შ.) მტკიცებით, რომ მენეჯმენტი მუშაობს მოქმედი კანონების/რეგულაციების შესაბამისად და ფინანსების მართვა პროცედურების მიხედვით. რა ეს ანგარიში მოიცავს შესავალს, ტექსტს და დასკვნას. წინასიტყვაობა შეიცავს ანგარიშში მოხსენიებული ძირითადი თემების ახსნას. საბარგული შეიცავს მონაცემებს, ფაქტებს და სხვა ინფორმაციას, რომელიც სამთავრობო უწყებებმა უნდა იცოდნენ. დასკვნა შეიცავს ანგარიშის შეჯამებას.
მაგალითად, სამთავრობო სადაზღვევო კომპანიის დირექტორთა საბჭომ უნდა წარუდგინოს ფინანსთა მინისტრს, რომ კომპანიის მენეჯმენტი ხორციელდება 2019 წელს მოქმედი კანონების და რეგულაციების შესაბამისად. ამისათვის დირექტორთა საბჭო ამზადებს ყოველწლიურ შესაბამისობის ანგარიში, რათა წარმოადგინოს კომპანიის საქმიანობა 2019 წლის განმავლობაში
ნაბიჯი 4. წარმოადგინეთ შემოთავაზებული იდეის ან პროექტის მიზანშეწონილობა
მოხსენებას, რომელიც შეიცავს განმარტებას იმის დასადგენად, მიღებულია თუ უარყოფილი იდეა, ეწოდება "მიზანშეწონილობის ანგარიში". ეს ანგარიში შედგება შეჯამებისა და ორგანოსგან. რეზიუმე შეიცავს იდეებს, ხოლო სხეული ასახავს სარგებელს, შესაძლო პრობლემებს, ხარჯებს და შემოთავაზებულ იდეასთან დაკავშირებულ სხვა საკითხებს. მენეჯმენტს შეუძლია გამოიყენოს მიზანშეწონილობის ანგარიში შემდეგ კითხვებზე პასუხის გასაცემად:
- შესაძლებელია თუ არა ამ პროექტის დასრულება ფინანსური ბიუჯეტის ფარგლებში?
- არის ეს პროექტი მომგებიანი?
- შეიძლება თუ არა ეს პროექტი დასრულდეს წინასწარ განსაზღვრული გრაფიკის მიხედვით?
ნაბიჯი 5. წარმოადგინეთ კვლევის შედეგად მიღებული კვლევის შედეგები
"კვლევის ანგარიში" წარმოადგენს კონკრეტული საკითხის ან პრობლემის დეტალური შესწავლის შედეგებს. ეს ანგარიში შეიცავს რეფერატს (რეზიუმეს), წინასიტყვაობას, გამოყენებულ მეთოდებს, კვლევის შედეგებს, დასკვნებს და წინადადებებს. ანგარიშის შედგენისას თქვენ უნდა აცნობოთ იმ კვლევების შედეგებს, რომლებიც გამოიყენება როგორც ცნობები.
მაგალითად, მენეჯმენტს სურს ჩაატაროს კვლევა, რომელშიც მონაწილეობა უნდა მიიღოს ყველა თანამშრომელმა, რათა გადაწყვიტოს, აუცილებელია თუ არა თანამშრომლების აკრძალვა მოწევას კომპანიის სასადილოში. ადამიანი, რომელიც ჩაატარებს კვლევას, დაწერს მოხსენებას კვლევის შედეგების შესახებ
ნაბიჯი 6. დაეხმარეთ კომპანიას გააუმჯობესოს თავისი პოლიტიკა, პროდუქტები ან პროცედურები თანმიმდევრული ზედამხედველობის გზით
შემდეგ მოამზადეთ "პერიოდული ანგარიში", რომელიც იწერება ყოველ კონკრეტულ ვადაში, მაგალითად ყოველკვირეული, ყოველთვიური, კვარტალური და ა. ეს ანგარიში წარმოადგენს კომპანიის ეფექტურობის დონეს, მოგება/ზარალს და სხვა მონაცემებს გარკვეული პერიოდის განმავლობაში.
მაგალითად, აფთიაქის მფლობელი სთხოვს თავის გამყიდველს წარმოადგინოს ყოველთვიური გაყიდვების ანგარიში მომდევნო თვის ყოველ მე -3 დღეს
ნაბიჯი 7. მიეცით ანგარიში გარკვეული სიტუაციების შემთხვევაში
პერიოდული ანგარიშებისგან განსხვავებით, "სიტუაციური ანგარიშები" იწერება კონკრეტული საჭიროებებისათვის, როგორიცაა უბრალოდ შეხვედრებზე ინფორმაციის მიწოდება ან ბუნებრივი კატასტროფების დაძლევის მცდელობების გაშუქება. ეს ანგარიში მოიცავს შესავალს, ტექსტს და დასკვნას. შესავალი შეიცავს მოხსენებული მოვლენების ახსნას და იძლევა მოკლე მიმოხილვას მოხსენების ძირითად ნაწილში განხილულ საკითხებზე. დასასრულს, ახსენით გადაწყვეტილებები, რომლებიც განხორციელდა და იქნება განხორციელებული.
მაგალითად, გუბერნატორი სთხოვს მერს, წარმოადგინოს სიტუაციური ანგარიში მას შემდეგ, რაც მის პასუხისმგებლობაზე ქარიშხალი მოხდება
ნაბიჯი 8. წარმოადგინეთ რამდენიმე გადაწყვეტა პრობლემის გადასაჭრელად
"საორიენტაციო ანგარიში" წარმოადგენს გადაწყვეტილებების მიღების რამდენიმე გადაწყვეტის ვარიანტს. მისი მიზნის მიხედვით, ავტორი რეკომენდაციას უწევს რამდენიმე მოქმედებას, რომლებიც უნდა განხორციელდეს. ეს ანგარიში მოიცავს შესავალს, ტექსტს და დასკვნას. წინასიტყვაობა განმარტავს მოხსენების დაწერის მიზანს. ტორსი გამოხატავს სიტუაციას ან პრობლემას, გამოსავლის რამდენიმე ვარიანტთან ერთად. დასკვნა იძლევა საუკეთესო გამოსავალს.
მაგალითად, საავტომობილო კომპანიას სურს აზიის ქარხნის აშენება. საორიენტაციო ანგარიშის წერისას, კომპანიის საჭიროებების მიხედვით ჩამოთვალეთ მაქსიმუმ 3 ქვეყანა და შესთავაზეთ დასკვნაში საუკეთესო მდებარეობა
მე -2 ნაწილი 2: ბიზნეს ანგარიშის წერა
ნაბიჯი 1. ანგარიშის წერის მიზნის განსაზღვრა და ფორმატირება
ჰკითხეთ საკუთარ თავს, რატომ გსურთ ბიზნეს ანგარიშის დაწერა. შეარჩიეთ ანგარიშის ტიპი ზემოთ ჩამოთვლილ ჩამონათვალში მისაღწევი მიზნების შესაბამისად.
- რა მიზეზიც არ უნდა იყოს, დარწმუნდით, რომ თქვენ დაისახავთ მოკლე და ნათელ მიზნებს. ანგარიშის მკითხველები დაბნეულები იქნებიან, თუ მიზნების ფორმულირება გრძელია ისე, რომ ანგარიშის სანდოობა ეჭვქვეშ დგება.
- მაგალითად, თქვენს განყოფილებას სჭირდება დამატებითი სარეკლამო თანხები. ანგარიშის წერისას ყურადღება გაამახვილეთ მიმდინარე სარეკლამო ბიუჯეტის ბიუჯეტზე და წარმოადგინეთ ეფექტური სამუშაო გეგმა დამატებითი სახსრების მაქსიმალურად გამოყენების მიზნით.
ნაბიჯი 2. განვიხილოთ აუდიტორია, რომელიც წაიკითხავს ანგარიშს
ანგარიშის მკითხველები შეიძლება მოვიდნენ კომპანიის გარეთ (არა თანამშრომლები) ან კომპანიის შიგნიდან. ანგარიშის წერისას გაითვალისწინეთ რამდენად კარგად ესმის მკითხველს ან აქვს ინფორმაცია განსახილველ საკითხთან დაკავშირებით. ასევე, იფიქრეთ იმაზე, თუ რამდენად სასარგებლო იქნება მოხსენებაში წარმოდგენილი ინფორმაცია მკითხველისთვის.
- ვინც წაიკითხავს ანგარიშს, ფინანსური ასპექტი ყოველთვის არის მთავარი პრიორიტეტი მენეჯმენტისთვის ან კლიენტებისთვის.
- მაგალითად, თქვენ გინდათ განახორციელოთ სამუშაოს გაზიარების პროგრამა თქვენს განყოფილებაში. ამისათვის თქვენ უნდა დაწეროთ ბიზნეს ანგარიში, რომელსაც წაიკითხავს პერსონალის დირექტორი, ოპერაციების დირექტორი და აღმასრულებელი დირექტორი. განიხილეთ შესაძლებლობა, რომ მათ უკვე იციან პროგრამის შესახებ, ასე რომ თქვენ შეგიძლიათ მიაწოდოთ შესაბამისი ინფორმაცია ანგარიშში. თუ მენეჯმენტს არასოდეს განუხილავს სამუშაოს გაზიარების პროგრამა, თქვენი ანგარიში არის ინფორმაციული და სასარგებლო. თუ კომპანიამ უკვე დაგეგმა ეს პროგრამა, თქვენი ანგარიში იქნება არაეფექტური და ნაკლებად დამაჯერებელი.
ნაბიჯი 3. განსაზღვრეთ რა უნდა ვისწავლოთ
ყველაზე რთული ნაბიჯი ბიზნეს ანგარიშის მომზადებისას არ არის წერა. დასკვნების გამოტანა და დამხმარე მონაცემების შეგროვება ყველაზე რთულია. თქვენ დაგჭირდებათ უნარების ფართო სპექტრი, მაგალითად მონაცემების შეგროვება და ბაზრის ანალიზი. რა უნდა იცოდეთ თქვენ და მენეჯმენტმა, რათა შეძლოთ ინფორმირებული გადაწყვეტილებების მიღება თქვენს ანგარიშში მოცემულ თემებზე?
ნაბიჯი 4. ანგარიშის დასაწერად შეაგროვეთ შესაბამისი მონაცემები
დარწმუნდით, რომ თქვენს მიერ მოწოდებული დამხმარე მონაცემები კვლევის შედეგია. წინააღმდეგ შემთხვევაში, თქვენ შეიძლება დაკარგოთ სანდოობა. მონაცემების შეგროვება ასევე განისაზღვრება შესაქმნელი ანგარიშის ტიპით. დარწმუნდით, რომ იყენებთ მონაცემებს, რომლებიც ზუსტია და შესაბამისი ანგარიშის წერის მიზნისთვის.
- შიდა წყაროებიდან მიღებული მონაცემების შეგროვება უფრო სწრაფად ხდება. მაგალითად, პროდუქტის გაყიდვების მონაცემები შეიძლება მოთხოვნილი იყოს გაყიდვების განყოფილებიდან ტელეფონით. ამრიგად, მონაცემები დაუყოვნებლივ მიიღება და შედის ანგარიშში.
- გარე მონაცემების მიღება შესაძლებელია კომპანიისგან. თუ სხვა განყოფილებებმა შეაგროვეს და გაანალიზეს სამომხმარებლო მონაცემები, მოითხოვეთ ეს ისე, რომ არ მოგიწიოთ საკუთარი კვლევის ჩატარება. საჭირო მონაცემები უნდა იყოს მორგებული ბიზნესის სფეროზე, მაგრამ ბიზნეს ანგარიშების შემქმნელებს ჩვეულებრივ არ სჭირდებათ კვლევის ჩატარება.
- მაგალითად, თუ გსურთ დასაბუთების/რეკომენდაციის ანგარიშის დაწერა, ჩაატარეთ კვლევა, რომ გაარკვიოთ წარმოდგენილი იდეების სარგებელი და შემდეგ კვლევის შედეგები შეიტანოთ ანგარიშში.
ნაბიჯი 5. გადაწყვიტეთ, როგორ შევადგინოთ მოხსენება წერის წინ
ამ გადაწყვეტილებაზე გავლენას ახდენს ანგარიშის წერის მიზანი. მაგალითად, როგორ უნდა მომზადდეს შესაბამისობის ანგარიში და მიზანშეწონილობის ანგარიში. დაიწყეთ წერა, როდესაც გაარკვევთ, როგორ შეადგინოთ ანგარიში.
- დაალაგეთ დამხმარე მონაცემები რამდენიმე ჯგუფად. ბიზნესის ანგარიშები ჩვეულებრივ შეიცავს უამრავ მონაცემს და ინფორმაციას. მონაცემების ჯგუფებად დაყოფა არის კარგი ბიზნეს ანგარიშის წარმატებული წერის გასაღები. მაგალითად, წარმოადგინეთ გაყიდვების მონაცემები ცალკე მომხმარებლის მონაცემებისგან და შეიტანეთ სათაური თითოეული მონაცემის მიმოხილვისთვის.
- შეადგინეთ მოხსენებები მონაცემების სათაურის მიხედვით დახარისხებით, რათა ადვილი იყოს წაკითხვა და გაგება. ამრიგად, წარმოდგენილ მონაცემებს შეუძლიათ მხარი დაუჭირონ ანგარიშის წერის მთავარ მიზანს.
- ზოგჯერ, თქვენ უნდა დაელოდოთ სხვის ანალიზს ან მონაცემების შეყვანას. ლოდინის დროს თქვენ შეგიძლიათ დაამუშაოთ მონაცემთა სრული ნაკრები.
ნაბიჯი 6. გამოიტანეთ დასკვნები და მიეცით კონკრეტული წინადადებები
დარწმუნდით, რომ ანგარიშში მოცემული მონაცემების გამოყენებით გამოიტანეთ ლოგიკური დასკვნები. ახსენით ქმედებები, რომლებიც უნდა განხორციელდეს ამ დასკვნების საფუძველზე.
თქვენს მიერ შემოთავაზებულ თითოეულ გადაწყვეტას უნდა მოჰყვეს კონკრეტული, გაზომვადი ქმედებები. აღწერეთ ნებისმიერი ცვლილება სამუშაოს აღწერილობაში, განრიგში ან სახსრების გამოყოფაში, რომელიც საჭიროა ახალი სამუშაო გეგმის განსახორციელებლად. დარწმუნდით, რომ თქვენი წინადადებები მხარს უჭერს მონაცემებს, რომლებიც ადასტურებს, რომ მენეჯმენტს შეუძლია მიაღწიოს მიზნებს ანგარიშში წარმოდგენილი გადაწყვეტილებების განხორციელებით
ნაბიჯი 7. მოამზადეთ აღწერილობა
ეს შეჯამება იქნება ბიზნეს ანგარიშის პირველი გვერდი, მაგრამ დაწერილია ბოლომდე. შემაჯამებელი არის კვლევის შედეგების და დასკვნების წარმოდგენის საშუალება, რათა ნახოთ ანგარიშის შინაარსი, თუ ვინმეს არ აქვს დრო, რომ ბოლომდე წაიკითხოს. როგორც ილუსტრაცია, აღმასრულებელი რეზიუმე ჰგავს ფილმის ტრეილერს ან თეზისის რეფერატს.
ამ ანგარიშს ეწოდება აღმასრულებელი რეზიუმე, რადგან დაკავებულ აღმასრულებლებს შეუძლიათ წაიკითხონ მხოლოდ ეს რეზიუმე. გადასცეს მნიშვნელოვანი ინფორმაცია ზემდგომებს 200-300 სიტყვით აღმასრულებელი რეზიუმეს სახით. მას შეეძლო წაეკითხა, თუ სურდა დეტალების ცოდნა
ნაბიჯი 8. გამოიყენეთ ინფოგრაფიკა კონკრეტული მონაცემების გადმოსაცემად
ზოგჯერ, თქვენ გჭირდებათ რაოდენობრივი მონაცემების მიწოდება გრაფიკების ან დიაგრამების გამოყენებით. წარმოადგინეთ სხვადასხვა ფერის მონაცემები, რომ გახადოთ ის უფრო მიმზიდველი და გასაგები. გამოიყენეთ ტყვიის წერტილები, თანმიმდევრული რიცხვები ან ცხრილები, რომ გაამარტივოთ მონაცემები. ეს ნაბიჯი მონაცემების პრეზენტაციას განსხვავებულს ხდის მისი მნიშვნელობის საჩვენებლად.
- ჩვეულებრივ, სურათები ბიზნეს ანგარიშებს უფრო მიმზიდველს ხდის. მოხსენებები ერთფეროვანი ჩანს, თუ ისინი შეიცავს მხოლოდ ტექსტს და ციფრებს. წარმოადგინეთ შესაბამისი და სასარგებლო ინფოგრაფიკა, მაგრამ ნუ გადააჭარბებთ მას.
- ჩაწერეთ ინფორმაცია გვერდებზე ყუთებში, რომელიც თითქმის მთლიანად ტექსტურია, ცხრილებისა და რიცხვების გარეშე. ტექსტის სრული გვერდები მოსაწყენია. მნიშვნელოვანი ინფორმაციის შეჯამება შეიძლება წარმოდგენილი იყოს ყუთში.
ნაბიჯი 9. ჩამოთვალეთ ინფორმაციის წყაროები
კვლევის სახეობიდან გამომდინარე, თქვენ შეიძლება დაგჭირდეთ ინფორმაციის მიმწოდებლის ჩამოთვლა. ბიზნეს ანგარიშში, ბიბლიოგრაფია ან საწყისი გვერდი მიზნად ისახავს ინფორმაციის მიწოდებას მკითხველისთვის, თუ მას სურს სხვა მონაცემების შემოწმება ან ძებნა.
გამოიყენეთ სწორი ფორმატი ბიზნესის ტიპის მიხედვით ანგარიშებში ციტირების ჩათვლით
ნაბიჯი 10. შეამოწმეთ ანგარიში 2 -ჯერ
თქვენ სერიოზულად არ გეჩვენებათ, როდესაც აცნობებთ ორთოგრაფიულ ან გრამატიკულ შეცდომებს. ეს შეცდომები კითხვის ნიშნის ქვეშ აყენებს თქვენს კვლევას. გარდა ამისა, წარმოადგინეთ მკაფიო და ცალსახა ინფორმაცია.
- მაგალითად, არ გამოიყენოთ ძნელად გასაგები სიტყვები ან ძალიან გრძელი წინადადებები.
- მოერიდეთ სხვადასხვა სახის საუბრებს.
- თუ ანგარიშის მკითხველი ერთსა და იმავე ბიზნესშია, შეგიძლიათ გამოიყენოთ ჟარგონი ან ტექნიკური ტერმინები, მაგრამ ნუ გადააჭარბებთ მას.
- ჩვეულებრივ, ბიზნეს ანგარიშები იწერება პასიური ხმის გამოყენებით. ეს ანგარიში არის ერთი მაგალითი, რომელიც აჩვენებს, რომ პასიური წინადადებების წერა უკეთესია ვიდრე აქტიური წინადადებები.
- ანგარიშების შემოწმებისას შეცდომები შეიძლება იგნორირებული იყოს, რადგან თქვენ თვითონ აკრიფეთ. სთხოვეთ დამხმარე თანამშრომელს წაიკითხოს თქვენი ანგარიში და შემდეგ მოითხოვეთ გამოხმაურება. ბევრად უკეთესია იცოდეთ შეცდომები თანამშრომლებისგან, ვიდრე უფროსებისგან. ისარგებლეთ თანატოლების შეყვანით ანგარიშების გასაუმჯობესებლად, წინადადებების გათვალისწინებით.
ნაბიჯი 11. შინაარსის ცხრილის შექმნა
დაწერეთ ბიზნეს ანგარიში ოფიციალური ფორმატის მიხედვით შინაარსის ცხრილის შექმნით, რომელიც გამოსადეგია როგორც მითითება კონკრეტული გვერდის ძებნისას. შეიტანეთ ანგარიშის თითოეული ნაწილის გვერდის ნომრები შინაარსის ცხრილში, განსაკუთრებით აღწერილობის შეჯამება და დასკვნა.
ნაბიჯი 12. ანგარიშის შეკრების დრო
მოხსენების გასაუმჯობესებლად საუკეთესო გზა, რომელიც უზრუნველყოფს სრულფასოვან მიმოხილვას, არის მისი მაქსიმალურად შეკრება, მაგალითად, სპირალური მავთულის, შემკვრელის ან მუყაოს საფარის გამოყენებით. ამრიგად, ანგარიში გამოიყურება სისუფთავე და მიმზიდველი ისე, რომ სხვებს მოუნდებათ მისი ბოლომდე წაკითხვა.
