მემორანდუმი არის დოკუმენტის ტიპი, რომელიც გამოიყენება კომპანიის თანამშრომლებს შორის შიდა კომუნიკაციისთვის. მოგონებები არის ბიზნეს სამყაროს დროში გამოცდილი ასპექტი, რომელიც, სწორად დაწერის შემთხვევაში, ხელს შეუწყობს საგნების მიმდინარეობას.
ნაბიჯი
3 ნაწილი 1: ენის და ფორმატის არჩევა
ნაბიჯი 1. მოერიდეთ ზედმეტად შემთხვევით ენას
ზოგადად, წერილის ენა უნდა იყოს მკაფიო და მარტივი, მაგრამ პროფესიონალური. თქვენ უნდა მოერიდოთ მემორიალში საუბრის შემთხვევით ტონს.
- მაგალითად, არ დაწეროთ: „გამარჯობა ყველას! მადლობა ღმერთს, პარასკევია, არა? მსურს ვისაუბრო მნიშვნელოვან ბიზნეს საკითხზე.”
- ამის ნაცვლად, გადადით პირდაპირ საკითხზე:”მე მინდა გაგიზიაროთ პროექტის Z პროგრესის ანგარიში”.
ნაბიჯი 2. მოერიდეთ ემოციურ ენას
თქვენ ასევე უნდა შეეცადოთ გამოიყენოთ ნეიტრალური ტონი და თავიდან აიცილოთ ემოციური ენა. შეეცადეთ წარმოადგინოთ ფაქტები და მტკიცებულებები, რათა დაადასტუროთ პრეტენზიები.
- მაგალითად, თავიდან აიცილეთ ისეთი პრეტენზიები, როგორიცაა: "მე ვფიქრობ, რომ ჩვენ ყველანი გაცილებით ბედნიერები ვიქნებით, თუ პარასკევს პარალელურად მოგვეცემა უფლება ჩაცმის უფლება".
- ამის ნაცვლად, მოძებნეთ სასწავლო ინფორმაცია იმის შესახებ, იზრდება თუ არა მორალი, როდესაც თანამშრომლებს ეძლევათ საშუალება აირჩიონ ტანსაცმელი და აღნიშნეთ ეს ინფორმაცია შენიშვნებში.
ნაბიჯი 3. გამოიყენეთ სასიგნალო ფრაზები
თუ გსურთ მტკიცებულებების ან წყაროების მოყვანა, დარწმუნდით, რომ იყენებთ ენას, რომელიც მკითხველს აცნობებს რას აკეთებთ.
მაგალითად, სცადეთ ფრაზა, "ჩვენი დასკვნების თანახმად, …" ან "EPA- ს მიერ დასრულებული კვლევა მიუთითებს იმაზე, რომ …"
ნაბიჯი 4. აირჩიეთ შესაბამისი მოდელი და შრიფტის ზომა
მოგონებები ადვილად წასაკითხი უნდა იყოს. ასე რომ, მოერიდეთ მცირე შრიფტების გამოყენებას, ნაგულისხმევი ზომაა 11 ან 12.
თქვენ ასევე უნდა აირჩიოთ მარტივი შრიფტი, როგორიცაა Times New Roman. ეს არ არის დრო, რომ სცადოთ "სასაცილო" შრიფტები, როგორიცაა Comic Sans (შეიძლება დაგცინოთ ამ შრიფტის არჩევისას)
ნაბიჯი 5. გამოიყენეთ სტანდარტული მინდვრები
საქმიანი ჩანაწერის ტიპიური ზღვარი არის 1 ინჩი ან 2.54 სმ, თუმცა ტექსტის დამუშავების ზოგიერთ პროგრამაში მომზადებულია მემორანდუმის შაბლონები ოდნავ უფრო ფართო მინდვრებით (მაგალითად, 1.25 ინჩი ან 3.18 სმ).
ნაბიჯი 6. აირჩიეთ ერთი სივრცე
ბიზნეს ჩანაწერები ჩვეულებრივ არ იყენებენ ორმაგ სივრცეს. იმისათვის, რომ scrapbook გვერდი მცირე იყოს, განიხილეთ ერთი ინტერვალი, მაგრამ დაამატეთ სივრცე აბზაცებსა და მონაკვეთებს შორის.
პუნქტის აბზაცები ჩვეულებრივ არ არის საჭირო
მე –3 ნაწილი მე –3: ემზადება საქმიანი ჩანაწერის დასაწერად
ნაბიჯი 1. გადაწყვიტეთ, საჭიროა თუ არა მემორანდუმის გაგზავნა
თუ თქვენ უნდა გაუზიაროთ მნიშვნელოვანი საქმიანი საკითხები თქვენს გუნდს რამდენიმე ადამიანს, კარგი იდეაა გამოაგზავნოთ მემორანდუმი. მემორანდუმის გაგზავნა შესაძლებელია მაშინაც კი, თუ თქვენ მხოლოდ ერთ ადამიანთან გაქვთ ურთიერთობა, ან გსურთ კორესპონდენციის ჩანაწერის შენარჩუნება.
- თუმცა, ზოგიერთ შემთხვევაში, უფრო ეფექტურია პირდაპირ დაინტერესებულ პირთან საუბარი.
- გარდა ამისა, ზოგიერთი ინფორმაცია შეიძლება იყოს ძალიან მგრძნობიარე, რომ გაიგზავნოს მემორანდუმში.
ნაბიჯი 2. დაადგინეთ მემორანდუმის დაწერის მიზანი
ჩანაწერების შინაარსი და პარამეტრები განსხვავდება მიზნის მიხედვით. შენიშვნების უმეტესობა იწერება შემდეგი მიზეზების გამო:
- იდეის ან გადაწყვეტის შეთავაზება. მაგალითად, თუ თქვენ იცით, თუ როგორ უნდა გადაჭრას პრობლემა ზეგანაკვეთური გრაფიკით, იდეა შეიძლება ჩაიწეროს მემორანდუმში და გაუგზავნოთ თქვენს უფროსს.
- ბრძანებების მისაცემად. მაგალითად, მემორანდუმის გაგზავნა ასევე ეფექტური საშუალებაა კონფერენციაზე, რომელსაც თქვენი განყოფილება მასპინძლობს.
- ანგარიშებისათვის. თქვენ ასევე შეგიძლიათ გაუგზავნოთ მემორანდუმი კოლეგებს ბოლოდროინდელი მოვლენების შესახებ, შეატყობინოთ პროექტზე განახლებების შესახებ, მიაწოდოთ პროგრესის ანგარიშები ან გამოაქვეყნოთ საგამოძიებო დასკვნები.
ნაბიჯი 3. თემის ვიწროება
თქვენ შეიძლება ახორციელებდეთ მრავალ პროექტს და ცდუნებდეთ გაუგზავნოთ შეტყობინებები კოლეგებს, უფროსებს ან კლიენტებს საგნების პროგრესის შესახებ. ამასთან, გახსოვდეთ, რომ საქმიანი ჩანაწერები მხოლოდ ერთ საკითხზე უნდა იყოს ორიენტირებული.
ჩანაწერები უნდა იყოს ლაკონური, გასაგები და ადვილად დაკავებული ადამიანებისთვის სწრაფად წასაკითხი. ასე რომ, ნუ დაივიწყებთ მნიშვნელოვან ინფორმაციას. ფოკუსირებული ჩანაწერები ხელს უწყობს თქვენი შეტყობინების მიღებას და გაგებას
ნაბიჯი 4. გაითვალისწინეთ აუდიტორია
საქმიანი ჩანაწერის შინაარსი, სტილი და ტონი განისაზღვრება მიზნობრივი აუდიტორიის მიერ. ასე რომ, კარგად დაფიქრდით ვინ მიიღებს მემორანდუმს.
მაგალითად, შენიშვნა კოლეგის შესახებ ოფისში ვინმესთვის მოულოდნელი წვეულების დაგეგმვის შესახებ, განსხვავდება ზედამხედველისგან შენიშვნისგან, გამოძიების შედეგების შესახებ, რომელსაც თვეების განმავლობაში აკეთებდით
მე –3 ნაწილი 3 – დან: ბიზნეს მემოს შედგენა
ნაბიჯი 1. მონიშნეთ იგი
არსებობს მრავალი სახის ბიზნეს მიმოწერა. ჩანაწერების სტანდარტული გზა არის დოკუმენტის მკაფიოდ წარწერა.
- მაგალითად, ჩაწერეთ "Memo" ან "Memorandum" გვერდის ზედა ნაწილში.
- პოზიცია შეიძლება იყოს ცენტრში ან მარცხნივ გასწორებული. შთაგონების მიზნით, გადახედეთ თქვენს მიერ მიღებულ ბიზნეს მოგონებებს და დააკოპირეთ ფორმატი.
ნაბიჯი 2. დაწერეთ სათაური
მემორანდუმის პირველი ნაწილი უნდა შეიცავდეს მნიშვნელოვან პუნქტებს. თითოეული კომპონენტის შესახებ დეტალური ინფორმაცია აღწერილი იქნება მომდევნო ეტაპზე.
- TO: ჩაწერეთ იმ ადამიანების სახელები და სათაურები, რომლებმაც მიიღეს შენიშვნა.
- FROM: ჩაწერეთ სრული სახელი და სათაური.
- თარიღი: ჩაწერეთ სრული და ზუსტი თარიღი, არ დაგავიწყდეთ წელი.
- თემა: დაწერეთ შენიშვნის შინაარსის მოკლე და კონკრეტული აღწერა.
- გაითვალისწინეთ, რომ საგანი ჩვეულებრივ მითითებულია ან "Re:" ან "RE:" (ორივე ნიშნავს ეხება).
ნაბიჯი 3. ყურადღებით შეარჩიეთ მიმღებების სია
დარწმუნდით, რომ ჩართავთ ყველას, ვისაც ინფორმაცია ან განვითარება სჭირდება. შეზღუდეთ მემორანდუმის გავრცელება იმ ადამიანებზე, რომლებმაც უნდა იცოდნენ.
- ბიზნესის თვალსაზრისით, არ არის მიზანშეწონილი ყველას გაუგზავნოთ ჩანაწერები ოფისში, თუკი რამდენიმე მათგანია დაინტერესებული ან ჩართული.
- ხალხი გადატვირთული იქნება მრავალი მოგონებით და შეიძლება იგნორირება გაუკეთოს ან უბრალოდ გადახედოს შეუსაბამო ჩანაწერებს.
ნაბიჯი 4. გამოიყენეთ სწორი სახელები და სათაურები იმ ადამიანებისათვის, რომლებიც არიან მიმღებების სიაში
მიუხედავად იმისა, რომ თქვენ და თქვენი უფროსი ყოველდღიურად იცნობთ, უმჯობესია წერილობითი კორესპონდენცია იყოს ფორმალური. მაგალითად, შესაძლოა თქვენ მიესალმოთ თქვენს უფროსს მხოლოდ მაშინ, როდესაც შეხვდებით ოფისის დერეფანში, მაგრამ მოგონებებისათვის მიესალმეთ მას "ქალბატონი რიანა" ან "Dr. რიანა ".
გახსოვდეთ, რომ თქვენ მიერ დაწერილი ინფორმაცია განკუთვნილია ყველასთვის მიმღებების სიაში. ასე რომ, ჩაწერეთ სრული სახელი და სათაური
ნაბიჯი 5. შეიტყვეთ იმ პირის სათაური, რომელსაც მიმართავთ გარე წერილში
თუ თქვენ აგზავნით მემორანდუმს ვინმეს ოფისის გარეთ, მნიშვნელოვანია განსაზღვროთ შესაბამისი მისალმება. დრო დაუთმეთ მოცემულ პროფილს, პირადი ინფორმაცია ჩვეულებრივ აღწერილია მათი კომპანიის ვებგვერდზე.
- მაგალითად, თქვენ ეჭვი გეპარებათ ხარისხი არის დოქტორანტი. თუ კი, ზოგადად სწორი მისალმებაა დოქტორი. X
- როგორია მისი პოზიცია? დირექტორის მოადგილეა თუ დეკანი? თუ ასეა, დარწმუნდით, რომ აღნიშნეთ ეს მემორანდუმში.
ნაბიჯი 6. საგნები საგულდაგულოდ დაწერეთ
დარწმუნდით, რომ თემა არის მოკლე, მკაფიო და არა ძალიან ზოგადი.
- მაგალითად, "ახალი ბიზნესის" საგანი ბუნდოვანი ჩანს და თუ ვინმე ეძებს ფაილს მომდევნო კვირების ან დღეების განმავლობაში, მას შეიძლება გაუჭირდეს გადაწყვიტოს რომელია თქვენი ჩანაწერი.
- უკეთესი საგანი იქნება მსგავსი რამ, "მომხმარებელთა ბაზის გაფართოების გამოძიების პროგრესის ანგარიში".
ნაბიჯი 7. განიხილეთ მისალმების გამოტოვება
თქვენ თავისუფლად შეგიძლიათ აირჩიოთ გსურთ დაიწყოთ შეტყობინება მისალმებით, როგორიცაა „ძვირფასო. ქალბატონი ვარდანი “ან„ ძვირფასო. კოლეგები. ამასთან, გახსოვდეთ, რომ მისალოცები არ არის მოსალოდნელი საქმიანი ჩანაწერში.
მემორანდუმი მნიშვნელოვანი ინფორმაციის გადაცემის სწრაფი და ეფექტური საშუალებაა და აუდიტორიამ ნათლად იცის ვინ მიიღო და გაგზავნა ეს ჩანაწერი
ნაბიჯი 8. შეადგინეთ შესავალი
ახსენით თქვენი მიზანი წერილის დაწერა და გაგზავნა.
მაგალითად, "აქვე გაცნობებთ, რომ …". შესავალი უნდა შეიცავდეს შენიშვნის შინაარსს
ნაბიჯი 9. შეინახეთ შესავალი მოკლედ
არ არის საჭირო ყველა დეტალის და/ან მტკიცებულების მიწოდება პირველ ნაწილში.
რამდენიმე წინადადება ან მოკლე აბზაცი საკმარისი იქნება
ნაბიჯი 10. განსაზღვრეთ მემორანდუმის ძირითადი პარამეტრები
შესავლის შემდეგ, ბიზნეს ჩანაწერი ჩვეულებრივ მოიცავს ორ -ოთხ დამატებით აბზაცს დასკვნამდე. შინაარსი და პარამეტრები დამოკიდებულია თემაზე.
მაგალითად, თქვენ შეგიძლიათ მოაწყოთ ინფორმაცია მნიშვნელობის მიხედვით. ან, თუ თქვენ აღწერთ პროცესს, გაყავით მემორანდუმის ძირითადი ნაწილი, რათა შეესაბამებოდეს პროცესის ეტაპებს
ნაბიჯი 11. გადაწყვიტეთ, გსურთ თუ არა სუბტიტრების ჩართვა
ბიზნეს ჩანაწერები უნდა შედგებოდეს მკაფიო სექციებისგან. როგორც წესი, საქმიანი ჩანაწერები აშკარად იყოფა ისე, რომ მიმღებმა შეძლოს ინფორმაციის ადვილად წაკითხვა და მონელება. თქვენ შეგიძლიათ დაეხმაროთ მათ გაიგონ ტყვიის წერტილები ქვეგანყოფილების მარკირებით.
ნაბიჯი 12. დაწერეთ კონკრეტული სუბტიტრები
დარწმუნდით, რომ თითოეული ქვეგანყოფილების აქცენტი ნათელია მიმღებისთვის.
მაგალითად, დაგეგმილი ოფისის შესახებ მემორანდუმის წერისას შეიტანეთ შემდეგი ქვეგანყოფილებები: "ახალი მდებარეობა ჩვენი სათავო ოფისისთვის", "მნიშვნელოვანი მიმართულებები საოფისე აღჭურვილობისთვის" და "საოფისე გადაადგილების დასრულების გრაფიკი"
ნაბიჯი 13. ჩართეთ თემის წინადადება მთავარ აბზაცში
თითოეული ქვეგანყოფილების ან აბზაცის პირველი წინადადება უნდა გამოხატავდეს მონაკვეთის მთავარ პუნქტს.
მემორანდუმის თითოეული პუნქტი ან ნაწილი უნდა იყოს ფოკუსირებული მხოლოდ ერთ იდეაზე
ნაბიჯი 14. განვიხილოთ ტყვიის წერტილების გამოყენება
თუ გსურთ მნიშვნელოვანი პუნქტების ხაზგასმა, წერტილები ან სიები შეიძლება იყოს ძალიან სასარგებლო. ეს ფორმატი წაახალისებს მკითხველს ყურადღება მიაქციონ მნიშვნელოვან პუნქტებს და ეხმარება მათ სწრაფად და ეფექტურად წაიკითხონ ჩანაწერები.
ნაბიჯი 15. შეინახეთ შენიშვნა მოკლედ
საერთოდ, საქმიანი ჩანაწერები არ აღემატება ერთ – ორ გვერდს.
ეს სტანდარტული გვერდის ლიმიტი, როგორც წესი, ერთჯერადი დოკუმენტებისთვისაა, სექციებს შორის დამატებითი ხაზების გარეშე
ნაბიჯი 16. გადაწყვიტეთ გჭირდებათ შემაჯამებელი აბზაცი
ზოგადად, ჩანაწერებს არ სჭირდებათ შეჯამება, მით უმეტეს, თუ ისინი ერთ გვერდზე ნაკლებია.
თუმცა, თუ აღწერილი ინფორმაცია კომპლექსურია, ან თუ შენიშვნა ჩვეულებრივზე გრძელია, სასარგებლოა ძირითადი პუნქტების შეჯამება
ნაბიჯი 17. შეიყვანეთ დასკვნითი ნაწილი ან აბზაცი
მაშინაც კი, თუ თქვენ არ გჭირდებათ შემაჯამებელი შენიშვნა, თქვენ მაინც უნდა დაასრულოთ იგი დასკვნითი წინადადებით. იფიქრეთ შემდეგზე:
- რა არის მემორანდუმის მთავარი გზავნილი? გსურთ მიმღებმა რამე გააკეთოს? უნდა უპასუხონ მათ არა უგვიანეს რომელიმე დღისა? თუ კი, ნათლად მიუთითეთ.
- თუ რაიმე ქმედება არ არის საჭირო, შეიტანეთ მარტივი დასკვნითი წინადადება, როგორიცაა "მე სიამოვნებით განვიხილავ შემდგომ" ან "გთხოვთ დამიკავშირდეთ ნებისმიერი პრობლემის ან კითხვის შემთხვევაში".
ნაბიჯი 18. მოაწერეთ ხელი თუ გსურთ
საერთოდ არ არის საჭირო შენიშვნის დასასრულს სახელის ან ხელმოწერის დამატება. ამასთან, გახსოვდეთ, რომ ყველაზე უსაფრთხოა მიჰყევით თქვენს სფეროში არსებული მემორანდუმის სხვა მაგალითებს.
- თუ სხვა ფორმალურად მთავრდება (მაგალითად, „პატივისცემით, დოქტორ სარი), მიჰყევით მაგალითს.
- მიუხედავად იმისა, რომ მას არ სჭირდება ხელმოწერა, შეიძლება დაგჭირდეთ თქვენი ინიციალების შეტანა დოკუმენტის ბოლოს.
ნაბიჯი 19. მიუთითეთ თუ არსებობს რაიმე დანართი
თუ ჩანაწერი ასევე შეიცავს დანართებს, როგორიცაა ცხრილები, დიაგრამები ან მოხსენებები, დარწმუნდით, რომ ახსენებთ დანართებს მემორანდუმის ბოლოს. მაგალითად, "თანდართული: ცხრილი 1".
- თქვენ ასევე უნდა მიუთითოთ დანართი მემორანდუმის სხეულში.
- მაგალითად, იმის შესახებ, რომ შეატყობინოთ თანამშრომლებს სამსახურში გარდაუვალი ნაბიჯის შესახებ, თქვენ შეგიძლიათ დაწეროთ ინფორმაცია, როგორიცაა შემდეგი:”ჩვენ ვაპირებთ დავასრულოთ გადაადგილების პროცესი ამ კვარტლის ბოლოსთვის. იხილეთ თანდართული ცხრილი 1 უფრო დეტალური განრიგისთვის.”
ნაბიჯი 20. კვლავ წაიკითხეთ ყურადღებით დაწერილი შენიშვნა
გაგზავნამდე, კვლავ წაიკითხეთ და გაასწორეთ. დარწმუნდით, რომ წინადადების გრამატიკა სწორია, რომ არ არსებობს შეცდომები და პუნქტუაციის ნიშნები და შინაარსი ადვილად გასაგებია.
- განიხილეთ გადადების გადადება პირველი შესწორების შემდეგ, თუ დრო არ არის პრობლემა. თუ თქვენ წაიკითხავთ ჩანაწერს ერთი ან ორი საათის შემდეგ, შეიძლება აღმოჩნდეთ შეცდომები, რომლებიც თავიდან შეუმჩნეველი დარჩა.
- თუ ჩანაწერი შეიცავს სენსიტიურ ინფორმაციას, გადაამოწმეთ კომპანიის პოლიტიკა, რომ ნახოთ ვინ შეძლებს თქვენთვის შენიშვნის გადახედვას და მის შინაარსზე საბოლოო დამტკიცებას.
