თქვენ უნდა გქონდეთ შეხება ბანკებთან, სადაზღვევო კომპანიებთან, სამთავრობო უწყებებთან, კომპანიებში დამსაქმებლებთან, ან თუნდაც სკოლებთან. თუ ასეა, თქვენ უნდა დაარწმუნოთ ვინმე გააკეთოს ან დაგეხმაროთ რაღაცის გაკეთებაში. როგორ დავწეროთ დამაჯერებელი ან დამაჯერებელი წერილი, რომელიც იძლევა შედეგებს? აქ მოცემულია რამდენიმე ძირითადი იდეა, რომელიც უნდა გამოიყენოთ თქვენს დამაჯერებელ წერილში.
ნაბიჯი
ნაწილი 1 მეოთხედან: წერილის დასაწერად მომზადება
ნაბიჯი 1. კარგი იდეების სტიმულირება
წერილის დაწერამდე მიუთითეთ რა გსურთ, რატომ გსურთ, მიზეზები, თუ რატომ უნდა გაიაროს იგი, ასევე არგუმენტები მის წინააღმდეგ. ხელთ არსებული ყველა იდეის ხაზგასმა დაგეხმარებათ წერილის შედგენაში და სრულად გააცნობიეროთ თქვენი პოზიცია თემაზე.
- დაიწყეთ ამით: მინდა დავარწმუნო "ჩემი მკითხველი", რომ იყოს ჩემი "მიზანი". შეცვალეთ „ჩემი მკითხველები“იმაში, რისი დარწმუნებაც გსურთ და „ჩემი მიზანი“იმაში, რისი დარწმუნებაც მათ სურთ.
- მას შემდეგ რაც ზემოთ არის ნათელი და ცალსახა, ჰკითხეთ საკუთარ თავს: რატომ არის ასე? ჩამოთვალეთ მიზეზები, რის გამოც გსურთ რომ თქვენს მკითხველს გააკეთოს ის, რაც გსურთ.
- მიზეზების შედგენის შემდეგ დაალაგეთ რომელი დონის მიხედვით უფრო მნიშვნელოვანია. განათავსეთ ყველა მნიშვნელოვანი დეტალი ერთ სვეტში, შემდეგ ნაკლებად მეორეში. ეს დაგეხმარებათ გონების შეზღუდვაში ყველაზე აქტუალური და თვალსაჩინო აქცენტის გაკეთებამდე.
ნაბიჯი 2. იცოდე შენი მიზნები
დარწმუნდით, რომ ზუსტად იცით რა გსურთ ან გჭირდებათ. რისი მიღწევა გსურთ? როგორ უნდა მოიქცეს ეს ოფისი?
მიზნების განსაზღვრისას დაფიქრდით ყველა შესაძლო გადაწყვეტაზე, რისი შეთავაზებაც შეგიძლიათ
ნაბიჯი 3. გაიცანი შენი მკითხველი
თქვენი მკითხველის გაანალიზება და გაგება დაგეხმარებათ გადაწყვიტოთ როგორ მოაწყოთ თქვენი წერილი. თუ შესაძლებელია, გადაწყვიტეთ მკითხველი დაგეთანხმებათ, არ ეთანხმება თუ ნეიტრალური იქნება. ეს დაგეხმარებათ გადაწყვიტოთ რამდენი წონა მიანიჭოთ თქვენი არგუმენტის თითოეულ მხარეს.
- შეეცადეთ იპოვოთ ადამიანი, რომელსაც შეგიძლიათ მიმართოთ წერილში. ვინ არიან ისინი, რა ძალა აქვთ მათ დასახმარებლად? ისინი უბრალოდ იგნორირებას უკეთებენ თქვენს საჩივარს? როგორ უნდა მიესალმოთ მათ? არიან ისინი უფროს ან ფუნქციურ თანამდებობებზე? ისაუბრეთ მათი პოზიციის მიხედვით.
- შეეცადეთ გაამჟღავნოთ მკითხველის რწმენა და მიკერძოება თქვენს თემაზე. რა სახის დავა შეიძლება წარმოიშვას თქვენსა და თქვენს მკითხველებს შორის? როგორ წარმოგიდგენთ კონტრარგუმენტს პატივისცემით?
- გაარკვიეთ რა აინტერესებს მკითხველებს თქვენს თემას. მათ აქვთ შეზღუდული სახსრები დასახარჯად? ისინი პირდაპირ გავლენას ახდენს თქვენს თემაზე? რამდენი დრო აქვთ მათ თქვენი დოკუმენტის განსახილველად?
- დაფიქრდით იმაზე, თუ რა სახის მტკიცებულებებს დასჭირდება თქვენი მკითხველი კამათში, რათა დაარწმუნოს ისინი.
ნაბიჯი 4. შეისწავლეთ თემა
ეფექტური დამაჯერებელი წერილი შეიცავს მტკიცებულებებს და ფაქტობრივ ინფორმაციას, რომელიც ამტკიცებს პოზიციას. დარწმუნდით, რომ გაითვალისწინეთ მრავალი თვალსაზრისი. ნუ შეისწავლით მხოლოდ თქვენს თვალსაზრისს; ასევე აღნიშნეთ საპირისპირო მოსაზრებები და მათ გარშემო არსებული ფაქტები.
- გამოიყენეთ ფაქტები, ლოგიკა, სტატისტიკა და ანეკდოტური მტკიცებულებები თქვენი პრეტენზიების გასამყარებლად.
- დაუყოვნებლივ ნუ იტყვით, რომ ოპოზიცია ცდება. ამის ნაცვლად, იყავით პატივისცემით, როდესაც აუხსნით, რატომ არის თქვენი პოზიცია უფრო ძლიერი და იმსახურებს ყურადღებას.
ნაწილი 4 მეოთხედან: წერილების ფორმატირება
ნაბიჯი 1. გამოიყენეთ ბლოკის ფორმატი
ბიზნეს წერილებს აქვთ სპეციალური ფორმატი. თუ ფორმატი არის მოწესრიგებული და სწორი, ის მკითხველთა აზრს ოდნავადაც არ შეცვლის. თუმცა, თუ ფორმატი არასწორი და არეულია, ისინი ცუდ შთაბეჭდილებას მოახდენენ თქვენზე და პოტენციურად გადააგდებენ.
- დაიწყეთ ორმაგი ინტერვალიანი ბლოკის აბზაცების გამოყენებით.
- მარცხნივ გასწორება თითოეული პარაგრაფი; სხვა სიტყვებით რომ ვთქვათ, ნუ ჩაყრით აბზაცებს, როგორც პროზაში ან ესეებში.
- თითოეული აბზაცის შემდეგ დატოვეთ ერთი სტრიქონი.
- გამოიყენეთ სტანდარტული შრიფტი, ჩვეულებრივ Times New Roman ან Arial, ზომა 12.
ნაბიჯი 2. მიმართეთ ბლანკს სწორად
დაიწყეთ თქვენი მისამართის აკრეფით ზედა მარცხენა კუთხეში. არ დაასახელოთ თქვენი სახელი - ჩაწერეთ მხოლოდ ქუჩის სახელი, ქალაქი, ტერიტორია და საფოსტო კოდი. თქვენ ასევე შეგიძლიათ მიუთითოთ ტელეფონის ნომერი და ელექტრონული ფოსტის მისამართი, თითოეული ცალკე ხაზზე. თუ თქვენ ცხოვრობთ დიდ ბრიტანეთში, მისამართი უნდა იყოს დაწერილი მარჯვნივ. შეავსეთ ერთი ხაზი.
- ჩაწერეთ თარიღი. ჩაწერეთ სრული თარიღი, თვის სახელი და წელი. შეავსეთ ერთი ხაზი.
- "2013 წლის 4 ივნისი"
- ჩაწერეთ მიმღების სახელი და მისამართი. შეეცადეთ იპოვოთ კონკრეტული მხარე, რომელსაც წერილი გაუგზავნით. შეავსეთ ერთი ხაზი.
ნაბიჯი 3. დაიწყეთ წერილი მისალმებით ან მისალმებით
ჩვეულებრივ, სიტყვის სახით "ძვირფასო", რასაც მოჰყვება პირის მისამართი. დარწმუნდით, რომ თქვენ სწორად დაწერეთ სახელი, როგორც აკრეფდით. სახელი აქ უნდა იყოს იგივე, რაც წერია მისამართის ასოზე.
- ვინმეს მისალმებისას გამოიყენეთ სწორი სათაური ან წოდება (პაკ/ქალბატონი/დოქტორი/და ა.შ.), რასაც მოჰყვება გვარი. თუ არ ხართ დარწმუნებული რა ურჩევნია ქალს დაერქვას, უბრალოდ ჩაწერეთ "მის".
- ყოველთვის მიჰყევით ამის შემდეგ მსხვილი ნაწლავით.
- შეავსეთ ხაზი მისალმებასა და პირველ აბზაცს შორის.
- "ძვირფასო დოქტორ ყავისფერი:"
ნაბიჯი 4. დახურეთ წერილი დასკვნითი განცხადებით
დაფიქრდით და გაითვალისწინეთ თქვენი ესეს ტონი დასკვნითი განცხადების არჩევისას. გამონათქვამები, როგორიცაა "მადლობა", საკმაოდ სტანდარტულია, ხოლო სხვა ფორმები, როგორიცაა "მისალმება", უფრო ინტიმურია. გადაწყვიტეთ გსურთ თქვენი სამოტივაციო წერილი იყოს ოფიციალური ან ინტიმური. რაც არ უნდა აირჩიოთ, პირველი სიტყვა უნდა იყოს დიდი ასოებით, ხოლო შემდეგი სიტყვა არის უბრალო. დაიცავით დახურვა მძიმით.
- აირჩიე სიტყვა "პატივისცემით", თუ გინდა რომ ის უფრო ფორმალური იყოს. "მისალმებები", "მისალმებები", "მადლობა" ან "პატივისცემით", არის სტანდარტული დასკვნა სიტყვები ბიზნეს ელ.ფოსტისთვის. მიუხედავად იმისა, რომ სიტყვები "გამარჯობა", "გამარჯობა" ან "გნახავ", უფრო მოდუნებული და ინტიმური ჩანს.
- გამოტოვეთ შემდეგი 4 სტრიქონი, რათა დატოვოთ ადგილი ხელმოწერისთვის თქვენი სახელის აკრეფამდე.
- "Გმადლობთ,"
მე –4 ნაწილი მე –4: წერილების წერა
ნაბიჯი 1. მოკლე და ლაკონური
დამაჯერებელი წერილი ან დარწმუნება უნდა იყოს ლაკონური და თავაზიანი. დაკავებული ხალხი იშვიათად კითხულობს ასოებს, რომლებიც ერთ გვერდზე მეტია ან როდესაც ტონი მკაცრია. ნუ იქნები ძალიან ყვავილოვანი სიტყვები. შეეცადეთ გამოიყენოთ მკაფიო და სუფთა წინადადებები. არ წარმოადგინოთ დამახინჯებული და არასაჭირო ინფორმაცია, მათ შორის ანეკდოტები.
- მოერიდეთ ძალიან ხანგრძლივ წინადადებებს. დარწმუნდით, რომ გამოიყენეთ ძლიერი დეკლარაციული წინადადებები. თქვენი ნაწერი უნდა იყოს ლაკონური, ლაკონური, ზუსტი და ადვილად წასაკითხი.
- ძალიან დიდხანს ნუ გადაათრიეთ აბზაცები. ნუ დააბრკოლებთ იმდენ ინფორმაციას, რომ მკითხველმა დაკარგოს ინტერესი, თავი აარიდოს მთავარ წერტილს, ან თქვენი აზრის გაგება გაუჭირდეს. მიჰყევით შესაბამის ინფორმაციას და შეცვალეთ აბზაცები, როდესაც გსურთ ახალი იდეის ან აზრის გადმოცემა.
ნაბიჯი 2. პირველ რამდენიმე წინადადებაში მიუთითეთ თქვენი მთავარი აზრი
დაიწყეთ მეგობრული შესავალი წინადადებით, შემდეგ მიდით აზრამდე. მიუთითეთ თქვენი საჭიროება (წერილის დაწერის მთავარი მიზანი) პირველ ორ წინადადებაში.
ეს პუნქტი შეიძლება შედგებოდეს მხოლოდ 2-4 წინადადებისაგან
ნაბიჯი 3. ხაზი გაუსვით თქვენი მოთხოვნის მნიშვნელობას მეორე აბზაცში
ამ პარაგრაფში შეაჯამეთ თქვენი შეშფოთება, მოთხოვნა ან პრეტენზია. ამ ეტაპზე თქვენ არ მოგაწოდეთ რაიმე კონკრეტული მიზეზი, მხარდაჭერა ან ძირითადი პუნქტები; ამ ეტაპზე თქვენ სრულად ხსნით თქვენს პოზიციას, შეშფოთების ან მოთხოვნის პარამეტრებს და მიზეზებს, თუ რატომ არის საკმარისად მნიშვნელოვანი მოქმედება.
დაიმახსოვრე, რომ ასო ასო იყოს ლოგიკური, თავაზიანი და ფაქტობრივი. მოერიდეთ ზედმეტად ემოციურ ენას, ნუ მოითხოვთ ქმედებას და ნუ ილაპარაკებთ მკაცრად იმ პირის ან კომპანიის მიმართ, ვისთვისაც წერილია მიმართული, ან ოპოზიციის წინააღმდეგ
ნაბიჯი 4. მხარი დაუჭირეთ თქვენს განაცხადს მომდევნო აბზაცში
მომდევნო რამდენიმე პარაგრაფს უნდა შეეძლოს თქვენი პოზიციის გამართლება ფონითა და დეტალური ინფორმაციის მიწოდებით. დარწმუნდით, რომ ეს ინფორმაცია არის ლოგიკური, ფაქტობრივი, დასაბუთებული, პრაქტიკული და ლეგიტიმური. ნუ დააფუძნებთ თქვენს თხოვნას მხოლოდ პირად ემოციებზე, რწმენაზე ან სურვილებზე. ნუ შეაწუხებ მკითხველს გრძელი ისტორიებით; მიდი სწრაფად და ზუსტად ამ მიზნის მისაღწევად რამდენიმე განსხვავებული სტრატეგია შეგიძლიათ გამოიყენოთ:
- მოგვაწოდეთ სტატისტიკისა და ფაქტების ფრაგმენტები მკითხველის სიმპათიისა და ლოგიკის მოსაზიდად. დარწმუნდით, რომ სტატისტიკა და ფაქტები მოდის სანდო და პატივსაცემი წყაროებიდან და თქვენ ასევე იყენებთ მონაცემებს გულწრფელად, კონტექსტიდან ამოღების გარეშე.
- შემოგვთავაზეთ ციტატები თემაზე ექსპერტები, რომლებიც მხარს უჭერენ თქვენს პოზიციას ან უარყოფენ ოპოზიციას. ეს ექსპერტები უნდა იყვნენ პატივცემული ფიგურები თავიანთ სფეროებში და მართლაც უნდა ჰქონდეთ შესაბამისი კვალიფიკაცია განსახილველ საკითხზე აზრის გამოსათქმელად.
- წარმოადგინეთ მიზეზები, რის გამოც თქვენი მოთხოვნა უნდა დაკმაყოფილდეს. ადამიანების იძულება გააკეთონ ის, რაც გსურთ, არ არის ეფექტური დარწმუნების ტექნიკა, მაგრამ თუ აგიხსნით, რატომ გჯერათ, რომ რაღაცის გაკეთებაა საჭირო, ეს მათ აზრის შეცვლაში დაეხმარება. ახსენით არსებული მდგომარეობა და რატომ უნდა შეიცვალოს იგი.
- წარმოადგინეთ თქვენი პოზიციისა და განაცხადის დეტალები, სპეციფიკაციები და შეზღუდვები. იმსჯელეთ იმ ძალისხმევის შესახებ, რომელიც გაკეთდა ადრე, განაცხადთან დაკავშირებით, ან თუნდაც არ არსებობდეს ან არ არსებობდეს ამის შესახებ.
- მიეცით ჩვენებების მაგალითები, რომლებიც ეხება თქვენს პოზიციას. იფიქრეთ სხვა მტკიცებულებებზე, რომლებიც შეიძლება წარმოდგენილი იყოს იმის შესახებ, თუ რატომ არის თქვენი პოზიცია მნიშვნელოვანი.
- დაიმახსოვრე, რომ შეზღუდო ის, რისი შეტანაც შეგიძლია და გინდა აბზაცში. ნათლად გამოთქვით თქვენი აზრი და სიტუაცია. ნუ გადააჭარბებთ ზედმეტ დეტალებს, არამედ ჩართეთ ყველა მნიშვნელოვანი პუნქტი. შეარჩიეთ მხოლოდ ყველაზე შესაბამისი სტატისტიკა, ექსპერტები და ჩვენებები.
ნაბიჯი 5. მოუწოდეთ ოპოზიციას
დარწმუნების ან დარწმუნების ერთ -ერთი ყველაზე ეფექტური გზაა ოპოზიციისთვის მიმართვა. თქვენ უნდა შეგეძლოთ პროგნოზირება გაუკეთოთ მკითხველთა ნებისმიერ წინააღმდეგობას, წინააღმდეგობას ან შეკითხვას, რათა მათ პასუხი გასცეთ წერილში. იპოვეთ საერთო ენა ოპოზიციასთან, ან წარმოადგინეთ ძლიერი მხარდაჭერა საკუთარი პოზიციისთვის.
- დარწმუნდით, რომ საჯაროდ აღიარებთ განსხვავებებს თქვენს პოზიციასა და ოპოზიციას შორის. არ დაიმალოთ, რადგან ის თქვენს კამათს შეასუსტებს. ხაზი გაუსვით თქვენს საერთო ღირებულებებს, გამოცდილებას და პრობლემებს ოპოზიციასთან.
- მოერიდეთ ბრალდებულ განცხადებებს. ეს გახდის წერილს ზედმეტად ემოციურ და დაასუსტებს თქვენს ლოგიკურ მიმზიდველობას. ზედმეტად ნეგატიური და ბრალმდებლური დამოკიდებულება ასევე დაიცავს ოპოზიციას დაეთანხმოს თქვენს აზრს.
ნაბიჯი 6. დახურეთ წერილი თქვენი განაცხადის ხელახალი დადასტურებით
გაიმეორეთ თქვენი მოთხოვნა ან აზრი წერილის ბოლოს. ეს არის პუნქტი, სადაც თქვენ წარმოგიდგენთ გამოსავალს ან მიმართავთ მოქმედებას. უთხარით მკითხველს, რომ თქვენ მიჰყვებით ამ მიმოწერას ტელეფონით, ელექტრონული ფოსტით ან პირადად.
- დაასრულეთ წერილი ძლიერი წინადადებით, რომელიც დაეხმარება მკითხველს დაარწმუნოს დაიჭიროს თქვენი მხარე, ან თუნდაც უფრო მკაფიოდ დაინახოს თქვენი თვალსაზრისით.
- შესთავაზეთ თქვენი საკუთარი გადაწყვეტილებები ან დახმარება. დათანხმდით კომპრომისზე, ან შეხვდით შუაში. აჩვენეთ, რომ თქვენ გააკეთეთ ან მზად ხართ გაუმკლავდეთ სიტუაციას.
მეოთხე ნაწილი 4 -დან: საბოლოო შეხება
ნაბიჯი 1. შეამოწმეთ შეცდომები
გრამატიკის შეცდომები, სიტყვების გამოთქმა და მართლწერა ცუდ შთაბეჭდილებას მოახდენს. თქვენ გინდათ, რომ მკითხველმა ყურადღება გაამახვილოს თქვენს იდეაზე და მოთხოვნაზე და არა შეცდომებზე. რამდენჯერმე გადაიკითხეთ თქვენი წერილი გაგზავნამდე. წაიკითხეთ ხმამაღლა რომ გაიგოთ როგორ ჟღერს.
საჭიროების შემთხვევაში, ვინმემ შეამოწმოს თქვენი ნაწერი ორთოგრაფიული შეცდომების გამო (ან გამოიყენოს პროგრამული უზრუნველყოფის მართლწერის შემოწმების ფუნქცია)
ნაბიჯი 2. განათავსეთ საკუთარი ხელმოწერა
თუ გირჩევნიათ წერილების გაგზავნა ელექტრონული ფოსტით, თქვენ უნდა მოაწეროთ ხელი. ის პერსონალიზდება და ადასტურებს თქვენს წერილს.
ნაბიჯი 3. მიაწოდეთ თქვენი ოფიციალური წერილის ასლები სხვა ძირითად მხარეებს, საჭიროების შემთხვევაში
თუ რომელიმე სხვა კომპანიამ ან ორგანიზაციამ უნდა წაიკითხოს თქვენი წერილიც, მიეცით ასლი. ეს ნიშნავს ერთზე მეტი წერილის დაბეჭდვას და გაგზავნას ორიგინალური ხელმოწერებით.
ნაბიჯი 4. შეინახეთ ასლი თქვენთვის
ყოველთვის შეინახეთ თქვენი წერილების ასლი და გააკეთეთ პირადი ჩანაწერები, შეავსეთ ჩანაწერებით, როდის და ვის გაუგზავნა წერილი. ჩაწერეთ შემდგომი ქმედებები პრობლემის მოგვარებამდე.
Რჩევები
- დარჩით თემაზე. ფრთხილად იყავით, რომ არ დაამატოთ შემთხვევითი ინფორმაცია, რომელიც არ არის დაკავშირებული თქვენს განხილულ საკითხთან. მიჰყევით შესაბამის ფაქტებს და იყავით მარტივი. გამოიყენეთ ეს ფაქტები უფრო აღწერილობისთვის.
- გამოიყენეთ პუნქტი შუა პუნქტში მხოლოდ იმ შემთხვევაში, თუ აბსოლუტურად დარწმუნებული და ნათელია ნაბიჯების, ქმედებების ან რეკომენდაციების შესახებ.
- მოარგეთ თქვენი ტყვია მიუთითეთ კომპანიის ან სამიზნე ორგანიზაციის ტიპზე. არაკომერციულ დაწესებულებებს განსხვავებული კომპანიების აზროვნება აქვთ.
- ჩაწერეთ სტანდარტული ინდონეზიური ფორმით. ეს არ არის ტექსტური შეტყობინება ან სოციალური მედია; მაგრამ ოფიციალური წერილი. სტენოგრამის, ჟარგონისა და სმაილიკების გამოყენებამ შეიძლება იგნორირება მოგანიჭოთ.
- ნუ მოექცევით თქვენს მკითხველს, თითქოს მათ თქვენი ვალი აქვთ და მაშინ იგრძნობთ, რომ უჩივლებთ. დაარწმუნეთ ისინი წერილის ტონის მეგობრული და პროფესიონალური შენარჩუნებისას.
