როგორც სახელი გულისხმობს, საპასუხო წერილი არის წერილი, რომელიც გაკეთებულია ვიღაცის შეკითხვაზე ან თხოვნაზე პასუხის გასაცემად, რომელიც ასევე წერილობით წერილობით არის გადმოცემული და ჩვეულებრივ გამოიყენება როგორც ბიზნეს სამყაროში ინფორმაციის გაცვლის საშუალება. სრულყოფილი საპასუხო წერილის შესაქმნელად, პირველი რაც უნდა გააკეთოთ არის გადახედოთ წერილის შინაარსს, რომელიც შეიცავს თქვენს მიერ მიღებულ შეკითხვას ან მოთხოვნას. შემდეგ, მოძებნეთ ნებისმიერი დამატებითი ინფორმაცია, რომელიც საჭიროა წერილზე პასუხის გასაცემად. ორივეს გაკეთების შემდეგ, დაიწყეთ საპასუხო წერილის დაწერა წინადადებებით, რომლებიც არის თავაზიანი, პირდაპირი, მკაფიო და შეუძლია უპასუხოს ყველა წერილს ან მოთხოვნას ორიგინალ წერილში. გარდა ამისა, დარწმუნდით, რომ თქვენი წინადადების ტონი ასევე მეგობრული და ინფორმაციულია, რათა დარწმუნდეთ, რომ წერილს შეუძლია დააკმაყოფილოს მიმღების კმაყოფილება.
ნაბიჯი
მეთოდი 1 -დან 3 -დან: ორიგინალური წერილის შინაარსის განხილვა
ნაბიჯი 1. ამოიცანით წერილის გამგზავნის მიერ მოთხოვნილი ან დაკითხული ინფორმაცია
იმის გამო, რომ საპასუხო წერილები არის იმის უზრუნველსაყოფად, რაც გამგზავნმა უნდა იცოდეს, ყოველთვის დაუთმეთ დრო წერილის შინაარსის ყურადღებით გადახედვას. კერძოდ, გააცნობიერე წერილის გამგზავნის საჭიროება, იცოდეს რა ინფორმაციის მიწოდება შეუძლია მას.
- ზოგჯერ, ასოს მნიშვნელობის დადგენა არც ისე ადვილია, როგორც ხელისგულზე გადაბრუნება, მით უმეტეს, თუ წერილის დამწერის სტილი არ არის გასაგები. ამიტომ, ყოველთვის დაუთმეთ დრო წერილის გამომგზავნის საჭიროებების გააზრებას საპასუხო წერილის შედგენამდე.
- საჭიროების შემთხვევაში, ჩაწერეთ ზოგიერთი მნიშვნელოვანი რამ, რასაც წერილში ნახავთ, რათა უკეთ გაიგოთ გამგზავნის განზრახვა. კერძოდ, შეაჯამეთ ის, რაც გამომგზავნმა მოითხოვა და შეიმუშავეთ თქვენი პასუხი თითოეულ კითხვაზე ან მოთხოვნაზე.
ნაბიჯი 2. შეიტყვეთ მეტი წერილის გამგზავნის მოთხოვნილი ინფორმაციის შესახებ
თუ წერილის გამგზავნი ითხოვს ინფორმაციას რაღაცის შესახებ, დიდი შანსია, რომ თქვენ უკვე იცით ეს და შეგიძლიათ დაუყოვნებლივ უპასუხოთ მას, ან პირიქით. თუ არ გესმით მოთხოვნილი ინფორმაცია, რაც შეიძლება მეტი დრო დაუთმეთ ინფორმაციის შეგროვებას წერილზე პასუხის გაცემამდე.
მაგალითად, წერილის გამგზავნს შეიძლება სურდეს დაადასტუროს თქვენი კომპანიის განაცხადის სტატუსი თქვენს კომპანიაში. თუ ახალი თანამშრომლის დაქირავება არ არის თქვენი ექსპერტიზის სფერო, გთხოვთ დაუკავშირდეთ HR დეპარტამენტის თანამშრომელს, რათა დაგეხმაროთ გამგზავნის განცხადების სტატუსის შემოწმებაში პასუხის გაგზავნამდე
ნაბიჯი 3. გაუგზავნეთ წერილი სხვა პირს, რომელსაც უფრო მეტად შეუძლია დასმულ კითხვაზე პასუხის გაცემა
განსაკუთრებით ბიზნეს სამყაროში, ზოგჯერ მომხმარებლები გაუგზავნიან წერილს კომპანიის მისამართს ან კომპანიის საკონტაქტო ნომერს, რომელსაც აღმოაჩენენ ინტერნეტში. ამიტომ, თუ თქვენ მიიღებთ წერილს, მაგრამ ფიქრობთ, რომ არ ხართ კომპეტენტური, რომ უპასუხოთ მასში მოცემულ კითხვებს, გთხოვთ გადაუგზავნოთ იგი შესაბამის პირს. გააკეთეთ ეს იმის უზრუნველსაყოფად, რომ წერილის გამგზავნმა მიიღოს ყველაზე ზუსტი და სასარგებლო პასუხი.
თუ ადამიანს დიდი დრო სჭირდება პასუხის გასაცემად, შეეცადეთ აცნობოთ გამგზავნს, რომ თქვენ გაუგზავნეთ წერილი ვინმეს, რომელსაც უფრო მეტი შესაძლებლობა ექნება უპასუხოს მათ შეკითხვებს. ყოველ შემთხვევაში, წერილის გამგზავნმა იცის, რომ მის მიერ გაგზავნილი წერილი მიღებულია და დამუშავებულია
3 მეთოდი 2: პასუხების შედგენა
ნაბიჯი 1. მიმართეთ წერილს პირს, რომელიც ითხოვს ინფორმაციას ან სვამს კითხვებს ორიგინალურ წერილში
ყოველთვის დაიწყეთ წერილი თავაზიანი მისალმებით, როგორიცაა "ძვირფასო", რასაც მოჰყვება წერილის მიმღების სახელი, ნაცვლად ზედმეტად ზოგადი წინადადების გამოყენების, მაგალითად, "ამ წერილის მიმღებისთვის". გარდა იმისა, რომ ჟღერს უპიროვნო, წინადადება ტოვებს შთაბეჭდილებას, რომ საპასუხო წერილი დაწერილია კომპიუტერის მიერ. ამიტომ, ყოველთვის მიესალმეთ მიმღებს სახელით, რათა აჩვენოთ, რომ თქვენი საპასუხო წერილი დაიწერა დიდი ყურადღებით და დაფასებით.
- თუ თქვენ არ იცნობთ წერილის გამგზავნს პირადად, გამოიყენეთ მისალოცი ბატონი ან ქალბატონი, რასაც მოყვება მისი გვარი. თუმცა, თუ წერილის გამგზავნს აქვს კონკრეტული სათაური, გამოიყენეთ ეს სათაური ბატონი ან ქალბატონის ნაცვლად.
- თუ თქვენ ნამდვილად არ იცით წერილის გამგზავნი ან არ იცით სქესი, უბრალოდ გამოიყენეთ მისი სახელი.
- ზოგადად, შეგიძლიათ გამოიყენოთ გამგზავნის სახელი, რომელიც მითითებულია ორიგინალ წერილში. მაგალითად, თუ წერილის გამგზავნი ჩამოთვლის სახელს “Dr. ჯონსონი "თავის წერილში, გთხოვთ გახსნათ თქვენი საპასუხო წერილი მისალმებით," ძვირფასო. დოქტორი ჯონსონი."
ნაბიჯი 2. მიუთითეთ, რომ ეს წერილი დაიწერა მის მიერ გაგზავნილი ორიგინალური წერილის საპასუხოდ
წერილის დასაწყისში არ დაგავიწყდეთ მკითხველს მიაწოდოთ თქვენი წერილის მიზანი, ეს არის წერილზე პასუხის გაცემა. ამ გზით, წერილის მიმღები გაიგებს, რომ წერილი წაკითხული და დამუშავებულია, ასევე განზრახვა თქვენი წერილის უკან.
- მარტივი წინადადება, "ეს წერილი არის 13 ივნისს გამოგზავნილი წერილის საპასუხოდ" შესანიშნავია საპასუხო წერილის გასახსნელად.
- თუ თქვენ არ ხართ პირველი წერილის მიმღები, მიუთითეთ იმ პირის ვინაობა, ვინც მოგცა წერილი. მაგალითად, თქვენ შეგიძლიათ დაწეროთ:”ჩვენი კლიენტების მომსახურების ერთ -ერთმა თანამშრომელმა, მიშელ ჰარისმა გამოგზავნა წერილი, რომელიც თქვენ გამომიგზავნეთ.”
ნაბიჯი 3. დაუყოვნებლივ უპასუხეთ გამგზავნის შეკითხვებს
მისალმების დაწერის შემდეგ დაუყოვნებლივ გადადით წერილის გულში. წერილის შუაგულში, მაქსიმალურად სრულად უპასუხეთ ორიგინალ წერილში ჩამოთვლილ ნებისმიერ კითხვას და/ან საჩივარს. დარწმუნდით, რომ არაფერი გამოგრჩათ ისე, რომ წერილის მიმღებმა მისი კითხვისას კმაყოფილება იგრძნოს.
- თქვენს პასუხში მოკლედ გაიმეორეთ ორიგინალური წერილის შინაარსი. მაგალითად, თქვენ შეიძლება თქვათ:”ჩვენი კომპანიის თანამშრომლების შესახებ, რომლებსაც აქვთ უშუალო კონტაქტი მედიასთან, გვინდა გაცნობოთ, რომ თანამშრომლების სახელია ჯანეტ უოლტერსი. აქ არის მისი ელ.ფოსტის მისამართი და ტელეფონის ნომერი.”
- უფრო ხანგრძლივ კითხვებზე პასუხის გასაცემად, ნუმერაციის სისტემა გამოიყენეთ თითოეულ კითხვაზე უფრო კონკრეტულად. გარდა იმისა, რომ უფრო ადვილად იკითხება, ეს მეთოდი მკითხველს უფრო კმაყოფილს გახდის, რადგანაც ისინი გრძნობენ, რომ ყველა კითხვას გაეცა დეტალური პასუხი.
- მიაწოდეთ რაც შეიძლება სრული ინფორმაცია წინადადებებში, რომლებიც არც თუ ისე გრძელია. საერთოდ, რამდენიმე მოკლე წინადადებით ერთ კითხვაზე პასუხის გაცემა შეიძლება ითქვას, რომ კარგი პასუხია.
ნაბიჯი 4. იყავით გულწრფელი ნებისმიერი მოთხოვნის შესახებ, რომელსაც ვერ შეასრულებთ
ზოგჯერ, არის კითხვები, რომლებსაც ვერ პასუხობ, ან მოთხოვნები, რომლებსაც ვერ ასრულებ. როდესაც ასეთი სიტუაციის წინაშე აღმოჩნდებით, ყოველთვის გულახდილად უპასუხეთ. სხვა სიტყვებით რომ ვთქვათ, არ გამოიყენოთ ჩახლართული წინადადებები მხოლოდ წერილის გამგზავნის უარყოფითი შეხედულებების ჩასახშობად. მერწმუნეთ, წერილის გამგზავნი უფრო მეტად დააფასებს პირდაპირ და ნათელ პასუხს. რაც მთავარია, დარწმუნდით, რომ ინფორმაცია ყოველთვის თავაზიანად არის გადმოცემული და წინ უძღვის ბოდიში, რათა წერილის გამგზავნმა თავი შეურაცხყოფილად არ იგრძნოს.
- წერილის გამგზავნის მოთხოვნაზე უარის თქმისას ყოველთვის გამოიყენეთ მტკიცე, მაგრამ გასაგები ტონი. მაგალითად, თქვენ შეიძლება თქვათ:”სამწუხაროდ, ჩვენ არ შეგვიძლია დავაკმაყოფილოთ თქვენი მოთხოვნა. ამ დროისთვის ჩვენ არ გვაქვს თქვენთვის საჭირო ინფორმაცია და ვერ გეტყვით როდის იქნება ის ხელმისაწვდომი.”
- თუ გრძნობთ, რომ შეგიძლიათ მიაწოდოთ უფრო დეტალური ინფორმაცია, სცადეთ თქვათ:”სანამ თქვენს კითხვაზე გიპასუხებთ, არის რამოდენიმე რამ, რაც მე ჯერ უნდა დავადასტურო. თუ დრო ნებადართულია, გთხოვთ მიუთითოთ თქვენი განაცხადის წარდგენის თარიღი და იმ ოფიცრის სახელი, რომელთანაც მიმართეთ. დადასტურების პროცესის დასრულების შემდეგ, მე დაუყოვნებლივ დაგიკავშირდებით.”
ნაბიჯი 5. გმადლობთ გამოგზავნილი წერილისთვის
იმისდა მიუხედავად, შეძლებთ თუ არა მოთხოვნის დაკმაყოფილებას ან წერილის კითხვაზე პასუხის გაცემას, ყოველთვის გამოხატეთ თქვენი მადლიერება მისი მადლიერებით. შექმენით შთაბეჭდილება, რომ თქვენ აფასებთ მათ ყურადღებას და გსურთ მათთან პოზიტიური ურთიერთობის შენარჩუნება.
ზოგს ურჩევნია თავისი წერილი მადლიერებით გახსნას. მეტყველების განთავსება ნამდვილად არ არის მნიშვნელოვანი. რაც მთავარია, დარწმუნდით, რომ თქვენ გამოთქვამთ მას ერთ მომენტში
ნაბიჯი 6. დაასრულეთ წერილი თქვენი სრული სახელისა და სათაურის ჩაწერით
დახურეთ წერილი ოფიციალური დახურვის მისალმებით, როგორიცაა: "პატივისცემით", რასაც მოჰყვება თქვენი სრული სახელი. თუ წერილი განკუთვნილია ბიზნეს მიზნებისთვის, ასევე მიუთითეთ თქვენი პოზიცია თქვენი სრული სახელის ქვეშ.
აკრეფილი ან ხელით დაწერილი წერილით, ყოველთვის დატოვეთ ადგილი თქვენი ხელმოწერისთვის თქვენი სრული სახელის ჩათვლით. თუმცა, თუ წერილი იგზავნება ელექტრონული ფოსტით, ზოგადად საკმარისია შეიტანოთ თქვენი სრული სახელი ხელმოწერის გარეშე
ნაბიჯი 7. გადაიკითხეთ თქვენი საპასუხო წერილის ძირითადი ტექსტი, რათა დარწმუნდეთ, რომ ყველა კითხვას გაეცა პასუხი
დაიმახსოვრე, წერილის მიმღები შეიძლება გაღიზიანდეს ან იმედგაცრუდეს, თუ მიიღებს პასუხს, რომელიც არ პასუხობს მის შეკითხვას. გარდა ამისა, უკმაყოფილება რისკავს მას გაუგზავნოთ შემდგომი წერილი და დაასრულა თქვენი სამუშაო! მკითხველის კმაყოფილების უზრუნველსაყოფად, დარწმუნდით, რომ უპასუხეთ ყველა კითხვას ან მოთხოვნას რაც შეიძლება სრულად. გაგზავნამდე, გადაიკითხეთ თქვენი წერილი, რათა დარწმუნდეთ, რომ არცერთი მოთხოვნა ან შეკითხვა არ გამოტოვებულა.
საჭიროების შემთხვევაში, მიმართეთ მეგობარს ან თანამშრომელს წერილის წასაკითხად. კერძოდ, სთხოვეთ მათ თავიანთი წერილის წაკითხვის შემდეგ ჩადონ მიმღების ადგილზე და შეაფასონ მათი კმაყოფილება
მეთოდი 3 -დან 3 -დან: პროფესიონალური ტონის გამოყენება
ნაბიჯი 1. გამოიყენეთ სტანდარტული ბიზნეს წერილის ფორმატი
გაეცანით საპასუხო წერილების სხვადასხვა ტიპებს, რომლებიც გამოიყენება როგორც ბიზნეს კომუნიკაციის საშუალება. შემდეგ, მიჰყევით რომელი ფორმატიც მიგაჩნიათ, რომ ყველაზე შესაფერისია პროფესიონალური ჟღერადობის საპასუხო წერილის დასაწერად.
- წერილის ზედა მარცხენა კუთხეში მიუთითეთ თქვენი სახელი, სათაური, კომპანიის სახელი (ასეთის არსებობის შემთხვევაში) და თქვენი კომპანიის მისამართი. ქვემოთ მიუთითეთ წერილის დაწერის თარიღი, რასაც მოჰყვება წერილის მიმღების სრული სახელი და მისამართი.
- თუ გსურთ საპასუხო წერილის ჩაწერა, ყოველთვის გამოიყენეთ 2.5 სმ ზღვარი ქაღალდის თითოეულ მხარეს. ასევე დარწმუნდით, რომ ასო დაწერილია 1 ინტერვალი სტრიქონებს შორის და 2 ინტერვალი აბზაცებს შორის.
- თუ საპასუხო წერილი ჩაწერილია ხელით ჩაწერის ნაცვლად, ყოველთვის გამოიყენეთ სტანდარტული 12 პტ შრიფტი და წერის ფორმატი. ამასთან, თუ წერილი ხელით არის დაწერილი, დარწმუნდით, რომ გამოყენებული ხელწერა არის სუფთა და ადვილად წასაკითხი.
ნაბიჯი 2. შექმენით შთაბეჭდილება, რომ გაგზავნილი მოთხოვნა ან შეკითხვა გიხარია
ეს მეთოდი განსაკუთრებით სავალდებულოა საქმიანი ადამიანებისთვის ან მომხმარებელზე დაფუძნებული მომსახურების მიმწოდებლებისთვის. გახსოვდეთ, კლიენტი მეფეა. ეს ნიშნავს, რომ თქვენ უნდა გამოიჩინოთ მადლიერება იმ დროისთვის და გეგონათ, რომ მათ წერილის დაწერა დაიწყეს. ამიტომ, არ დაგავიწყდეთ მადლობა გადაუხადოთ მათ თხოვნებისა თუ კითხვებისთვის და საპასუხო წერილებში ყოველთვის გამოიყენეთ თბილი და მეგობრული წინადადებები.
- ისეთი მარტივი წინადადება, როგორიცაა:”გმადლობთ რომ დაგვიკავშირდით. ჩვენ ნამდვილად ვაფასებთ თქვენს გამოხმაურებას, "მას შეუძლია მნიშვნელოვნად შეცვალოს წერილის ტონი უფრო პოზიტიური მიმართულებით! ამიტომ, ეცადეთ ჩვევად იქონიოთ ყოველთვის გამოიყენოთ ასეთი ფრაზები თქვენს საპასუხო წერილებში.
- ნუ დატოვებთ შთაბეჭდილებას, რომ მისი მოთხოვნა ან შეკითხვა გაღიზიანებთ და გაღიზიანებთ. დამიჯერე, სჯობს იყო ზედმეტად მეგობრული, ვიდრე მიმღებს აფიქრებინო რომ გაბრაზებული ხარ ან ნერვიულობ მასზე.
ნაბიჯი 3. არ არის საჭირო ძალიან გრძელი წერილის დაწერა ისე, რომ წერილის მიმღებმა სწრაფად წაიკითხოს იგი
დააფასეთ თავისუფალი დრო! არ გამოაგზავნოთ 3 გვერდიანი წერილი, თუ ფაქტობრივად, კითხვაზე ან მოთხოვნაზე შესაძლებელია პასუხის გაცემა 1 აბზაცში. ამიტომ, მიეცით ადეკვატური პასუხები, შემდეგ დაუყოვნებლივ გაგზავნეთ წერილი. არ დაამატოთ სხვა ინფორმაცია, რომლის ცოდნაც მას ნამდვილად არ სჭირდება.
- ეს მეთოდი მნიშვნელოვანია განსახორციელებლად, განსაკუთრებით იმ შემთხვევაში, თუ საპასუხო წერილი განკუთვნილია თქვენი მომხმარებლების ან ბიზნეს პარტნიორების შეკითხვებზე პასუხის გასაცემად. რასაკვირველია, თქვენ არ გსურთ იმედგაცრუება მოახდინოთ მომხმარებელმა იმით, რომ საათობით უნდა დახარჯოთ პასუხის გასაცემად, რომელიც უნდა გაყოფილიყო შუაზე, არა?
- მეორეს მხრივ, ნუ დაწერთ იმდენად მოკლედ, რომ ვერ შეძლებთ უპასუხოთ მოთხოვნას ან კითხვას, რომელიც ჩამოთვლილია თავდაპირველ წერილში. თუ კითხვას უნდა გასცეს პასუხი გრძელი ახსნით, მოგაწოდეთ იგი თავისუფლად. რაც მთავარია, დარწმუნდით, რომ მოწოდებული ინფორმაცია მართლაც მნიშვნელოვანია მკითხველისთვის.
ნაბიჯი 4. დაწერეთ რაც შეიძლება ნათლად ისე, რომ წერილის მიმღებმა გაიგოს თქვენი პასუხი
არ გამოიყენოთ ძალიან გრძელი ან რთული წინადადებები! ამის ნაცვლად, დაწერეთ დიქცია, რომელიც არის პირდაპირი, გასაგები და არ აქვს მკითხველს დაბნეულობის პოტენციალი. რაც უფრო მოკლე და მკვრივია თქვენი ნაწერი, მით უკეთესი იქნება შედეგი.
წარმოიდგინეთ, წერილის მიმღებს არ აქვს საკმარისი დრო თქვენი წერილის შინაარსის დეტალურად წასაკითხად. მაშინაც კი, თუ იგი მხოლოდ სკანირებას უკეთებდა წერილის შინაარსს, შეძლებდა თუ არა იმის გაგებას, რასაც გულისხმობ? თუ არა, შეასწორეთ დიქცია, რომელსაც იყენებთ თქვენი აზრის გასაგებად
ნაბიჯი 5. მოერიდეთ ჟარგონის და ტექნიკური ტერმინების გამოყენებას, რაც მკითხველს გაუჭირდება
ეს ასპექტი უნდა დაკმაყოფილდეს თქვენი წერილის შინაარსის წაკითხვისა და სიცხადის მაქსიმალურად გაზრდის მიზნით. ამიტომ, თუ წერილის მიმღები არ არის პროფესიონალი, რომელსაც შეუძლია გაიგოს ტექნიკური ტერმინები, ნუ გამოიყენებთ მას. ამის ნაცვლად, შეეცადეთ შეცვალოთ ჟარგონი ან ტექნიკური ტერმინები სხვა დიქტაციით, რომლის გაგებაც კი შეუძლია ადამიანებს.
წერილის დასარედაქტირებლად დაუსვით შემდეგი შეკითხვა: "შეუძლია თუ არა ადამიანს, ვისაც არ ესმის ჩემი ნამუშევარი, გაიგოს რა არის ჩემი წერილი?" თუ არა, შეცვალეთ ასოში გამოყენებული ენა ისე, რომ ადამიანების უმეტესობამ გაიგოს. სინამდვილეში, ეს არის მძლავრი გზა, რომ შეამციროთ ტექნიკური ჟარგონის გამოყენება თქვენს წერილებში
ნაბიჯი 6. გადაიკითხეთ თქვენი წერილის ძირითადი ნაწილი
შეცდომების წერის თავიდან ასაცილებლად, რამაც შეიძლება თქვენი წერილი ნაკლებად პროფესიონალური გამოიყურებოდეს, არ დაგავიწყდეთ წერილის ხელახლა წაკითხვა და ორთოგრაფიული, გრამატიკული, ფორმატირებისა და ნაკადის შეცდომების გასწორება. დამიჯერეთ, წერილის შინაარსის შესამოწმებლად რამდენიმე წუთი დასჭირდება, რაც მნიშვნელოვნად შეუწყობს ხელს წერილს უფრო პროფესიონალურად გამოიყურებოდეს.
- ნუ დაეყრდნობით მხოლოდ კომპიუტერულ პროგრამას, რომ შეამოწმოთ შეცდომები თქვენს წერილში. საერთოდ, ასეთ პროგრამებს შეუძლიათ მხოლოდ ორთოგრაფიული და სასვენი ნიშნების გამოვლენა და არა გრამატიკული შეცდომები. ამიტომ, გადაიკითხეთ თქვენს წერილში დაწერილი ყველა სიტყვა, რათა იპოვოთ შეცდომები, რომლებსაც კომპიუტერი ვერ აღმოაჩენს.
- თუ თქვენი წერილის შინაარსი ძალიან მნიშვნელოვანია, მაგალითად, როდესაც წერილი ბიზნეს პარტნიორთან არის მიმართული, სთხოვეთ სხვასაც წაიკითხოს იგი. ზოგჯერ, სხვა ადამიანებს შეუძლიათ აღმოაჩინონ ხარვეზები, რომელთა შესახებ აქამდე არ იცოდით.
