ბიზნეს პროცესი არის სისტემა, რომელსაც კომპანია იყენებს თავისი მიზნების მისაღწევად. ეს პროცესი ასევე შეიძლება განიმარტოს, როგორც ნაბიჯები, რომლებიც გადადგმულია მომხმარებლისთვის ღირებულების შესაქმნელად. მენეჯერები აანალიზებენ ბიზნეს პროცესებს, რათა შეაფასონ რამდენად კარგად მიმდინარეობს ისინი. მენეჯერი პირველ რიგში აანალიზებს მიმდინარე პროცესებს. ამის შემდეგ, მენეჯმენტს შეუძლია განსაზღვროს ცვლილებები არსებული პროცესების გასაუმჯობესებლად. პროცესის გაუმჯობესება დაეხმარება კომპანიებს დაზოგონ დრო, შეამცირონ ხარჯები ან შექმნან პროდუქტები, რომლებიც უფრო შესაფერისია მომხმარებლებისთვის.
ნაბიჯი
მე –2 ნაწილი 1: იმის განსაზღვრა, თუ როგორ იქმნება ბიზნეს პროცესები
ნაბიჯი 1. განსაზღვრეთ ბიზნეს პროცესები
ბიზნეს პროცესები ეხება საქმიანობას, რომელსაც თანამშრომლები ყოველდღიურად ახორციელებენ ორგანიზაციული მიზნების მისაღწევად. ეს პროცესი ასახავს კომპანიის ქმედებებს გარკვეული მიზნების მისაღწევად. ბიზნეს პროცესი უნდა შეიცავდეს პროცესის ყველა ვარიაციას ან გამონაკლისს. იმის გასაგებად, თუ როგორ უნდა გააანალიზოთ ბიზნეს პროცესი, თქვენ უნდა გაითვალისწინოთ როგორ იქმნება ბიზნეს პროცესი.
- განიხილეთ ამოცანის მოცულობა. მაგალითად, თქვენ განაახლებთ პროცესს, რომელიც გამოიყენება კლიენტებისთვის ინვოისების გასაგზავნად. ამოცანის ფარგლები მიუთითებს იმაზე, თუ რამდენად ფართოა ამოცანის შესასრულებელი სფერო. ამ შემთხვევაში, ვივარაუდოთ, რომ სფერო არის კლიენტისთვის გაგზავნილი ყველა ინვოისი. თქვენ განსაზღვრავთ, რომ ერთ თვეში კლიენტებს უგზავნის საშუალოდ 200 ინვოისი.
- მიუთითეთ სასურველი შედეგი. დაფიქრდით რის მიღწევას ცდილობს ეს პროცესი. ამ შემთხვევაში, თქვენ გინდათ რომ ინვოისები ზუსტად გაიგზავნოს თითოეულ მომხმარებელზე, პროდუქტის გაგზავნისთანავე. შეკვეთის წარდგენისას თქვენ გამოგიგზავნით ინვოისის ფიზიკურ ასლს. თქვენ ასევე გაუგზავნით ელექტრონულ ანგარიშს თითოეულ კლიენტს.
- ჩამოთვალეთ ქვეპროცესები, რომლებიც პროცესშია. რაც უფრო სპეციფიკურია პროცესი, მით უფრო ადვილია მისი ანალიზი და გაუმჯობესება.
- დოკუმენტირება ბიზნეს პროცესები. თქვენ შეგიძლიათ დოკუმენტირება გაუკეთოთ პროცესს, როგორც ნაბიჯების ჩამონათვალს და გაითვალისწინოთ მათი ასახვა დიაგრამაში. პროცესები ხშირად კვეთს მრავალ განყოფილებას მსხვილ ორგანიზაციებში. მაგალითად, ინვოისის შექმნის პროცესი მოიცავს ბილინგისა და ბუღალტერიის განყოფილებებს.
- განსაზღვრეთ პროცესში არსებული სხვადასხვა დეპარტამენტის ან ერთეულის ფუნქცია ყველა შეყვანისა და შედეგის გარდა. მაგალითად, სახელფასო ბარათის შედგენა მოითხოვს წარმოების დეპარტამენტისგან შეყვანას, რათა გაირკვეს მუშაკთა რაოდენობა და საათები, HR დეპარტამენტი, რათა გაირკვეს განაკვეთები და ხელფასის შემცირება და ა.შ.
- ჩამოთვალეთ პროცესის ყველა გამონაკლისი. თითქმის ყველა ბიზნეს პროცედურას ექნება გამონაკლისები და ვარიაციები. მაგალითად, თქვენ შეიძლება გქონდეთ შესაძლებლობა, რომ გარკვეულმა კლიენტებმა მიიღონ დიდი ფასდაკლება. ეს მომხმარებელი შეუკვეთებს პროდუქტებს დიდი რაოდენობით. დიდი ფასდაკლების გაკეთება ბილინგის პერსონალს აკლებს ფასდაკლების თანხას, რომელიც გამოითვლება ინვოისის შედგენის პროგრამულ უზრუნველყოფაში. დიდი ფასდაკლება ხელით უნდა შეიყვანოთ ზუსტი ინვოისის შესაქმნელად.
ნაბიჯი 2. დოკუმენტირება გაუკეთეთ ბიზნეს პროცესს და იფიქრეთ იმაზე, თუ რა ტიპის ბიზნეს პროცესის შექმნაა შესაძლებელი
რამდენიმე ბიზნეს პროცესის გამოყოფა ტიპის მიხედვით დაეხმარება ბიზნეს პროცესის ანალიზს და პროცესის გაუმჯობესებას. თუ ორი პროცესი ერთი და იგივე ტიპისაა, პროცესის განახლება შეიძლება მსგავსი იყოს. კონკრეტული პროცესი შეიძლება იყოს ოპერატიული, მხარდაჭერის ან მართვის პროცესი.
- საოპერაციო პროცესები ეხება მომხმარებლებისთვის პროდუქციის მიწოდების ყოველდღიურ ამოცანებს. კლიენტებისთვის ინვოისების შექმნის პროცესი შეიძლება ჩაერთოს საოპერაციო პროცესში. ძალიან მნიშვნელოვანია კლიენტებისთვის ზუსტი ინვოისების გაგზავნა, რათა გადასახადების შეგროვება რაც შეიძლება სწრაფად მოხდეს.
- დამხმარე პროცესები ეხება თქვენი კომპანიის ოპერატიულ მხარდაჭერას. ადამიანური რესურსების დეპარტამენტი არის კომპანიის მხარდაჭერის სფეროს მაგალითი. ეს დეპარტამენტი მხარს უჭერს დეპარტამენტის მენეჯერებს გასაუბრებაში და ახალი თანამშრომლების აყვანაში. მიუხედავად იმისა, რომ ადამიანური რესურსები უშუალოდ არ არის ჩართული კლიენტებთან, ისინი მხარს უჭერენ ოპერაციულ განყოფილებას.
- ყველა ორგანიზაციას სჭირდება მენეჯმენტი, რომ აწარმოოს კომპანიის საერთო ბიზნეს მიმართულება. ბიუჯეტის დაგეგმვისა და განხორციელების პროცესი არის მართვის პროცესი. ყველა კომპანიას უნდა ჰქონდეს ბიუჯეტის ფორმალური პროცესი. ეს პროცესი უნდა მოიცავდეს მენეჯმენტს, რომელიც განიხილავს კომპანიის ბიუჯეტს ფინანსურ მენეჯერთან ერთად.
ნაბიჯი 3. გააანალიზეთ ბიზნეს პროცესები პროცესის არაეფექტურობის სიმპტომების აღმოსაჩენად
ბიზნეს პროცესები შედგება შეყვანისაგან (შეყვანისაგან) და გამოყვანისაგან. შრომა, ენერგია, მასალები და კაპიტალური აღჭურვილობა ითვლება შემოსავლებად. შენატანები არის აქტივები, რომლებიც გამოიყენება შემოსავლისა და მოგების შესაქმნელად. მეორეს მხრივ, გამომავალი არის ფიზიკური პროდუქტი ან მომსახურება. შეყვანა შედის პროცესში და აწარმოებს შედეგებს. თქვენ დაგჭირდებათ ანალიზის ჩატარება ამ პროცესის არაეფექტურობის დასადგენად.
- თქვენმა პროცესმა ეფექტურად უნდა გამოიყენოს შეყვანის შედეგები. მაგალითად, თქვენ მართავთ სარემონტო მაღაზიის ფილიალს. თქვენი შეყვანა არის შრომა, აღჭურვილობა და ნაწილები. თქვენი გამომავალი არის მომხმარებლის ავტომობილის შეკეთების მომსახურება.
- ხანგრძლივი შეკეთების დრო ან სამუშაო ჩამორჩენა არის პროცესის არაეფექტურობის მაჩვენებელი. პრობლემა შეიძლება გამოწვეული იყოს ზოგიერთი მომხმარებლის შეკეთების გრაფიკით ძალიან ახლოს.
- პროცესის არაეფექტურობის მაჩვენებლები ასევე ჩანს, თუ ნაწილების შეცვლის ღირებულება ბევრად აღემატება ბიუჯეტს. ამ შემთხვევაში, პრობლემა შეიძლება იყოს სპეციფიკური შესყიდვების განყოფილებისთვის ან მიმწოდებლის ნაწილებისთვის.
- განსაზღვრეთ რომელი პროცესები საჭიროებს გაუმჯობესებას გამოვლენილი პრობლემების საფუძველზე. თქვენ უნდა მიანიჭოთ პრიორიტეტი რამდენიმე ბიზნეს პროცესს. შეარჩიეთ ის პროცესი, რომელსაც აქვს ყველაზე დიდი გავლენა თქვენს ბიზნესზე. მაგალითად, შეიძლება დაგჭირდეთ ჯერ გაშვების დროის დაფიქსირება. ხანგრძლივი დამუშავების დრო კომპანიას დაკარგავს მომხმარებელს. პრიორიტეტი მიანიჭეთ პროცესის გაუმჯობესებას.
2 ნაწილი 2: ბიზნეს პროცესის ანალიზი
ნაბიჯი 1. ესაუბრეთ მთავარ ადამიანებს კომპანიის შიგნით მიმდინარე პროცესების შესახებ
მას შემდეგ რაც განსაზღვრავდით პროცესის გაუმჯობესებას, განიხილეთ პროცესი იმ პირებთან, რომლებიც პასუხისმგებელნი არიან მის განხორციელებაზე. დაუთმეთ დრო გასაუბრებას ძირითად მონაწილეებთან და ითხოვეთ გაუმჯობესების შესაძლებლობა.
- ჰკითხეთ თანამშრომლების ქმედებებს და რატომ.
- განსაზღვრეთ თითოეული ამოცანის შესასრულებლად საჭირო შეყვანა და სად მიიღებთ თითოეულ შეყვანას. თუ კომპანია აწარმოებს ჯინსის ჯინსებს, თქვენ უნდა იცოდეთ ვინ არის დენიმის მიმწოდებელი და რა სიხშირით იგზავნება კომპანიაში ნედლეული.
- განსაზღვრეთ თითოეული ამოცანის შედეგები და ვინ მიიღებს მათ. თუ თქვენ მართავთ სემინარს, სემინარის თანამშრომლებმა უნდა დაამტკიცონ თავიანთი სამუშაო. სარემონტო პერსონალმა უნდა გადასცეს ინფორმაცია ბილინგის განყოფილებას, რომელიც შემდგომ ქმნის ინვოისს მომხმარებლისთვის.
- ჰკითხეთ წინადადებებს, თუ როგორ უნდა გაუმკლავდეთ პროცესის არაეფექტურობას თქვენს პერსონალს.
ნაბიჯი 2. შექმენით ბიზნეს დიაგრამა თითოეული პროცესისთვის
პროცესის დიაგრამები დაგეხმარებათ აღწეროთ ბიზნეს პროცესები. თქვენ შეგიძლიათ გამოიყენოთ დოკუმენტაცია თქვენი პროცესის განხილვიდან, დიაგრამის შესაქმნელად. ეს დიაგრამა უნდა შეიცავდეს ყველა იმ ნაბიჯს, რომელიც საჭიროა კონკრეტული ბიზნეს პროცესის დასასრულებლად.
- მნიშვნელოვანია აღინიშნოს, რომ ბიზნეს პროცესის დიაგრამა უნდა შეიცავდეს მხოლოდ განსაზღვრულ პროცედურებს, რომლებიც თანამშრომლებმა უნდა დაიცვან.
- დიაგრამების შედგენა შესაძლებელია ხელით ან პროგრამული უზრუნველყოფით. სიტყვისა და ცხრილების პროგრამები რუქების საშუალებით შეიძლება გამოყენებულ იქნას დიაგრამების შესაქმნელად. თქვენ ასევე შეგიძლიათ იპოვოთ სპეციალიზებული პროგრამული უზრუნველყოფა დიაგრამების შესაქმნელად.
- დიაგრამები ძალიან სასარგებლო ინსტრუმენტებია იმისათვის, რომ ნათლად დაინახოთ ბიზნეს პროცესები თქვენს წინაშე. ეს ინსტრუმენტი გაადვილებს არაეფექტურობის იდენტიფიცირებას და გამოსწორებას.
- პროცესში ცვლილებების შეტანის შემდეგ, კვლავ გადახედეთ შედეგებს და ნახეთ, გაუმჯობესდა თუ არა პროცესი თქვენს მოლოდინს. თუ არა, გაიმეორეთ ანალიზის პროცესი და შეეცადეთ დაადგინოთ ის სფეროები, რომლებიც გაუმჯობესებას საჭიროებს. ბიზნეს პროცესის ანალიზი არის მუდმივი საქმიანობა თქვენს ბიზნესში.
ნაბიჯი 3. ჩაატარეთ ბრეინსტორმინგის სესია პროცესის გაუმჯობესების საპოვნელად
ბევრი პროცესი მოიცავს ერთზე მეტ დეპარტამენტს თქვენს ბიზნესში. ჯგუფის სესიები გამოავლენს პროცესის არაეფექტურობას, რომელიც გავლენას ახდენს ერთზე მეტ განყოფილებაზე. ამ სესიებმა შეიძლება ასევე დაადასტუროს მონაწილეებთან პირადი ინტერვიუების დროს მოწოდებული ინფორმაცია.
- შეაჯამეთ მიღებული ინფორმაცია და გაუზიარეთ პროცესის მონაწილეებს. ეს მოიცავს იმ მონაწილეებს, რომლებიც ადრე და ჯერ არ გამოკითხულან. სთხოვეთ ყველასგან გამოხმაურება. ეს გამოხმაურება მოგცემთ დამატებით მითითებებს თქვენი ანალიზისთვის.
- პროცესის მონაწილეებისგან მიღებული ინფორმაცია უნდა მოგაწოდოთ მკაფიო წარმოდგენა იმის შესახებ, თუ როგორ მუშაობს პროცესი და რა პრობლემაა.
- ინტერპერსონალური დისკუსია ხდება პროცესში ცვლილებების შეტანის საფუძველი. ცვლილებები შეიძლება იყოს ხარჯების შემცირება, პროცესის ციკლის დროის შემცირება, პროცესის გამარტივება ან მომხმარებლების მომსახურების გაუმჯობესება.
