მეგობრული შეხსენების წერილების წერა შეიძლება იყოს რთული. თქვენ არ გსურთ გამოჩნდეთ მტკივნეული ან მოუთმენელი, მაგრამ თქვენი შეტყობინება უნდა გაიაროს. გამოიყენეთ მეგობრული ტონი წერილებში ნაზი მისალმებებითა და გამონათქვამებით. ჩართეთ მიზეზი, რის გამოც თქვენ აგზავნით შეხსენების ელ.წერილს, რათა მიმღებმა გაიგოს რა გსურთ. დარწმუნდით, რომ ელ.წერილში არ არის შეცდომები ისე, რომ თქვენ არა მხოლოდ მეგობრული, არამედ პროფესიონალიც გამოჩნდეთ.
ნაბიჯი
3 ნაწილი 1: მეგობრული ტონის გამოყენება
ნაბიჯი 1. მიესალმეთ მიმღებს
ბიზნეს სიტუაციაში, თქვენ შეიძლება "უნდა" გამოიყენოთ ოფიციალური მისალმება, როგორიცაა "ძვირფასო". თუმცა, პერსონალური ელ.ფოსტა სულ უფრო ხშირად გამოიყენება. ზოგიერთი ელ.ფოსტის მისალმება, რომელიც დაგეხმარებათ მეგობრული ტონის შექმნაში, მოიცავს:
- გამარჯობა!
- Გამარჯობა მეგობარო
- Დიდი ხანი არ ნახვა
- ჰეი!
ნაბიჯი 2. მიუთითეთ მიმღებთან თქვენი ურთიერთობა
თუ მხოლოდ შეხსენებაზე გაამახვილებთ ყურადღებას, თქვენი შეტყობინება ცივი გამოჩნდება. მიუთითეთ ადრესატთან პირადი ურთიერთობის დამყარება ფრაზებით, რომლებიც ასახავს მეგობრობას და გამოცდილებას. Ეს მოიცავს:
- სკოლა როგორ არის?
- Გამარჯობა მეგობარო როგორ ხარ?
- გასულ შაბათ -კვირას ძალიან სახალისო იყო.
- ბოლოს როდის ვისაუბრეთ, ერთი თვის წინ?
- ჩვენი ბოლო მოგზაურობა მართლაც სახალისო იყო! ჩვენ კიდევ ერთხელ უნდა გავაკეთოთ.
ნაბიჯი 3. დახვეწეთ თქვენი გამოთქმა
ეს განსაკუთრებით მნიშვნელოვანია ელ.ფოსტის შეხსენების განყოფილებისთვის. თუ დიდი ხანია არ გქონიათ შეხება მიმღებთან, უმჯობესია ბოდიში მოიხადოთ ან საბაბი მისცეთ მხოლოდ იმისთვის, რომ მათ შეახსენოთ. დახვეწილი გამონათქვამების ზოგიერთი მაგალითი მოიცავს:
- მე ვიცი, რომ ჩვენ დიდი ხანია არ ვსაუბრობთ, მაგრამ მინდოდა შეგახსენოთ…
- ახალი ბავშვის დაბადებამ დამიარა, უბრალოდ გამახსენდა შეგახსენოთ …
- ვიცი, რომ დაკავებული ხარ, ამიტომ არ მინდა შეგაწუხო, მაგრამ შეხსენების გაგზავნა მინდოდა …
ნაბიჯი 4. იყავით თავაზიანი
თუ შეხსენება მნიშვნელოვანია, თქვენ შეიძლება წააწყდეთ როგორც ძუნწს. გახსოვდეთ, რომ მიმღები დაკავებულია თავისი ცხოვრებით. ყოველთვის თქვით "გთხოვთ" და "მადლობა" შესაბამისი გამონათქვამებით. შეიძლება დაგჭირდეთ თავაზიანი ფრაზების ჩართვა, როგორიცაა:
- ვწუხვარ, რომ შეგაწუხეთ, მაგრამ მინდოდა დავრწმუნებულიყავი …
- გთხოვთ უპასუხოთ ამ წერილს რაც შეიძლება მალე …
- გმადლობთ, რომ დრო დაუთმეთ ამ შეხსენების წერილის წასაკითხად და პასუხის გასაცემად. მე ნამდვილად ვაფასებ მას.
- ველოდები შენს პასუხს.
ნაწილი 3 3: ჩამონათვალი მოთხოვნები
ნაბიჯი 1. გამოიყენეთ სვეტის სათაურები
თქვენ არ გჭირდებათ ჭკვიანი სათაურის სვეტის დაწერა. სვეტების სათაურები, რომლებიც ნათელია და ცალსახაა, უფრო სასარგებლო იქნება. ამ გზით, მიმღებს შეუძლია ერთი შეხედვით იცოდეს ელ.ფოსტის მიზანი. მეგობრული შეხსენების ელ.ფოსტის ზოგიერთი საერთო არჩევანი მოიცავს:
- Ჩეკი
- სწრაფი შეხსენება…
- მომავალი მოგზაურობები/მოვლენები.
- მოგზაურობის/ღონისძიების მონაწილეების დათვლა.
ნაბიჯი 2. გახსოვდეთ შეხსენების ჩართვა
როდესაც ძალიან ცდილობთ იყოთ თავაზიანი და მეგობრული, შეიძლება დაივიწყოთ რაიმე მნიშვნელოვანი, მაგალითად შეხსენება. დაწერეთ პაკეტის შეხსენება ელ.ფოსტის დასაწყისში, მისალმებისა და პირადი ურთიერთობის წინადადების შემდეგ. Მაგალითად:
- "Გამარჯობა მეგობარო, დიდი ხანია არ გვილაპარაკია, ბენ. როგორ არიან თქვენი ცოლი და შვილები? ჩემმა ცოლმა და შვილმა დამიჭირეს, მაგრამ მე მინდოდა გკითხოთ ამის შესახებ …”
-
გამარჯობა!
ბებო, დიდი ხანია ვგულისხმობ ამ შეტყობინების გაგზავნას. ვწუხვარ, რომ ძალიან დაკავებული ვარ. მინდა ბებიას შევახსენო ჩვენი სადილი…”
ნაბიჯი 3. გამოიყენეთ ლაკონური ენა
მართალია, თავაზიანი ენა უფრო ხანგრძლივ წინადადებებს მოითხოვს. მაგალითად, ფრაზა "უფრო მეტად იმუშავე" იქნებოდა უფრო თავაზიანი, თუ შენ დაწერდი "უკეთესი იქნებოდა, თუ უფრო მეტს იმუშავებდი." მიუხედავად იმისა, რომ თავაზიანი, გრძელი წინადადებებით შეიძლება გაუგებარი იყოს შენი ელ.ფოსტის ფოკუსი.
გამოიყენეთ უფრო მარტივი სტრუქტურა თქვენი წერილებისთვის. შესაძლოა მსგავსი რამ: მისალმება (გახსნა) → პირადი ურთიერთობები → შეხსენება → დახურვის მისალმება (დახურვა)
ნაბიჯი 4. შეცვალეთ არასაჭირო ინფორმაცია
თითოეული წინადადებისა და წინადადების ნაწილისათვის ჰკითხეთ საკუთარ თავს: "ეს აუცილებელია?" ზოგიერთ შემთხვევაში, "აუცილებელს" შეიძლება ჰქონდეს ფართო მნიშვნელობა, როგორიცაა "ეს აუცილებელია ისე, რომ ჩემი წერილი არ ჟღერდეს ცივად". ამოიღეთ არასაჭირო ნაწილები ელ.წერილიდან.
ზოგადად, ზმნიზედები (როგორიცაა "ძალიან", "ძალიან", "მართლაც", "ერთხელ" და "რა თქმა უნდა") შეიძლება ამოღებულ იქნას თქვენი ელ.ფოსტის უფრო მოკლედ
ნაბიჯი 5. დაასრულეთ წერილი დახურვის მისალმებით
"კურთხევა" ნიშნავს "მშვიდობით". დასასრულის მისალმება მოიცავს გამონათქვამებს, როგორიცაა "მისალმება", "პატივისცემით", "პატივისცემით" და "მისალმებები". თქვენი ხელმოწერა უნდა დაიწეროს დახურვის მისალმების შემდეგ. მსგავსი დასასრულის მისალმება შეიძლება ფორმალურად გამოიყურებოდეს. თქვენ შეიძლება გსურთ სცადოთ მსგავსი რამ:
- შენი მეგობარი
- შენი მეგობარი
- გაუგზავნე პატივისცემა წარმატებისთვის
- Კარგ დღეს გისურვებთ
- შენი ჯერია
- მოუთმენლად ველი თქვენს პასუხს
მე –3 ნაწილი 3 – დან: დარწმუნდით, რომ ელ.ფოსტაში შეცდომები არ არის
ნაბიჯი 1. ორმაგად შეამოწმეთ თქვენი ელ
ერთი -ორჯერ ელ.ფოსტის გამოტოვებაც კი შეამცირებს ძირითად შეცდომებს, რომლებიც შეიძლება წარმოიშვას მათი წერისას. მას შემდეგ რაც შექმნით თქვენს ელ.წერილს, ორჯერ შეამოწმეთ მართლწერა და გრამატიკა თქვენს ელ.წერილში.
- ელ.ფოსტის ბევრ პროვაიდერს აქვს მართლწერის და გრამატიკის შემოწმების მახასიათებლები. ფუნქციის ხარისხი დამოკიდებულია ელ.ფოსტის პროვაიდერზე. ზოგიერთ შემთხვევაში, ეს ფუნქცია შეიძლება არ იყოს ძალიან ზუსტი.
- დაიმახსოვრეთ სათაურის, მისალმების და დახურვის (დახურვის) ველების შემოწმება. თქვენ ალბათ დაივიწყებთ ამას და მხოლოდ ფოკუსირებას მოახდენთ ელ.ფოსტის შინაარსზე.
ნაბიჯი 2. წაიკითხეთ წერილი ხმამაღლა
თუ თქვენ წერთ მნიშვნელოვან ელ.წერილს, ან გსურთ ვინმეს მიმართ თავაზიანი და მეგობრული გამოჩნდეთ, წაიკითხეთ თქვენი წერილი თავიდან ბოლომდე ხმამაღლა. საუბარს ჰგავს? თუ ასეა, თქვენი ელფოსტა მზად არის გასაგზავნად.
გადაწერეთ წინადადებები ან პასაჟები, რომლებიც უხერხულად ჟღერს. გამოიყენეთ თქვენი საუკეთესო განსჯა ამის შეფასებისას. თითოეულ ადამიანს ექნება განსხვავებული შეხედულება იმის მიხედვით, თუ როგორ ლაპარაკობთ
ნაბიჯი 3. ვინმემ წაიკითხოს თქვენი ელ
მნიშვნელოვანი კომუნიკაციისთვის, როგორიცაა ბიზნეს მიზნები, შეიძლება დაგჭირდეთ სხვას სთხოვოთ შეამოწმოს შეხსენების ელ.წერილი გაგზავნამდე. თუ თქვენი ელექტრონული ფოსტა მოკლეა, ამას ჩვეულებრივ მხოლოდ მოკლე დრო სჭირდება და ადვილია შეამჩნიოთ უმცირესი შეცდომებიც კი.
- შეამოწმეთ ონლაინ შეტყობინებების სერვისები. გაუგზავნე ელექტრონული ფოსტა მეგობრებს ინტერნეტით და დაუსვი კითხვები, როგორიცაა:”გამარჯობა, შეგიძლია წაიკითხო მოკლე წერილი, რომელიც უნდა გამომიგზავნო? დიდი დრო არ დასჭირდება”.
- დაიმახსოვრე, რომ ყოველთვის მადლობა უნდა გადაუხადო ყველას, ვინც კითხულობს შენს ელ.წერილს. ყოველივე ამის შემდეგ, ისინი დაგეხმარებიან.
