ოდესმე დაგიწერიათ ოფიციალური განაცხადის წერილი მანამდე? ოფიციალური განაცხადის წერილები ჩვეულებრივ მზადდება სხვადასხვა მიზეზის გამო, როგორიცაა ვალების შეგროვება, დახმარების თხოვნა ან სხვას რაიმე კონკრეტული საქმის გაკეთება. იდეალურ შემთხვევაში, განაცხადის წერილი უნდა იყოს არა უმეტეს ერთი გვერდისა. სხვა სიტყვებით რომ ვთქვათ, თქვენი მოთხოვნა უნდა იყოს გადმოცემული პირდაპირი, მკაფიო, თავდაჯერებული და პირდაპირი გზით, დამთავრებული სწორი წინადადებით. მაშ, რა არის სწორი წინადადება განაცხადის წერილის დახურვისთვის? ზოგადად, წერილის ბოლო წინადადება ძალიან არის დამოკიდებული წერილის დანიშნულებაზე და წერილის მიმღების ვინაობაზე. მაგალითად, თუ წერილი მიმართულია ვინმეს, რომელსაც პირადად იცნობთ, თავისუფლად დაასრულეთ იგი უფრო ჩვეულებრივი ტონით. იმავდროულად, თუ წერილი დაწერილია საქმიანი მიზნით, დარწმუნდით, რომ დაასრულებთ მას უფრო ოფიციალური ტონით.
ნაბიჯი
მეთოდი 1 დან 2: პირადი განაცხადის დასრულება
ნაბიჯი 1. გამოიყენეთ თავაზიანი ენის სტილი
პირადი განაცხადის წერილში, ზოგადად აუცილებელია წერილის ავტორმა ჯერ მიუთითოს მათი განაცხადის მიზეზები, შემდეგ კი განაცხადი გადასცეს პირდაპირ, ნათლად და კონკრეტულად. ნუ დაგავიწყდებათ გამოიყენოთ ზრდილობიანი და ნაკლებად მომთხოვნი ქალაქის არჩევანი, როგორიცაა "გნებავთ" ან "გნებავთ", რათა წერილის მიმღებმა არ იგრძნოს თავი გადატვირთული თქვენი თხოვნით.
მაგალითად, თქვენ შეიძლება დაწეროთ: "ხომ არ იბადებ ჩემს დასთან ერთად საქველმოქმედო ღონისძიებაზე ისე, რომ მას არ მოუწიოს მარტო გასვლა?"
ნაბიჯი 2. წარმოადგინეთ თქვენი შემდგომი მოთხოვნა ახალ აბზაცში
თუ თქვენ გჭირდებათ პასუხის მიღება გარკვეულ დროს, ან თუ მიმღებმა უნდა გააკეთოს სხვა რაიმე მოთხოვნასთან დაკავშირებით, გთხოვთ შეიტანოთ იგი ცალკე აბზაცში. ამრიგად, წერილის მიმღებმა იცის, რომ შემდგომი განაცხადი მეორეხარისხოვანია, მაგრამ მაინც დაკავშირებულია მთავარ განაცხადთან.
იგივე მაგალითით, თქვენ შეგიძლიათ შეიტანოთ შემდგომი მოთხოვნა, როგორიცაა: "ჩვენ ნამდვილად ვაფასებთ მას, თუ თქვენ წაიყვანთ მას სახლში საქველმოქმედო ღონისძიებაზე წასასვლელად და მოგვიანებით დატოვებთ მას."
ნაბიჯი 3. მადლობა გადაუხადეთ მიმღებს მოთხოვნის გათვალისწინებისათვის
თქვენი მოთხოვნის წარდგენის შემდეგ შეიტანეთ მოკლე განცხადება წერილის მიმღებისათვის. თუ გსურთ, ასევე გადმოგცეთ რამდენად მნიშვნელოვანი და აზრიანია მათი დახმარება თქვენთვის.
მაგალითად, შეგიძლიათ შეიტანოთ მსგავსი რამ:”დიდი მადლობა, რომ მზად ხართ დაგვეხმაროთ. თქვენი დახმარება ძალიან სასარგებლო იქნება ჩემი დისთვის, რომელსაც სურს დაესწროს საქველმოქმედო ღონისძიებას.”
ნაბიჯი 4. ჩართეთ ნებისმიერი დამატებითი ინფორმაცია, რაც მიმღებმა უნდა იცოდეს
თუ თქვენი მოთხოვნა უნდა გაკეთდეს კონკრეტული გზით, ან კონკრეტულ თარიღსა და დროს, გთხოვთ, ჩართოთ იგი მადლობის შემდეგ. გარდა ამისა, თქვენ ასევე შეგიძლიათ შეიყვანოთ საკონტაქტო ინფორმაცია, მხოლოდ იმ შემთხვევაში, თუ წერილის მიმღებს სურს პირველ რიგში თქვენთან დაკავშირება.
მაგალითად, თქვენ შეგიძლიათ დაწეროთ:”თქვენი ინფორმაციისათვის, ჩემს დას უნდა შეხვდეს ორგანიზატორებს ღონისძიების დაწყებამდე. სწორედ ამიტომ, ის უნდა მივიდეს ღონისძიების ადგილას მინიმუმ ერთი საათით ადრე.”
რჩევა:
დამატებითი ინფორმაციის დამატების შემდეგ, არ დაგავიწყდეთ კიდევ ერთხელ გითხრათ მადლობა. ამით წერილის მიმღები ვერ იგრძნობს თავს მოთხოვნით დამძიმებულს, ან თუნდაც იგრძნობს, რომ მისი სიკეთე სარგებლობს თქვენ მიერ.
ნაბიჯი 5. ჩართეთ დახურვის მისალმება წერილის ბოლოს თქვენი სახელის ჩაწერამდე
მარტივი დასასრულის მისალმება, როგორიცაა "სალამი", მიზანშეწონილია შეიტანოთ პირადი განაცხადის წერილის ბოლოს. თუ თქვენ და წერილის მიმღები უფრო ახლოს ხართ, გთხოვთ გამოიყენოთ დახურვის მისალმების უფრო თბილი ტონი, როგორიცაა "მისალმებები" ან "ყოველთვის მიყვარს".
დახურვის მისალმების შემდეგ დაამატეთ მძიმით, შემდეგ დატოვეთ ორი ცარიელი ხაზი თქვენი ხელმოწერისთვის. ამ ორი ცარიელი ხაზის შემდეგ შეიყვანეთ თქვენი სრული სახელი
მეთოდი 2 დან 2: ბიზნეს პროგრამების დასრულება
ნაბიჯი 1. მიუთითეთ თქვენი განაცხადი წერილში
საქმიანი, პროფესიული და აკადემიური მიზნებისათვის ოფიციალური განაცხადის წერილის წერისას დაიმახსოვრეთ წერილის დანიშნულება თავიდანვე. თუ ეს შესაძლებელია, გააკეთეთ თქვენი მოთხოვნა კონკრეტულად წერილის პირველ წინადადებაში და არა ბოლომდე.
ვინაიდან თქვენი მოთხოვნა განმარტებულია წერილის დასაწყისში, არ არის საჭირო მისი გამეორება წერილის ბოლოს
ნაბიჯი 2. მადლობა მიმღებს დროისა და ყურადღებისთვის
ახალ პარაგრაფში ჩაწერეთ მოკლე წინადადება და მადლობა გადაუხადეთ მიმღებს იმისთვის, რომ მნიშვნელოვანი დრო დაუთმო თქვენი თხოვნის წასაკითხად და განსახილველად. დარწმუნდით, რომ მან იცის, რომ თქვენ აფასებთ მის მზადყოფნას.
მაგალითად, თქვენ შეიძლება შეიტანოთ მსგავსი რამ:”გმადლობთ, რომ დრო დაუთმეთ ჩემს თხოვნას. მე ნამდვილად ვაფასებ მას.”
რჩევა:
მას შემდეგ რაც მადლობას უხდით მიმღებს დროისა და ყურადღებისთვის, თქვენ ასევე შეგიძლიათ დაამატოთ ბოდიში, როგორიცაა: "ბოდიში გამოწვეული უხერხულობისთვის", საჭიროების შემთხვევაში.
ნაბიჯი 3. მიუთითეთ ვადა, რომელიც მიმღებმა უნდა იცოდეს
თუ თქვენ გჭირდებათ წერილზე პასუხის მიღება გარკვეული დროით, არ დაგავიწყდეთ მიმღებისათვის თარიღისა და დროის მიწოდება. ზოგიერთ შემთხვევაში, შეიძლება დაგჭირდეთ მოკლე დასაბუთების წარდგენა ვადის განსაზღვრის მნიშვნელობის შესახებ.
მაგალითად, თქვენ შეიძლება შეიტანოთ მსგავსი რამ: „ბოდიში მოულოდნელობისთვის, მაგრამ მე მჭირდება თქვენი პასუხი ორშაბათამდე, 22 აპრილამდე, რადგან მე უკვე დაჯავშნილი მაქვს ჩემი თვითმფრინავის ბილეთი იმ დღეს და მხოლოდ 2 კვირაში დავბრუნდები (თქვენი ქალაქის სახელი) ამის შემდეგ."
ნაბიჯი 4. მიაწოდეთ საკონტაქტო ინფორმაცია, რათა მიმღებებმა დაგიკავშირდნენ, თუ მათ აქვთ შეკითხვები
დაეხმარეთ წერილის მიმღებს დაგიკავშირდეთ მარტივად და სწრაფად, განსაკუთრებით იმ შემთხვევაში, თუ უახლოეს მომავალში გჭირდებათ პასუხი. ხრიკი, უბრალოდ შეიტანეთ საკონტაქტო ინფორმაცია, რომელსაც მას ადვილად დაუკავშირდება სამუშაო საათებში.
მაგალითად, თქვენ შეგიძლიათ დაწეროთ:”თუ თქვენ გაქვთ რაიმე შეკითხვები, გთხოვთ დამირეკოთ ოფისის ნომერზე: 222-123-4567.”
ნაბიჯი 5. დაასრულეთ წერილი ოფიციალური და თავაზიანი დახურვის მისალოცით
დახურვის მისალმების რამდენიმე მაგალითი, რომელიც შეგიძლიათ შეიტანოთ ოფიციალურ ბიზნეს განაცხადის წერილში არის "გულწრფელად" ან "მისალმებები". დახურვის მისალმების შემდეგ, არ დაგავიწყდეთ მძიმის დამატება, შემდეგ დატოვეთ ორი ცარიელი სტრიქონი თქვენი ხელმოწერისთვის. ამ ორი ცარიელი ხაზის შემდეგ შეიყვანეთ თქვენი სრული სახელი.
თუ გჭირდებათ დამატებითი ინფორმაცია, როგორიცაა კონკრეტული სამუშაოს დასახელება ან საიდენტიფიკაციო ნომერი, გთხოვთ დაამატოთ იგი თქვენი სრული სახელის ქვემოთ
Რჩევები
- არ დაგავიწყდეთ წერილის დაბეჭდვა და ხელმოწერა. გახსოვდეთ, უმცირეს შეცდომას შეუძლია ზიანი მიაყენოს თქვენს სანდოობას და გაზარდოს რისკი, რომ თქვენი მოთხოვნა არ შესრულდეს წერილის მიმღების მიერ.
- შეინახეთ წერილის ასლი თქვენს პირად ფაილში, სულ მცირე, სანამ თქვენი განაცხადი არ შესრულდება.
- თუ თქვენ აპირებთ წერილის გაგზავნას ინტერნეტით, საფოსტო სამსახურის ნაცვლად, გამოყენებული ფორმატი ფაქტიურად იგივეა. წერილის ბოლოს დატოვეთ ადგილი ხელმოწერისთვის, თუნდაც ის მოგვიანებით დაცარიელდეს, თუ არ გაქვთ ციფრული ხელმოწერა, რომლის მიმაგრებაც შეგიძლიათ.
