შეხვედრის დაგეგმვისას, თქვენ უნდა მიაწოდოთ ყველა შესაბამისი ინფორმაცია ნათლად და ლაკონურად. თქვენ უნდა მიუთითოთ დისკუსიის დრო, ადგილი და თემა. თქვენ ასევე შეიძლება დაგჭირდეთ ჩანაწერების გაკეთება, თუ რაიმე მომზადება ან მასალაა საჭირო შეხვედრისთვის. არ აქვს მნიშვნელობა რა მედიუმს იყენებთ, ელ.ფოსტის ან Outlook აპლიკაციას, დარწმუნდით, რომ მნიშვნელოვანი ინფორმაცია გადაეცემა ისე, რომ ყველა მოწვეულმა იცოდეს ეს და შეძლოს წინასწარ განსაზღვროს, თუ რას უპირისპირდებიან ისინი.
ნაბიჯი
3 მეთოდი 1: ძლიერი საგნების წერა
ნაბიჯი 1. დაწერეთ მოკლე, შესაბამისი თემა შეხვედრის თარიღითა და თემით
ამ საგნების ჩაწერა სათაურის ყუთში საშუალებას აძლევს მოწვეულებს გაიგონ შეხვედრის დრო და თემა ელ.ფოსტის გახსნის გარეშე. მაგალითად, თქვენ შეგიძლიათ დაწეროთ: „შეხვედრა 01/03: ახალი სახელმძღვანელო მითითებები“.
გაფრთხილება:
თუ თქვენ არ წერთ შეხვედრის თემას, ადამიანებს შეუძლიათ უპასუხონ კითხვას, არის თუ არა შეხვედრა მათ განყოფილებასთან დაკავშირებული, თუ უნდა დაესწრონ. ამიტომ დარწმუნდით, რომ ჩაწერეთ შეხვედრის თემა!
ნაბიჯი 2. მოითხოვეთ სათაურის ველში დასწრების დასტური
თუ თქვენ უნდა იცოდეთ ვინ მოდის, მოითხოვეთ დადასტურება სათაურის ველში. ამ გზით, მკითხველმა იცის, რომ მათ უნდა უპასუხონ რაც შეიძლება სწრაფად, მაშინაც კი, თუ მათ არ გაუხსნიათ წერილი. თქვენ შეგიძლიათ დაწეროთ:”პარასკევი 10/06 HR შეხვედრა, გთხოვთ მალე დაადასტუროთ”.
თქვენ ასევე შეგიძლიათ დაწეროთ:”გთხოვთ უპასუხოთ: HR შეხვედრა 10/06”
ნაბიჯი 3. თუ შეხვედრა სასწრაფოა, ჩაწერეთ სათაურის ველში
თუ შეხვედრის თემა არის გადაუდებელი ან მოითხოვს სწრაფ გადაწყვეტილებას ისე, რომ შეხვედრა დაუყოვნებლივ მოხდეს, საგანგებო ნიშანი დადეთ საგანთა ველში. მაგალითად, თქვენ შეგიძლიათ დაწეროთ:”საგანგებო შეხვედრა ორშაბათს 31/02: კიბერუსაფრთხოება”.
ძალიან მნიშვნელოვანია ახსნას შეხვედრის თემა, რათა მკითხველმა გამოიცნოს რა იქნება განხილული
ნაბიჯი 4. ჩაწერეთ შეხვედრა სავალდებულოა თუ უბრალოდ წინადადება
თუ მუშაობთ დიდ კომპანიაში, გარკვეული ადამიანების ყოფნა ყოველთვის არ იქნება აუცილებელი. ჩაწერეთ შესაბამისი განყოფილებები სათაურის ველში ან აცნობეთ მათ, თუ უნდა დაესწრონ. მაგალითად, თქვენ შეგიძლიათ დაწეროთ:”სავალდებულო მარკეტინგული შეხვედრა 6/10”.
თუ მკითხველს არ მოეთხოვება დასწრება, შეგიძლიათ დაწეროთ "რეკომენდირებულია დაესწროს 10/6 შეხვედრას ეფექტური მარკეტინგული ტაქტიკისთვის"
ნაბიჯი 5. დაბნეულობის თავიდან ასაცილებლად გამოიყენეთ სრული სიტყვები სათაურის ველში
შემოკლებები შეიძლება ეფექტური ჩანდეს, მაგრამ ისინი რეალურად ნაკლებად სპეციფიკურია ვიდრე სრული სიტყვები და შეიძლება გამოიწვიოს დაბნეულობა. მაგალითად, "KK" შეიძლება ნიშნავდეს "ოჯახის ბარათს" ან "საკრედიტო ბარათს" იმის მიხედვით, თუ ვის ესმის ან არ ესმის თქვენი პირადი ენა.
ამასთან, შეგიძლიათ გამოიყენოთ ჩვეულებრივი აბრევიატურა, როგორიცაა "RSVP", "HR" და "KTP"
3 მეთოდი 2: ელ.ფოსტის შინაარსის წერა
ნაბიჯი 1. დაწერეთ მეგობრული, მოკლე შესავალი და მოკლე ჩანაწერები
საკუთარი თავის გაცნობა აუცილებელია თუ მუშაობ დიდ კომპანიაში ან თუ არ იცნობ ყველას. ამ მოკლე შესავალში თქვენ უნდა გადმოგცეთ თუ არსებობს დოკუმენტები ან მასალები, რომლებიც უნდა დასრულდეს/მიიტანოს შეხვედრაზე.
შექმენით მეგობრული ან სამუშაოს შესაბამისი შესავალი. მაგალითად,”გამარჯობა, ტიმ! მოუთმენლად ველოდები ახალი პროგრამის დაწყებას მომავალ კვირას!”
რჩევა:
შეახსენეთ მკითხველს, თუ მათ უნდა შეასრულონ კონკრეტული დავალება ან რაიმე მოიტანონ შეხვედრაზე. მაგალითად, "არ დაგავიწყდეთ თქვენი გამყიდველის საკონტაქტო სიის 4 ასლის მოტანა."
ნაბიჯი 2. ჩაწერეთ თარიღი და დრო ცალკე ხაზზე ისე, რომ ის გამოირჩევა
ეს მნიშვნელოვანი ინფორმაციაა მოწვეულთათვის. ასე რომ, გახადე ეს ნათელი და გამოირჩევა მის გარშემო არსებული სხვა წინადადებებისგან. განათავსეთ ორი სტრიქონი მის ზემოთ და ქვემოთ ან ჩაწერეთ თამამად.
- მაგალითი:”2020 წლის 6 ოქტომბერი, 10.30 - 11.45 WIB”
- თუ შეხვედრა ონლაინ რეჟიმში მიმდინარეობს, მიეცით ინფორმაცია დროის ზონის შესახებ, რათა სხვადასხვა დროის ზონაში მყოფი ადამიანები არ ჩამორჩნენ არასწორი კომუნიკაციის გამო. მაგალითად, შეგიძლიათ დაწეროთ: "2020 წლის 6 ოქტომბერი, 10.30 - 11.45 WIB (GMT+8)"
ნაბიჯი 3. ჩაწერეთ ადგილმდებარეობა თარიღისა და დროის შემდეგ
დარწმუნდით, რომ ადგილმდებარეობა ასევე აშკარად არის დაწერილი თარიღისა და დროის მსგავსად, განსაკუთრებით იმ შემთხვევაში, თუ შეხვედრა ტარდება ახალ ადგილას, ძნელად მოსაძებნი, ან თუ იცით, რომ ზოგიერთი მოწვეული არ იცნობს ადგილს. ვირტუალური შეხვედრებისთვის (პირდაპირი ფორუმების ან ვიდეო ჩატის საშუალებით) მიაწოდეთ პირდაპირი ბმული მოწვეულებს, რომ ადვილად მიიღონ ფორუმი ან ვიდეო ბმული.
მითითებების მიცემისას იყავით რაც შეიძლება დეტალური. მაგალითი:”გთხოვთ მობრძანდეთ შეხვედრების ოთახში 592, სასანა ვიდია სარვონო შენობაში (ჟალან გატოტი სუბროტო No10). ოთახი 592 შენობის მე -2 სართულზეა. ასე რომ, თქვენ უნდა აიღოთ ლიფტი პირველი სართულიდან, გაჩერდეთ მე -12 სართულზე და გამოიყენოთ ლიფტი შენობის სამხრეთ მხარეს (თქვენს მარცხნივ) 59 -ე სართულზე ასასვლელად.”
ნაბიჯი 4. გაუზიარეთ შეხვედრის მიზანი
აცნობეთ მოწვეულს შეხვედრის მიზნის შესახებ. მოკლე დღის წესრიგის თქმა დაეხმარება მოწვეულებს გააცნობიერონ რა ამოცანები უნდა შეასრულონ წინასწარ. თქვენ შეგიძლიათ დაასახელოთ თემა (როგორიცაა "კიბერუსაფრთხოების განახლება") ან შეგიძლიათ დაგეგმოთ:
- 10.30 - 10.45 მოგვაწოდეთ უახლესი ინფორმაცია პროექტის სტატუსის შესახებ
- 10.45 - 11.10 შეადარეთ და შეარჩიეთ ღირსეული შეთავაზებები
- 11.10 - 11.30 გონებრივი შტორმი და სამიზნეების გაშვება
ნაბიჯი 5. ორჯერ შეამოწმეთ ელ.წერილი გრამატიკული ან ინფორმაციული შეცდომებისთვის
ყველაზე მნიშვნელოვანი რამ, რაც ორმაგად უნდა შემოწმდეს, არის შეხვედრის თარიღი, დრო და ადგილი. დარწმუნდით, რომ ეს სამი რამ არის სწორი! თქვენ ასევე შეგიძლიათ ხელახლა წაიკითხოთ შესავალი, დღის წესრიგი ან ნებისმიერი სხვა ჩანაწერი, რომელიც შეიძლება დაამატოთ, რათა დარწმუნდეთ, რომ მიაწოდეთ ყველა საჭირო ინფორმაცია.
წაიკითხეთ ხმამაღლა და დარწმუნდით, რომ თქვენი ნაწერი ნათელია და ლაკონური ელ.ფოსტის გაგზავნამდე
მეთოდი 3 -დან 3: Outlook- ის ან ინტეგრირებული კალენდარული პროგრამის გამოყენება
ნაბიჯი 1. დააწკაპუნეთ "ახალი შეხვედრა" მთავარ მენიუში Outlook- ში
თუ თქვენი კომპანია იყენებს საკომუნიკაციო მონაცემთა ბაზას ინტეგრირებული კალენდრით, როგორიცაა Outlook, გამოიყენეთ იგი შეხვედრების დასაგეგმად. ეს მედიუმი ზოგადად არის საკომუნიკაციო არხი, რომელსაც ირჩევენ ადამიანები, რომლებთანაც მუშაობთ.
თუ თქვენი კომპანია არ იყენებს Outlook- ს ან მსგავს სერვისს, გამოიყენეთ თქვენი სააგენტოს მიერ მოწოდებული ელ.წერილი მოსაწვევების გასაგზავნად
ნაბიჯი 2. აირჩიეთ დრო და თარიღი "დაგეგმვის ასისტენტი" ფანჯრიდან
ახალი შეხვედრის შექმნის შემდეგ გამოჩნდება კალენდრის ფანჯარა. დააწკაპუნეთ „დაგეგმვის ასისტენტზე“და მონიშნეთ შეხვედრისთვის ხელმისაწვდომი დრო და თარიღი.
დარწმუნდით, რომ შეარჩიეთ შესაფერისი დრო დამსწრეებისთვის დასასწრებად. კომპანიის აპლიკაციიდან გამომდინარე, შეიძლება მოგიწიოთ ეკრანის პარამეტრების შეცვლა ისე, რომ ყველას (და თქვენი) გრაფიკი გამოჩნდეს ეკრანზე
ნაბიჯი 3. დაამატეთ მოწვეულებს მათი სახელების აკრეფით ან მისამართების წიგნის გამოყენებით
დააწკაპუნეთ ტექსტის ყუთზე, რომ ხელით შეიყვანოთ სახელი ან გადაახვიოთ მისამართების წიგნში და შეარჩიოთ მოწვეულის სახელი სიიდან. გამოიყენეთ "დაგეგმვის ასისტენტი" ფუნქცია, რათა შეამოწმოთ მოწვევის დროის ხელმისაწვდომობა.
თუ მოწვეულებს არ აქვთ თავისუფალი დრო, მათი სახელები მონიშნული იქნება. დამგეგმავის ასისტენტი კი მოგცემთ რეკომენდებულ დროს თქვენი გრაფიკისა და სხვა მოწვევის შესაბამისად
ნაბიჯი 4. განსაზღვრეთ შეხვედრის დაწყებისა და დასრულების დრო
დარწმუნდით, რომ თარიღი ემთხვევა ადრე მითითებულ თარიღს. დააწკაპუნეთ კალენდრის ღილაკზე, თუ მისი შეცვლა გჭირდებათ. გამოიყენეთ ქვემოთ მოცემული ისარი დროის სიის მარჯვნივ, შეხვედრის შესაბამისი დროის ასარჩევად.
შეხვედრის დასრულების დროის ჩაწერა არის თქვენი სხვა ადამიანის დროის პატივისცემის გზა, რათა მათ შეძლონ წინასწარ განსაზღვრონ რა მოხდება და დაგეგმონ მოგზაურობა ან სამუშაო დღე
ნაბიჯი 5. დააწკაპუნეთ "შეხვედრაზე" ეკრანის ზედა ნაწილში "შეხვედრა"
თქვენ დაბრუნდებით გრაფიკის ეკრანზე და ხედავთ, რომ თქვენი შეხვედრა დაგეგმილია. ამის შემდეგ, თქვენ შეგიძლიათ დაამატოთ საგანი, მდებარეობა და შენიშვნები.
თუ თქვენ ვერ ხედავთ შეხვედრის ჩანაწერს გრაფიკის ეკრანზე, დაუბრუნდით წინა ნაბიჯებს და გაიმეორეთ სანამ შეხვედრის განრიგი გამოჩნდება
ნაბიჯი 6. ჩაწერეთ საგანი, ადგილმდებარეობა და კონკრეტული ჩანაწერები
აცნობეთ შეხვედრის თემას რამდენიმე მოკლე სიტყვით (მაგალითი: "ახალი პროდუქტის ტესტი"). მითხარი კონკრეტული ადგილი. ჩაწერეთ ადგილმდებარეობის ინსტრუქცია, თუ ის ადგილი ჩვეულებრივ არ გამოიყენება შეხვედრებისთვის ან ძნელია მისვლა. მიეცით დამატებითი შენიშვნები (როგორიცაა მომზადება, რომლებიც მათ უნდა გააკეთონ), რომლებიც შესაბამისია შეხვედრისთვის.
- მიუთითეთ ადგილმდებარეობის მისამართი, მიუხედავად იმისა, რომ სავარაუდოა, რომ მოწვეულმა უკვე იცის ეს.
- დააწკაპუნეთ "გაგზავნა" დასრულების შემდეგ.
რჩევა:
არ გამოიყენოთ მეტისმეტად ფართო საგანი, როგორიცაა "გონებრივი იერიში", რადგან ამგვარი სიტყვები არ იძლევა ნათელ ინფორმაციას შეხვედრის მიზნის შესახებ. თქვენ შეგიძლიათ შეცვალოთ იგი, "გააზრებული გქონდეთ გამყიდველის შესახებ ახალი პროდუქტისთვის".
Რჩევები
- ელ.ფოსტის ან მოსაწვევის ხელახლა წაკითხვისას, დარწმუნდით, რომ ის არის მოკლე და უპრობლემოდ.
- გამოიყენეთ მეგობრული და პროფესიონალური ტონი.
- ორმაგად შეამოწმეთ მიმღებების სია, რომ დარწმუნდეთ, რომ ყველა სამიზნე მოწვეულია.
- შეიყვანეთ ელ.ფოსტის მისამართი "bcc" ყუთში, თუ გსურთ მიმღებებისგან დაიმალოთ მთელი ელ.ფოსტის მისამართი.
გაფრთხილება
- არ დაწეროთ მოსაწვევები ან წერილები თარიღის, დროის და ადგილის გარეშე. მოწვეულები დაიბნევიან და თქვენ მიიღებთ ათეულობით პასუხს ამ საკითხების შესახებ.
- არ დაწეროთ ყველა დიდი ასოებით, რადგან ის განიმარტება როგორც ყვირილი და ეს არის არაპროფესიონალური.
