რადგან ის ხშირად გამოიყენება პირადი და არაფორმალური მიზნებისთვის, ოფიციალური ელ.ფოსტის წერა შეიძლება იყოს შემაძრწუნებელი. ამასთან, თუ თქვენ უნდა დაწეროთ ოფიციალური წერილი მასწავლებელს, უფროსს, ბიზნეს პარტნიორს, სამთავრობო უწყებას ან სხვა პირს, რომელსაც ფორმალობა სჭირდება, უბრალოდ მიჰყევით ამ მარტივ მითითებებს. მოკლედ და ნათლად გამოთქვით თქვენი აზრი და დაიცავით წერის, სტილის და ფორმალური წერილების ფორმა. დაბოლოს, შეამოწმეთ და გაასწორეთ თქვენი ელ.ფოსტის გაგზავნამდე.
ნაბიჯი
3 მეთოდი 1: ელ.ფოსტის ფორმატირება
ნაბიჯი 1. გამოიყენეთ პროფესიული ელ.ფოსტის მისამართი
იდეალურ შემთხვევაში, ელ.ფოსტის მისამართი არის თქვენი ნამდვილი სახელის ვარიაცია და არა მომხმარებლის სახელი ან მეტსახელი. გამოიყენეთ წერტილები, ტირე ან ხაზგასმა, თუ ეს შესაძლებელია, რიცხვების ან სხვა ასოების გარეშე.
მაგალითად [email protected] არაპროფესიონალური ჩანდა. იმავდროულად, [email protected] უფრო მიზანშეწონილი იქნებოდა გამოსაყენებლად
ნაბიჯი 2. გამოიყენეთ პროფესიონალური შრიფტი
დღეს ელექტრონული ფოსტის სერვისების უმეტესობა საშუალებას გაძლევთ დაწეროთ სხვადასხვა შრიფტით და ტექსტით. ამასთან, ოფიციალური წერილებისთვის უმჯობესია დაიცვან ოფიციალური შრიფტები, როგორიცაა Times New Roman და Arial. მოერიდეთ დეკორატიულ შრიფტებს, როგორიცაა Comic Sans ან Old English. Დამატებით:
- ჩაწერეთ თქვენი წერილი ადვილად წასაკითხი შრიფტით, როგორიცაა ზომა 12.
- მოერიდეთ სპეციალურ წერას, როგორიცაა დახრილი, თამამი ან ფერადი შრიფტები, თუ ეს არ შეესაბამება ელ.ფოსტის შინაარსს და მიზანს.
- არ დაწეროთ წერილი მთლიანად დიდი ასოებით. ასე წერა მოგეჩვენებათ, რომ ყვირით მიმღებს.
ნაბიჯი 3. მიეცით ელ.წერილს მოკლე და ზუსტი სათაური (საგანი)
გამოიყენეთ რამდენიმე საკვანძო სიტყვა, რომელიც ეხება სათაურში წერილის შინაარსს. ეს ხელს შეუშლის მიმღებს თქვენი ელ.ფოსტის იგნორირებისგან. სათაურის გარეშე ან გაურკვეველი სათაურის გამოყენებით გაგზავნილი წერილები მიმღებისთვის უმნიშვნელო გამოჩნდება.
- ელ.ფოსტის სათაურები, როგორიცაა "სწრაფი კითხვები", "თქვენთან დაკავშირება" ან "მნიშვნელოვანი საკითხები" მიმღებისთვის გაუგებარი გამოჩნდება.
- იმავდროულად, ელ.ფოსტის სათაური "განრიგი, სტუმრების სია, სადილის მოსაწვევი და შეხვედრის შეჯამება 12 მარტისთვის" მეტისმეტად გრძელი ჩანდა და ერთდროულად შეიცავს მრავალ თემას.
- მეორეს მხრივ, ელ.ფოსტის სათაური "შეხვედრა 12 მარტს ესკალატორის დაზიანების შესახებ" საკმაოდ მოკლე და ნათელია. ამ სათაურს შეუძლია მიმღებს მისცეს ძირითადი თემის მიმოხილვა, ასევე ნათელი თარიღი.
3 მეთოდი 2: შინაარსის წერა
ნაბიჯი 1. გამოიყენეთ შესაბამისი მისალმება
ყოველთვის დაიწყეთ ოფიციალური წერილი მისალმებით. შეგიძლიათ პირდაპირ დაწეროთ მიმღების სახელი (თუ იცით). შეავსეთ მიმღების სახელი მისი სათაურით ან სათაურით (ბატონი, ქალბატონი, დოქტორი და ა.შ.). თქვენ ასევე შეგიძლიათ დაწეროთ "ძვირფასო" მიმღების სახელისა და სათაურის წინ, თუ გირჩევნიათ.
- თუ არ იცით ელ.ფოსტის მიმღების სახელი, უბრალოდ ჩაწერეთ "ძვირფასო ბატონო/ქალბატონო", ან "დაინტერესებულ პირებს".
- არ გამოიყენოთ "გამარჯობა", "გამარჯობა" ან სხვა არაფორმალური მისალმებები.
ნაბიჯი 2. წარმოადგინეთ საკუთარი თავი პირველ აბზაცში (საჭიროების შემთხვევაში)
თუ თქვენ წერთ ვინმესთან, ვისთანაც არასოდეს გქონიათ კონტაქტი, მაგალითად ახალ მომხმარებელს, ადამიანური რესურსების მენეჯერს ან მთავრობის წარმომადგენელს, გაგაცანით საკუთარი თავი და ახსენით, რატომ უგზავნით ელ.წერილს. ჩაწერეთ ეს თქვენი ელ.ფოსტის პირველ ან მეორე წინადადებაში.
მაგალითად, სამუშაოს განაცხადის გაგზავნისას შეგიძლიათ დაწეროთ: "მე მქვია მარია იზაბელა. მე დაგიკავშირდი, რომ გამოგიცხადოთ სამუშაოს ადმინისტრაციულ ასისტენტად, რომელიც გამოცხადებულია JobXYZ.com ვებსაიტზე."
ნაბიჯი 3. პრიორიტეტი მიანიჭეთ ყველაზე მნიშვნელოვან ინფორმაციას
საკუთარი თავის გაცნობისა და ელ.ფოსტის გაგზავნის მთავარი მიზნის დადგენის შემდეგ შეგიძლიათ გააგრძელოთ ელ.ფოსტის ძირითადი ტექსტი. ჩამოთვალეთ ყველაზე მნიშვნელოვანი ინფორმაცია ზედა ნაწილში. ამ გზით თქვენ უფრო დააფასებთ მიმღების დროს და უფრო ნათელს გახდით ელ.ფოსტის დანიშნულებას.
მაგალითად, მთავრობის წარმომადგენლისთვის ელ.წერილის წერისას შეგიძლიათ დაიწყოთ შემდეგი სიტყვებით: "მე მქვია მარია იზაბელა. მე მივიღე თქვენი ელ.ფოსტის მისამართი სალათიგის საქალაქო სასამართლოს ოფიციალური ვებგვერდიდან. მე ვაგზავნი ამ წერილს ჩემი პროტესტის გამოხატვის მიზნით ბილეთი მივიღე 2015 წლის 29 თებერვალს.”
ნაბიჯი 4. მიიღეთ წერილის წერტილი პირდაპირ
ოფიციალურ წერილში შეგიძლიათ პირდაპირ გამოხატოთ თქვენი აზრი. მცირე საუბარი მკითხველს მხოლოდ დაბნეულს გახდის და გაუჭირდება იმის გაგება, თუ რა გჭირდებათ ან გჭირდებათ მათგან.
- მაგალითად, კამპუსში პროფესორისთვის წერილის წერისას, თქვენ არ გჭირდებათ მობრუნება და წერა, როგორიცაა: "მე ვარ მარია იზაბელა. მიცნობ? მე ქიმია 221 არის ჩემი საყვარელი კურსი ახლა, რადგან შენ სასწავლო მასალები ძალიან კარგად არის ორგანიზებული. ასე რომ, მე ყოველთვის შემიძლია მივყვე და ვიცოდე რა იქნება ტესტირება. გამოცდასთან დაკავშირებით, მე მახსენდება მომავალი გამოცდა."
- მეორეს მხრივ, მსგავსი წერილის დაწერა შეიძლება უფრო ნათლად გამოიყურებოდეს: "მე ვარ მარია იზაბელა. მე ვარ სტუდენტი ქიმიის 221 -ში და მინდოდა გითხრათ გამოცდების გრაფიკის შესაძლო შეჯახების შესახებ."
ნაბიჯი 5. დაწერეთ მოკლე წერილი
მიუხედავად იმისა, რომ არ არის განსაზღვრული სიგრძის შეზღუდვა, კარგი იდეაა ელ.ფოსტის გაგზავნა იმდენი, რამდენსაც ერთი ლეპტოპი ან კომპიუტერის ეკრანი.
თუ თქვენი ელ.ფოსტა საკმარისად გრძელია, გაყავით იგი რამდენიმე მოკლე აბზაცად. დატოვეთ ცარიელი ხაზი თითოეულ აბზაცს შორის, ნაცვლად იმისა, რომ ჩაწეროთ იგი დახრილი
ნაბიჯი 6. გამოიყენეთ ოფიციალური ენა
ვინაიდან ოფიციალური წერილები დამზადებულია პროფესიონალური მიზნებისათვის, თქვენ უნდა მოახდინოთ კარგი შთაბეჭდილება. გამოიყენეთ სრული წინადადებები და თავაზიანი ფრაზები. მოერიდეთ შემდეგს:
- Ჟარგონი
- არასაჭირო შემოკლებები
- სმაილიკების და ემოციების გამოყენება
- უპატივცემულო სიტყვები
- Ხუმრობა
ნაბიჯი 7. გამოიყენეთ შესაბამისი დახურვის მისალმება
მისალმების გახსნის მსგავსად, მისალმების დახურვის რამდენიმე ვარიანტი არსებობს, რომელიც შეიძლება გამოყენებულ იქნას ოფიციალურ წერილებში. დარწმუნდით, რომ შეიტანეთ თქვენი სრული სახელი და სათაური, ასევე ნებისმიერი სხვა სათაური (ასეთის არსებობის შემთხვევაში). დასრულების მისალმებების მაგალითები, რომლებიც შეიძლება გამოყენებულ იქნას მოიცავს:
- "Საუკეთესო სურვილებით,"
- "Გულწრფელად თქვენი,"
- "Გმადლობთ,"
- "გამარჯობა"
- "Შენი სტუდენტი,"
მეთოდი 3 -დან 3: წერილების გაგზავნის მომზადება
ნაბიჯი 1. ჩართეთ საჭირო დანართები
თუ აუცილებლად უნდა დაურთოთ დანართი, აუცილებლად შეიყვანეთ იგი ელ.ფოსტის მთავარ ნაწილში, რათა მისმა მკითხველმა ნახოს. შეეცადეთ შეზღუდოთ დანართებისა და ფაილის ზომების რაოდენობა და გამოიყენოთ გავრცელებული და ფართოდ გავრცელებული ფაილის ტიპები.
მაგალითად, შეიტანეთ შეტყობინება, როგორიცაა "მე ვამაგრებ ჩემი ბიოგრაფიისა და პორტფოლიოს PDF ასლს"
ნაბიჯი 2. გააუმჯობესეთ წერილის შინაარსი, მართლწერა და გრამატიკა
ნუ დაეყრდნობით მხოლოდ ელ.ფოსტის სერვისებს თქვენი ორთოგრაფიული და გრამატიკული შეცდომების გამოსავლენად. წაიკითხეთ თქვენი ელ.წერილი ხმამაღლა ან ვინმემ შეამოწმეთ და გაასწორეთ. ამრიგად, თქვენ შეგიძლიათ მარტივად იპოვოთ ორთოგრაფიული შეცდომები და გაურკვეველი წინადადებები.
ნაბიჯი 3. დარწმუნდით, რომ თქვენი ელფოსტა არ შეიცავს რაიმე მგრძნობიარე ინფორმაციას
ყოველთვის გახსოვდეთ, რომ ელ.ფოსტა არ არის კომუნიკაციის უსაფრთხო გზა. გაითვალისწინეთ, რომ ელექტრონული ფოსტის სერვერების გატეხვა შესაძლებელია, ან მიმღებმა შეიძლება შეგნებულად თუ უნებლიეთ გაუზიაროს ინფორმაცია, რომლის გამჟღავნებაც არ გსურთ.
