კომპანიებთან გარიგებისას, ზოგჯერ ჩვენ ვგრძნობთ საჭიროებას წარვადგინოთ საჩივრის წერილი, რადგან მოწოდებული პროდუქტი ან მომსახურება არადამაკმაყოფილებელია. ამ სტატიაში wikiHow განმარტავს, თუ როგორ უნდა დაწეროთ წერილი.
ნაბიჯი
მეთოდი 1 – დან 3 – დან: საჩივრის წერილის დაწერა
ნაბიჯი 1. წარუდგინეთ საჩივრის წერილი მომხმარებელთა მომსახურების განყოფილებას
ამრიგად, თქვენ უფრო სავარაუდოა, რომ მიიღოთ პასუხი კომპანიისგან, რადგან მომხმარებელთა მომსახურების დეპარტამენტი პასუხისმგებელია რეაგირება მოახდინოს საჩივრებზე, რათა თქვენი წერილი დამუშავდეს ეფექტურად და ეფექტურად.
- გაეცანით კლიენტების მომსახურების მენეჯერის ან კომპანიის დირექტორის სახელს და წერილის მიზანს პირადად მისთვის. დაიწყეთ წერილი დაწერით "ძვირფასო სერ/ქალბატონო", რასაც მოჰყვება თქვენი სრული სახელი. თუ არ იცით მისი სახელი, უბრალოდ ჩაწერეთ: "ძვირფასო კლიენტთა მომსახურების მენეჯერი".
- ჩვეულებრივ, მომხმარებელთა მომსახურების განყოფილების მისამართი შეგიძლიათ იხილოთ კომპანიის ვებგვერდზე, ბროშურებში, რეკლამებში ან პროდუქტის შეფუთვაში.
ნაბიჯი 2. განაგრძეთ წერილის არსი
გამოიყენეთ პირველი წინადადება წერილის დაწერის მიზეზის ასახსნელად და საჩივრის შესატანად. მიუთითეთ რაც შეიძლება მეტი დამამტკიცებელი ფაქტი, როგორიცაა თარიღი, დრო და ადგილი, სადაც მიიღეთ სერვისი ან იყიდეთ პროდუქტი შესაბამის მონაცემებთან ერთად, როგორიცაა სერიული ნომერი და პროდუქტის მოდელი.
- დარწმუნდით, რომ მკითხველს შეუძლია გაიგოს წერილის არსი 5 წამზე ნაკლებ დროში. ასე რომ, თქვენ არ გჭირდებათ გრძელი შესავლის დაწერა.
- მისალმების დაწერის შემდეგ მიაწოდეთ დეტალური ინფორმაცია პრობლემის ახსნის მიზნით, მაგრამ დარწმუნდით, რომ პირველი წინადადება მკითხველს თქვენს ყურადღებას მიიპყრობს.
- პირველი წინადადების მაგალითი: "ამ წერილის საშუალებით მსურს წარმოვადგინო საჩივარი დაზიანებული თმის საშრობი ბრენდის გამო _. ეს პროდუქტი შეძენილია _ წელს _ მაღაზიაში, რომელიც მდებარეობს ჯალანში _, ჯაკარტა".
ნაბიჯი 3. ნათლად მიუთითეთ თქვენთვის სასურველი გამოსავალი ან საშუალება
თუ თქვენ ითხოვთ პროდუქტის შეცვლას, ანაზღაურებას, პროდუქტის შეკეთებას ან ანაზღაურებას სხვაგვარად, მიუთითეთ ეს მეორე პარაგრაფში. ამრიგად, მკითხველმა უნდა უზრუნველყოს გამოსავალი, ნაცვლად იმისა, რომ გაგზავნოს საპასუხო წერილი ან გასცეს კლიშეული პასუხი.
- გამოხატეთ თქვენი საჩივარი პოზიტიური სიტყვებით, რაც აჩვენებს, რომ თქვენ ელოდებით საუკეთესო გადაწყვეტილებას და დარჩებით ერთგული მომხმარებელი. თუ თქვენ მოითხოვთ ანაზღაურებას ან სხვა სახის კომპენსაციას და შემდეგ იტყვით, რომ თქვენ გადასცემთ საკითხს მესამე მხარეს, დიდი შანსია, რომ წერილის მკითხველს არ აინტერესებდეს გადაწყვეტილების მიცემა.
- თუ თქვენ ელით, რომ კომპანია განიხილავს საკითხთა უფრო ფართო სპექტრს, გთხოვთ მოგვწეროთ მათ. თუმცა, მკითხველებს, როგორც წესი, მეტი დრო სჭირდებათ ამგვარ საკითხებზე პასუხის გასაცემად.
- ნუ იმუქრები, რომ უჩივლებ პირველ წერილში. ეს შეიძლება იყოს თქვენთვის საუკეთესო გამოსავალი, მაგრამ ამ დროს, თქვენ შეგიძლიათ უბრალოდ შეიტანოთ საჩივარი და დაელოდოთ პასუხს.
ნაბიჯი 4. დაურთეთ დამხმარე დოკუმენტების ასლები
დარწმუნდით, რომ შეავსეთ წერილი დამხმარე დოკუმენტების ასლები, როგორიცაა გადახდის ქვითრები, შესყიდვის ინვოისები, საგარანტიო ბარათები, ჩეკები ან გადაცემის დამადასტურებელი დოკუმენტები და საჭიროების შემთხვევაში ფოტოები ან ვიდეო. წერილის დანართის სახით შეიტანეთ შესაბამისი დოკუმენტები.
- დარწმუნდით, რომ გამოგიგზავნით ასლი თანდართული დოკუმენტი, ორიგინალის ნაცვლად. ამრიგად, თქვენ არ რისკავთ მნიშვნელოვანი ინფორმაციის ან დოკუმენტების დაკარგვას, თუკი ისინი სხვებს უნდა აჩვენოთ.
- წერილში დაურთეთ თანდართული დოკუმენტები. მაგალითად: "ამ წერილთან ერთად, ვამაგრებ გადახდის ქვითრის ასლს, თმის საშრობი საგარანტიო ბარათს და პროდუქტის სერიული ნომრის ფოტოს".
ნაბიჯი 5. დაადგინეთ ვადა პრობლემის გადასაჭრელად
თქვენ უნდა მიუთითოთ კონკრეტული თარიღი, როგორც წერილის მიმღებისთვის გადაწყვეტის წარდგენის ბოლო ვადა. ეს ნაბიჯი გაგრძნობინებთ სიმშვიდეს და პრობლემა უფრო სწრაფად წყდება.
- დროის შეზღუდვა ამცირებს ასოების დაკარგვის ან იგნორირების რისკს, რადგან ამან შეიძლება დისკომფორტი და გაღიზიანება გამოიწვიოს.
- მიეცით რეალისტური დროის ლიმიტი. ჩვეულებრივ, 1-2 კვირა საკმარისია, მაგრამ თქვენ უნდა გაითვალისწინოთ არსებული პრობლემა და მოსალოდნელი გადაწყვეტა.
ნაბიჯი 6. დაასრულეთ წერილი ზრდილობიანად
თქვით მადლობა დახმარებისთვის. იმისთვის, რომ ორივე მხარემ თავი დამხმარედ იგრძნოს, გაგვიზიარეთ თქვენი მკითხველები როგორ გითხრათ, რომ კომუნიკაცია იყოს უფრო ეფექტური.
ჩაწერეთ "ვასალამი", როგორც დასასრულის მისალმება, თუ იცით წერილის მიმღების სახელი. თუ არა, დაასრულეთ წერილი წერილობით, "პატივისცემით". არ დაასრულოთ საჩივრის წერილი არაფორმალური დახურვის მისალოცით, მაგალითად, "ეს არის" ან "მადლობა"
3 მეთოდი 2: სწორი სტილის და ფორმატის გამოყენება
ნაბიჯი 1. დაწერეთ წერილი თავაზიანი სტილით
თქვენ შეიძლება გაბრაზებული იყოთ და თავს უსამართლოდ გრძნობთ, მაგრამ წერილის მკითხველი შეურაცხყოფილად იგრძნობს თავს, თუ თქვენ იყენებთ შეურაცხმყოფელ სიტყვებს. დაწერეთ წერილი ზრდილობიანად და ნუ გააკეთებთ კომენტარებს, რომლებიც მუქარა, გაბრაზება ან სარკასტია. გაითვალისწინეთ, რომ წერილის მკითხველი სულაც არ არის პასუხისმგებელი წარმოქმნილ პრობლემებზე და ის ამჯობინებს ემსახუროს მეგობრულ და თავაზიან მომხმარებელს, ვიდრე გაბრაზდეს და დაადანაშაულოს სხვები.
- დაიმახსოვრე, რომ კომპანიას, რომელსაც წერილი ეგზავნება, არ აქვს სურვილი გაართულოს საქმეები თქვენთვის. ზოგადად, კომპანია დიდ ყურადღებას უთმობს მომხმარებელთა კმაყოფილებას.
- თქვენ უფრო დიდი შანსი გაქვთ იპოვოთ გამოსავალი, თუ თქვენი წერილის მკითხველს განიხილავთ როგორც პიროვნებას, რომელიც მზად არის დასახმარებლად, ვიდრე ივარაუდოთ, რომ მას აქვს ცუდი განზრახვა.
- ნუ წერთ წერილებს, როდესაც ნერვიულობთ. დაელოდეთ სანამ არ იგრძნობთ სიმშვიდეს. თუ მაინც გსურთ წერილის დაწერა, შეინახეთ 1-2 დღე და შემდეგ კვლავ წაიკითხეთ სანამ გაგზავნით. იქნებ თქვენ დაწერეთ ახალი წერილი უფრო მეგობრული სტილით.
ნაბიჯი 2. დაწერეთ პირდაპირი წერილი
მომხმარებელთა მომსახურების პერსონალს შეუძლია ყოველდღიურად მიიღოს ასობით წერილი. ამიტომ, დარწმუნდით, რომ დაწერეთ მკაფიო წერილი, რათა მან მიაღწიოს აზრს, როდესაც ის იწყებს კითხვას. ძალიან გრძელი ან დეტალური წერილები მკითხველს აიძულებს შეაჯამოს შინაარსი, რათა მათ არ ესმოდეთ რას განიცდით და რა გსურთ.
- არ მოგაწოდოთ გრძელვადიანი ინფორმაცია და არ გამოიყენოთ უხეში სიტყვები, რომლებიც სხვებს შეურაცხყოფს.
- დარწმუნდით, რომ დაწერეთ საჩივრის წერილი მაქსიმუმ 1 გვერდი ან 200 სიტყვა.
ნაბიჯი 3. გამოიყენეთ ენის ავტორიტეტული სტილი
ეს ნაბიჯი დაგეხმარებათ მოამზადოთ წერილი ეფექტური წინადადებებით, რათა მკითხველმა გაიგოს, რომ თქვენი საჩივარი სერიოზულად უნდა იქნას მიღებული. ავტორიტეტული ენა მნიშვნელოვან როლს ასრულებს სერიოზული საჩივრის შეტანისას, მაგალითად ფინანსური.
- ავტორიტეტული ენის სტილი შედგება სხვადასხვა ასპექტისგან, როგორიცაა სწორი სიტყვების არჩევის უნარი, მომხმარებელთა უფლებებისა და კომპანიის ვალდებულებების ცოდნა და პროფესიული წერილების წერის უნარი.
- ეს ასპექტი ზრდის თქვენს სანდოობას, ასე რომ თქვენ უფრო სავარაუდოა, რომ მიიღებთ დადებით პასუხს.
ნაბიჯი 4. დაწერეთ ასო სწორი მართლწერა და ფორმატირება
როგორც ზემოთ იყო შემოთავაზებული, პროფესიონალურად ფორმატირებული წერილი გავლენას ახდენს იმაზე, თუ როგორ პასუხობენ მკითხველები თქვენს საჩივარს. შეიყვანეთ წერილის თარიღი ზედა მარჯვენა კუთხეში. გამოტოვეთ ერთი სტრიქონი და ჩაწერეთ მიმღების სრული სახელი ან სათაური მარცხენა მხარეს. მომდევნო ხაზზე ჩაწერეთ კომპანიის მისამართი. გამოტოვეთ ერთი სტრიქონი და შემდეგ დაწერეთ მისალმება.
- ჩაწერეთ ასოები კომპიუტერის გამოყენებით ისე, რომ ნაწერი იყოს უფრო სუფთა და ადვილად წასაკითხი. თუ ხელით უნდა წეროთ, დარწმუნდით, რომ თქვენი ნაწერი არის სისუფთავე, ლაქებისა და მელნის ლაქების გარეშე და წაკითხული.
- ხელმოწერისთვის მოამზადეთ რამდენიმე ცარიელი სტრიქონი "გულწრფელად" ან "პატივისცემით". ჩაწერეთ თქვენი სრული სახელი მკაფიოდ დაწერილი ხელმოწერის ქვემოთ, ადვილად წასაკითხად.
- დაწერეთ სისუფთავე, სათანადოდ დაშორებული ასოები და ყველა აბზაცი თითქმის ერთნაირი სიგრძისაა.
ნაბიჯი 5. შეამოწმეთ მართლწერა და გრამატიკა
თქვენი საჩივარი შეიძლება იგნორირებული იყოს, თუ არსებობს ორთოგრაფიული და გრამატიკული შეცდომები. დროა შეამოწმოთ მართლწერა კომპიუტერის გამოყენებით წერილის დაბეჭდვამდე. სთხოვეთ სხვას წაიკითხოს წერილი გაგზავნამდე.
მეთოდი 3 – დან 3 – დან: წერილების გაყოლა
ნაბიჯი 1. დაელოდეთ სანამ მითითებული ვადა ამოიწურება
იყავით მომთმენი და ნუ მიიღებთ ზომებს განსაზღვრულ ვადამდე. თუ პასუხი არ არის, შეგიძლიათ დარეკოთ ან გამოგვიგზავნოთ ელ.წერილი, რომ მიიღოთ წერილი თუ არა. ნუ იქნები ცრურწმენა წერილის მიმღების მიმართ.
თუ თქვენ არ მიგიღიათ წერილზე პასუხი ან პასუხი არ არის დამაკმაყოფილებელი, მიმართეთ საჩივარს ვინმეს უფრო მაღალ თანამდებობაზე
ნაბიჯი 2. გაუგზავნეთ წერილი უმაღლესი თანამდებობის პირს
თუ მომხმარებელთა მომსახურების დირექტორთან კომუნიკაციის შემდეგ ვერ მიიღებთ გამოსავალს, იპოვეთ ვინმე უფრო მაღალ თანამდებობაზე და მიწერეთ მას. როდესაც თქვენ მიაწვდით წერილს უმაღლესი რანგის ოფიცერს, იქნება ეს თანამშრომლებიდან მეთვალყურეებიდან დირექტორიდან დირექტორის მოადგილეები დირექტორად, მიამაგრეთ უახლესი მიმოწერა. ამრიგად, პირი, რომელიც იღებს წერილს, იღებს სრულ ინფორმაციას უახლესი სტატუსით და მოსალოდნელია, რომ შეძლებს უმოკლეს ვადაში უზრუნველყოს საუკეთესო გამოსავალი.
- როგორც პირველი ნაბიჯი, კარგი იდეაა შეიტანოთ საჩივარი მომხმარებელთა მომსახურების განყოფილებაში, ნაცვლად იმისა, რომ პირდაპირ მიხვიდეთ პრეზიდენტთან. კლიენტთა მომსახურების პერსონალს უკეთესად ესმით, თუ როგორ უნდა მოაგვარონ საჩივრები და დირექტორისადმი მიწერილი წერილები ჩვეულებრივ უბრუნდება ამ განყოფილებას.
- თუ თქვენ გვერდის ავლით მომხმარებელთა მომსახურების განყოფილებას, თქვენი საჩივარი შეიძლება არ იქნას განხილული.
- თუ თქვენ მიმართავთ საჩივარს დირექტორს ან აღმასრულებელ დირექტორს, დარწმუნდით, რომ დაწერეთ წერილი ძალიან მკაფიო, ლაკონური და სისტემატური ინფორმაციით, რადგან მან არ იცის რა მოხდა წინასწარ.
ნაბიჯი 3. ეწვიეთ ადვოკატს, თუ გსურთ სამართლებრივი ქმედების განხორციელება
იურისტებს ესმით როგორ შეიტანონ სარჩელი სასამართლოში. გახსოვდეთ, ეს მეთოდი უნდა იყოს ბოლო ვარიანტი. საჩივრის წერილი, რომელიც პირდაპირ განიხილავს ლეგალურ არხებს, წერილის შინაარსს უსიმპატიურეს ხდის და თქვენი მოთხოვნა კომპენსაციაზე უარყოფილია. ეს შეიძლება იყოს, ეს ნაბიჯი თვითდამარცხებულია, თუ თქვენს საფრთხეს გამოეხმაურებით.
Რჩევები
- დარწმუნდით, რომ მიუთითეთ თქვენი სახელი, სახლის მისამართი, ელ.ფოსტის მისამართი და ტელეფონის ნომერი (სახლი, სამსახური, მობილური ტელეფონი). გარდა ამისა, სთხოვეთ წერილის მკითხველს მიაწოდოს საკონტაქტო ინფორმაცია, რათა ორივე მხარემ განაგრძოს ურთიერთობა საჩივრის გადაწყვეტის მიმდინარეობის შესახებ.
- წაიკითხეთ წერილი გაგზავნამდე და იყავით პოზიტიური სწორი და გადამოწმებული ინფორმაციის მიწოდებით.
- საჩივრის გაგზავნა ფოსტით არის უფრო გავლენიანი, ვიდრე ელექტრონული ფოსტით, ფაქსით ან კომპანიის ბლოგზე/ვებგვერდზე წერა. ბევრი კომპანია უპირატესობას ანიჭებს ოფიციალური წერილების საშუალებით წარდგენილ საჩივრებს.
- შეინახეთ ყველა კორესპონდენციის ასლები და გაითვალისწინეთ წერილის გაგზავნის თარიღი.
- წერილის დაწერამდე ცოტა დრო დაუთმეთ მომხდარს. მას შემდეგ რაც დაფიქრდით, თქვენ მზად ხართ დაწეროთ წერილი, როდესაც იცით რა გამოსავალი გსურთ და როგორ გააკეთოთ მოთხოვნა.
- თუ გსურთ ვინმეს მიმართ გაასაჩივროთ, ისაუბრეთ მის იმედგაცრუებულ საქციელზე. ნუ გააკრიტიკებ კომპანიას საფუძვლიანად. თუ თქვენ ეწინააღმდეგებით კომპანიის პოლიტიკას, ნუ გააკრიტიკებთ ფოსტის მკითხველს ან მენეჯმენტს. აღწერეთ პრობლემა და თქვენთვის სასურველი გამოსავალი.
- ისარგებლეთ ვებსაიტებით, რომლებიც უხსნიან მომხმარებლებს შესაძლებლობას წარადგინონ საჩივრები და გაარკვიონ არიან თუ არა მყიდველები, რომლებსაც ჰქონდათ პრობლემები გარკვეულ კომპანიებთან. ჩვენ გირჩევთ, რომ შეინახოთ მომხმარებელთა საჩივრების ფაილი, რომელიც წარმოდგენილია ამ ვებგვერდის საშუალებით.
- არ გააგზავნოთ ლეგალიზებული მოწმეების წერილები. თუ გსურთ საქმის მოგვარება სასამართლოში, დარწმუნდით, რომ შეინახეთ მოწმის განცხადება და სახელი. გაითვალისწინეთ, რომ სასამართლო გადასახადი ჩვეულებრივ ძალიან მაღალია. ჩვენ გირჩევთ დადოთ არაფორმალური შეთანხმება ან არბიტრაჟის გზით.
- ნუ გააკრიტიკებ კომპანიას. გახსოვდეთ, რომ გსურთ მიიღოთ კომპენსაცია ან გამოსავალი. ეს არ განხორციელდება, თუ თქვენ თავს დაესხებით წერილის მკითხველს. თუ გსურთ დაწეროთ წერილი უფრო ხმამაღალი ტონით, მოერიდეთ პასიურ ხმას, გამოიყენეთ პირდაპირი და აღწერითი სტილის ენა. მაგალითად, თქვით, რომ თქვენ ხართ "წაგებული" ან "გაჭირვებული" ამ პრობლემის შედეგად, ნაცვლად იმისა, რომ უბრალოდ "იმედგაცრუებული იყოთ".
