ფაილების შენახვის სისტემა არის ერთ -ერთი მნიშვნელოვანი ასპექტი სუფთა ოფისის ადმინისტრაციის მართვაში. განსაზღვრეთ ფაილების შენახვის სისტემის საუკეთესო კონფიგურაცია, რათა ნებისმიერმა პირმა, ვისაც აქვს დოკუმენტზე წვდომის ნებართვა, იქნება ეს ვინმე თუ საკუთარი თავი, ადვილად იპოვოს თქვენთვის საჭირო დოკუმენტი. არაადეკვატური სისტემა გიჭირს დოკუმენტების დამუშავება, რადგან ისინი ხშირად იკეტება ან იკარგება ისე, რომ სამუშაო მაგიდა სავსეა ფაილების გროვებით.
ნაბიჯი
ნაბიჯი 1. განსაზღვრეთ ფაილების შენახვის სისტემა, რომლის გამოყენებაც გსურთ
არ აქვს მნიშვნელობა რომელ სისტემას აირჩევთ, დარწმუნდით, რომ იცით სად შეინახოთ თითოეული დოკუმენტი, მაგალითად, შესაბამისად მოწყობილი:
- ანბანი. ეს სისტემა საუკეთესოდ გამოიყენება, როდესაც ფაილის შენახვა ხდება კლიენტის, პაციენტის ან მომხმარებლის სახელის მიერ.
- საგანი ან კატეგორია. ზოგადად, საგნის ან კატეგორიის მიხედვით ორგანიზებული ფაილების შენახვის სისტემა ძალიან სასარგებლოა სათანადოდ მართვის შემთხვევაში, მაგრამ შეიძლება იყოს ძალიან დამაბნეველი, თუ დოკუმენტები არ არის მოწესრიგებული.
- ნომერი ან ქრონოლოგიური. ეს ვარიანტი საუკეთესოა, თუ დოკუმენტი სერიულია ან თარიღდება, როგორიცაა შესყიდვის ინვოისი ან გადახდის ქვითარი.
ნაბიჯი 2. შექმენით ჩამოსაკიდი საქაღალდე ფაილის უჯრაში
ჩამოკიდებული საქაღალდე არ არის საჭირო უჯრიდან ამოღება, რადგან ის ემსახურება როგორც ადგილს მანილას მუყაოს საქაღალდის ჩასადებად. ეს საქაღალდე შევა დაკიდებულ საქაღალდეში და საჭიროების შემთხვევაში მოიპოვება.
ნაბიჯი 3. დაალაგეთ დოკუმენტები დასტებად კატეგორიების მიხედვით
როდესაც დოკუმენტების დასტა 3-4 სმ აღწევს, გამოყავით ისინი ქვეკატეგორიებად. თხელი დოკუმენტების მრავალი დასტა შეიძლება გაერთიანდეს და შემდეგ განსაზღვროს ახალი კატეგორიის სახელი. შეარჩიეთ სახელი, რომელიც გაგიადვილებთ დოკუმენტების დახარისხებას.
ნაბიჯი 4. ჩადეთ თითოეული დასტა მანილის მუყაოს საქაღალდეში და მკაფიოდ მონიშნეთ იგი
უფრო ლამაზი გარეგნობისთვის გამოიყენეთ საქაღალდე, რომელიც უზრუნველყოფს ადგილს ეტიკეტების დასაწერად შუაში, ნაცვლად გაფორმებისა.
ნაბიჯი 5. შეინახეთ მანილის მუყაოს საქაღალდე ჩამოკიდებულ საქაღალდეში
თქვენ შეგიძლიათ გამოიყენოთ ჩვეულებრივი ჩამოკიდებული საქაღალდე დოკუმენტების თხელი დასტების შესანახად. ამასთან, დოკუმენტების სქელი დასტების შესანახად ან ქვეკატეგორიებად დაყოფილი, გამოიყენეთ ჩამოსაკიდი საქაღალდე კვადრატული ქვედანით. ამ შემთხვევაში, ფაილების დახარისხება შესაძლებელია სურვილისამებრ, მაგრამ ყველაზე ხშირად გამოყენებული თანმიმდევრობა არის ანბანის მიხედვით.
ნაბიჯი 6. დაასახელეთ ჩამოკიდებული საქაღალდე მანილას მუყაოს საქაღალდეზე ჩამოთვლილი ეტიკეტის მიხედვით
მოათავსეთ პლასტიკური ეტიკეტი საქაღალდის უკიდურეს მარცხნივ, თუ თქვენ არ მოგიწევთ საქაღალდის ჩასმა ფაილის კაბინეტში ვერტიკალურ მდგომარეობაში ისე, რომ საქაღალდეები განთავსდეს მარცხნიდან მარჯვნივ და არა წინა უკანა მიმართულებით. ამ შემთხვევაში, მოათავსეთ პლასტიკური ეტიკეტი მარჯვნივ.
ნაბიჯი 7. მოამზადეთ ჩამოსაკიდი საქაღალდეები და სათადარიგო მანილის მუყაოს საქაღალდეები, ასე რომ თქვენ შეგიძლიათ დაამატოთ საქაღალდეები, თუ არსებობს დოკუმენტები, რომლებიც არ შეიძლება დაჯგუფდეს ეტიკეტირებულ საქაღალდეებში
არ ჩატვირთოთ ძალიან ბევრი ან ძალიან ცოტა დოკუმენტი საქაღალდეში. დაფიქრდით გჭირდებათ თუ არა საქაღალდის ეტიკეტების შეცვლა და ხელახლა დახარისხება, რადგან დოკუმენტები უნდა დაჯგუფდეს ახალ კატეგორიებად.
ნაბიჯი 8. წლის ბოლოს, ამოიღეთ ყველა საქაღალდე ფაილების კაბინეტიდან, დაასახელეთ ახალი მანილის მუყაოს საქაღალდეები კატეგორიის მიხედვით და შემდეგ დააბრუნეთ დაკიდებულ საქაღალდეებში
შეამოწმეთ ყველა ფაილი, არის თუ არა დოკუმენტები, რომლებიც უნდა გაერთიანდეს უკვე არსებულ საქაღალდეებში და შემდეგ შეინახოთ სხვა დოკუმენტები არქივებში.
Რჩევები
თუ გსურთ ფერადი ეტიკეტების დამზადება, დაბეჭდეთ ისინი კომპიუტერის გამოყენებით ან გამოიყენეთ სხვა მეთოდი, რათა საქაღალდე უფრო მიმზიდველად გამოიყურებოდეს. თუმცა, როდესაც თქვენ უნდა შეიტანოთ ცვლილებები, როგორიცაა ახალი საქაღალდის დამატება, თქვენ შეიძლება დაბნეული იყოთ, რადგან ძნელია ფერების არჩევა ან მათი ხელით მონიშვნა. ასე რომ, გამოიყენეთ მარტივი მეთოდი
გაფრთხილება
- ნუ შექმნით სხვადასხვა კატეგორიას იმ დოკუმენტებისთვის, რომლებიც არ შეიძლება დაჯგუფდეს გარკვეულ კატეგორიებში, რადგან ეს მეთოდი განაპირობებს დოკუმენტების დაგროვებას.
- ფაილების შენახვის სისტემის განსაზღვრის შემდეგ გახადეთ ჩვეული დოკუმენტების რეგულარული მართვა. გამოყავით დრო, რომ შეინახოთ ფაილები თქვენს სამუშაო მაგიდაზე ყოველდღე. ნუ ცდებით დოკუმენტების დიდ კალათაში ჩადებით, რადგან კალათა სწრაფად შეივსება და გახდება ფაილების ახალი გროვა.
