ფოსტის შერწყმა არის ჩვეულებრივი ფუნქცია საოფისე პროგრამებში, რომელიც შეესაბამება ერთ დოკუმენტს მრავალი მიმღებისთვის. თქვენ შეგიძლიათ მოაწყოთ და დააკავშიროთ ყველა სახის დოკუმენტი, მათ შორის კონვერტები, ეტიკეტები, წერილების ფორმა, ელ.ფოსტა, ფაქსები და დანომრილი კუპონები. წაიკითხეთ ქვემოთ მოცემული ნაბიჯები იმის გასარკვევად, თუ როგორ გამოიყენოთ ფოსტის შერწყმა კომპიუტერზე.
ნაბიჯი
3 მეთოდი 1: მომზადება
ნაბიჯი 1. შექმენით მონაცემთა ფაილი
მონაცემები შეიძლება იყოს ცხრილების ფაილები (სამუშაო ფურცლები), მონაცემთა ბაზის ფაილები, ან თუნდაც ტექსტური დოკუმენტები შესაბამისი ფორმატით. სამუშაო ფურცლები ყველაზე ხშირად გამოიყენება; ეს სახელმძღვანელო ვარაუდობს, რომ თქვენ იყენებთ სამუშაო ფურცელს.
-
ფაილის მონაცემები უნდა შეიცავდეს ყველა ინფორმაციას, რომელიც შეიცვლება თითოეულ ასლზე. მაგალითად, თუ თქვენ წერთ წერილის ფორმას, ფაილი შეიცავს ყველა იმ ადამიანის სახელებს და მისამართებს, რომელთა წერაც გსურთ.
შეიყვანეთ ინფორმაცია თითოეულ უჯრედში ხაზის გასწვრივ, ისე რომ თითოეული სახის ინფორმაცია (სახელი, გვარი, საპატიო და ასე შემდეგ) იყოს თავის სვეტში
-
შექმენით გონიერი სვეტების სახელები. ფოსტის შერწყმა კითხულობს მონაცემებს თითოეულ სვეტში და მიიჩნევს, რომ ინფორმაციის თითოეულ სვეტში პირველი ჩანაწერი არის ამ ტიპის ინფორმაციის საერთო სახელი, ამიტომ გამოიყენეთ სახელი, რომელსაც აქვს აზრი.
მაგალითად, დაიწყეთ სახელის ველი "პირველი სახელის" აკრეფით, შემდეგ ჩაწერეთ ყველა პირველი სახელი მის ქვემოთ. როდესაც თქვენ მოგეთხოვებათ მონაცემების სვეტის წერილში შეყვანა, თქვენ ნახავთ "სახელს", როგორც ვარიანტს და დაუყოვნებლივ დაიმახსოვრებთ რა არის ამ სვეტში
- Microsoft Office მომხმარებლებს, რომლებიც Outlook- ს იყენებენ ელ.ფოსტის გაგზავნის საშუალებად, სურვილის შემთხვევაში შეუძლიათ გამოიყენონ Outlook მისამართების წიგნი მონაცემთა ფაილად.
ნაბიჯი 2. შეინახეთ მონაცემთა ფაილი
შეინახეთ ფაილი, რათა ადვილად იპოვოთ იგი. მიეცით სახელი, რომლის გახსენებაც ადვილი იქნება თქვენთვის.
ნაბიჯი 3. ჩაწერეთ თქვენი ძირითადი დოკუმენტი
ეს დოკუმენტი შეიცავს ინფორმაციას მასში. მაგალითად, თუ თქვენ წერთ ფორმა წერილს, მთავარი დოკუმენტი არის წერილი. ფოსტით შერწყმული თითოეული ერთეული (როგორიცაა სახელი) ამჟამად ცარიელია.
3 მეთოდი 2: ფოსტის შერწყმა MS Office– ში
ნაბიჯი 1. გახსენით Mail merge task panel
ძირითადი დოკუმენტიდან დააწკაპუნეთ პანელზე მის გასახსნელად. თუ თქვენ ვერ ხედავთ, გადადით ინსტრუმენტების მენიუში და აირჩიეთ ფოსტა შერწყმა სიიდან.
ნაბიჯი 2. უპასუხეთ MS Office– ის მიერ დასმულ კითხვებს
ოფისში ფოსტის შერწყმის ფუნქცია მოიცავს რამდენიმე ნაბიჯს, რომელიც გაადვილებს ფაილების უფრო ინტელექტუალურად და ზუსტად გაერთიანებას.
- დაიწყეთ იმ ტიპის დოკუმენტის არჩევით, რომელსაც წერთ. დააწკაპუნეთ რომელი ჯდება საუკეთესოდ, შემდეგ დააჭირეთ შემდეგს.
- შეარჩიეთ საწყისი დოკუმენტი, რომლის გამოყენებაც გსურთ. თუ დაიცავთ ამ ნაბიჯებს, შეგიძლიათ აირჩიოთ ამ დოკუმენტის გამოყენება. დააწკაპუნეთ შემდეგი.
ნაბიჯი 3. აირჩიეთ ფაილები, რომლებიც გაერთიანდება
ეს არის მონაცემთა ფაილი, რომელიც ადრე შექმენით. შეარჩიეთ შესაბამისი რადიო ღილაკი და შემდეგ დააწკაპუნეთ შემდეგი ფაილების მოსაძებნად და მიაბით მას მთავარ დოკუმენტთან.
თუ გსურთ გამოიყენოთ Outlook მისამართების წიგნი, დააწკაპუნეთ ამ ვარიანტზე
ნაბიჯი 4. აირჩიეთ რა მონაცემების გამოყენება
ოფისი საშუალებას გაძლევთ შეარჩიოთ ან გააუქმოთ თქვენთვის სასურველი ინფორმაციის რიგები. თქვენ შეგიძლიათ შეარჩიოთ მონაცემთა ფაილში არსებული ის ელემენტები, რომელთა გაერთიანებაც გსურთ ძირითად დოკუმენტში, ასე რომ მონაცემთა ფაილი უფრო სასარგებლო იქნება მოგვიანებით, თუ მას სხვადასხვა რამეში გამოიყენებთ. როდესაც დაკმაყოფილდებით, დააწკაპუნეთ შემდეგი.
მონაცემების დალაგება შესაძლებელია თითოეული სვეტის სვეტის სათაურებზე დაჭერით. ეს შეიძლება სასარგებლო იყოს, თუ გსურთ სწრაფად მოძებნოთ ბევრი ინფორმაცია
ნაბიჯი 5. შეიყვანეთ მონაცემთა ველები
დავალების პანელის მომდევნო გვერდზე თქვენ მოგეთხოვებათ დაწეროთ დოკუმენტი, თუ ეს ჯერ არ გაგიკეთებიათ და წარედგინებათ ფაილებიდან მონაცემების დოკუმენტში მონაცემების ჩასმის სხვადასხვა ვარიანტი.
-
შეიყვანეთ მონაცემთა სვეტი კურსორის მონაცემების ამ სვეტში მოთავსებით და შემდეგ დავალების პანელზე შესაბამის ღილაკზე დაჭერით, რომ ჩასვათ იქ.
თქვენ შეგიძლიათ წაშალოთ მონაცემთა არასწორი ან დუბლიკატი ველზე დაჭერით, ისევე როგორც ჩვეულებრივი ასოები ან რიცხვები
-
წინასწარ შერჩეული პარამეტრები ოდნავ შეიცვლება თქვენი არჩეული დოკუმენტის ტიპის მიხედვით. ოფისი ცდილობს შეავსოს შესაბამისი ინფორმაცია თქვენს მიერ მოწოდებული მონაცემებიდან. მაგალითად, თუ თქვენ წერთ საქმიანი ფორმის წერილს, თქვენ შეიძლება ნახოთ მისამართების ბლოკის ჩასმის ვარიანტი, რომელიც მოიცავს თითოეულ მიმღების სახელს და მისამართს, რომელიც კარგად არის განლაგებული მრავალ ხაზზე.
- ზოგიერთი წინასწარ განსაზღვრული ვარიანტი გახსნის დამატებით ფანჯრებს თქვენთვის შესაბამისი ინფორმაციის შესავსებად. ეს ყველაფერი მეტ -ნაკლებად პირდაპირი და ადვილად გასაგებია.
- თუ იყენებთ წინასწარ განსაზღვრულ ვარიანტებს და ვერ პოულობთ შესაბამის ინფორმაციას, დააწკაპუნეთ Match Fields ღილაკზე, რათა განსაზღვროთ თქვენი მონაცემების სვეტის სახელი, რომელიც შეესაბამება ნაგულისხმევ სახელს. მაგალითად, თქვენ შეგიძლიათ მიუთითოთ "გვარის" კატეგორია მონაცემთა ფაილში, რათა შეავსოთ "გვარი" მონაცემები მისამართების ბლოკში.
- საკუთარი სვეტის გამოსაყენებლად დააწკაპუნეთ სხვა ვარიანტებზე. თქვენ შეძლებთ ნახოთ სახელები, რომლებიც მიანიჭეთ თითოეულ სვეტს და გამოიყენეთ მათ ნაცვლად.
ნაბიჯი 6. შეამოწმეთ ფოსტა
ფოსტის შერწყმა არ აჩვენებს კონკრეტულ ინფორმაციას იმ სფეროებში, რომელსაც თქვენ მიმართავთ მთავარ დოკუმენტზე, სანამ არ დაბეჭდავთ, მაგრამ ოფისი გთავაზობთ გადახედვის ფუნქციას, რომელიც საშუალებას გაძლევთ შეამოწმოთ და დარწმუნდეთ, რომ გამოჩნდება ინფორმაცია, რომელიც ემთხვევა თქვენთვის სასურველ სვეტებს დოკუმენტი. გთხოვთ გამოიყენოთ ისინი სანამ არ დაკმაყოფილდებით ნაჩვენები შეკვეთით.
ნაბიჯი 7. დაასრულეთ შერწყმა
ფოსტის შერწყმის ამოცანის პანელის ბოლო ეკრანი გაცნობებთ, რომ ყველაფერი რიგზეა და მზად არის თქვენი დოკუმენტის დასაბეჭდად. ინფორმაციის თითოეული ნაკრები გამოჩნდება დაბეჭდილ დოკუმენტში და პროგრამა დაბეჭდს იმდენი ინფორმაციის ასლს, რამდენიც არსებობს.
თუ გსურთ თავად შეცვალოთ კონკრეტული ასოები, ასევე შეგიძლიათ ამის გაკეთება დავალების პანელის ეკრანიდან, პირველი დაწკაპუნებით "ინდივიდუალური ასოების რედაქტირება"
მეთოდი 3 დან 3: ფოსტის შერწყმა OpenOffice.org– ზე
ნაბიჯი 1. მონაცემთა ბაზის შექმნა
ნაბიჯი 2. შეიყვანეთ მონაცემთა ველები
თქვენ ახლა თქვენი ინფორმაცია დაუკავშირეთ მონაცემთა ბაზას, რომლის გაგებაც OpenOffice.org– ს შეუძლია, და მონაცემთა ბაზის გამოყენება ფოსტის შერწყმისთვის ადვილია, რამდენადაც თქვენ იცით სად უნდა მოძებნოთ.
- ჩასმის მენიუდან აირჩიეთ ველები, შემდეგ სხვა… ქვემენიუდან. გარდა ამისა, შეგიძლიათ დააჭიროთ Ctrl+F2.
- ფანჯარაში, რომელიც გამოჩნდება, დააწკაპუნეთ მონაცემთა ბაზის ჩანართზე.
-
დააწკაპუნეთ დათვალიერების ღილაკზე ფანჯრის ქვედა მარჯვენა კუთხეში და იპოვეთ მონაცემთა ბაზის ფაილი, რომელიც თქვენ შექმენით.
არჩევის შემდეგ, მონაცემთა ბაზა გამოჩნდება სიაში სახელწოდებით მონაცემთა ბაზის შერჩევა ფანჯრის მარჯვენა მხარეს
- ფანჯრის მარცხენა მხარეს არსებული ტიპების სიიდან აირჩიეთ ფოსტის შერწყმის ველები.
- დააწკაპუნეთ "+" თქვენი მონაცემთა ბაზის გვერდით და მის ქვემოთ გამოჩნდება სამუშაო ფურცელი. დააწკაპუნეთ "+" მის გვერდით და ნახავთ მონაცემთა სვეტის სახელს, რომელიც თქვენ შეარჩიეთ სამუშაო ფურცლის შექმნისას.
-
შეარჩიეთ მონაცემების რომელი სვეტი გსურთ ჩასვათ, შემდეგ დააწკაპუნეთ ჩასმა მონაცემების სვეტის მთავარ დოკუმენტში განთავსებისთვის.
- გახსოვდეთ, რომ განათავსეთ კურსორი იქ, სადაც გსურთ მონაცემების სვეტის ჩასმა ჩასმაზე დაჭერით, წინააღმდეგ შემთხვევაში მოგიწევთ მისი სწორ პოზიციაში გადატანა.
- ისევე როგორც ოფისში, ტექსტის ველები განიხილება როგორც ალფანუმერული სიმბოლოები მთავარ დოკუმენტში. თქვენ შეგიძლიათ მისი გადატანა სივრცის ზოლის გამოყენებით და წაშლა წაშლის ღილაკით.
ნაბიჯი 3. დაასრულეთ შერწყმა
შეამოწმეთ მონაცემთა თითოეული სვეტის განთავსება. დასრულების შემდეგ, დაბეჭდეთ თქვენი ძირითადი დოკუმენტი. ფოსტის შერწყმა დაბეჭდავს თითო ასლს დოკუმენტში გაერთიანებული ფაილების თითოეული ნაკრებისთვის.
Რჩევები
- ტექსტის დამუშავების პროგრამებს, როგორც წესი, აქვთ შაბლონები, რომლებიც შეგიძლიათ გამოიყენოთ ძირითადი დოკუმენტის შესაქმნელად.
- დარწმუნდით, რომ დაყავით სვეტები ყველაზე სპეციფიკურ საკვანძო სიტყვებად. მაგალითად, თქვენ შეგიძლიათ გამოიყენოთ მეტსახელები (ბატონი, ქალბატონი, მის), სახელი და გვარი სახელებისთვის. გამოიყენეთ სამი ცალკეული სვეტი სახელისთვის, ერთი ტიპის მონაცემთა სვეტით თითოეულ სვეტში.
