თქვენ ახლახან იყავით არჩეული ან დანიშნული კომიტეტის მდივნად, რომლის წევრიც ხართ. Უსაფრთხო! იცით როგორ შექმნათ, მოამზადოთ და წარმოადგინოთ წუთი? მიჰყევით საკანონმდებლო ორგანოს "რობერტის წესრიგს" თუ წუთებს დაუთმობთ ნაკლებად ფორმალურ გარემოში, აქ არის მნიშვნელოვანი მეთოდები.
ნაბიჯი
ნაწილი 1 4 -დან: საწყისი მომზადება
ნაბიჯი 1. გაეცანით თქვენი ორგანიზაციის შეხვედრის პოლიტიკას
თუ მდივანმა უნდა მიიღოს ოფიციალური წუთი, ჰკითხეთ, იცავს თუ არა ჯგუფი რობერტის წესდების წესებს ან სხვა მითითებებს. უფრო არაფორმალურ გარემოში ჰკითხეთ რა უნდა იყოს შეტანილი ოქმში ან როგორ იქნება გამოყენებული.
- როგორც შენიშვნის მიმღები, თქვენ არ გჭირდებათ იცოდეთ შეკვეთის წესების მთელი გვერდი. თუმცა, წიგნის ასლის მოპოვება (ან თავმჯდომარისგან სესხის აღება) შეიძლება სასარგებლო იყოს კონკრეტულ კითხვებზე პასუხის გასაცემად.
- კარგად გააცნობიერე შენი როლი. ზოგიერთმა მდივანმა, რომელმაც აიღო ოქმი, არ მიიღო მონაწილეობა შეხვედრაში, ზოგი კი აიღო ოქმი და ასევე მონაწილეობა მიიღო დისკუსიაში. ორივე შემთხვევაში, მდივანი არ უნდა იყოს ვიღაც, რომელსაც აქვს სხვა ძირითადი როლი, როგორიცაა შეხვედრის ლიდერი ან ფასილიტატორი.
ნაბიჯი 2. მოამზადეთ თარგი წინასწარ
თითოეული შეხვედრის ოქმი შეიცავს ერთსა და იმავე ინფორმაციას. შაბლონები ქმნიან თანმიმდევრულ ფორმატს მარტივი მითითებისთვის. ჩართეთ სივრცე შემდეგი ინფორმაციისთვის.
- Ორგანიზაციის დასახელება.
- შეხვედრის ტიპი. ეს არის ყოველკვირეული თუ ყოველწლიური შეხვედრა, უფრო მცირე კომიტეტის შეხვედრა თუ სპეციალური მიზნით?
- თარიღი, დრო და ადგილი. გამოყავით ადგილი შეხვედრის დაწყებისა და დასრულებისათვის (გახსნა და დაშლა).
- შეხვედრის თავმჯდომარის ან თავმჯდომარის სახელი და მდივნის სახელი (ან მათი მემკვიდრე).
- "მონაწილეთა" სია და "ბოდიში არყოფნისთვის". ეს მშვენიერი ტერმინია დასწრების სიებისთვის. შენიშნეთ მიღწეულია თუ არა ქვორუმი (საკმარისი რაოდენობის ხალხი კენჭისყრისთვის).
- გამოყავით ადგილი თქვენი ხელმოწერისთვის. როგორც შენიშვნის მიმღები, თქვენ ყოველთვის უნდა მოაწეროთ ხელი თქვენს შენიშვნებს. ოქმების დამტკიცებისას შეიძლება საჭირო გახდეს დამატებითი ხელმოწერები, თქვენი ორგანიზაციის პოლიტიკის შესაბამისად.
- დღის წესრიგის წიგნი, თუ შესაძლებელია. თუ თავმჯდომარე ან შეხვედრის ფასილიტატორი არ მოგთხოვთ დღის წესრიგის შედგენას, ის მოთხოვნისთანავე ხელმისაწვდომი უნდა იყოს. მითითების დღის წესრიგი დაგეხმარებათ შეხვედრის წუთების ორგანიზებაში.
ნაბიჯი 3. თან იქონიეთ ნოუთბუქი ან ლეპტოპი
დარწმუნდით, რომ რასაც მოგიტანთ თქვენთვის კომფორტულია. თუ ხშირად აპირებთ ჩანაწერების გაკეთებას, შეინახეთ ნოუთბუქი ამ მიზნით, ან შექმენით საქაღალდე თქვენს კომპიუტერში.
- თუ თქვენ იღებთ წუთებს წინა შეხვედრისთვის, რომელიც არ არის დამტკიცებული, წაიღეთ თქვენთან ერთად.
- მიუხედავად იმისა, რომ აუდიო ჩამწერი დაგეხმარებათ წუთების მოგვიანებით გადაწერაში, ისინი არ შეცვლიან წუთებს. თუ თქვენ ჩაწერთ შეხვედრას, დარწმუნდით, რომ ყველა დამსწრე თანახმაა და არ დაემორჩილოთ ცდუნებას, გააკეთოთ სიტყვა-სიტყვით ტრანსკრიპტი.
- სტენოგრამის სწავლა დააჩქარებს ჩანაწერების მიღებას, მაგრამ შენიშვნების მისაღებად თქვენ არ გჭირდებათ ყველა სიტყვის ჩაწერა. სინამდვილეში, თქვენ უნდა მოერიდოთ მას.
- თუ თქვენ მოგეთხოვებათ საჯაროდ გაატაროთ შეხვედრა შეხვედრაზე, გამოიყენეთ OHP ან პრეზენტაციის დაფა. დარწმუნდით, რომ შეგიძლიათ გააკეთოთ ჩანაწერები სახლში, მელნის გაცვენის გარეშე, ასე რომ თქვენ შეგიძლიათ გამოიყენოთ სტენოგრამის აკრეფა თქვენი ჩანაწერების ჩასაწერად.
ნაწილი 2 მეოთხედან: შეხვედრის ოქმის შედგენა
ნაბიჯი 1. გაუზიარეთ დასწრების სია
როგორც კი ყველა იმყოფება, მიეცით ფურცელი (უფრო დიდი შეხვედრებისთვის), სადაც საკმარისი ადგილია ხალხისთვის სახელების და საკონტაქტო ინფორმაციის დასაწერად. თქვენ შეგიძლიათ გამოიყენოთ ეს ნაშრომი შეხვედრის შემდეგ თქვენი შაბლონის მონაწილეთა სიის შესავსებად, ან ჩასვით ეს სია თქვენს დასრულებულ წუთებზე.
თუ თქვენ არ იცნობთ დამსწრე ხალხის დიდ რაოდენობას, ჩამოწერეთ დასაჯდომი ცხრილი და შეავსეთ ის, როდესაც ყველას სთხოვთ საკუთარი თავის გაცნობას. მოამზადეთ ეს ცხრილის ფურცელი, როდესაც წერთ თქვენს წუთებს, ასე რომ თქვენ შეძლებთ ხალხის დასახელებას შეძლებისდაგვარად (როგორც ქვემოთ განვიხილეთ)
ნაბიჯი 2. შეავსეთ რაც შეიძლება მეტი ხელმისაწვდომი შაბლონები
სანამ შეხვედრის დაწყებას ელოდებით, მიუთითეთ ორგანიზაციის სახელი, შეხვედრის თარიღი და ადგილი და შეხვედრის ტიპი (გამგეობის ყოველკვირეული შეხვედრა, სპეციალური კომიტეტის სხდომა და სხვა). შეხვედრის დაწყებისას გაითვალისწინეთ დაწყების დრო.
- თუ თქვენ არ გაქვთ შაბლონი, აღნიშნეთ ეს ინფორმაცია თქვენი შენიშვნის ზედა ნაწილში.
- თუ შეხვედრა ტარდება სპეციალური მიზნით ან ღონისძიებისთვის, შეინახეთ შეტყობინებები, რომლებიც გაგზავნილია წევრებისათვის. თქვენ უნდა ჩასვათ ჩანაწერში მისი კოპირების შემდეგ.
ნაბიჯი 3. ჩაწერეთ პირველი მოძრაობის შედეგები
უმეტესობა ოფიციალური შეხვედრები დაიწყება დღის წესრიგის მიღების შუამდგომლობით, ამიტომ ეს ნაბიჯი იქნება მაგალითის სახით. თუ შეხვედრა იწყება სხვა მოძრაობით, დარწმუნდით, რომ ჩაწერეთ ყველა შესაბამისი ინფორმაცია:
- შუამდგომლობის დაწყების შესაბამისი ფორმულირებაა "მე ვაკეთებ წინადადებას". ეს ჩვეულებრივ ეხება წინადადებებს, როგორიცაა "მე ვთავაზობ ამ დღის წესრიგის მიღებას".
- შემომთავაზებლის სახელი (შუამდგომლობის შემტანი პირი).
- კენჭისყრის შედეგები. თუ კენჭისყრა წარმატებულია, ჩაწერეთ "შუამდგომლობა მიღებულია". თუ ის ვერ მოხერხდა, ჩაწერეთ "შუამდგომლობა უარყოფილია".
- თქვენ შეგიძლიათ წერილობით წარადგინოთ გრძელი შუამდგომლობა, თუ მას ზუსტად ვერ ჩაწერთ. თუ ეს მეორდება, ჰკითხეთ შეხვედრისას, შეიძლება თუ არა ამ ნაშრომში შუამდგომლობების წარდგენა ოფიციალური პოლიტიკა შუამდგომლობებისთვის გარკვეული რაოდენობის სიტყვებით.
- თუ თქვენ შეიმუშავებთ დღის წესრიგს, შეგიძლიათ იყოთ ამ შუამდგომლობის მომხრე და ასევე ოქმის მდივანი. ეს შეიძლება გაკეთდეს; სანამ ობიექტური დარჩებით, არ უნდა იყოს პრობლემა საკუთარი ტრიუკების ჩაწერაში.
ნაბიჯი 4. ჩაწერეთ სხვა შუამდგომლობები შეხვედრის განმავლობაში
მოუსმინეთ ყურადღებით მთელ დისკუსიას, მაგრამ (თუ სხვა რამ არ არის მითითებული!) ნუ ჩაწერთ მას. ახალი შუამდგომლობის გაკეთებისას ჩაწერეთ შესაბამისი ინფორმაცია.
- გახსოვდეთ, თითოეული შუამდგომლობა უნდა შეიცავდეს შუამდგომლობის ზუსტ ფორმულირებას, შემომთავაზებლის სახელს და კენჭისყრის შედეგს.
- ზოგიერთი შუამდგომლობა მოითხოვს წინადადებების მომხრეებს კენჭისყრაზე მისვლამდე. თუ ვინმე ამბობს "მე მხარს ვუჭერ ამ მოძრაობას" ან მსგავს სიტყვებს, გაითვალისწინეთ ამ პირის სახელი, როგორც მხარდამჭერი.
- თუ არ იცით შემომთავაზებლის სახელი ან გჭირდებათ შუამდგომლობის გამეორება, თავაზიანად შეწყვიტეთ შეხვედრა. ინფორმაციის ზუსტად ჩაწერა მნიშვნელოვანია უმნიშვნელო შეფერხებების გასამართლებლად.
- თუ მოძრაობა შესწორებულია, უბრალოდ შეცვალეთ მოძრაობის ფორმულირება თქვენს შენიშვნებში. თუ ცვლილება არ არის საკამათო და არ იწვევს ხანგრძლივ დისკუსიას, არ არის საჭირო იმის აღნიშვნა, რომ ცვლილება მოხდა შეხვედრაზე.
ნაბიჯი 5. მოუსმინეთ მოხსენებას და მიიღეთ ანგარიშის ასლი
როდესაც ანგარიში, საინფორმაციო ბიულეტენი ან მსგავსი მასალა ხმამაღლა იკითხება, აღნიშნეთ ანგარიშის სათაური და ის პირი, ვინც წაიკითხა (ან ქვეკომიტეტის სახელი, რომელმაც ის შეიმუშავა). თუ მოძრაობა თან ერთვის, ჩაწერეთ ისე, როგორც სხვა მოძრაობა.
- ყველაზე პრაქტიკულია ანგარიშის ასლის მოპოვება შეხვედრის ბოლოს. გააკეთეთ ჩანაწერი, რომ მოითხოვოთ ასლი მკითხველს ან შეხვედრის ლიდერს (თავმჯდომარეს ან პრეზიდენტს) შეხვედრის შემდეგ. თქვენ დაურთავთ თითოეული ანგარიშის ასლს ადრე გადაწერილ წუთებამდე.
- თუ ასლი არ არის ხელმისაწვდომი, მიაქციეთ ყურადღება სად ინახება ორიგინალი. შეიძლება დაგჭირდეთ ამ ინფორმაციის მოთხოვნა შეხვედრის შემდეგ.
- თუ წევრები აკეთებენ ზეპირ მოხსენებას (და არ კითხულობენ დოკუმენტიდან), დაწერეთ ანგარიშის მოკლე და ობიექტური შეჯამება. სიტყვასიტყვით არ შეიტანოთ სპეციალური დეტალები ან მომხსენებლების ციტატები.
ნაბიჯი 6. ჩაწერეთ განხორციელებული ან მოცემული ქმედებები
ეს მოიცავს წარსულ შეხვედრებზე ამოცანების „შემოწმებას“, ასევე ახალ ქმედებებს. ვინმეს დაევალა წერილის დაწერა? ჩამოწერეთ მათი სახელები და მითითებები.
- იმისდა მიხედვით, თუ რამდენად ფორმალურია თქვენი შეხვედრა, ბევრი ეს ქმედება მიეკუთვნება "შუამდგომლობის" კატეგორიას. ნაკლებად ოფიციალური შეხვედრებისთვის შეიძლება დაგჭირდეთ თვალი ადევნოთ გადაწყვეტილებებს, რომლებიც არ არის ძალიან მკაფიო.
- ჩართეთ გადაწყვეტილების მიზეზების მოკლე შუამდგომლობა, ასეთის არსებობის შემთხვევაში.
ნაბიჯი 7. ჩაწერეთ ყველა ინსტრუქცია და გადაწყვეტილება
როდესაც პროტესტი შედის პროცედურაში, ჩაწერეთ წინადადება და მისი საფუძველი, ასევე თავმჯდომარის მიერ მიღებული სრული გადაწყვეტილება.
დარწმუნდით, რომ მიუთითეთ რობერტის წესრიგის წესები, შიდა ორგანიზაციული წესები ან კომპანიის ოქმები
ნაბიჯი 8. მხოლოდ მოთხოვნის შემთხვევაში ჩაწერეთ დისკუსიის შეჯამება
ოფიციალურად, წუთები არის ჩანაწერი იმის შესახებ, რაც "გაკეთდა" და არა ის, რაც "ნათქვამია." თუმცა, შეასრულეთ ორგანიზაციისადმი მიძღვნილი ყველა მოთხოვნა.
- დისკუსიების ჩაწერისას იყავით რაც შეიძლება ობიექტური. ჩართეთ კონკრეტული მოსაზრებები და არა მოსაზრებები და მინიმუმამდე დაიყვანეთ ზედსართავებისა და ზმნიზედების გამოყენება. მშრალი, ფაქტობრივი და მოსაწყენი წერა არის თქვენი მიზანი!
- დისკუსიის შეჯამებაში ნუ ახსენებთ ხალხს სახელით. ეს განსაკუთრებით მნიშვნელოვანია ცხელ არგუმენტებში, რომლებმაც შეიძლება გამოიწვიოს პრობლემები.
ნაბიჯი 9. დახურეთ შეხვედრის ბოლოს
ჩაწერეთ შეხვედრის ჩაშვების დრო. გახსოვდეთ, მოითხოვეთ ანგარიშის ასლი ან შეახსენეთ ვინმეს, რომ გამოგიგზავნოთ.
დაასკანირეთ თქვენი ჩანაწერები რომ ნახოთ თუ რამე გამოგრჩათ ან გჭირდებათ განმარტება. თუ თქვენ გჭირდებათ ვინმეს კითხვის დასმა, ეს გააკეთეთ ახლა, სანამ ის დატოვებს
ნაწილი 3 მეოთხედან: ოქმის კოპირება
ნაბიჯი 1. დაიწყეთ ეს პროცესი რაც შეიძლება მალე
უმჯობესია გადაწეროთ ოფიციალური ოქმები შეხვედრისთანავე, სანამ მოვლენები ჯერ კიდევ ახსოვს თქვენს მეხსიერებაში.
ნაბიჯი 2. გამოიყენეთ კომპიუტერი თქვენი შეხვედრის წუთების დასაწერად
თქვენ ალბათ ეს გააკეთეთ, თუ ლეპტოპს იყენებთ შეხვედრაზე. შეინახეთ ჩანაწერები და შექმენით ახალი დოკუმენტი წუთებისათვის, ასე რომ თქვენ შეგიძლიათ შეადაროთ თქვენი შენიშვნები და ჩანაწერები გვერდიგვერდ.
ნაბიჯი 3. ფორმატირება თქვენი შენიშვნები შევიდა სუფთა აბზაცები
ყოველი ახალი შუამდგომლობა, გადაწყვეტილება ან ინსტრუქცია უნდა იყოს ცალკე აბზაცში. როდესაც შექმნით ფორმატს, დარწმუნდით, რომ თქვენ:
- გამოიყენეთ სწორი მართლწერა და გრამატიკა. საჭიროების შემთხვევაში გამოიყენეთ მართლწერის შემოწმება.
- გამოიყენეთ იგივე ფორმა ენაზე მთელი ანგარიშის განმავლობაში. გამოიყენეთ წარსული და აწმყო დრო, მაგრამ არასოდეს შეცვალოთ ისინი იმავე დოკუმენტში.
- დაწერეთ რაც შეიძლება ობიექტურად. თქვენი აზრი არ უნდა იყოს დასკვნები წუთებიდან. თქვენ ცდილობთ შექმნათ ობიექტური ჩანაწერი ყველასთვის.
- გამოიყენეთ მარტივი და განსაზღვრული ენა. ბუნდოვანი ენა უნდა შეიცვალოს გარკვეული სიტყვებით. ყვავილების აღწერა საერთოდ უნდა გამოტოვდეს.
- უბრალოდ ჩამოთვალეთ განხორციელებული ქმედებები და არა დისკუსია. თუ დისკუსიის ჩაწერა არ მოგეთხოვებათ, ყურადღება უნდა გაამახვილოთ რაზე შესრულებულია, არა რა განაცხადა.
- მიუთითეთ გვერდის ნომრები მარტივი მითითებისთვის.
ნაბიჯი 4. გაუზიარეთ თქვენი დებულების პროექტი წევრებს
ასლი გაუგზავნეთ თითოეულ წევრს საკონტაქტო ინფორმაციის გამოყენებით დასწრების სიაში. თუ არ გაქვთ მათი საკონტაქტო ინფორმაცია, შეხვედრის ლიდერს უნდა შეეძლოს მათთან დაკავშირება.
ნაბიჯი 5. მოიტანეთ თქვენი დასამტკიცებელი წუთები
თქვენ შეიძლება მოგთხოვოთ ხმამაღლა წაიკითხოთ ოქმები მომდევნო შეხვედრაზე და წარუდგინოთ ისინი დასამტკიცებლად. თუ მოძრაობა წარმატებულია, აღნიშნეთ, რომ წუთი მიღებულია.
- თუ ოქმი მიღებამდე გამართლებულია, ჩაწერეთ ცვლილებები დოკუმენტში და ბოლოს მიუთითეთ, რომ ეს წუთი შესწორებულია. არ აღწეროთ შესწორება კონკრეტულად.
- თუ შუამდგომლობა მიიღება წუთების მიღების შემდეგ, ჩაწერეთ შუამდგომლობის ზუსტი ფორმულირება შესაბამის ოქმში და დამტკიცდა თუ არა შუამდგომლობა.
მე –4 ნაწილი 4 – დან: შეხვედრის ოქმის შაბლონების გამოყენება
ნაბიჯი 1. ეწვიეთ შეხვედრის თარგი აგრეგატორის საიტს
ეს მზა შაბლონი დაგეხმარებათ დაზოგოთ დრო შეხვედრის წუთების მომზადებისას, ხოლო თავიდან აიცილოთ შენიშვნების მიღების შეცდომები.
ნაბიჯი 2. გარკვეული დრო დაუთმეთ ამ საიტების შესასწავლად
გამოიყენეთ ძებნის ფუნქცია და შეისწავლეთ არსებული პარამეტრები, რომ იპოვოთ თქვენთვის საუკეთესო.
თუ გჭირდებათ სპეციალური შაბლონი, მაგალითად, ზოგადი ან სტანდარტული, დაათვალიერეთ საიტი, რომ იპოვოთ ის, რაც შეესაბამება თქვენს სპეციფიკურ საჭიროებებს, შემდეგ გადმოწერეთ იგი ღილაკზე „გადმოტვირთვა“ან „შაბლონის გამოყენება“. დარწმუნდით, რომ შეინახეთ სადმე ადვილად მოსაძებნად, ასე რომ არ დაკარგოთ
ნაბიჯი 3. გახსენით შაბლონის ფაილი
გადმოტვირთვის შემდეგ გახსენით zip ფაილი და შემდეგ გახსენით Microsoft Word ან Excel. უმაღლესი ხარისხის შაბლონის მისაღებად და მისი გამოყენების გასაადვილებლად გამოიყენეთ Microsoft word- ის უახლესი ვერსია. უახლესი ვერსიის გამოყენება გაამარტივებს თქვენს საქმეს, ხოლო საშუალებას მოგცემთ გამოიყენოთ ახალი ფუნქციები.
ნაბიჯი 4. დაამატეთ კომპანიის ლოგო და საავტორო უფლება შაბლონის თავზე
ამოიღეთ ლოგოს ნიმუში, მაგრამ დარწმუნდით, რომ წაიკითხეთ შაბლონის წყაროს საიტის გამოყენების პირობები. თქვენ არ გსურთ ზედმეტი სამართლებრივი პრობლემის წინაშე აღმოჩნდეთ, არა?
ნაბიჯი 5. შეცვალეთ სათაური
სათაურის განყოფილებაში მონიშნეთ სიტყვა „შეხვედრა/ჯგუფი“და შემდეგ ჩაწერეთ სათაური თქვენი შეხვედრის წუთებისთვის.
ნაბიჯი 6. შეცვალეთ თემა (სურვილისამებრ)
შეხვედრის წუთები უფრო ლამაზი და პროფესიონალური რომ გახადოთ, განიხილეთ ფერების შეცვლა ან წინასწარ მომზადებული თემის არჩევა. ხრიკი მარტივია, მოძებნეთ "გვერდის განლაგება", შემდეგ გახსენით "ფერები და თემები" განყოფილება. ამ განყოფილებაში შეგიძლიათ დააყენოთ შაბლონის გარეგნობა. თქვენ შეგიძლიათ დააკონფიგურიროთ ფერი, რომელიც ემთხვევა კომპანიის ლოგოს ფერს.
ნაბიჯი 7. დაასახელეთ შაბლონის ნაწილები
შაბლონში უნდა იყოს რამდენიმე განყოფილება. შეიძლება დაგჭირდეთ მეტი, ან ნაკლები, ან უბრალოდ არ მოგწონთ სახელი. თქვენ შეგიძლიათ შეცვალოთ იგი თქვენი კონკრეტული შეხვედრის საჭიროებების შესაბამისად.
ნაბიჯი 8. შეინახეთ ეს შაბლონი თქვენს ლეპტოპზე, რათა თქვენთან ერთად წაიყვანოთ შეხვედრის წუთები
თუ თქვენ ჯერ კიდევ იყენებთ Microsoft Office– ს, ეს სამუშაო ადვილი და სწრაფი იქნება. თქვენ ასევე უნდა შეგეძლოთ დაესწროთ შეხვედრებს უფრო რეგულარულად და ზუსტად, ვიდრე ადრე. გარდა ამისა, თქვენ ასევე შეგიძლიათ დაბეჭდოთ შაბლონი და ჩაწეროთ წუთები ხელით. თუმცა, დარწმუნდით, რომ სექციები საკმარისად ფართოა ისე, რომ საჭიროების შემთხვევაში შეიტანოთ იმდენი ინფორმაცია.
ნაბიჯი 9. შეამოწმეთ თქვენი შაბლონი
Უსაფრთხო! თქვენ დაასრულეთ შეხვედრის წუთების შაბლონის შექმნა. შეხვედრების დროს თქვენი პროდუქტიულობა და მუშაობის სიზუსტე მნიშვნელოვნად უნდა გაუმჯობესდეს, როდესაც თქვენ გაქვთ სახელმძღვანელო შაბლონი შეხვედრების ჩანაწერების ორგანიზებისთვის. ნებისმიერი სხვა სამუშაოს მსგავსად, წაიკითხეთ დეტალები შაბლონზე, რომ ნახოთ თუ რაიმე აკლია ან არ არის ნათელი. მას შემდეგ რაც დარწმუნდებით, რომ ყველაფერი სწორია, შეგიძლიათ გამოიყენოთ ეს თარგი და თქვენ უკეთ მოემზადებით თქვენი მომავალი შეხვედრისთვის.
Რჩევები
- ჩაწერეთ თქვენი ოქმები შეხვედრის დასრულებისთანავე. უმჯობესია ამის გაკეთება, სანამ მოვლენები ჯერ კიდევ თქვენს მეხსიერებაშია. მნიშვნელოვანია, რომ მონაწილეებმა მიიღონ სამოქმედო ნივთის ასლი რაც შეიძლება მალე შეხვედრის შემდეგ.
- დაჯექით შეხვედრის ლიდერთან რაც შეიძლება ახლოს. ეს საშუალებას მოგცემთ მოისმინოთ ყველაფერი და მოითხოვოთ განმარტება ხმის ამოღების გარეშე.
- სთხოვეთ ხალხს ჩაწერონ თავიანთი მოძრაობები, რათა არ დაგჭირდეთ ადგილზე ჩაწერა.
- შეინახეთ წუთი უსაფრთხო ფაილში.
ნუ შეგეშინდებათ შეფერხების და ნებისმიერ დროს მოითხოვეთ განმარტება.
- შენიშვნები ძალიან მნიშვნელოვანია. ეს ჩანაწერები ინახება და შეიძლება გამოყენებულ იქნას მომავალი მითითებისთვის. როდესაც საქმე ეხება სამართლებრივ საკითხებს, მაგალითად, ვინმეს რეპუტაცია შეიძლება იყოს დამოკიდებული თქვენს წუთებზე.
- წაიკითხეთ რობერტის წესრიგის წესები, განსაკუთრებით სექცია მდივნის პროფესიაზე.
- ჩამოწერეთ მნიშვნელოვანი რამ, როდესაც ისინი საუბრობენ. თუ ერთი და იგივე თემა ორჯერ არის წამოწეული, ნუ დააჯგუფებთ მათ ერთად.
გაფრთხილება
- არ შეიტანოთ ძალიან ბევრი დეტალი წუთებში. მაშინაც კი, თუ თქვენ მოგეთხოვებათ დისკუსიის ჩაწერა, შეინარჩუნეთ ის რაც შეიძლება მოკლე და პირდაპირი. შემოიფარგლეთ მნიშვნელოვანი პუნქტების ჩაწერით, თორემ გადატვირთული იქნებით წუთების არასაჭირო დეტალებით შევსებით.
- ჩანაწერების მიმღების პირადი ინტერპრეტაციები და გრძნობები არ უნდა იყოს შეტანილი ჩანაწერებში.
- თუ შეხვედრის ერთი ნაწილი მიეკუთვნება ადვოკატ-კლიენტის კონფიდენციალურობის კატეგორიას, არ ჩაწერე ეგ ნაწილი გაითვალისწინეთ, რომ "ადვოკატი აცნობებს, რომ ეს დისკუსია მოიცავს ადვოკატ-კლიენტის კონფიდენციალურობას. ეს დისკუსია ჩაწერილი არ არის."
- თუ თქვენ მოგეთხოვებათ ჩაწეროთ კონფიდენციალური დისკუსიები, როგორიცაა ადვოკატებსა და კლიენტებს შორის, გააკეთეთ „განსხვავებული“წუთები და შეინახეთ ისინი ცალკეული ჩვეულებრივი ოქმებისგან. მონიშნეთ კონფიდენციალურად და გაარკვიეთ ვის აქვს წვდომა დოკუმენტზე.
