ღონისძიების მენეჯმენტი არის დიდი გამოცდილება, იქნება ეს კერძო წვეულება, კორპორატიული ღონისძიება ოჯახისთვის და მეგობრებისთვის, თუ ქორწილი და სხვა ოფიციალური ღონისძიებები. ამ სამუშაოს შესრულება ძალიან რთულია, მაგრამ ასევე ძალიან დამაკმაყოფილებელი. თქვენ ნამდვილად შეგიძლიათ შეცვალოთ მონაწილეობა იმ ადამიანებში, რომლებიც დააფასებენ თქვენს სტუმართმოყვარეობას და ძალისხმევას დაბადების დღის წვეულებების, იუბილეების, ქორწილის ან სხვა ნებისმიერი დღესასწაულის ორგანიზების მიზნით. ქვემოთ მოყვანილი ნაბიჯები გასწავლით თუ როგორ უნდა იყოთ კარგი ღონისძიების მენეჯერი, მოგაწოდოთ პრობლემების მოგვარების წინადადებები და თავიდან აიცილოთ ყველა პრობლემა ფრთხილად დაგეგმვის გზით.
ნაბიჯი
ნაწილი 1 5 -დან: საფუძვლების დაუფლება
ნაბიჯი 1. განსაზღვრეთ ის მიზნები და მიზნები, რომელთა მიღწევაც გსურთ
ეს ყველაფერი მეტისმეტად ლოგიკურად გამოიყურება, მაგრამ თქვენ უნდა ჩაწეროთ, რომ გაარკვიოთ, რომელი ზომის ადგილი საუკეთესოდ იმუშავებს, ბიუჯეტი სწორია, ღონისძიების მიზანი, სტუმრების რაოდენობა (ან ტიპი) და რა სტრატეგიები უნდა დაიცვას თქვენი კონკრეტული მოვლენა. რა არის იდეალური საბოლოო შედეგი? რისი მიღწევა გსურთ?
- მას შემდეგ რაც გადაწყვიტეთ რა ღონისძიებას აპირებთ (დღესასწაული, ფონდების მოძიება, განათლება, გაყიდვები, წინადადება და ა.შ.), დაფიქრდით რატომ აკეთებთ ამას. თქვენი მოტივაციის ცოდნა დაგეხმარებათ დარჩეთ კონცენტრირებული და ენერგიული.
- გარკვეული მიზნების დასახვა ასევე დაგეხმარებათ სწორი მიზნის მიღწევაში. თქვენ არ შეგიძლიათ განაგრძოთ მცდელობა გაარკვიოთ მიზანი! როდესაც თქვენ გაქვთ მხოლოდ 40,000,000, 00 IDR და გსურთ მიაღწიოთ 50,000,000, 00 IDR- ს, დამიზუსტეთ ეს თანხა და თქვენ დაგეხმარებით ფინიშის ხაზის მიღწევაში.
ნაბიჯი 2. აირჩიეთ თარიღი და დრო
ეს ორი არის ყველაზე მნიშვნელოვანი ფაქტორი ღონისძიებების დაგეგმვაში. არ აირჩიოთ თარიღი და დრო, რომელიც ხელს შეუშლის ბევრ ადამიანს დასწრებისგან, ან თქვენი ღონისძიებების დაგეგმვის ყველა მცდელობა უშედეგო იქნება. ასევე, მოერიდეთ ამ ორი ელემენტის აწმყოსგან ძალიან შორს დაყენებას - ან თუნდაც ძალიან ახლოს - თორემ სტუმრები დაივიწყებენ თქვენს ღონისძიებას და გააკეთებენ სხვა გეგმებს. ნუ მოხვდებით გოლდილოკის სინდრომით მოვლენების მართვისას!
იდეალურ შემთხვევაში, აცნობეთ სტუმრებს ორი კვირით ადრე. ამრიგად, მათ აქვთ დრო გეგმების განსახორციელებლად და თქვენ შეგიძლიათ შეახსენოთ მათ კიდევ ერთი ან ორი ჯერ, სანამ დრო დადგება. თუ შესაძლებელია, გამოაგზავნეთ ღონისძიების მოსაწვევები რამდენიმე კვირით ადრე
ნაბიჯი 3. აირჩიეთ ადგილი
ღონისძიების ტიპისა და დროის განსაზღვრის შემდეგ დაფიქრდით ადგილზე. მიუახლოვდით პოტენციურ ადგილებს თარიღების მომზადებით და რაც დაგჭირდებათ. რა ტიპის შენობის გამოყენება გსურთ და როგორ იქნება მოწყობილი სივრცე? დაჯდებიან თუ არა სტუმრები სკამებზე რიგებში, რეგულარულ სკამებზე, სასადილო მაგიდასთან ან პიკნიკის ფარდაგებზე? იმოქმედებს თუ არა ამინდის პირობები? იქნება ადგილი ცეკვისთვის, მომხსენებლის პოდიუმზე ან სცენაზე? თუ ასეა, შეადგინეთ გეგმა, რომ დარწმუნდეთ, რომ თქვენთვის სასურველი ადგილი საკმარისად დიდია.
- ყოველთვის ეწვიეთ პოტენციურ ადგილებს წინასწარ და დახაზეთ რუკა. ეს რუქა შეიძლება გამოყენებულ იქნას როგორც "ომის გეგმა" და გაძლევთ საშუალებას დახატოთ და გამოყოთ მაგიდის სივრცე, კვების მარშრუტები, შეზღუდული შესაძლებლობების მქონე პირები (საჭიროების შემთხვევაში) და გასასვლელი მარშრუტების მშენებლობა, ასევე როგორ ატვირთავთ სხვადასხვა საჭირო აღჭურვილობას. თქვენ ასევე უნდა მიუთითოთ დენის გენერატორების ადგილმდებარეობა, გარე აღჭურვილობა, როგორიცაა მაცივრები, ყინულის მანქანები, გრილები ან ღუმელები და ა. ასევე, შეისწავლეთ ელექტროსადენების და კაბელების ადგილმდებარეობა (შეგიძლიათ დაფაროთ ისინი ხალიჩის ქვეშ) და სხვა ყველაფერი, რამაც შეიძლება საფრთხე შეუქმნას უსაფრთხოებას.
- კანონიერად დაგჭირდებათ ადგილობრივი ხელისუფლების ნებართვა? უმეტეს შემთხვევაში, ეს ნებართვა საჭიროა ბარის გასახსნელად, მაგრამ ზოგჯერ ასევე ხმაურისთვის, ავტომობილის წვდომისა და პარკინგისთვის, დიდი კონსტრუქციებისთვის, როგორიცაა პავილიონები, ხალხმრავლობა და სხვა მიზნები.
ნაბიჯი 4. განსაზღვრეთ მოსაწვევი ადამიანების რაოდენობა
რამდენი ადამიანის მოწვევა შეგიძლიათ ბიუჯეტისა და ადგილის მიხედვით? ზოგიერთი ღონისძიება მკაცრად შემოიფარგლება მხოლოდ მოწვეულთა დასწრების უფლებით, რაც აადვილებს დაგეგმვას, მაგრამ ბევრ სხვას შეუძლია დამატებითი ადამიანების დაშვება, როგორიცაა შვილები, მეუღლეები ან მეგობრები. ასევე იცოდეთ, რომ რაც უფრო მეტი სტუმარი გყავთ, მით მეტი ეკიპაჟის წევრი დაგჭირდებათ.
- ლოგისტიკური პრობლემების თავიდან ასაცილებლად, დარწმუნდით, რომ ყოველთვის არის საკმარისი ადგილი ხალხისთვის, რომ გადაადგილდნენ მოსაწვევში.
- ძველ დაწესებულებებში ისინი ჩვეულებრივ მოიხსენიებენ სტუმრების რაოდენობას, როგორც "პაქსი", ასე რომ, თუ თქვენ ხედავთ სიტყვებს "150 პაქსი" მრავალ დანიშნულების შენობაში, ეს ნიშნავს, რომ ტევადობა 150 სტუმარია.
ნაბიჯი 5. ბიუჯეტის განსაზღვრა
იდეალურ შემთხვევაში თქვენ გყავთ რამდენიმე ადამიანი, რომელთა იმედიც გაქვთ, რომ გამოთვალოთ რამდენი ფული დაგჭირდებათ ამ ღონისძიებისთვის. გადაიხდით თანამშრომლებს? აღჭურვილობის და შეხვედრის ადგილების დაქირავება? მიაწოდეთ საკვები და სასმელი? დაბეჭდეთ ბროშურები თუ ღია ბარათები? განსაზღვრეთ გონივრული თანხა და შეცვალეთ გეგმა ამ თანხის საფუძველზე. ნუ მოგცემთ საშუალებას გადააჭარბოთ თქვენს ბიუჯეტს, თუ ეს არ გჭირდებათ.
თქვენ შეიძლება აღმოჩნდეთ სიტუაციაში, როდესაც შესაძლებელია მიიღოთ სპონსორები ან შემოწირულობები, მაგრამ უმეტეს ჩვენგანს, როგორც წესი, არ გაუმართლა. თუ თქვენ ვერ წინასწარმეტყველებთ დამატებით ფულს მომავალში, დაზოგეთ რაც შეიძლება მეტი. იმის ნაცვლად, რომ დაიქირაოთ კვების სერვისები, ჩამოაყალიბეთ წარმატებული ღონისძიება (სტუმრებს მოაქვთ საკუთარი საკვები). თქვენ მაინც შეგიძლიათ მოამზადოთ საჭმელი, მაგრამ საერთოდ ყველაფერი რაც თქვენ უნდა გააკეთოთ არის უზრუნველყოთ სასადილო მაგიდა, სამზარეულოს ჭურჭელი და მაცივარი. იმის ნაცვლად, რომ დაიქირაოთ ფოტოგრაფი, გადაიღეთ თქვენი საკუთარი ღონისძიება. გახდი კრეატიული როცა საჭიროა
ნაბიჯი 6. შეიკრიბეთ გუნდი
შექმენით მომსახურების ჯგუფი (მაშინაც კი, თუ ეს გუნდი მოიცავს მეგობრებს და ნათესავებს ან სხვა მოხალისეებს), რათა გაუმკლავდეს სხვადასხვა შესაბამის მონაკვეთებს, მაშინაც კი, თუ თქვენ არ ატარებთ ღონისძიებას პროფესიონალურად და მხოლოდ მცირე საოჯახო ღონისძიებების ორგანიზებას. ღონისძიებების კარგი ფართომასშტაბიანი მენეჯმენტის არსი იმაში მდგომარეობს, რომ ხალხი უხელმძღვანელოს კონკრეტულ სფეროებს და დარწმუნდეს, რომ გუნდის ყველა წევრმა იცის გრანდიოზული გეგმა.
თქვენი ეკიპაჟი უნდა იყოს ინფორმირებული მნიშვნელოვანი საკითხების შესახებ რაც შეიძლება ადრე, ისევე როგორც ნებისმიერი სხვა გუნდი, რომლისთვისაც იხდით თანხას და სტუმრების მოწვევას. აცნობეთ ეკიპაჟის თითოეულ წევრს დავალების შესახებ რაც შეიძლება მალე და მიეცით მათ შესაძლებლობა, თუ ეს შესაძლებელია. ასევე ეცადეთ რამდენიმე ადამიანი გამოიყვანოს ლოდინის რეჟიმში - რადგან მოვლენების ყველა ასპექტში ყოველთვის იქნება მცირედი შეფერხება
ნაბიჯი 7. შექმენით ღონისძიების დღის წესრიგი
გადაწყვიტეთ რა მოხდება თქვენს ღონისძიებაზე. როდის დაიწყებენ მომხსენებლები საუბარს? იქნება თამაშები, აქტივობები ან პრეზენტაციები დასაგეგმად? რამდენი დრო სჭირდება სტუმრების ჭამას? განსაზღვრეთ დღის განმავლობაში აქტივობების დეტალური გრაფიკი.
ყოველთვის დატოვეთ ადგილი შეცდომებისთვის; არ იქნება ერთი მოვლენა ამქვეყნად, რომელიც ზუსტად ისე წავა, როგორც დაგეგმილი იყო. ხალხი გვიან ჩამოვა, გამოსვლები უფრო დიდხანს გაგრძელდება, საკვების რიგები შეუფერხებლად არ წავა, ან მილიონი სხვა პრობლემა შეგექმნებათ. ასე რომ, სანამ თქვენ უნდა იცოდეთ რა ხდება, გესმით, რომ ეს მხოლოდ ორგანიზაციის დასახმარებლად არის და არაფერია გარკვეული
ნაწილი 5 დან 5: გაშვებული ღონისძიებები
ნაბიჯი 1. გაგზავნეთ მოსაწვევი
თუ არა, სხვაგან როგორ გაიგებს ხალხი, რომ თქვენ მასპინძლობთ ღონისძიებას? გაუგზავნე მოსაწვევი! ნუ უგულებელყოფ ამას. მოსაწვევები თქვენი ღონისძიების მთავარი სახეა. პირველი შთაბეჭდილება იმისა, თუ რას შეიძლება ელოდოს ხალხი და გადაწყვიტოს, უნდა მოვიდეს თუ არა. ეს მოწვევა კარგი უნდა იყოს.
-
განვიხილოთ ტიპიური მოსაწვევები - ღია ბარათების, ბროშურების და ა. მაგრამ ასევე შეეცადეთ არ გამოიყენოთ ქაღალდი: გამოაგზავნეთ ელ.წერილები, გაზეთები ან გამოიყენეთ ისეთი საიტები, როგორიცაა Facebook, Twitter და Eventbrite, მოსაწვევების, სტუმრების რაოდენობისა და კალენდრების გასაგზავნად.
შესწორება: თუ გსურთ რაც შეიძლება მეტი ადამიანი მიიყვანოთ, გამოიყენეთ Facebook და Twitter. თუ თქვენ ცდილობთ შემოიფარგლოთ მხოლოდ VIP სტუმრებით, მოერიდეთ ამ ორ სერვისს, წინააღმდეგ შემთხვევაში პრობლემები შეგექმნებათ
ნაბიჯი 2. გაითვალისწინეთ ისინი, ვინც დაადასტურა მათი ყოფნა
თქვენ უნდა დაითვალოთ წინასწარ, რათა გაარკვიოთ რამდენი და რა გჭირდებათ, ასე რომ ჩაწერეთ! შეიძლება ეს რიცხვები არ გამოჩნდეს, მაგრამ თქვენ მაინც მიიღებთ მიმოხილვას. მოვლენების მართვისთვის შექმნილი საიტები დაგეხმარებათ ამაში - თუმცა ასევე შეგიძლიათ გამოიყენოთ Facebook და Excel სამუშაოები.
ნაბიჯი 3. გაუმკლავდეთ იმას, რაც უნდა იქირაოთ
გჭირდებათ ფოტოგრაფების, მშენებლების, დიზაინერებისა და დეკორატორების, სტუმარი მომხსენებლების, სპონსორების, გასართობი ჯგუფების, რელიგიური ლიდერების ან ჩინოვნიკების, მოცეკვავეების ან სადემონსტრაციო ღონისძიებების მოძიება, დაქირავება, დაჯავშნა ან დელეგირება? გაითვალისწინეთ ყველა ეს ასპექტი ჯდომისას და კვებისათვის, რათა საჭიროების შემთხვევაში მოამზადოთ მათთვის კვება და მაგიდები.
- მოამზადებთ საჭმელსა და სასმელს? თუ ასეა, რომელი გუნდის წევრები გააკონტროლებენ საჭმლის მომზადებას, მიწოდებას და ჰიგიენას? რა სახის საკვები უნდა მიირთვათ? შესაძლებელია თუ არა სტუმრებს ჰქონდეთ ალერგია, ჰქონდეთ ვეგეტარიანული მოთხოვნილებები, დიაბეტი, ჰქონდეთ რელიგიური მოთხოვნილებები, როგორიცაა ჰალალი ან კოშერი, წებოვანა თავისუფალი და ა.შ. იქნებიან ჩვილები, მცირეწლოვანი ბავშვები ან მოხუცები/დაშავებულები, რომლებსაც არ შეუძლიათ მყარი საკვების ჭამა?
-
გასართობ და ლოგისტიკურ ასპექტებს გაუფრთხილდით? ამ განყოფილებაში შეიძლება იყოს საუბარი მუსიკალურ აღჭურვილობაზე, პავილიონებზე ან კარვებზე, ასევე სცენის მართვის დეკორატიულ ეფექტებზე, როგორიცაა მიკროფონები და გამაძლიერებლები, განათება, ელექტროგადამცემი ხაზები, პროექტორი და ეკრანები სლაიდების, კვამლის აპარატების ან სხვა ჯადოსნური სცენის ეფექტებისთვის., როგორიცაა სარკეები, კომპანიის ბანერები და ნიშნები და ა.შ.
თუ დაიქირავებთ ქვეკონტრაქტორს გართობის გასაშვებად, გაიარეთ კონსულტაცია მათთან, რათა დარწმუნდეთ, რომ მათ შეუძლიათ თავად მიაწოდონ და მოამზადონ ტექნიკა, გარდა მომსახურების ადგილისა და ეტაპისა და გრაფიკისა. ამ გზით თქვენ შეგიძლიათ იცოდეთ რა უნდა გააკეთოთ მათ დასახმარებლად
- კვების მომსახურების მიმწოდებლებს, ფლორისტებს, გართობას და სხვა მნიშვნელოვან ადამიანებს დიდი დრო სჭირდებათ მოსამზადებლად. მოულოდნელი მოთხოვნები ჩვეულებრივ უფრო ძვირი დაჯდება. გარდა ამისა, თუ ისინი ვერ შეასრულებენ სიტყვას, თქვენ მაინც გექნებათ დრო ალტერნატივების მოსაძებნად.
ნაბიჯი 4. იპოვეთ ვინმე ვინც იქნება მასპინძელი (MC)
MC– ს ყოველთვის არ სჭირდება მთელი ღონისძიების ორგანიზება, მაგრამ ის გაუძღვება მას. MC ჩვეულებრივ არის პარტიის წევრი, რომელიც შექმნის სიტყვას, გამოაცხადებს ღონისძიებების სერიას, როგორიცაა კვება, ცეკვა, მნიშვნელოვანი სტუმრები ან გასართობი. ხშირად დაუკავშირდით ამ ადამიანს და აცნობეთ მას.
ზოგჯერ შეიძლება დაგჭირდეთ MC. თუ ასეა, თქვენი ამოცანა გაცილებით რთული იქნება, რადგან თქვენ უნდა იმუშაოთ მთელი ღონისძიების დასრულებამდე. შექმენით ჯგუფის ლიდერები თქვენი მომსახურე გუნდისთვის, რათა ყველაზე ჩვეულებრივი ამოცანები გადაეცეს მათ
ნაბიჯი 5. შეაგროვეთ აღჭურვილობა
გუნდის დაქირავებისას, ორმაგად შეამოწმეთ და დარწმუნდით, რომ მათ აქვთ საჭირო ნივთები. ზოგიერთ შემთხვევაში, მათ შეუძლიათ მოამზადონ მხოლოდ საკუთარი თავი ან გარკვეული ნივთები; თქვენ შეიძლება დაგჭირდეთ ცალკე საჭირო აღჭურვილობის წყარო. თქვენ შეგიძლიათ იქირაოთ, შეიძინოთ ან სესხდეთ ეს ინსტრუმენტები თქვენი სოციალური ქსელებიდან. შეამოწმეთ საჭიროებების ჩამონათვალი, ხელსახოცებიდან დაწყებული დინამიკის სისტემით და დასაკავშირებელი კაბელებით.
დეკორაცია ნებისმიერი მოვლენის მნიშვნელოვანი ნაწილია. სუფრები, ყვავილები, საჩუქრები, სანთლები, ბუშტები, ბანერები ან ფოტო ფონები, წითელი ხალიჩები და ა. ყოველთვის კარგად უნდა იყოს დაგეგმილი წინასწარ
ნაბიჯი 6. დააკმაყოფილეთ ძირითადი საჭიროებები
ერთ -ერთი ის, რასაც ბევრი დამწყები ივიწყებს, არის ღონისძიებების ადგილზე არსებული ობიექტების უპირატესობა. აქვს თუ არა ადგილს საკმარისი საშუალებები? მაგალითებია ტუალეტები და საშხაპეები, ავტოსადგომები, შეზღუდული შესაძლებლობის მქონე პირთათვის მარტივი წვდომა, გამოსაცვლელი ოთახები, სათავსოები და სამზარეულოები, წყლის სანიაღვრეები, ღვინის გამაგრილებლები, ელექტროენერგიაზე წვდომა და ა. ამრიგად, თქვენ შეგიძლიათ წინასწარ განსაზღვროთ ის დაბრკოლებები, რომლებიც შეიძლება წარმოიშვას.
ასევე იფიქრეთ ღონისძიების მიღმა: დაგჭირდებათ ტრანსპორტი და განთავსება ქალაქგარეთ/საზღვარგარეთ სტუმრებისთვის, ან სასტუმროს დელეგატებისთვის? უნდა დაჯავშნოთ ადგილი მათი ტრანსპორტირებისთვის და ღონისძიებიდან?
ნაბიჯი 7. იცოდეთ ვის შეხვდებით
მოვლენის სოციალური იერარქიის გაგება - თუნდაც ეს არ იყოს თქვენი მოვლენა - აუცილებელია იმის ცოდნა, თუ როგორ უნდა გაუმკლავდეთ ნებისმიერ სიტუაციას. მას შემდეგ, რაც კლიენტებმა უნდა გჯეროდეთ თქვენი, გაეცანით შემდეგ საკითხებს:
- ვინ არიან მთავარი სტუმრები - ეს ჩვეულებრივ ადვილი შესამჩნევია, როდესაც ღონისძიება სადღესასწაულოა - მაგალითად, პატარძალი და საქმრო ქორწილში. თუმცა, კლიენტი ყოველთვის არ არის მთავარი სტუმარი, მიუხედავად იმისა, რომ ის მაინც შეიძლება კლასიფიცირდეს, როგორც ჯგუფის ერთ -ერთი მხარე. ან, თქვენი კლიენტი შეიძლება საერთოდ არ დაესწროს.
- ვინ არიან ის სტუმრები, რომლებიც არიან მასპინძელი სტუმრების ტიპი - ესენი არიან ადამიანები, რომლებიც ხშირად ასრულებენ მასპინძლებს თავიანთ მაგიდებზე და აქვთ კარგი დამოკიდებულება სხვა სტუმრების სოციალიზაციაში და მოტივაციაში. ისინი სასარგებლოა სასიამოვნო ატმოსფეროს შესანარჩუნებლად და სასაუბროდ, როდესაც ყველაფერი წყნარდება, წახალისებს ხალხს ცეკვაში, ან გააცნობს ხალხს სხვა სტუმრებს ახალი მეგობრობისათვის. ისინი ასევე ჩვეულებრივ საიმედო და სასარგებლოა მოვლენების სიახლისათვის, რადგან მათ შეუძლიათ დახმარება გაუწიონ ან თუნდაც ემსახურონ როგორც სტუმარი მომხსენებელი/MC საგანგებო სიტუაციებში. მსგავსი ადამიანები არიან ის, ვინც ინარჩუნებს შეუფერხებლად მიმდინარე მოვლენას წინა პლანზე.
- ვინ არიან მშვიდობისმყოფელთა ტიპის სტუმრები? თქვენ ყოველთვის უნდა გახსოვდეთ ეს ადამიანები, რადგან ისინი არიან თქვენთან კონსულტაციები პრობლემებთან დაკავშირებით. თქვენ ასევე ჩაერთვებით მათ დამუშავებაში და საჭიროების შემთხვევაში დებატებში. ამ ჯგუფის სტუმრები, როგორც წესი, არიან ოჯახის უფროსი, მეურვე ან დაცვის უფროსი.
- ვინ არის გადაწყვეტილების მიმღები. უმეტეს შემთხვევაში, გადაწყვეტილების მიმღები თავად ხართ როგორც მენეჯერი, მაგრამ როდესაც თქვენ გჭირდებათ კონსულტაციები სტუმრებთან საკვანძო ჯგუფის ჩარევის გარეშე (რადგან ისინი ჩვეულებრივ ორიენტირებულნი არიან იყვნენ კარგი მასპინძლები), გაარკვიეთ ვის უნდა ნახოთ საგანგებო სიტუაციის დროს. მარტივად რომ ვთქვათ, ეს ადამიანი გადაიხდის გადასახადს თქვენი მომსახურებისთვის, ან ვისაც თქვენ ეძახით "კლიენტს".
ნაწილი 5 მე –5: მიახლოება დასრულების ხაზთან
ნაბიჯი 1. გაეცანით ადგილს
სანამ ღონისძიება დაიწყება, შეამოწმეთ ადგილი და გადაწყვიტეთ როგორ აპირებთ ნივთების გაერთიანებას. შეიძლება დაგჭირდეთ დამატებითი ღონისძიებების დაზუსტება იატაკის გეგმის განსახორციელებლად - მაგალითად, გაყვანილობის, განათების და ა. და თუ თქვენთვის ძნელია ამ ნივთების პოვნა, სტუმრებმაც შეიძლება იგივე განიცადონ, ასე რომ განიხილეთ პრაქტიკული ასპექტი!
შეძლებისდაგვარად შეადგინეთ განლაგების გეგმა და ვადები. თუ რამე არ ჯდება, მოიშორე. ესაუბრეთ საიტის მენეჯერს და გაარკვიეთ რისი გაკეთება შეუძლია მას დასახმარებლად და თუ არსებობს ზონირების რაიმე წესი, რომელიც უნდა დაიცვათ, განსაკუთრებით საგანგებო სიტუაციებში
ნაბიჯი 2. განიხილეთ საჩუქრების მომზადება თქვენი გუნდისთვის
მასში მყოფი ეკიპაჟის წევრები ბევრს იმუშავებენ. იმისთვის, რომ გამოიჩინოთ მადლიერება და შეინარჩუნოთ შესრულება, მოამზადეთ მცირე საჩუქარი, რომელიც მოგცემთ ღონისძიების დასრულების შემდეგ. ჩამოსხმული სასმელები, გრანოლას ბარები, შოკოლადები, სხვა წვრილმანი ნივთები, რაც თქვენთვის შესაფერისია, დაეხმარება მათ მორალის შენარჩუნებაში.
ასევე განიხილეთ მათთვის გულსაბნევი ან პატარა წვეულების მარკერი, რათა მათ იგრძნონ ღონისძიების ნაწილი და დაიმახსოვრონ იგი. ასევე დარწმუნდით, რომ ისინი იკვებება და იკვებება! გუნდი არის რესურსი, რომლის გამოყენებაც მომავალში უნდა შეგეძლოთ
ნაბიჯი 3. შეამოწმეთ ყველა გუნდი და გარე
ღონისძიების დაწყებამდე დარწმუნდით, რომ ყველა თანახმაა. მიეცით ეკიპაჟს მკაფიო მითითებები, თუ როგორ უნდა მოხვდეთ ადგილზე და მიაწოდეთ თქვენი საკონტაქტო ნომერი ან სავიზიტო ბარათი, რათა მათ მიმართონ მითითებების მისაღებად. დაასრულეთ, დარწმუნდით, რომ ყველაფერს არ აქვს შეკითხვები.
დარწმუნდით, რომ ყველა კარგად გრძნობს თავს ამოცანას. ზოგს შეიძლება არ სურდეს ამის თქმა, ამიტომ შეეცადეთ წაიკითხოთ. ისინი თავდაჯერებულად და თავდაჯერებულად გამოიყურებიან? თუ არა, დაარწმუნეთ ისინი, გადახედეთ დავალებებს და დაუსვით რამდენიმე ძირითადი შეკითხვა. როდესაც ეჭვი გეპარებათ, დააკავშირეთ ეჭვმიტანილი უფრო ქმედუნარიან პარტნიორთან
ნაბიჯი 4. საჭიროების შემთხვევაში მოამზადეთ თქვენი საკონტაქტო სია და სხვა ფაილები
პირადი პარამეტრები ისეთივე მნიშვნელოვანია, როგორც ღონისძიების მოწყობა. თუ ყოველთვის მოწესრიგებული ხარ, თუნდაც რაღაცეები არეული იყოს, ყველაფერი კარგად იქნება. წინააღმდეგ შემთხვევაში, მოვლენის მდგომარეობა მთლიანად განადგურდებოდა. აქ მოცემულია რამდენიმე გზა საკუთარი თავის მოსამზადებლად:
- შექმენით საკონტაქტო ფურცელი ტელეფონის ნომრებით და მისამართებით. საკონდიტრო მაღაზიას ეგონა, რომ შენ იყავი ის, ვინც შეკვეთის ასაღებად მოვიდოდა? Არ აქვს მნიშვნელობა. დაურეკეთ თქვენი გუნდის წევრს, რომელიც მაღაზიის მახლობლად ცხოვრობს და სთხოვეთ მას აიღოს ის ღონისძიების ადგილისკენ მიმავალ გზაზე.
- შექმენით ჩამონათვალი. თქვენ იცით რა ელემენტები, აღჭურვილობა და ნივთები ჯერ კიდევ აკლია გუნდის ანგარიშების საფუძველზე.
- მოამზადეთ გადახდისა და ბილინგის საჭიროებების მტკიცებულება შესაბამისად. რაც უფრო საფუძვლიანი ხართ, მით ნაკლები პრობლემები გექნებათ მომავალში.
ნაბიჯი 5. მოერიდეთ ბოლო წუთს ცვლილებებს
იქნება თუ არა რეგულარული მხატვრული ცვლილებები? ქორწილები, როგორც წესი, ასეთია, კლიენტს სურს შეიცვალოს დიზაინის ბოლო წუთს, ასე რომ დარწმუნდით, რომ უთხარით მას ცვლილების საბოლოო თარიღი. ჩვეულებრივ, ეს ვადაა ღონისძიებამდე 1 კვირით ადრე, რათა კლიენტები იყოს თავისუფალი, მაგრამ თქვენ ასევე დაცული ხართ ბოლო წუთების ცვლილებებისაგან, რომელთა განხორციელებაც რთულია და ძვირი.
თუ ცვლილებები არის მარტივი, მცირე ან ძირითადი და შეიძლება გამოყენებულ იქნას უკვე დამონტაჟებული დეკორაციები, ეცადეთ მაქსიმალურად უარი არ თქვათ კლიენტის მოთხოვნაზე. დარწმუნდით, რომ მაქსიმალურად დააკმაყოფილებთ კლიენტის მოთხოვნილებებს ღონისძიებაში, რომელიც შეიძლება იყოს ძალიან ემოციური
ნაწილი 5 დან 5: მართვა რეალური მოვლენა
ნაბიჯი 1. მოამზადეთ ყველაფერი
იყავი პირველი, ვინც გამოჩნდა სცენაზე და გააკონტროლებს მზადებას. დარწმუნდით, რომ ყველამ სწორად იტყობინება და დაიწყეთ ზარი, თუ არა. დაეხმარეთ მათ, ვისაც დახმარება ესაჭიროება, მიუთითეთ ის, ვინც უნდა იყოს მიმართული და საჭიროების შემთხვევაში განზე გადით. დაიცავით თავი ტრავმისგან ღონისძიების დასრულებამდე.
თქვენ თავს ოდნავ მშვიდად იგრძნობთ, თუ გაქვთ ჩამონათვალი. მოამზადეთ ეს სია ეკიპაჟისთვის, ეკიპაჟის გარეთ, დეკორაციისა და მონტაჟისთვის და აღჭურვილობისთვის.მას შემდეგ რაც ყველაფერი შემოწმდება, შეგიძლიათ შვებით ამოისუნთქოთ
ნაბიჯი 2. დავალებების დელეგირება
ნუ გეშინია ამის გაკეთება. სტრესის გამომწვევი მთავარი ფაქტორი მოვლენაა დრო. ფულის დაზოგვისთვის, მზად იყავით სამუშაოს გაყოფისთვის. თუ ვინმე არ მუშაობს ოპტიმალურად, მიეცით სხვა დავალება, რომელიც მისთვის უფრო შესაფერისია. თქვენ არ ხართ გამყარებელი ან გადალახავთ საზღვრებს; თქვენ მხოლოდ იმ საქმეს აკეთებთ, რაც თქვენი ვალდებულებაა.
დავალებების გადაცემისას იყავით მტკიცე, მაგრამ თავაზიანი. უთხარი: "ჯონ, მე მჭირდები აქ, რომ დაგეხმარო კვებაში. გმადლობ." თქვენი ეკიპაჟი უნდა იყოს მგზნებარე ღონისძიების მართვით. დარწმუნდით, რომ ყველაფერი შეუფერხებლად მიდის, საჭირო ლიდერის ფიგურად ყოფნით
ნაბიჯი 3. იყავით მოქნილი
ეს ნიშნავს, რომ თქვენ უნდა დარწმუნდეთ, რომ ყველაფერი მიდის გეგმის მიხედვით და დაეხმარებით ან აწარმოებთ სარეზერვო გეგმას, თუ რამე არასწორედ წავა - და შეძლებთ მის მიღებას. თუ თქვენ დაიწყებთ სტრესს, თქვენ ვერ შეძლებთ პირდაპირ აზროვნებას. როდესაც გონება არ არის ნათელი, თქვენ ვერასდროს მიიღებთ კარგ შედეგს. ასე რომ, როდესაც მოსაუბრეს ათი წუთი სჭირდება და იგნორირებას უკეთებს თქვენს სიგნალებს ან ცდილობს მისი ყურადღების გადატანას, დაისვენეთ. უბრალოდ დაარეგულირეთ დესერტის სესია, ვერავინ შეამჩნევს. ღონისძიება ასევე შეუფერხებლად გაგრძელდება.
პრობლემები ყოველთვის მოხდება. თქვენ არ შეგიძლიათ წინასწარ განსაზღვროთ ყველაფერი და რაც უფრო მალე მიიღებთ ამას მით უკეთესი. მშვიდი და სტაბილური ღონისძიების მენეჯერი შეიძლება იყოს ძალიან სასარგებლო ნებისმიერი ღონისძიებისთვის; მაგრამ თუ დაძაბული ხართ და არ ხართ მშვიდი, მოვლენები შეიძლება ცუდად წარიმართოს. ასე რომ დაისვენეთ და იმოძრავეთ - თქვენი შოუ დასასრულს უახლოვდება
ნაბიჯი 4. მოუყევით ყველას უახლესი მოვლენების შესახებ
დარწმუნდით, რომ სტუმრების რაოდენობა და მოთხოვნილებები ჯერ კიდევ სწორია ღონისძიების დღეს და შეატყობინეთ სერვის გუნდს ნებისმიერი ცვლილების შესახებ რაც შეიძლება ადრე. თქვენ უნდა იყოთ პირველი წყვილი თვალი, რომელიც შეამჩნევთ, რომ რაღაც არასწორია.
გაიარეთ კონსულტაცია კლიენტთან, რომ ნახოთ რას გრძნობს ის; ის შეიძლება იყოს აღელვებული, ნერვული, შეშფოთებული, მოწყენილი ან ამოწურული და ჰქონდეს პრობლემები. თქვენ შეგიძლიათ დაეხმაროთ მას გაგებით, კეთილი სიტყვებით და პრაქტიკულად დახმარებით. დაუთმეთ დრო სტუმრებისა და გუნდის მიმართ ენთუზიაზმის გამომუშავებას საჭიროების შემთხვევაში
ნაბიჯი 5. შეასრულე შენი საქმე
ენდეთ და პატივი ეცით მომსახურების გუნდს გააკეთოს საკუთარი საქმე - მას შემდეგ რაც მათ მიეცით მყარი საფუძველი, ისინი კარგად იქნებიან. საჭიროების შემთხვევაში შესთავაზეთ დახმარება, მაგრამ გუნდის ეს წევრი უნდა იყოს იმდენად გამოცდილი, რომ საერთოდ არ სჭირდება დახმარება. აქ არის რამოდენიმე რამ, რაც უნდა გახსოვდეთ:
- თავიდან იმოქმედეთ როგორც მიმღები ან მიმღები. შეხვდით და მიესალმეთ (საჭიროების შემთხვევაში) თითოეულ სტუმარს ჩამოსვლისას. როლების გადაცემა MC– ში, როდესაც ღონისძიება დაიწყება. აქ თქვენი მენეჯერის როლი უფრო აქტიური იქნება პრობლემების გადაჭრით და ყველა კულისებში მუშაობისას, როგორიცაა საჭმლის მომზადება და მომსახურება, გეგმის მიხედვით წავა.
- მიაქციეთ ყურადღება სტუმრებს და შეინარჩუნეთ კავშირი MC– სთან. გააკეთეთ ეს ფარულად მხოლოდ იმ შემთხვევაში, თუ დაგჭირდებათ თქვენი გეგმების შეცვლა.
- დაიცავით დისტანცია მთავარ სტუმრებთან - ეს გადაცემა მათზეა - მაგრამ დარწმუნდით, რომ იქნებით ადვილად მისაწვდომნი, გარკვეულ მომენტებში შემოწმებით. ჰკითხეთ მათ, როგორ გრძნობენ ისინი შოუს, ისევე როგორც მათ შესაძლო საკითხებს, მოთხოვნებს ან წინადადებებს.
ნაბიჯი 6. მარკეტინგული ღონისძიებებისთვის მოამზადეთ სუვენირები
დარწმუნდით, რომ ყველა სტუმარს ახსოვს კარგი დრო. თქვენ შეიძლება იმაზე მეტიც კი გინდოდეს, ვიდრე ბედნიერი მოგონებები: მაგალითად, ვებ – გვერდების მონახულება, მომავალი შემოწირულობები, სიტყვიერი ასპექტები და ა. დარწმუნდით, რომ თქვენი ღონისძიება მიაღწევს ნიშანს, გაუზიარეთ სუვენირები. იქნება ეს სურათი, პოსტერი, თუ ბურთულიანი კალამი, სტუმრებს რაღაცის მიცემა, რომ შეახსენონ სტუმრებს ღონისძიება, შესანიშნავი გზაა იმაში დასარწმუნებლად, რომ თქვენ მათ ახსოვთ.
ნაბიჯი 7. გილოცავთ საკუთარ თავს ღონისძიების დასრულების შემდეგ
მოვლენების უმეტესობა თავისთავად იწყება, როდესაც იწყება, მაგრამ მძიმე შრომა არის მოსამზადებელ პერიოდში, რასაც არავინ ხვდება. ასე რომ, გილოცავთ საკუთარ თავს, რადგან თქვენ იმსახურებთ ბედნიერებას!
ღონისძიების დასრულების შემდეგ დაუთმეთ დრო შეხვდეთ და მადლობა გადაუხადოთ კლიენტს. მიზანშეწონილია შემოგთავაზოთ შესაბამისი და გულწრფელი საჩუქარი, რომ დაიმახსოვროთ მათთან გატარებული დრო, რადგან მსგავსი მცირე შეხებები ამდიდრებს გამოცდილებას და საშუალებას აძლევს მათ შესთავაზონ თქვენი მომსახურება მომავალში. თუ თქვენ აძლევთ საჩუქრებს ღონისძიებაზე, ღონისძიების შემდგომ საჩუქრები, როგორიცაა ყვავილები, მათ ღონისძიებაზე საყვარელი მომენტების ფოტოები (მაგ. ლენტის მოჭრა, კულმინაციის ჩვენება, დაჯილდოების ცერემონია, საქორწინო კოცნა, დაბადების დღის სანთლების ჩაქრობა და სხვა), ან სხვა საჩუქრები შეიძლება იყოს შესაბამისი
ნაბიჯი 8. გაასუფთავეთ ადგილი და წადით სახლში
როგორც დედები ამბობენ, "დატოვე ის იმავე მდგომარეობაში, სადაც შენ მოხვედი", ასევე არის პრინციპები, რომლებიც ვრცელდება ადგილებზე. ყველაფერი უნდა დარჩეს იმავე მდგომარეობაში, რაც მათთან მოსვლამდე იყო - ღონისძიებების მართვის ბიზნესი არის მგრძნობიარე ბიზნესი, რომელსაც არ აქვს დიდი ადგილი შეცდომებისთვის. ასე რომ აცნობეთ თქვენს ეკიპაჟის წევრებს, რომ დროა გაასუფთაოთ საიტი და არ მისცეთ მათ შანსი სახლში წასვლის წინ, სანამ ყველაფერი არ მოგვარდება. შენც უნდა ჩაერიო!
გარდა იმისა, რომ კარგია, ის ასევე ხელს გიშლით უფრო ძვირი გადასახადების გადახდაში. ბევრი ადგილი დამატებით გადაიხდის დასუფთავებას, თუ ამის შესაძლებლობა ექნებათ. ასე რომ, ყველაფერი გააკეთეთ, რათა თავიდან აიცილოთ ფარული გადასახადები
ნაბიჯი 9. დაასრულეთ ცვლილებები, გადახდა და მადლობა ყველა მონაწილე მხარეს
შეიძლება დაგჭირდეთ ნაქირავებ ან ნასესხები აღჭურვილობის დაბრუნების მოწყობა და კლიენტთან კონსულტაციები მისი გამოცდილების შესახებ. მაშინაც კი, თუ ხელფასს არ იღებთ, გამონახეთ დრო, რომ მადლობა გადაუხადოთ მათ და თქვათ, რომ სიამოვნებით ატარებდით მათთან ერთად ღონისძიებას. შეგიძლიათ სავიზიტო ბარათების ერთმანეთთან გაცვლა?
ასევე მადლობა ეკიპაჟის წევრებს! დარწმუნდით, რომ ყველა მხარე გადახდილია (და გადაიხადა), დაზოგეთ ინვოისები და დაასრულეთ საქმეები. თქვენ უნდა იყოთ ერთ -ერთი ბოლო ადამიანი, ვინც დატოვა ადგილი - დარწმუნდით, რომ ყველაფერი რიგზეა
ნაწილი 5 -დან 5: პრობლემების მოგვარება
ნაბიჯი 1. იცოდეთ როგორ გაუმკლავდეთ სტუმრებს, რომლებიც გვიან ჩამოდიან და სხვა პრობლემები აქვთ
ეს ჩვეულებრივი საკითხია, ამიტომ უმჯობესია მოემზადოთ. დაგვიანება გარდაუვალია (მაგ. გაუთვალისწინებელი სატრანსპორტო პრობლემების გამო) და, როგორც წესი, მისი შემწყნარებლობა შესაძლებელია სხვა სტუმრების მიერ, რომლებიც დროულად მიდიან. ამრიგად, რამდენიმე რამ შეგიძლიათ გააკეთოთ მის თავიდან ასაცილებლად:
- დარწმუნდით, რომ ღონისძიების დრო ნათლად არის დაწერილი მოსაწვევზე. თუ თქვენ იყენებთ RSVP სისტემას, ასევე დარწმუნდით, რომ დრო დადასტურებულია. დაუკავშირდით (თქვენი საკონტაქტო ფურცლის საშუალებით) MC– ს, შესაბამის სტუმრებს (ჩვეულებრივ, წამყვანი პარტიის წევრს), გასართობებს და სამზარეულოს პერსონალს, როდესაც შეხვდებით დაბრკოლებას, რომლის მოგვარებაც ადვილი არ არის. თუ დაგვიანებული სტუმრები არიან ყურადღების ცენტრში ღონისძიებაზე (მაგალითად, საქმრო და პატარძალი), ჩვეულებრივ:
- თქვენ პირდაპირ უნდა დაუკავშირდეთ მომლოდინე სტუმარს, რათა შეამოწმოთ ჩამოსვლის სავარაუდო დრო. დაუყოვნებლივ დაუკავშირდით სამზარეულოს უახლესი მოვლენების შესახებ, რათა მათ შეძლონ სამზარეულოს სიჩქარის მორგება დროზე.
- მოერიდეთ გამოცხადებას, რომ ღონისძიება გადაიდო გარკვეული სტუმრების გამო (რადგან წვეულება თავად გადაწყვეტს ამას), მაგრამ აცნობეთ მთავარ სტუმრებს, რომ თქვენ იცით სიტუაციის შესახებ. უთხარით მათ რას გეგმავთ, მაგრამ ნება მიეცით მათ ასევე შესთავაზონ წინადადებები, რადგან მათ ჩვეულებრივ იციან სტუმარი და იციან რა უნდა გააკეთონ ამ კონტექსტში.
- ყურადღება მიაქციეთ მეტყველების დროს. თუ ძირითადი სტუმრები გვიან ჩამოდიან, მიირთვით დამატებითი მადისაღმძვრელი და/ან ადრეული სასმელები, რათა თავიდან აიცილოთ სხვა სტუმრები, რომლებიც დროულად ჩამოვლენ, არ მოიწყინონ და უზრუნველყონ, რომ დაკავებულები დარჩნენ.
- თუ სტუმრები ძალიან დააგვიანებენ (მაგალითად, როდესაც საჭმელს მიირთმევენ, რომელიც არ შეიძლება გადაიდოს, მაგალითად, სუფლეებს), დაიწყეთ ღონისძიება გეგმის მიხედვით. როდესაც ისინი მოდიან, მიირთვით შემდეგი ნაწილი (თუნდაც ეს ნაწილი დესერტი იყოს).
- მოემზადეთ ცეკვისთვის, თამაშებისთვის, კომედიისთვის ან სხვა სახის გასართობად (განსაკუთრებით მუსიკისთვის) და დარწმუნდით, რომ არსებობს დამატებითი ყურადღების გამახვილება, როგორიცაა ჯგუფური ფოტოები. ეს სარეზერვო სტრატეგია უნდა დაწყებულიყო წინა დღით.
-
სტუმრებისთვის, რომლებიც შეგნებულად ჩამოდიან გვიან, ნუ მიიღებთ ამას როგორც მენეჯერის თქვენს ბრალს. ასე რომ, თქვენი ამოცანაა, პირველ რიგში დაესწროთ სხვა სტუმრებს და დარწმუნდეთ, რომ მათი მოთხოვნილებები დაკმაყოფილებულია. არსებითად, მოიქეცით თითქოს არაფერი არ არის ცუდი და გააგრძელეთ მოვლენა.
ნაბიჯი 2. იცოდეთ როგორ გაუმკლავდეთ კვების პრობლემებს
ამ სფეროში პრობლემები იშვიათია, განსაკუთრებით იმ შემთხვევაში, თუ თქვენ გეგმაზომიერად გაქვთ დაგეგმილი თქვენი გეგმები, მაგრამ უბედური შემთხვევები ხდება ხანდახან (მაგალითად, სტუმარი ან პატარა ბავშვი ატეხავს სადილის მაგიდას, ან ინციდენტი სამზარეულოში). თქვენ ჯერ უნდა იცოდეთ სტუმრების ტიპების შესახებ, რომლებიც დაესწრებიან, ასე რომ თქვენ შეგიძლიათ გაითვალისწინოთ როდის და სად გამოჩნდება საკვები (მაგ. ბუფეტის ტიპის კერძებისთვის) და სტუმრების დასაჯდომი ადგილი.
- ყველა დაღვრა დაუყოვნებლივ უნდა გაიწმინდოს უსაფრთხოების მიზნით, მაშინაც კი, თუ ეს ნიშნავს რომ თქვენ უნდა მოიცილოთ წითელი ხალიჩა ან ლამაზი დეკორაციები და ავეჯი. ლაქის დამალვა ნივთის გარეგნობაზე ან მთლიანობაზე (მაგალითად, ავეჯის ანტიკვარზე) შეუძლებელია, ასე რომ თავიდან მოიცილეთ იგი. თუ გაქვთ სარეზერვო საშუალება, გამოიყენეთ იგი; წინააღმდეგ შემთხვევაში, გადაიტანეთ ობიექტი გონივრულად, რათა სტუმრებმა არ შეამჩნიონ.
- მიზანშეწონილია გამოიყენოთ თოკები, ფარდები ან ეკრანები საკვების ადგილების დასამალად (მაგალითად, არეული მაგიდა, ან როდესაც თქვენ ამზადებთ თქვენს შემდეგ კერძს), რადგან ზოგიერთმა სტუმარმა შეიძლება აღიქვას ხილული საკვები, როგორც ის, რაც თავისუფლად შეიძლება მოხმარდეს ნებისმიერ დროს - მიუხედავად იმისა, რომ ეს სულაც არ შეიძლება ასე იყოს. თქვენი განზრახვის მიხედვით.
- შეურიეთ მენიუები. თუ კერძი არ შეიძლება მიირთვათ (მაგალითად, რადგან დამწვარია), მოაშორეთ ეს ყველაფერი, ან იპოვეთ ახალი ალტერნატივა. შეამცირეთ ნაწილი საკვებზე დაზოგვის მიზნით, მაგრამ გაზარდეთ სხვა საკვების ნაწილი, რათა შეინარჩუნოთ წონასწორობა. აცნობეთ სტუმრებს საჭიროებისამებრ.
- ვეგეტარიანელებს, ამომრჩევლებს, ალერგიით დაავადებულებს ან სპეციალურ დიეტას/რელიგიურ ადამიანებს უნდა გაუფრთხილდეთ მათ საჭიროებებს - თქვენ უნდა შეგეძლოთ ამის გაკეთება კარგი დაგეგმვით. თუმცა, ხანდახან სტუმრები ოჯახის წევრს, მეუღლეს ან ახლო მეგობარს მოგიყვანენ ამის თქმის გარეშე, მით უმეტეს, თუ მოწვევა უფასოა. როდესაც ეს მოხდება, გამოსავალი ადვილია. დაითვალეთ ბოლო სტუმრები და როდესაც ისინი კარზე მივლენ, ჰკითხეთ დიეტური საჭიროებების შესახებ და დაუყოვნებლივ უთხარით სერვისისა და სამზარეულოს თანამშრომლებს.
- დიდი ჯგუფებისთვის, რომლებიც არ ესწრებიან ღონისძიებას, როგორც ბნელი სტუმრები, გაგზავნეთ გუნდის წევრი სამზარეულოში და სთხოვეთ მას დაითვალოს მარაგი. საჭიროების შემთხვევაში, შეიძინეთ დამატებითი საკვები პროდუქტები. სამზარეულოს განყოფილება, როგორც წესი, გადაჭარბებულია ნაწილისთვის, ამიტომ გაუქმება უფრო ხშირია, ვიდრე საკვების დეფიციტი. შეზღუდული პორცია ასევე შეიძლება შეინახოთ, თუ მოგაწვდით დამატებით შევსებას, როგორიცაა პური, სალათები ან ბოსტნეულის კერძები, ინგრედიენტები, რომელთა მოპოვებაც მარტივად შეგიძლიათ თქვენს ადგილობრივ სუპერმარკეტში.
ნაბიჯი 3. იცოდეთ როგორ გაუმკლავდეთ მცირეწლოვან ბავშვებს
გაითვალისწინეთ, რომ ბევრი მენეჯერი ხშირად ივიწყებს ან არ აფასებს ბავშვების ინტელექტს, საჭიროებებს და სურვილებს ღონისძიებაზე. ისინი იგივეა, რაც მოზარდები - უნდათ გართობა და არ მოიწყინონ. გახსოვდეთ, მშობლები ასევე განაწყენებულნი იქნებიან, თუ რაიმე მოვლენა ვერ აკმაყოფილებს მათი შვილების საჭიროებებს. კარგი იდეაა ითხოვოთ დასწრების დადასტურება (RSVP) ნებისმიერი ბავშვისთვის, ვინც შეიძლება დაესწროს.
- მცირეწლოვან ბავშვებს (10 წლამდე) უკეთესად მიირთმევენ საკვებს ან საჭმელს წინასწარ, რადგან ვახშამი 20:00 საათამდე არ შეიძლება. ეს სერვისი ჩვეულებრივ გვიან არის ბავშვების უმეტესობისთვის. საკვები, რომელსაც თქვენ აძლევთ თქვენს შვილებს, ასევე უნდა იყოს სახალისო და ჯანსაღი, მაგრამ მაინც განსაკუთრებული, განსაკუთრებული შეხებით მათთვის - ეს ეხმარება მშობლებს დაეხმარონ და შეუძლიათ ისიამოვნონ ღონისძიებით როგორც სტუმარი.
- 10 წელზე უფროსი ასაკის ბავშვებს ჩვეულებრივ შეუძლიათ მიაწოდონ მოზრდილთა საკვები და ნაწილი, თუნდაც არ დაასრულონ, მაგრამ ასევე შესთავაზონ მათ ბავშვთა მენიუ (რა თქმა უნდა მშობლების ნებართვით), თუ მათ არ მოეწონებათ. როგორც წესი, 13-18 წლის მოზარდები ხშირად ითხოვენ იგივე საკვებს, როგორც მცირეწლოვანი ბავშვები, როგორიცაა ჰამბურგერი და კარტოფილი, ნაცვლად უფრო ოფიციალური რესტორნის კერძებისა. ბავშვებისთვის საკვები ჩვეულებრივ იწერება ტერმინით "ალტერნატიული მენიუ". ითამაშეთ უსაფრთხოდ და განიხილეთ თქვენს მთავარ სტუმრებთან თქვენი გეგმები დიდი ხნის წინ წარმატებული კმაყოფილების გაგრძელების შესახებ.
- მიეცით ტერიტორია მცირეწლოვანი შვილების დედებს. დააკმაყოფილეთ მათი მოთხოვნილებები, როგორიცაა შესვენება ტუალეტის ოთახში, ძუძუთი კვება და სხვა.
ნაბიჯი 4. იცოდეთ როგორ გაუმკლავდეთ მთვრალ ან უხეშ სტუმრებს, შემოჭრილებს და სხვა
ეს სტუმრები ხანდახან უსიამოვნებებს იწვევენ, როგორც ოჯახურ, ასევე კორპორატიულ ღონისძიებებზე. ისინი ატარებენ პოლიტიკას, ისევე როგორც დრამას და, როგორც გარეგანი, თქვენ ამას ვერ ხვდებით. ასე რომ, ყოველთვის იყავით მზადყოფნაში.
- გადახედეთ კლიენტს ან მთავარ სტუმრებს ღონისძიების დაწყებამდე, რათა გაეცნოთ მსგავს შესაძლო პრობლემებს, ან რამოდენიმე შერჩეულ პირს, თუკი ძირითადი სტუმრები არ უნდა შეწუხდნენ. ამ გზით თქვენ შეგიძლიათ დარწმუნდეთ, რომ ხალხი ზის სწორ ადგილას და რომ ეს არანაირ პრობლემას არ შექმნის. მოამზადეთ მომსახურე პერსონალი ან ძირითადი სტუმრები, რომ იმოქმედონ როგორც არაფორმალური ზედამხედველები, იყვნენ ფხიზლები და დაეხმარონ საჭიროების შემთხვევაში. თქვენი ამოცანაა დარწმუნდეთ, რომ ღონისძიება შეუფერხებლად მიდის და თავი აარიდეთ პირად საკითხებს, თუ ეს აბსოლუტურად აუცილებელი არ არის. ასე რომ, დარწმუნდით, რომ იცით ვინ არის ღონისძიებაზე კლასიფიცირებული როგორც "მშვიდობისმყოფელთა" ტიპის სტუმარი (ვინც შეძლებს დაეხმაროს ღონისძიების შეუფერხებლად წარმართვაში).
- რადგან ძნელია მთვრალ სტუმრებზე ალკოჰოლის მიცემა ან გაბრაზებულ და უხეშ სტუმრებთან ურთიერთობა, უმჯობესია მშვიდობისმყოფელი სტუმრის ჩართვა. დაუკავშირდით იურიდიულ პერსონალს მხოლოდ საჭიროების შემთხვევაში და მას შემდეგ, რაც გაიარეთ კონსულტაცია მთავარ სტუმრებთან. თქვენ მაინც უნდა იყოთ ფხიზლად, თუნდაც მცირე ღონისძიებების გაშვებისას ან უკანა ეზოში.
- დაუპატიჟებელი სტუმრები მძიმე საქმეა. თუ ისინი მოდიან და აურზაურებენ, საჭიროების შემთხვევაში გადააგდეთ ისინი - გაიარეთ კონსულტაცია მთავარ სტუმრებთან, რათა დარწმუნდეთ, რომ ეს ადამიანები არ არიან ძებნილნი. თუ ბევრი ძალადობრივი ბუნტის მონაწილეა, თქვენი საქმეა დაიცვან სხვა სტუმრები და დაუკავშირდეთ უსაფრთხოების სამსახურს ან პოლიციას, თუკი ეს ამბოხებულები უარს იტყვიან შენობის დატოვებაზე, როგორც თქვენ გკითხავთ მენეჯერად და/ან მთავარ სტუმრად.
- სტუმრებს, როგორც წესი, უყვართ სავიზიტო ბარათების გადატანა მაგიდის ირგვლივ, ასე რომ მათ შეუძლიათ დაჯდნენ იმ პირის გვერდით, რომელიც მათ სურთ, ან იმ მაგიდასთან, რაც მათ სურთ. გაიარეთ კონსულტაცია მთავარ სტუმრებთან იმის შესახებ, თუ რამდენად დასაშვებია ეს. ჩვეულებრივ, თქვენ წინასწარ უნდა მოაწყოთ მაგიდის გეგმები და მიიღოთ მთავარი სტუმრების მოწონება. თუ ამ მაგიდის პოზიცია უნდა იყოს სწორი, უმჯობესია სტუმრები სასადილო ადგილიდან შორს დაიჭიროთ სანამ დრო დადგება. ჩვეულებრივ, ბარის ფართობი, ლობი ან მოსაცდელი ოთახი შეიძლება გამოყენებულ იქნას სტუმრების დასაყენებლად. თუ გარკვეული ჯგუფები განსაკუთრებით მნიშვნელოვანია საოჯახო საკითხების გამო, შეიკრიბეთ ხალხი და მიიყვანეთ ჯგუფებში ცალკე მაგიდებთან და დაალაგეთ ისინი სათანადო თანმიმდევრობით.
ნაბიჯი 5. იცოდეთ როგორ გაუმკლავდეთ უამინდობას
მთელს მსოფლიოში, ზოგჯერ იქნება მოულოდნელი ცუდი ამინდი, როგორიცაა წვიმა ან თოვლი. ცივმა ქარმა ან ცხელმა ჰაერმა ასევე შეიძლება გამოიწვიოს პრობლემები. მიუხედავად იმისა, რომ ამინდს ჩვეულებრივ არ აქვს დიდი გავლენა, როდესაც ღონისძიება ტარდება შენობაში, თქვენ მზად უნდა იყოთ გამოწვევებისთვის გარეთ ყოფნისას. თუ შეგიძლიათ ამინდის პროგნოზირება, განიხილეთ ღონისძიების ადგილის შეცვლა. თუ არ შეგიძლიათ, იქირავეთ კარავი ან დიდი პავილიონი (ფასი შეიძლება იყოს ძვირი, განსაკუთრებით თუ ეს ახირებაზეა გაკეთებული). ამინდის თვალყურის დევნება მნიშვნელოვანია; თუ მოვლენა უკვე ჩაშლილია ამის გამო, თქვენ თითქმის შეუძლებელია მოვლენის გამოსწორება, ასე რომ მაქსიმალურად გამოიყენეთ ის რაც უკვე იცით და გაქვთ.
მსოფლიოს ბევრ ნაწილს აქვს დაზღვევის პოლისი უამინდობის ან სხვა პრობლემების გამო. თუ თქვენ ხართ ამინდის უეცარი ცვლილებებით ცნობილ რაიონში, მოიძიეთ დადასტურება, შესაძლებელია თუ არა ღონისძიების ხელახალი დაგეგმვა, რათა კლიენტებმა მინიმუმ დაზოგონ ტექნიკის, ადგილისა და მომსახურე პერსონალის ქირაობის ღირებულება
Რჩევები
- მოამზადეთ პატარა სივრცე სავსე ნივთებით, როგორიცაა დამატებითი ხელსახოცები დაღვრის მოსაშორებლად, ხანძრის ჩაქრობის საშუალებები, პირველადი სამედიცინო დახმარების ნაკრები და სხვა შემთხვევითი ნაკრები. თქვენ არ დაგჭირდებათ, თუ საქმე კარგად მიდის, მაგრამ უმჯობესია იყოთ დიდი მოვლენის მოლოდინში.
- სტუმრებმა და მომხსენებლებმა, რომლებიც დაიღალნენ ან განიცდიან თვითმფრინავის ჩამორჩენას, უზრუნველყოფილნი უნდა იყვნენ თავიანთი ფიტნესით. საჭიროების შემთხვევაში, გაიარეთ კონსულტაცია მათთან ან მათ თანაშემწესთან, რათა შეუკვეთოთ სპა და მასაჟი ან სხეულის განახლების სხვა გზები. თქვენ ასევე შეგიძლიათ გაუგზავნოთ საკვები, თუ ცოტა ხანია არ ჭამენ, ან წამალი, თუ თავს ცუდად გრძნობენ (მაგალითად, ფრენის ან ნერვიულობის დროს თავის ტკივილი, ან კუჭის ტკივილი). საჭიროების შემთხვევაში მიმართეთ ექიმს. დაღლილმა სტუმრებმა და მომხსენებლებმა შეიძლება გააფუჭონ ღონისძიება, თუმცა ყველა სხვა გამოწვევის გადალახვა შეიძლება.
- დარწმუნდით, რომ ყველას შეუძლია ნახოს და მოისმინოს სცენა, მუსიკა ან მეტყველება.
- ასევე გახსოვდეთ, რომ სხვა ადამიანების ღონისძიებების გატარება პატივია. მიუხედავად იმისა, რომ ეს შეიძლება ძალიან სტრესულად და რთულად მოგეჩვენოთ, თქვენს წვლილს შეუძლია ბევრი ადამიანი გაახაროს, ასე რომ მათ დაიმახსოვრონ ეს მოვლენა სიცოცხლის ბოლომდე. გარდა ამისა, თქვენ ასევე მიჩვეული ხართ ისეთ შესაძლებლობებს, რომლებიც სასარგებლოა ყოველდღიურ ცხოვრებაში.
- როგორც მენეჯერს, შეიძლება დაგჭირდეთ ექსპრომტი მასპინძლის, ან თუნდაც ცეკვის პარტნიორის როლი, რათა დარწმუნდეთ, რომ ღონისძიება შეუფერხებლად წავა. განუვითარდეთ მეტყველებისა და ცეკვის უნარი, მაგრამ ამავე დროს, მენეჯმენტის როლები დაუთმეთ გუნდის სხვა წევრებს, რომლებსაც შეუძლიათ დროებით დაიკავონ თქვენი ადგილი. აქ მიზანია დავრწმუნდეთ, რომ არავინ არ ზის მაგიდასთან.
