ყველა ბიზნესმა, დიდმა თუ პატარამ, უნდა გააკონტროლოს ყველა მათი გარიგება. გასაყიდად ბევრი მარტივი ფინანსური პროგრამული სისტემაა, მაგრამ თქვენ მაინც უნდა გქონდეთ მკაფიო გაგება, თუ როგორ მუშაობს საბუღალტრო ოპერაციები. თქვენ ჩაწერეთ ყველა საქმიანი გარიგება, როგორიცაა შემოსავლის მიღება ან გადასახადების გადახდა, ბუღალტრული აღრიცხვის ჟურნალში, რომელიც ასახავს წიგნის წიგნს. აქ თქვენ მოგეთხოვებათ შეაგროვოთ სხვადასხვა კატეგორიები სახელწოდებით ანგარიშები და ჩაწეროთ დებეტით ან კრედიტით (გაზრდის ან შემცირების მიხედვით). მაგალითები მოგვიანებით იქნება მოცემული. საბუღალტრო პროგრამული უზრუნველყოფის შემქმნელებიც მიჰყვებიან ამ ფორმულას თავიანთი პროგრამების შექმნისას, მაგრამ ეს პროცესი გამარტივდა ჩვეულებრივი მომხმარებლებისთვის.
ნაბიჯი
ნაწილი 1 3 -დან: გარიგებების დადება
ნაბიჯი 1. შეაგროვეთ ყველა დოკუმენტი ბიზნეს გარიგებებთან დაკავშირებით
ეს დოკუმენტები, როგორც წესი, მოიცავს მიმწოდებლის ქვითრებს, კომუნალური გადასახადები (როგორიცაა წყალი და ელექტროენერგია), კლიენტებზე გაცემული საკრედიტო ჩანაწერები, საგადასახადო დეკლარაციები, გაცემული ჩეკები და სახელფასო ინფორმაცია. შეამოწმეთ მიღებული ყველა ინვოისი და გადახდა ზუსტი და დამოწმებული საბუღალტრო ჟურნალის ჩაწერამდე. დარწმუნდით, რომ ყველაფერი აღიარებულია ზედამხედველის ან ბიზნესის მფლობელის მიერ სისტემაში გარიგების შესვლამდე.
ნაბიჯი 2. შექმენით სხვადასხვა ანგარიში ან კატეგორია თითოეული სახის გარიგებისათვის
ანგარიშები, რომლებიც ჩაწერილია მაგალითად ნაღდი ფული, ინვენტარი, ხარჯები და ასე შემდეგ. წარმოიდგინეთ ეს ანგარიშები ცალკე გვერდებზე რვეულში ან პირად ბიუჯეტში ჩამოთვლილი ნივთების სტრიქონი. შექმენით ანგარიშის შემდეგი ტიპები:
- გაყიდვების, ანუ შემოსავლის ანგარიში აღრიცხავს მომხმარებელს ყველა გაყიდვას.
- ხარჯების ანგარიშზე ჩაწერილია ყველა ის ფული, რასაც ბიზნესი ხარჯავს, მაგალითად, ბიზნეს დაწესებულების ფუნქციონირებისთვის, პროდუქციის დასამზადებლად და პროდუქციის გაყიდვისთვის.
- გარდა ამისა, ბიზნესი ასევე ვალდებულია ჩაწეროს თავისი აქტივები, როგორიცაა ნაღდი ფული, დებიტორული დავალიანება (გადაუხდელი გაყიდვები) და ქონება, ძირითადი საშუალებები და შენობები და აღჭურვილობა.
- ვალდებულების ანგარიში აღრიცხავს ყველა იმ ფულს, რომელსაც ბიზნესი სესხულობს გარე მხარეებისგან, როგორიცაა საბანკო სესხები, სავაჭრო ვალდებულებები (მაგალითად, მომწოდებლებისთვის) და გადასახდელი ხელფასები (ხელფასები, რომლებიც უკვე დასაქმებულებს ეკისრებათ, მაგრამ არ არის გადახდილი).
- ეს დიდი კატეგორიები ჩვეულებრივ იყოფა მცირე, სპეციფიკურ ანგარიშებად.
ნაბიჯი 3. განსაზღვრეთ არის თუ არა ანგარიში დებეტირებული ან დაკრედიტებული
მნიშვნელოვანია გვახსოვდეს, რომ ყველა გარიგება მოიცავს სადებეტო და საკრედიტო ანგარიშებს და დებეტისა და კრედიტების საერთო რაოდენობა ერთნაირი უნდა იყოს. მაგალითად, როდესაც იღებთ გადახდას კლიენტისგან, თქვენ ჩაწერეთ ნაღდი ფული სადებეტოდ და დებიტორული დავალიანება საკრედიტოდ. როდესაც გადაიხდით რეკლამას, თქვენ ჩაწერთ სარეკლამო ხარჯებს დებეტში და ნაღდი ანგარიშსწორებით კრედიტზე.
- დაარეგისტრირეთ ხარჯების, აქტივების (როგორიცაა ფულადი სახსრები და აღჭურვილობა) და დივიდენდების ანგარიშები სადებეტოდ და შეამცირეთ კრედიტების სახით. სხვა ანგარიშებში, როგორიცაა ვალდებულებები და შემოსავლები, ზრდა აღირიცხება კრედიტის სახით, ხოლო შემცირება აღირიცხება დებეტის სახით. ამ აღრიცხვის სისტემას აქვს თავისი ლოგიკა და დაიმახსოვრეთ თქვენი ლოგიკის გამოყენებისას ანგარიშების "გაზრდის" და "შემცირების" მიზეზების დასადგენად.
- გაითვალისწინეთ, რომ რიცხვები, რომლებიც გამოქვეყნებულია სადებეტო და კრედიტებზე, შეიძლება არ იყოს იგივე, მაგრამ ჯამები უნდა იყოს იგივე. მაგალითად, თუ მომხმარებელი გადაიხდის პროდუქტს ნაწილობრივ ნაღდი ანგარიშსწორებით და ნაწილობრივ კრედიტით, ორი ანგარიში იბეჭდება სადებეტო ანგარიშზე, კერძოდ ფულადი სახსრები და დებიტორული დავალიანება. მიუხედავად იმისა, რომ ანგარიში, რომელიც იბეჭდება კრედიტით, არის მხოლოდ ერთი, კერძოდ გაყიდვები.
- ყველა კომპიუტერული პროგრამული სისტემა გაამარტივებს საბუღალტრო ჟურნალების ჩაწერას, ყველა ანგარიშის ჟურნალში მათ სწორ ადგილას შეყვანის გზით.
- შეიძლება დაგჭირდეთ ჟურნალში ახალი ანგარიშის სახელის შექმნა, თუ თქვენ გაქვთ არაჩვეულებრივი გარიგება, როგორიცაა მარაგის გაყიდვა ან მიწის ყიდვა.
ნაბიჯი 4. შეამოწმეთ ჟურნალში შეტანილი ყველა საბუღალტრო ოპერაცია მინიმუმ ორჯერ
თითოეული გარიგება გამოჩნდება თავის კატეგორიაში: მაგალითად, დებეტი ჟურნალის ერთ მხარეს და თანხა უნდა უდრიდეს იმ რაოდენობას, რაც გამოჩნდება ჟურნალის საკრედიტო მხარეს.
მაგალითად, თქვენ ჩაწერთ ელექტროენერგიის გადასახადის გადახდის ოპერაციას 500 000 რუბლის სადებეტო მხარეს გადახდისუნარიანი ანგარიშებით და კრედიტით ნაღდი ანგარიშსწორებით. დარწმუნდით, რომ ჩანაწერების განყოფილებაში შეიტანეთ ქვითრის ნომერი და მოკლე აღწერა
ნაბიჯი 5. პერიოდულად გადაიტანეთ ჟურნალში არსებული ანგარიშები გენერალურ წიგნში
მთავარი წიგნი არის თქვენი ყველა ანგარიშის კოლექცია. მაგალითად, არის გვერდები თითოეული კატეგორიის ფულადი სახსრების, დებიტორული დავალიანების, დანახარჯების და ა.შ. თქვენს გენერალურ წიგნში. შემდეგ, თქვენ გექნებათ საშუალება ნახოთ თითოეული ანგარიშის საერთო თანხა გარკვეული პერიოდის განმავლობაში.
- გენერალური წიგნი ასახავს ინფორმაციას ანგარიშის მიხედვით, განსხვავებით ჟურნალისგან, რომელიც აფიქსირებს გარიგებებს. სხვა სიტყვებით რომ ვთქვათ, ერთი გარიგება, რომელიც გადატანილია გენერალურ წიგნში, იქნება სულ მცირე ორ ადგილას (ანგარიშებში).
- მაგალითად, ნაღდი ანგარიშსწორება კლიენტთა გაყიდვებიდან ჩაწერილი იქნება ჟურნალში, როგორც ერთი გარიგება და აღიარებული იქნება ნაღდი ფული სადებეტო და შემოსავალი კრედიტით. როდესაც გადატანილია გენერალურ წიგნში, ეს ჩანაწერები აღირიცხება ცალკეულ ადგილებში: ფულადი სახსრებისა და შემოსავლების ანგარიშებზე. ამ გზით თქვენ ხედავთ, თუ როგორ მოქმედებს გარიგებები თითოეულ ინდივიდუალურ ანგარიშზე.
- ჩანაწერები გენერალურ წიგნში უნდა იყოს დათარიღებული ისე, რომ შესაძლებელი იყოს გარიგების წყაროს იდენტიფიცირება. ზოგიერთი ბუღალტერი ასევე შეიცავს საცნობარო ნომერს, მაგალითად სერიული ნომრის სახით, ასე რომ გარიგებების მონიტორინგი შესაძლებელია ჟურნალში ადვილად.
3 ნაწილი 2: საბუღალტრო ოპერაციების დაბალანსება
ნაბიჯი 1. დააბალანსეთ გენერალური წიგნი, სანამ დახურავთ ყოველ ჯერზე ბუღალტრული ოპერაციის შეყვანისას
მოამზადეთ საცდელი ნაშთები და სხვა ანგარიშები, რათა დარწმუნდეთ, რომ თითოეული გარიგებისათვის ჩაწერილი რიცხვები და ანგარიშები სწორია. არ აქვს მნიშვნელობა რამდენი გარიგებაა დაფიქსირებული, მთლიანი დებეტი ტოლი უნდა იყოს მთლიანი კრედიტებისა.
თუ თქვენ შენიშვნებს აიღებთ ხელით ან კომპიუტერული პროგრამით, დებეტებსა და კრედიტებში ყველა რიცხვი დაემატება, მიუხედავად კატეგორიისა. დებეტისა და კრედიტების საერთო რაოდენობა უნდა იყოს იგივე
ნაბიჯი 2. შეამოწმეთ შეცდომები საცდელი ბალანსში
თუ დებეტი არ უტოლდება კრედიტებს, თქვენ მოგიწევთ შეცდომების პოვნა ჟურნალის ჩანაწერებში. ფაქტობრივად, შეცდომები მაინც შეიძლება მოხდეს მაშინაც კი, თუ სადებეტო და საკრედიტო თანხები ერთნაირია, მაგალითად ორმაგი ჩაწერის ან არასწორ ანგარიშზე დადებული გარიგების გამო.
- მაგალითად, როდესაც თქვენ იღებთ გადახდას კლიენტისგან, თქვენ შეიძლება ჩაწერილი გქონდეთ ნაღდი ფული, მაგრამ დაგავიწყდათ დებიტორული დავალიანების ჩაწერა ისე, რომ ჟურნალი ჩანს, რომ დებიტორული დავალიანება ჯერ კიდევ გადაუხდელობაა. ამრიგად, სადებეტო თანხა განსხვავდება კრედიტისგან.
- ზოგიერთ შემთხვევაში, შეიძლება მოგეთხოვოთ ჩანაწერების კვალი ჟურნალის საწყის ჩანაწერში, შეცდომების საპოვნელად. ამიტომ გარიგების თარიღი და/ან საცნობარო ნომერი უნდა ჩაიწეროს ჟურნალში ისე, რომ მიკვლევა ადვილი იყოს.
ნაბიჯი 3. აწარმოეთ ანგარიშები შემოსავლების შესახებ, ბალანსისა და კაპიტალის ცვლილების შესახებ
ეს ფინანსური ანგარიშები შეიძლება გაკეთდეს ხელით ან საბუღალტრო პროგრამული სისტემის გამოყენებით. სწორედ ამ ანგარიშებიდან იღებთ თქვენს ბიზნესს სრულ სურათს.
- მაგალითად, შემოსავლების ანგარიშგება გამოაკლებს გარკვეული პერიოდის განმავლობაში გაწეული ხარჯებით მიღებულ შემოსავალს და ამ ანგარიშიდან თქვენ იცით, რომ კომპანიამ მოიგო მოგება ან ზარალი.
- ბალანსზე ნაჩვენებია კომპანიის ყველა აქტივი და ვალდებულება. კომპანიის აქტივები მოიცავს ნაღდ ფულს, აღჭურვილობას, მიწას და დებიტორულ ანგარიშებს. ვალდებულებები მოიცავს გადასახდელ ანგარიშებს და გადასახდელ ბარათებს.
- თუ წინა პერიოდებში გადაიხადეთ დივიდენდები (ჯილდოები) აქციონერებისთვის, თქვენ ასევე დაგჭირდებათ კაპიტალის ცვლილებების განცხადება. ეს ანგარიში აჩვენებს გამომუშავებული მოგების ოდენობას (არა წმინდა შემოსავალს) მინუს გადახდილი დივიდენდები. გაუნაწილებელი მოგება წარმოადგენს მოგებას, რომელიც რეინვესტირდება კომპანიაში.
მე –3 ნაწილი 3 – დან: ბუღალტრული ოპერაციების დეტალური ჩანაწერების შენახვა
ნაბიჯი 1. ჩართეთ ჟურნალში შეტანილი თითოეული გარიგების მოკლე აღწერა
მაგალითად, "ფულადი სატელევიზიო რეკლამის გადახდა, თებერვალი, 2016 წ." ამრიგად, თითოეული გარიგების ჩაწერის თანხა, მიზეზი და პროცესი უფრო ნათელი გახდება.
ნაბიჯი 2. შეინახეთ სარეზერვო თქვენი გარიგების ჟურნალი
საჭიროა სარეზერვო ასლების გაკეთება შეცდომების ან სამომავლო კითხვების შემთხვევაში. ყველა ჩანაწერის დოკუმენტაცია შეიძლება შეტანილი იყოს ერთ პაკეტში რამდენიმე ჩანაწერის და ჟურნალის თარიღის შეტანის გზით. ყველას უნდა შეეძლოს ჟურნალის ჩანაწერების ძებნა გენერალურ წიგნში და შემდეგ ადვილად შევიდეს სარეზერვო დოკუმენტაციაში
ნაბიჯი 3. შეინახეთ ყველა დოკუმენტაციის ქაღალდის ასლები მინიმუმ ერთი წლის განმავლობაში
ეს მოიცავს ჟურნალის ჩანაწერებს და წიგნებს, ყველა ინვოისს და სხვა გარიგების დოკუმენტებს. ყველა ეს დოკუმენტი საჭიროა აუდიტისა და საგადასახადო მიზეზების გამო.
ნაბიჯი 4. შეინახეთ დოკუმენტაცია ელექტრონულად მინიმუმ შვიდი წლის განმავლობაში
დაასკანირეთ თქვენი ქაღალდის დოკუმენტები წინ და უკან და შეინახეთ ისინი ორ ელექტრონულ შემთხვევაში: ერთი ოფისში შესანახად და მეორე სხვა შემთხვევაში საგანგებო სიტუაციებში გამოსაყენებლად. ყოველთვის არის შესაძლებლობა, რომ კორპორატიული გადასახადები შემოწმდეს ბოლო რამდენიმე წლის განმავლობაში, ამიტომ ეს დოკუმენტები უნდა იყოს დაცული.
Რჩევები
- დააბალანსეთ თქვენი დღიური ყოველდღე. აკონტროლეთ ყველა შეცდომა და დაუყოვნებლივ გაასწორეთ ისინი. ეს იმდენად მნიშვნელოვანია, რომ ეს ხდება ერთ -ერთი პირველი გაკვეთილი ბუღალტერიის სტუდენტებისთვის.
- უზრუნველყოს თანამშრომლების გადამზადება ისე, რომ ერთზე მეტმა თანამშრომელმა იცოდეს ბუღალტრული აღრიცხვის სისტემის და გარიგების დადების შესახებ.
