სამუშაო გეგმა არის მიზნებისა და პროცესების ერთობლიობა, რომელსაც შეუძლია დაეხმაროს გუნდს და/ან ადამიანს მიაღწიოს ამ მიზანს. სამუშაო გეგმის წაკითხვით თქვენ უკეთ გაიგებთ პროექტის მასშტაბებს. სამუშაო გეგმა თუ აკადემიური წრე გამოიყენება, სამუშაო გეგმები დაგეხმარებათ პროექტების ორგანიზებაში. სამუშაო გეგმის საშუალებით თქვენ პროცესს ანაწილებთ პატარა, მსუბუქ ამოცანებად, ხოლო იცით რისი მიღწევა გსურთ. ისწავლეთ როგორ შექმნათ სამუშაო გეგმა, რათა უკეთ მოემზადოთ თქვენი მომავალი პროექტისათვის.
ნაბიჯი
ნაბიჯი 1. გადაწყვიტეთ რა არის თქვენი სამუშაო გეგმა
ბევრი მიზეზი არსებობს, რის გამოც ჩვენ ვგეგმავთ სამუშაო გეგმას. დასახეთ ეს მიზანი წინასწარ, რათა კარგად მოემზადოთ პროექტისთვის. გახსოვდეთ, სამუშაო გეგმების უმეტესობა მოქმედებს გარკვეული პერიოდის განმავლობაში, მაგალითად 6 თვის ან 1 წლის განმავლობაში.
- ოფისში სამუშაო გეგმა ეხმარება თქვენს უფროსს იცოდეს რა პროექტებზე იმუშავებთ მომდევნო რამდენიმე თვის განმავლობაში. თქვენს უფროსს ეს ინფორმაცია სჭირდება, როგორც წესი, ყოველწლიური შესრულების მიმოხილვის შემდეგ ან როდესაც თქვენი გუნდი მუშაობს დიდ პროექტზე. სამუშაო გეგმა ასევე შეიძლება იყოს სტრატეგიული დაგეგმვის სესიის შედეგი, რომელსაც კომპანია აკეთებს ახალი კალენდარული ან ფისკალური წლის დასაწყისში.
- აკადემიურ სამყაროში, სამუშაო გეგმები შესაფერისია სტუდენტებისათვის მსხვილ პროექტებზე სამუშაოდ, ან ლექტორების მიერ სემესტრში სილაბუსის შესაქმნელად.
- პირადი პროექტებისთვის, სამუშაო გეგმა წარმოგიდგენთ რას აპირებთ, როგორ გააკეთებთ ამას და როდის აპირებთ მის დასრულებას.
ნაბიჯი 2. დაწერეთ შესავალი და ისტორია
პროფესიული სამუშაო გეგმისთვის, თქვენ უნდა დაწეროთ შესავალი და ისტორია. თქვენი უფროსი ან მენეჯერი მიიღებს საჭირო ინფორმაციას სამუშაო გეგმის გასაგებად. მეორეს მხრივ, აკადემიურ სამუშაო გეგმებს, როგორც წესი, არ სჭირდებათ შესავალი და ფონი.
- შესავალი უნდა იყოს მოკლე და საინტერესო. შეახსენეთ თქვენს უფროსს, რატომ შეადგინეთ ეს სამუშაო გეგმა. გააცანით მას პროექტი, რომელზეც მუშაობთ გარკვეული დროის განმავლობაში.
- ფონი უნდა მიუთითებდეს, თუ რატომ შექმენით სამუშაო გეგმა. ამის გაკეთება შეგიძლიათ, მაგალითად, უახლესი ანგარიშის დეტალების ან სტატისტიკის წარმოდგენით, საკითხების იდენტიფიცირებით, რომელთა მოგვარებაც საჭიროა, ან სხვა მიზეზების საფუძველზე, წინა პროექტებზე მუშაობისას მიღებული ინფორმაციისა და გამოხმაურების საფუძველზე.
ნაბიჯი 3. განსაზღვრეთ მიზნები და ამოცანები
მიზნები და მიზნები ორი ურთიერთდაკავშირებული რამაა. სამუშაო გეგმაში ორივე მათგანი იწვევს შედეგების მიღწევას. განსხვავება ისაა, რომ მიზნები ზოგადია, ხოლო მიზნები უფრო კონკრეტული.
- მიზნები არის თქვენი პროექტის საერთო სურათი. ჩაწერეთ რა საბოლოო შედეგი გსურთ სამუშაო გეგმიდან. დარწმუნდით, რომ დაფარვა ფართოა. მაგალითად, თქვით, რომ გსურთ შეავსოთ კვლევითი ნაშრომი ან ისწავლოთ წერა.
- მიზნები უნდა იყოს კონკრეტული და ხელშესახები. სხვა სიტყვებით რომ ვთქვათ, თქვენ უნდა შეგეძლოთ თქვენი მიზნის სიაში არსებული ნაბიჯების გადაკვეთა მათი დასრულებისთანავე. თქვენი კვლევითი ნაშრომის გასაუბრებადი წყაროების პოვნა მიზნის კარგი მაგალითია.
- თუ არსებული სამიზნეები ძალიან მრავალფეროვანია, შეგიძლიათ მათი დაშლა გრძელვადიან პერსპექტივაში მოკლე, პერიოდი საშუალო და ვადა გრძელი რა მაგალითად, კომპანიის მოკლევადიანი სამიზნე აუდიტორიის რაოდენობის გაზრდა სამ თვეში 30% -ით განსხვავდება გრძელვადიანი მიზნისგან, რომელიც გააძლიერებს ბრენდის ხილვადობას სოციალურ მედიაში ერთი წლის განმავლობაში.
- მიზნები ჩვეულებრივ იწერება აქტიურ წინადადებებში მოქმედი ზმნების გამოყენებით კონკრეტული მნიშვნელობით. მაგალითად, "გეგმა", "წერა", "გაუმჯობესება" და "გაზომვა". მოერიდეთ ბუნდოვანი მნიშვნელობის მქონე ზმნებს, როგორიცაა "ვისწავლოთ", "მესმის" და "ვიცი".
ნაბიჯი 4. შეიმუშავეთ სამუშაო გეგმა "SMART" სამიზნეებით
SMART არის აბრევიატურა, რომელიც ჩვეულებრივ გამოიყენება სამუშაო გეგმებში უფრო ხელშესახები და ეფექტური შედეგების მოსაძებნად.
- Კონკრეტული ნიშნავს დეტალურად. კონკრეტულად რას ვაპირებთ ვისთვის? აღწერეთ ის მოსახლეობა, რომელსაც თქვენ მოემსახურებით და ნებისმიერი კონკრეტული ქმედება, რომელსაც გამოიყენებთ მათ დასახმარებლად.
- გაზომვადი ნიშნავს გაზომვას. არის თუ არა სამიზნე რაოდენობრივი და გაზომვადი? შეგიძლიათ გამოთვალოთ შედეგი? გეგმავდით სამუშაოს ისე, რომ "ჯანმრთელობის დონე სამხრეთ აფრიკაში გაუმჯობესდეს 2012 წელს"? ან თქვენ აყალიბებთ მას ისე, რომ "სამხრეთ აფრიკაში ახალშობილთა შორის აივ/შიდსის ინფექციის შემთხვევები 2020 წლისთვის 20% -ით დაეცემა"?
- Მიღწევადი ნიშნავს მიღწევას. შეგიძლიათ დაასრულოთ იგი გამოყოფილ დროში თქვენს ხელთ არსებული რესურსებით? ყველა არსებული შეზღუდვის გათვალისწინებით, თქვენი სამიზნე უნდა იყოს რეალისტური. გაყიდვების 500% -ით გაზრდას აზრი აქვს, თუ თქვენი კომპანია მცირეა. გაყიდვების 500% -ით გაზრდა თითქმის შეუძლებელი სამიზნეა იმ კომპანიისათვის, რომელიც დომინირებს ბაზარზე.
- შესაბამისი ინტერესებთან არის დაკავშირებული. ექნება თუ არა სამიზნე გავლენას თქვენს სასურველ მიზანზე ან სტრატეგიაზე? მიუხედავად იმისა, რომ მნიშვნელოვანია ზოგადი ჯანმრთელობისთვის, მართალია თუ არა, რომ საშუალო სკოლის მოსწავლეების სიმაღლისა და წონის გაზომვამ შეიძლება პირდაპირ გამოიწვიოს ფსიქიკური ჯანმრთელობის პროცედურების ცვლილებები? დარწმუნდით, რომ თქვენს მიზნებსა და სამუშაო მეთოდებს აქვთ მკაფიო და ინტუიციური კავშირი.
- დრო შეზღუდული არის დროში შეზღუდული. როდის იქნა მიღწეული სამიზნე და/ან როდის იცოდით რომ თქვენ მიაღწიეთ მას? განსაზღვრეთ პროექტის დასრულების თარიღი. ასევე აღნიშნეთ, ასეთის არსებობის შემთხვევაში, რა სახის საბოლოო შედეგს შეეძლო თქვენი პროექტის ადრეული დასრულება, ყველა შედეგის მიღწევით.
გახსოვდეთ, ცვლილების გამოსათვლელად საჭიროა ბაზის ნომრის მითითება. თუ არ იცით სამხრეთ აფრიკაში რამდენი ახალშობილია ინფიცირებული აივ/შიდსით, როგორ შეგიძლიათ უზრუნველყოთ, რომ შემთხვევების რიცხვი შემცირდება 20%-ით?
გარკვეულ სიტუაციებში შეიძლება დაგჭირდეთ კონსულტაცია ექსპერტთან, რათა დარწმუნდეთ, რომ თქვენი სამუშაო გეგმის მიზნები მიღწევადია
ნაბიჯი 5. ჩამოთვალეთ რესურსი, რომელიც გაქვთ
ამ ჩამონათვალში ჩაწერეთ ყველაფერი, რაც გჭირდებათ თქვენი მიზნების მისაღწევად. რესურსები სხვადასხვა ფორმას იღებს, ეს დამოკიდებულია იმაზე, თუ რისთვის არის თქვენი სამუშაო გეგმა.
- ოფისში არსებული რესურსები მოიცავს ფინანსურ ბიუჯეტს, თანამშრომლებს, კონსულტანტებს, შენობებს ან ოთახებს და წიგნებს. თქვენ შეგიძლიათ დაურთოთ დეტალური ბიუჯეტი, თუ სამუშაო გეგმა უფრო ფორმალურია.
- რესურსები აკადემიურ სფეროში მოიცავს ბიბლიოთეკების ხელმისაწვდომობას; კვლევითი მასალები, როგორიცაა წიგნები, გაზეთები და ჟურნალები; კომპიუტერი და ინტერნეტი; ასევე პროფესორები ან სხვა ადამიანები, რომლებიც დაგეხმარებიან კითხვების დროს.
ნაბიჯი 6. აღიარეთ არსებული შეზღუდვები
საზღვრები არის დაბრკოლებები, რომლებსაც შეუძლიათ ხელი შეუშალონ თქვენს ძალისხმევას თქვენი მიზნებისა და მიზნების მისაღწევად. მაგალითად, სკოლაში ან კოლეჯში კვლევითი დავალებების შესრულებისას, თქვენი გრაფიკი ძალიან ვიწრო ხდება, ასე რომ თქვენ არ შეგიძლიათ კარგად შეისწავლოთ და დაწეროთ. ამიტომ, თქვენი ლიმიტი არის დაძაბული გრაფიკი. სცადეთ სემესტრის განმავლობაში სხვა ვალდებულებების აღმოფხვრა, რათა ეფექტურად შეასრულოთ თქვენი სამუშაო გეგმა.
ნაბიჯი 7. ვინ არის პასუხისმგებელი?
ანგარიშვალდებულება არის კარგი გეგმის აუცილებელი ელემენტი. ვინ არის პასუხისმგებელი თითოეული დავალების შესრულებაზე? მაშინაც კი, თუ გუნდი მუშაობს დავალებაზე, ერთი ადამიანი უნდა იყოს პასუხისმგებელი იმის უზრუნველსაყოფად, რომ დავალება შესრულებულია დროულად.
ნაბიჯი 8. დაწერეთ სტრატეგია
დააკვირდით თქვენს სამუშაო გეგმას, შემდეგ გადაწყვიტეთ, როგორ გამოიყენებთ თქვენს რესურსებს, როდესაც გადალახავთ შეზღუდვებს თქვენი მიზნებისა და მიზნების მისაღწევად.
- დაწერეთ მოქმედებების დეტალური სია. განსაზღვრეთ რა უნდა მოხდეს ყოველდღე ან ყოველ კვირას თქვენი მიზნების მისაღწევად. ასევე ჩამოთვალეთ რა ქმედებები უნდა განახორციელონ გუნდის სხვა წევრებმა. ამ ინფორმაციის ორგანიზებისთვის შეგიძლიათ გამოიყენოთ პროექტის მართვის პროგრამული უზრუნველყოფა ან პირადი კალენდარი.
- შეადგინეთ გრაფიკი. მიუხედავად იმისა, რომ თქვენ შეგიძლიათ შეადგინოთ სავარაუდო სამუშაო გრაფიკი, გაუთვალისწინებელი მოვლენები ან სიტუაციები შეიძლება დროდადრო წარმოიშვას. ამიტომ, დაუთმეთ ადგილი თქვენს გრაფიკს, რომ თავიდან აიცილოთ შეფერხებები.
Რჩევები
- განსაზღვრეთ ეტაპები, თუ თქვენი პროექტი დიდია. ეტაპები არის პროექტის ის წერტილები, რომლებიც ხაზს უსვამს გარკვეული მიზნების მიღწევას. თქვენ ასევე შეგიძლიათ ჩათვალოთ ის რეფლექსიის წერტილად, როდესაც დააკვირდებით რამდენად პროგრესირებულია პროცესი და ამავე დროს დარწმუნდებით, რომ ის არ გადაუხვევს სამუშაო გეგმიდან.
- შექმენით სამუშაო გეგმა, რომელიც თქვენთვის მუშაობს. ის შეიძლება იყოს დეტალური, შეიძლება იყოს ვრცელი, თქვენი სურვილებისა თუ საჭიროებების მიხედვით. თქვენ შეგიძლიათ დაწეროთ ფურცელზე ან პროფესიონალური პროგრამული უზრუნველყოფით, სურათებისა და ფერების გამოყენებით. გამოიყენეთ ის, რაც თქვენთვის ყველაზე ბუნებრივი და ეფექტურია.
