გაუთვალისწინებელი გეგმები, რომლებიც უფრო ცნობილია როგორც საგანგებო სიტუაციებზე რეაგირების გეგმები, ძალიან გამოსადეგია ისეთი მოვლენების წარმოსადგენად, რაც იწვევს ოპერატიული საქმიანობის შეწყვეტას. ორგანიზაციის მართვისას შეიძლება წარმოიშვას სხვადასხვა რისკი, დაწყებული ტექნიკური დარღვევებიდან (მაგ. მონაცემთა დაკარგვა) ბუნებრივ მოვლენებამდე (მაგ. წყალდიდობა). ამიტომ, თითოეულმა ორგანიზაციამ უნდა შეიმუშაოს საგანგებო სიტუაციის ეფექტური გეგმა, რათა მომზადდეს სხვადასხვა არასასურველი მოვლენების მოსაგვარებლად.
ნაბიჯი
მე –3 ნაწილი 1: სხვადასხვა რისკების მოლოდინი
ნაბიჯი 1. მოემზადეთ გაუთვალისწინებელი გეგმის შემუშავებამდე
გაუთვალისწინებელი გეგმის მომზადების მთავარი მიზანია კატასტროფის შემთხვევაში ორგანიზაციის ოპერატიული საქმიანობის უწყვეტობის შენარჩუნება.
- პირველი, განსაზღვრეთ ფორმალური პოლიტიკა, რომელშიც ნათქვამია, რომ ორგანიზაციამ უნდა შეიმუშაოს საგანგებო სიტუაციების გეგმა.
- შეადგინეთ მარტივი და პრაქტიკული გეგმა. გამოიყენეთ ადვილად გასაგები სიტყვები და მიეცით სახელმძღვანელო მითითებები, რომლებიც ადვილად გამოიყენება მკითხველის მიერ, რადგან ეს გეგმა უნდა განხორციელდეს ორგანიზაციის ყველა პერსონალის მიერ.
- განსაზღვრეთ კონკრეტული მიზეზები, რის გამოც თქვენ უნდა შეადგინოთ საგანგებო გეგმა. დაფიქრდით ინდიკატორებზე, რომლებიც ემსახურება როგორც საგანგებო სიტუაციების გეგმის წარმატებული განხორციელების განსაზღვრის კრიტერიუმებს, რათა ორგანიზაციამ შეძლოს ჩვეული საქმიანობის გაგრძელება. განსაზღვრეთ საოპერაციო საქმიანობა, რომელიც მნიშვნელოვან როლს ასრულებს თქვენი ბიზნესის უწყვეტობაში.
ნაბიჯი 2. შექმენით გაუთვალისწინებელი გეგმა სამ მნიშვნელოვან კითხვაზე პასუხის გაცემით
გეგმის შექმნა, რომელსაც შეუძლია უპასუხოს ამ სამივე კითხვას არის გზა იმის უზრუნველსაყოფად, რომ თქვენ არ გამოტოვოთ არც ერთი ასპექტი გასათვალისწინებელი.
- რა მოვლენები შეიძლება მოხდეს?
- რა ზომებს მივიღებთ მის მოსაგვარებლად?
- რა უნდა გავაკეთოთ იმისათვის, რომ მოვემზადოთ?
ნაბიჯი 3. გაარკვიეთ რა რისკების წინაშე აღმოჩნდება თქვენი ორგანიზაცია
რისკების დადგენა, რაც შეიძლება მოხდეს, არის ერთ -ერთი მნიშვნელოვანი ასპექტი გაუთვალისწინებელი გეგმის მომზადებისას. თუმცა, პროცესი განსხვავებული იქნება თითოეული ორგანიზაციის მდგომარეობისა და მდგომარეობის მიხედვით. თქვენ ასევე უნდა გაითვალისწინოთ საკუთარი ორგანიზაციის გარემოებები რისკების განსაზღვრისას. გაუთვალისწინებელი გეგმებია საჭირო ბიზნეს რისკების მოსალოდნელი სახით:
- ბუნებრივი კატასტროფები, მაგალითად: წყალდიდობა, ქარიშხალი და გვალვა. სხვა რისკები: ფინანსური კრიზისი, სამუშაო უბედური შემთხვევა, პერსონალის პრობლემები (მაგ. ორგანიზაციის ლიდერის გარდაცვალება ან თანამშრომელთა გაფიცვა), მონაცემთა დაკარგვა, მენეჯმენტის ქაოსი და პროდუქტების პრობლემები (მაგ.: დეფექტური პროდუქტები).
- ყურადღება გაამახვილეთ გეგმების მომზადებაზე მენეჯმენტის, კომუნიკაციის, ფინანსების, კოორდინაციის, ლოჯისტიკის და ტექნიკური პრობლემების ასპექტებზე.
- ტექნიკურ პრობლემებს, როგორც წესი, აწყდება გუნდი, რომელიც ამუშავებს საკომუნიკაციო ინფრასტრუქტურას. თქვენ უნდა გაითვალისწინოთ მონაცემების ან მომხმარებლების დაკარგვის რისკი.
ნაბიჯი 4. განვიხილოთ რისკები პრიორიტეტის მიხედვით
რისკის რეიტინგის განსაზღვრა რისკის ალბათობის სიდიდის მიხედვით. ზოგადად, გაუთვალისწინებელი გეგმები ვერ ითვალისწინებს ყველა რისკს, რადგან შემთხვევის შანსები არ არის იგივე. შეეცადეთ გაარკვიოთ რისკები, რომლებსაც აქვთ ყველაზე დიდი შანსი და რაც დიდ გავლენას მოახდენს ოპერატიულ საქმიანობაზე.
- ფოკუსირება მოახდინეთ ყველაზე ფატალური შედეგების მქონე მოვლენებზე. ჩამოწერეთ ყველა ის მოვლენა, რომელიც გავლენას ახდენს ოპერაციებზე და მიანიჭეთ ნიშანი 1 -დან 10 -მდე. იფიქრეთ თითოეული ამ მოვლენის გავლენაზე, მაგალითად: ძრავის ხანძრებს ქარხნის ხანძრებზე დაბალი რეიტინგი აქვს.
- ამის შემდეგ, განსაზღვრეთ რეიტინგი რისკის გაჩენის სიხშირის მიხედვით. მაგალითად: მიანიჭეთ 1 ნიშანი რისკს, რომელიც ხდება თვეში ერთხელ და 10 – ს რისკი, რომელიც ხდება 100 წელიწადში ერთხელ. გაამრავლეთ ორი რიცხვი, რომ მიიღოთ საერთო ქულა, რომელიც აჩვენებს რისკის სიდიდეს და მის გავლენას ორგანიზაციაზე.
- შეიმუშავეთ გაუთვალისწინებელი გეგმა, რომელიც იწყება ყველაზე მაღალი ქულის მქონე ღონისძიებით. მოამზადეთ გადაწყვეტილებები ამ მოვლენების მოსალოდნელად. გარდა ამისა, თქვენ შეგიძლიათ გააუმჯობესოთ სამუშაო პროცესები დაბალი ქულის მქონე მოვლენებისთვის. ფუნდამენტური ასპექტები, რომლებიც უზრუნველყოფენ ორგანიზაციის საქმიანობის უწყვეტობას, უნდა იყოს უმთავრესი პრიორიტეტი, მაგალითად: ფულადი ნაკადების მართვა, ბაზრის წილის განვითარება და თანამშრომელთა მუშაობის გაუმჯობესება.
ნაწილი 3 3 -დან: მრავალი სცენარის განსაზღვრა
ნაბიჯი 1. განსაზღვრეთ ყველაზე მაღალი რისკის მქონე ღონისძიების სცენარი
საგანგებო სიტუაციების ეფექტური გეგმის შემუშავების მიზნით, თითოეული რისკის რეალისტური სცენარების განსაზღვრა. შექმენით კონკრეტული ჩარჩო, რომ წინასწარ განსაზღვროთ რა ზემოქმედება იქნებოდა უმაღლესი რისკის შემთხვევაში.
- თქვენ შეგიძლიათ განსაზღვროთ გავლენა სცენარის საფუძვლიანად შედგენის შემდეგ. დაფიქრდით თითოეული სცენარის ყველაზე დიდ ზემოქმედებაზე დეტალურად.
- სცენარიდან მოამზადეთ გეგმის რამოდენიმე ვერსია შეფასებული ზემოქმედების ინტენსივობით, მაგალითად: რბილი ზემოქმედება, ზომიერი ზემოქმედება და მძიმე ზემოქმედება.
ნაბიჯი 2. შეადგინეთ გეგმა სცენარის მიხედვით გეგმის განსახორციელებლად
განსაზღვრეთ რომელი პერსონალი არის პასუხისმგებელი რა ქმედებებზე და როდის. ასევე მოამზადეთ განახლებული სია ან საკონტაქტო სია და განსაზღვრეთ ვინ უნდა უზრუნველყოს შეტყობინებები.
- მოამზადეთ გრაფიკი ისე, რომ ყველა პასუხისმგებელმა პერსონალმა იცოდეს რა უნდა გააკეთოს პირველ დღეს ან პირველ კვირაში. თითოეული სცენარისთვის შეიმუშავეთ კონკრეტული გრაფიკი.
- სცენარის მიხედვით შეადგინეთ გრაფიკი ორგანიზაციის სხვადასხვა ასპექტში დაბრკოლებების გაჩენის მოსალოდნელი, მაგალითად სამუშაო საშუალებებით (ინფრასტრუქტურული შეზღუდვები), ორგანიზაციით (არ არსებობს საგანგებო სიტუაციების გაფრთხილების სისტემა ან გამოცდილი რეაგირების ჯგუფი) და დაწესებულებები (მაგალითად: დაფინანსების წყაროების ნაკლებობა ან პარტნიორების გარე ბიზნესი). განსაზღვრეთ პერსონალი, რომელიც უნდა იყოს პასუხისმგებელი გარკვეულ ასპექტებზე.
ნაბიჯი 3. დაფიქრდით უმნიშვნელოვანეს ფაქტორებზე თქვენი ბიზნესის აღორძინების მიზნით
განიხილეთ ეს დეტალურად ორგანიზაციის შიგნით არსებული შესაძლებლობებისა და დაუცველობების განხილვის გზით. აქვს თუ არა ორგანიზაციას ადეკვატური შესაძლებლობები თითოეული რისკის დასაძლევად?
- მაგალითად: კატასტროფა, რომელიც შეიძლება მოხდეს, არის წყალდიდობა, რადგან მდინარის წყალი გადმოედინება და ივსება საცხოვრებელი სახლები მდინარის ნაპირებზე. ცუდმა ინფრასტრუქტურამ შეიძლება გამოიწვიოს დაუცველობა და გამოცდილი პერსონალის ხელმისაწვდომობა ორგანიზაციული შესაძლებლობებია.
- გააკეთეთ რესურსების გულწრფელი შეფასება. განსაზღვრეთ რა უნდა შეიცვალოს ან შემცირდეს შეზღუდული რესურსების გამო? განახორციელეთ ანალიზი ბიზნეს საქმიანობაზე გავლენის დასადგენად, რათა შეძლოთ განსაზღვროთ ის ქმედებები, რომლებიც უნდა იქნას მიღებული ისე, რომ ორგანიზაციამ განაგრძოს ფუნქციონირება და შეძლოს თავისი მიზნების მიღწევა.
ნაბიჯი 4. განსაზღვრეთ როგორ შეამციროთ რისკი
გაუთვალისწინებელი გეგმის შედგენის შემდეგ, ნუ იჯდებით და იმედი გაქვთ, რომ ცუდი არაფერი მოხდება. მიიღეთ სხვადასხვა ზომები რისკის შესამცირებლად და პრევენციის მიზნით.
- გაარკვიეთ არიან თუ არა კოლეგები დახმარების სურვილი. არსებობს თუ არა ადგილობრივი რესურსები, რომელთა გამოყენება შესაძლებელია კატასტროფის შემთხვევაში? არიან მეზობლები დახმარების სურვილი?
- ეფექტურ საგანგებო სიტუაციურ გეგმას შეუძლია გამოავლინოს სხვადასხვა ასპექტი, რომლებიც უნდა გაუმჯობესდეს ისე, რომ გეგმა, რომელიც თავდაპირველად ძალიან სასარგებლო იყო, ახლა უკვე აღარ იყოს საჭირო.
- მაგალითად: თქვენ ხვდებით სადაზღვევო დაცვის საჭიროებას ან ახორციელებთ კატასტროფების მართვის სიმულაციას. დააინსტალირეთ მონაცემთა სარეზერვო სისტემა მონაცემთა დაკარგვის თავიდან ასაცილებლად. შეადგინეთ გეგმა თითოეული სცენარისთვის.
მე –3 ნაწილი 3 – დან: გაუთვალისწინებელი გეგმის განხორციელება
ნაბიჯი 1. მიაწოდეთ გაუთვალისწინებელი გეგმა ყველა თანამშრომელს
თქვენ უნდა აცნობოთ საგანგებო სიტუაციის გეგმას ორგანიზაციის მენეჯმენტის ყველა დონეზე რაც შეიძლება ადრე საგანგებო სიტუაციის დაწყებამდე.
- განმარტეთ თითოეული პერსონალის როლი და პასუხისმგებლობა ისე, რომ ისინი არ დაიბნენ, როდესაც ეს გეგმა უნდა შესრულდეს პანიკის თავიდან ასაცილებლად.
- ჩაატარეთ სასარგებლო ტრენინგი ისე, რომ თითოეულმა პერსონალმა შეძლოს პასუხისმგებლობის შესრულება გეგმის მიხედვით. შეასრულეთ საჭირო სიმულაციები და შეცვალეთ დაკვირვებების შემდეგ.
ნაბიჯი 2. გამოცადეთ თქვენი გეგმა
ჩაატარეთ ტესტირება 4 ეტაპად, რომ იყოთ უფრო ეფექტური და ეფექტური. თუ არსებობს უწყებათაშორისი პრობლემები ან კონფლიქტები, შეცვალეთ გეგმა და ხელახლა გამოცადეთ.
- გამართეთ შეხვედრები უფროს პერსონალთან. დაე, მას დანიშნოს შეხვედრის თარიღი და დრო, რათა განიხილოს საგანგებო სიტუაციის გეგმა და დააფასოს ადამიანები, რომლებმაც ბოლომდე შეასრულეს სამუშაო.
- ჩაატარეთ უწყებათაშორისი შეხვედრები უწყებრივი გეგმების განსახილველად. ამ ეტაპზე თქვენ უნდა გამოყოთ რესურსები და გამოავლინოთ წარმოქმნილი კონფლიქტები.
- იპოვნეთ სისტემის გადამწყვეტი უკმარისობის მიზეზი. გეგმის შეფასება შეიძლება მოხდეს დეპარტამენტის შიგნით სისტემის და/ან გამყიდველის ჩავარდნების სიმულაციით. სცენარის სიმულაციები შეიძლება განხორციელდეს აღჭურვილობის გამორთვის ან პროცესების გადადების გარეშე, რომლებიც უნდა გაგრძელდეს.
- გააკეთე საცდელი სირბილი. თუმცა, თქვენ უნდა შეამოწმოთ საგანგებო სიტუაციების გეგმა ოპერაციების დროებით შეწყვეტით.
ნაბიჯი 3. შეინახეთ გაუთვალისწინებელი გეგმა უსაფრთხო და ადვილად მისაწვდომ ადგილას
კატასტროფის შემთხვევაში, არ მისცეთ გეგმას ცეცხლი ან წააქციოს წყალდიდობა. საჭიროების შემთხვევაში წვდომის გასაადვილებლად, ნუ შეინახავთ თქვენი გეგმის ფაილის შენახვას საიდუმლოდ.
- შეინახეთ გეგმის ფაილი და ასლები რამდენიმე ადგილას, რათა საჭიროების შემთხვევაში რაც შეიძლება მალე გამოიყენოთ ისინი.
- შეინახეთ გეგმის ასლი ორიგინალიდან სხვადასხვა ადგილას. გთხოვთ უთხრათ ზოგიერთ უფლებამოსილ ადამიანს როგორ შევიდეს მასზე.
ნაბიჯი 4. ჩამოაყალიბეთ რეგულარული განრიგი მიმოხილვების ჩასატარებლად
ცვლილებები ხდება მუდმივად, ისე რომ ვარაუდები, რომლებიც ემყარება გეგმის მომზადებას, აღარ მოქმედებს. რისკი შეიძლება იყოს უფრო დიდი ვიდრე გეგმის შემუშავებისას.
- გეგმების შედგენისა და კორექტირებისას ჩართეთ რამდენიმე ადამიანი. მაგალითად: სთხოვეთ ახალ თანამშრომლებს, შეიტანონ ინფორმაცია ან გააუმჯობესონ განსხვავებული პერსპექტივა.
- შეადარეთ ყველა ვარაუდი, რომელიც გამოიყენება გეგმის შედგენისას მიმდინარე მონაცემებთან ან გაქვთ მესამე მხარის შემოწმება. თქვენს კომპიუტერში სარეზერვო სისტემამ შეიძლება შეინახოს ნაკლები მონაცემები, ვიდრე თქვენ გგონიათ.
Რჩევები
- ნუ უგულებელყოფთ საგანგებო სიტუაციის გეგმის მნიშვნელობას, ასე რომ თქვენ არ შექმნით მას!
- საგანგებო სიტუაციების გეგმის შემუშავება სხვადასხვა სცენარში.
- დაიწყეთ დაგეგმვა კომიტეტის შექმნით და თავმჯდომარის დანიშვნით. შეარჩიეთ ადამიანები, რომლებსაც აქვთ უნარ -ჩვევები, ინსტრუმენტები და ცოდნა, რათა თითოეულმა განყოფილებამ შეძლოს საკუთარი გეგმების შემუშავება.
- გადაიკითხე გეგმები, რომლებიც შედგენილია დაკარგული ნივთების საპოვნელად.
