თუ ოფისის დატოვება მოგიწევთ ცოტა ხნით, ან აპირებთ შვებულებაში წასვლას, შეიძლება გინდოდეთ ხალხს გამოგიგზავნოთ წერილი, რომ შორს ხართ. თუ თქვენ გაქვთ Exchange ანგარიში, Outlook– ს გააჩნია ჩაშენებული ფუნქციები. თუ თქვენ არ გაქვთ Exchange ანგარიში, თქვენ მაინც შეგიძლიათ უპასუხოთ წერილებს ავტომატურად რამდენიმე წესის შექმნით. მიჰყევით ამ სახელმძღვანელოს თქვენი ავტომატური პასუხების დასადგენად, გაქვთ თუ არა Exchange ანგარიში.
ნაბიჯი
მეთოდი 1 დან 4: Outlook 2010/2013
ნაბიჯი 1. ავტომატური პასუხების ჩართვა
აირჩიეთ Exchange საქაღალდე. შეარჩიეთ საქაღალდე თქვენი შეტყობინებების მაღაზიიდან. თქვენ უნდა აირჩიოთ Exchange საქაღალდე, რომ ნახოთ ავტომატური პასუხების ვარიანტი. გახსენით ავტომატური პასუხები (ოფისის გარეთ) მენიუ. თქვენ შეგიძლიათ იპოვოთ ეს მენიუ ფაილის ჩანართზე დაჭერით და შემდეგ ინფორმაციის ჩანართის არჩევით.
ნაბიჯი 2. დააკონფიგურირეთ თქვენი პასუხი
ავტომატური პასუხების მენიუში მონიშნეთ ყუთი, რომელშიც ნათქვამია ავტომატური პასუხების გაგზავნა. ასისტენტისთვის აქტიური დროის დაყენება შეგიძლიათ ყუთის შემოწმებით და დროის და თარიღის დიაპაზონის დაყენებით.
ნაბიჯი 3. დაწერეთ თქვენი პასუხი
თქვენი გაცვლის სერვერისგან გაგზავნილი ელ.ფოსტისთვის გამოიყენეთ ჩანართი "ჩემი ორგანიზაციის შიგნით". სხვა ადამიანებისგან მიღებულ წერილებზე პასუხის გასაცემად გამოიყენეთ ჩანართი "ჩემი ორგანიზაციის გარეთ". მას შემდეგ რაც კმაყოფილი დარჩებით თქვენი პასუხით, დააწკაპუნეთ OK.
ნაბიჯი 4. გამორთეთ ავტომატური პასუხები
თუ თქვენ დააყენებთ თარიღის დიაპაზონს თქვენი ავტომატური პასუხისთვის, ასისტენტი ავტომატურად დასრულდება, როდესაც თარიღის დიაპაზონი დასრულდება. თუ არ დააყენებთ თარიღის დიაპაზონს, ის გაგრძელდება მანამ, სანამ არ გახსნით ავტომატური პასუხების მენიუს და არ აირჩევთ „ავტომატური პასუხების გაგზავნას“.
მეთოდი 2 დან 4: Outlook 2007
ნაბიჯი 1. გააქტიურეთ ოფისის ასისტენტი
დააწკაპუნეთ ინსტრუმენტების ჩანართზე. ინსტრუმენტების მენიუში აირჩიეთ ოფისის გარეთ ასისტენტი. მონიშნეთ ყუთი, რომელშიც ნათქვამია: „გაგზავნეთ ავტომატური პასუხები ოფისის გარეთ“. ასისტენტისთვის აქტიური დროის დაყენება შეგიძლიათ ყუთის შემოწმებით და დროის და თარიღის დიაპაზონის დაყენებით.
ნაბიჯი 2. დაწერეთ თქვენი პასუხი
თქვენი გაცვლის სერვერისგან გაგზავნილი ელ.ფოსტისთვის გამოიყენეთ ჩანართი "ჩემი ორგანიზაციის შიგნით". სხვა ადამიანებისგან მიღებულ წერილებზე პასუხის გასაცემად გამოიყენეთ ჩანართი "ჩემი ორგანიზაციის გარეთ". მას შემდეგ რაც კმაყოფილი დარჩებით თქვენი პასუხით, დააწკაპუნეთ OK.
ნაბიჯი 3. გამორთეთ ოფისის ასისტენტი
თუ თქვენ დააყენებთ თარიღის დიაპაზონს თქვენი ავტომატური პასუხისთვის, ასისტენტი ავტომატურად დასრულდება, როდესაც თარიღის დიაპაზონი დასრულდება. თუ არ დააყენებთ თარიღის დიაპაზონს, ის გაგრძელდება მანამ, სანამ არ გახსნით ავტომატური პასუხების მენიუს და არ აირჩევთ „ავტომატური პასუხების გაგზავნას“.
მეთოდი 3 დან 4: Outlook 2003
ნაბიჯი 1. გააქტიურეთ ოფისის ასისტენტი
ინსტრუმენტების მენიუში აირჩიეთ ოფისის გარეთ ასისტენტი. შეამოწმეთ ყუთი, სადაც ნათქვამია: "მე ახლა ოფისის გარეთ ვარ".
ნაბიჯი 2. დაწერეთ თქვენი პასუხი
ყუთში წარწერით „ავტომატურად უპასუხე თითოეულ გამომგზავნს შემდეგი ტექსტით:“შეიყვანეთ პასუხი, რომლის გამოყენება გსურთ ელ.ფოსტის პასუხის სახით.
ნაბიჯი 3. დაამატეთ წესები
თქვენ შეგიძლიათ დაამატოთ წესები თქვენს ასისტენტს, როგორიცაა შეტყობინებების გადაგზავნა სხვა მიმღებებზე. დააწკაპუნეთ ღილაკზე „დაამატე წესი…“, რომ დააკონფიგურირო შენ მიერ განსაზღვრული წესი. მაგალითად, თქვენ შეგიძლიათ შექმნათ წესი, რომელიც კონკრეტულ კლიენტს გაუგზავნის ელფოსტას თქვენს კოლეგებს ისე, რომ მნიშვნელოვანი ელ.წერილები არ გამოტოვოთ შორს ყოფნისას.
ნაბიჯი 4. გამორთეთ ოფისის ასისტენტი
ოფისის გარეთ ასისტენტი გაგრძელდება მანამ, სანამ არ გახსნით ავტომატური პასუხების მენიუს და არ აირჩევთ „ოფისის გარეთ ავტომატური პასუხების გაგზავნას“.
მეთოდი 4 დან 4: ავტომატური პასუხების გაგზავნა გაცვლითი ანგარიშის გარეშე
ნაბიჯი 1. შექმენით შაბლონი
Exchange ანგარიშის გარეშე, ავტომატური პასუხის ვარიანტი არ არის ხელმისაწვდომი. მაგრამ მაინც შესაძლებელია ავტომატური პასუხების დაყენება შაბლონისა და ზოგიერთი წესის გამოყენებით. დაიწყეთ ახალი ელ.ფოსტის შექმნით. ეს იქნება თქვენი ავტომატური პასუხის შაბლონი.
- შეარჩიეთ საგანი, რომელიც მოკლედ აღწერს სიტუაციას. მაგალითად "სამსახურიდან სანამ". თქვენ ასევე შეგიძლიათ ჩაწეროთ სიტყვა "ავტომატური პასუხი" სათაურში, რათა მიმღებმა დაუყოვნებლივ იცოდნენ, რომ რასაც ისინი იღებენ არის ავტომატური პასუხი.
- დაწერე მოკლე შეტყობინება. ელ.ფოსტის მთავარ ნაწილში ჩაწერეთ ზოგადი შეტყობინება, რომელიც შეიძლება გამოყენებულ იქნას ყველასთვის, ვინც მიიღებს მას. უთხარით მიმღებს როგორ დაგიკავშირდეთ თქვენ, ან ვინმეს, ვისაც შეუძლია დაუკავშირდეს.
ნაბიჯი 2. შეინახეთ თქვენი შაბლონი
მას შემდეგ რაც კმაყოფილი დარჩებით შეტყობინებით, დააწკაპუნეთ შენახვა როგორც … ჩამოსაშლელ მენიუში "შენახვა როგორც ტიპი" აირჩიეთ Outlook თარგი. ეს შეინახავს ფაილს, როგორც შაბლონი, რომელიც დატვირთულია Outlook– ში.
ნაბიჯი 3. შექმენით წესი
იმისათვის, რომ ავტომატური პასუხი სწორად იმუშაოს, თქვენ უნდა განსაზღვროთ გარკვეული წესები პროცესის ავტომატიზაციისთვის. Office 2003/2007, დააწკაპუნეთ ინსტრუმენტების მენიუს და აირჩიეთ წესები და გაფრთხილებები. ოფისში 2010/2013, დააწკაპუნეთ ფაილის ჩანართზე, აირჩიეთ ინფორმაცია და შემდეგ დააჭირეთ წესებს და გაფრთხილებებს. ეს გახსნის ელ.ფოსტის წესების მენიუს.
- დააჭირეთ ღილაკს ახალი წესი. თქვენ მოგეთხოვებათ აირჩიოთ შაბლონი. "ცარიელი წესიდან დაწყება" განყოფილებიდან აირჩიეთ "შეამოწმეთ შეტყობინებები, როდესაც ისინი ჩამოდიან". დააწკაპუნეთ შემდეგი.
- გადაწყვიტეთ რომელ შეტყობინებას უპასუხოთ. თუ გსურთ უპასუხოთ ყველა შეტყობინებას, რომელსაც მიიღებთ თქვენს შემოსულებში, შეამოწმეთ ყუთი "სადაც ჩემი სახელი არის To ყუთში". თქვენ შეგიძლიათ შეამციროთ იგი კონკრეტული მიწოდების ან ელ.ფოსტის მითითებით ელ.ფოსტის სათაურში ან ორგანოში. დააწკაპუნეთ შემდეგი მას შემდეგ, რაც თქვენ გააკეთებთ თქვენს არჩევანს.
- ჩატვირთეთ თქვენი შაბლონი. მომდევნო ფანჯარაში შეარჩიეთ ყუთი "პასუხი კონკრეტული შაბლონის გამოყენებით", რომ ჩადოთ ადრე შექმნილი შეტყობინება. დააწკაპუნეთ ბმულზე აღწერილობის ყუთში "კონკრეტული შაბლონი". ეს გახსნის დიალოგს, სადაც გეკითხებით სად შეინახოთ შაბლონი. აირჩიეთ "მომხმარებლის შაბლონები ფაილურ სისტემაში". გახსენით ადრე შექმნილი შეტყობინება.
- დაადგინეთ თქვენი გამონაკლისები. შაბლონის ჩატვირთვის შემდეგ, შეგიძლიათ მიუთითოთ შემთხვევები, თუ არ გსურთ პასუხის გაგზავნა, როგორიცაა კონკრეტული მიმღებები, ან გარკვეული ტიპის შეტყობინებები. დააწკაპუნეთ შემდეგი მას შემდეგ, რაც თქვენ გააკეთებთ თქვენს არჩევანს.
- მიეცით სახელი თქვენს წესს. სანამ დასრულდება, თქვენ უნდა მიანიჭოთ სახელი თქვენს წესს. გამოიყენეთ რაიმე ადვილად დასამახსოვრებელი, რათა მომავალში სწრაფად გამორთოთ წესი. წესის გასააქტიურებლად მონიშნეთ ყუთი "ჩართეთ ეს წესი" და შემდეგ დააწკაპუნეთ დასრულება.
ნაბიჯი 4. გამორთეთ წესი
როდესაც სამსახურში დაბრუნდებით, შეგიძლიათ გამორთოთ წესი წესებისა და შეტყობინებების მენიუს ხელახლა გახსნით. შეარჩიეთ თქვენ მიერ შექმნილი ოფისის გარეთ არსებული წესი თქვენი აქტიური წესების სიიდან, შემდეგ დააჭირეთ ღილაკს წაშლა.
Რჩევები
- ორგანიზაცია ჩვეულებრივ განისაზღვრება როგორც თქვენი კომპანია და შეიცავს ადამიანებს, რომლებსაც აქვთ Exchange Server ანგარიშები თქვენს ელ.ფოსტის სისტემაში.
- ინსტრუმენტების მენიუ გამოჩნდება Outlook– ის მთავარ ფანჯარაში. მთავარი ფანჯარა არის იგივე ფანჯარა, რომელიც გამოჩნდება Outlook– ის გაშვებისას და შეიცავს მენიუს ფაილი, რედაქტირება, ნახვა, გადატანა, ინსტრუმენტები, მოქმედებები და დახმარება. ფანჯარაში არ არის Tools მენიუ, რომელსაც იყენებთ ისეთი ელემენტების შესაქმნელად ან სანახავად, როგორიცაა ელ.ფოსტის შეტყობინებები, კონტაქტები ან ამოცანები.
- თუ თქვენ შეამოწმებთ ავტომატურ გამეორებას ხალხს ჩემი ორგანიზაციის ყუთის გარეთ, ჩანართის სახელის გვერდით გამოჩნდება ჩანართი "ჩემი ორგანიზაციის გარეთ" (ჩართული).
- კონტაქტი უნდა იყოს თქვენს Exchange Server კონტაქტების საქაღალდეში. თუ კონტაქტი მხოლოდ საქაღალდეშია, რომელიც არის პირადი საქაღალდეების (.pst) ფაილის ნაწილი, ავტომატური პასუხის შეტყობინება არ გაიგზავნება.
