საჭიროა ეფექტური შეხვედრის ორგანიზება კომპანიის ან ორგანიზაციის საქმიანობის შეუფერხებლად წარმართვისათვის. შეხვედრები არის მუშაობის კოორდინირების, ინფორმაციის გაზიარების, გუნდური მუშაობის გაუმჯობესებისა და მიზნების ეფექტურად მიღწევის შესაძლებლობა. ეფექტური შეხვედრები მოითხოვს კარგ მომზადებას, ხელმძღვანელობას და დავალებების დელეგირებას. შეხვედრის დროს შეეცადეთ გაზარდოთ მონაწილეთა მოტივაცია და ჩართოთ მთელი გუნდი.
ნაბიჯი
მე –3 ნაწილი 1: შეხვედრების გამართვა
ნაბიჯი 1. მოემზადეთ შეხვედრისთვის რაც შეიძლება კარგად
უპირველეს ყოვლისა, შეადგინეთ შეხვედრის დღის წესრიგი, რომელიც შეიცავს განრიგს და განსახილველ თემებს და განსაზღვრავს იმ მნიშვნელოვან საკითხებს, რომლებიც უნდა დადასტურდეს შეხვედრის დასრულებამდე.
- მოდი დროულად შეხვედრების ოთახში, რადგან იქ, სადაც მუშაობ, იმოქმედებს იმაზე, თუ როგორ აღიქვამენ სხვები შენზე. შეხვედრების დარბაზში 15 წუთით ადრე ლოდინი აიძულებს სხვა ადამიანებს იფიქრონ, რომ თქვენ ხართ ნაკლებად პროდუქტიული ან გსურთ სხვა სამსახურის დატოვება შეხვედრაზე წასვლის საბაბით.
- მოამზადეთ დღის წესრიგის ასლი. მიუხედავად იმისა, რომ თქვენ შეგიძლიათ შექმნათ ციფრული დღის წესრიგი, ასევე მოამზადეთ დღის წესრიგის ასლი, რომ გაადვილოთ მისი გამოყენება.
ნაბიჯი 2. წარმართეთ შეხვედრა
შეხვედრის წარმართვისას, დარწმუნდით, რომ დაფარეთ დღის წესრიგის ყველა თემა და მოუსმინეთ რას იტყვიან ყველა მონაწილე შემდეგი გზით:
- გაავრცელეთ დასწრების სია. შეხვედრა არის გუნდში ინფორმაციის გავრცელების საშუალება და ხდება დისკუსიის შესაძლებლობა, რათა ყველამ იცოდეს თავისი მოვალეობები, რათა მათ შეძლონ უზრუნველყონ სამუშაოს სავარაუდო შესრულება. დასწრების სიის მიმოქცევით, თქვენ იცით ვინ არ ჩამოვიდა, რათა მათ შეეძლოთ დაუკავშირდნენ და შეუერთდნენ შეხვედრას. ის ასევე აჩვენებს, რომ ინფორმაცია, რომელსაც თქვენ გაგიზიარებთ შეხვედრაზე, მნიშვნელოვანია.
- გამოიყენეთ დღის წესრიგი, როგორც სახელმძღვანელო, რათა შეხვედრის თითოეულ მონაწილეს გაუადვილოს ფოკუსირება და იცოდეს რა უნდა გააკეთოს. შეხვედრის მონაწილეები შეიძლება მორიგეობით მოვიდნენ. ასე რომ, შეხვედრის დაწყებამდე დღის წესრიგის მომზადება უფრო მეტად გაამახვილებს ყურადღებას შეხვედრის წარმართვისას.
ნაბიჯი 3. შეიმუშავეთ სამუშაო გეგმა
სამუშაო გეგმა არის საბოლოო შეჯამება, რომელიც ადასტურებს შეხვედრის შემდეგ შესასრულებელ სამუშაოს და არის მიმდინარე გეგმა, რომელიც გავლენას ახდენს შეხვედრის ყველა მონაწილეზე. შეადგინეთ სამუშაო გეგმა შემდეგი მითითებების შესაბამისად:
- დანიშნეთ ვინმე, როგორც კონკრეტული სამიზნეზე პასუხისმგებელი პირი. დანიშნულ პირს არ უნდა მიაღწიოს მიზანს პირადად, რადგან ის იქნება პროექტის მენეჯერი, რომელიც პასუხისმგებელი იქნება გუნდის წევრების დაკავშირებაზე და საჭირო რესურსების მომზადებაზე.
- მოითხოვეთ პროგრესის ანგარიშები ფორმალურად და არაფორმალურად ისე, რომ დანიშნულმა პერსონალმა მოახსენოს გარკვეული პერიოდის განმავლობაში მიღწეული სამუშაო.
ნაბიჯი 4. ფოკუსირება თემაზე შეხვედრის დღის წესრიგის მიხედვით
დღის წესრიგის ერთი თემის განხილვისა და აუცილებელი დისკუსიების ჩატარების შემდეგ წარმოადგინეთ დისკუსიის შედეგების შეჯამება, მიეცით კითხვების დასმის შესაძლებლობა, შემდეგ გააგრძელეთ შეხვედრა შემდეგი თემის განხილვით.
ნაბიჯი 5. განსაზღვრეთ მომავალი შეხვედრის განრიგი
გამოაცხადეთ შემდეგი შეხვედრის განრიგი, როდესაც ყველა შეიკრიბება, რათა გაუადვილოს მათ დაგეგმვა. ამრიგად, თქვენ წინასწარ აცნობეთ შეხვედრების გრაფიკს, რათა თავიდან აიცილოთ შეჯახების გრაფიკი.
სთხოვეთ გუნდის წევრებს ელექტრონული ფოსტით შესთავაზონ რა თემები უნდა იყოს დღის წესრიგში. შეხვედრის დასრულების შემდეგ აცნობეთ მათ, რომ თქვენ გამოიყენებთ იმავე დღის წესრიგს მომდევნო შეხვედრისთვის და სთხოვეთ შეხვედრის მონაწილეებს წარმოადგინონ წინადადებები, რომლებიც მხარს უჭერს კომპანიის/ორგანიზაციის მიზნების მიღწევას
3 ნაწილი 2: შეხვედრისთვის მზადება
ნაბიჯი 1. გადაწყვიტეთ ვინ უძღვება შეხვედრას
ეს როლი, როგორც წესი, ენიჭება მენეჯერს, მაგრამ თქვენ შეგიძლიათ მისცეთ გუნდის წევრებს შესაძლებლობა, უხელმძღვანელონ უწყებრივი შეხვედრები, რათა მათ მოგვიანებით მართონ შეხვედრები უფრო მაღალ დონეზე.
ნაბიჯი 2. მოიწვიე მომხსენებლები
მომხსენებელი არის პირი, რომელიც მიწვეულია შეხვედრაზე დასასწრებად კონკრეტული მიზეზის გამო, რადგან მას აქვს გამოცდილება ადამიანური რესურსების და სხვა რესურსების მართვაში, რათა გუნდის წევრებმა მიაღწიონ საუკეთესო შედეგებს, მათ შორის სამუშაო პროცესებისა და შედეგების ეფექტურად ახსნას. გარდა ამისა, მას ასევე შეუძლია რჩევების გაცემა გაუთვალისწინებელი გარემოებების მოსალოდნელი და საჭიროების შემთხვევაში რესურსების გაზრდის მიზნით.
ნაბიჯი 3. განსაზღვრეთ შეხვედრების სწორი განრიგი
გრაფიკის დადგენისას გაითვალისწინეთ დროის ხელმისაწვდომობა და მონაწილეთა შეზღუდვები. მაგალითად: ყველა მონაწილეს შეუძლია დაესწროს პარასკევს შუადღის შეხვედრას, მაგრამ არ არის შესაფერისი დრო დიდი საკითხების განსახილველად.
- ისე, რომ გუნდის ყველა წევრს შეეძლოს დაესწროს მოახლოებულ შეხვედრას, ჯერ სთხოვეთ პროექტის ხელმძღვანელს გრაფიკი და შემდეგ სთხოვეთ ყველა მონაწილეს გეგმის მიხედვით მოაწყონ თავიანთი განრიგი.
- განსაზღვრეთ ვინ აიღებს ოქმს და დარწმუნდით, რომ შეხვედრის შედეგების შესახებ ინფორმაცია ასევე გადაეგზავნება დაუსწრებელ მონაწილეებს.
ნაბიჯი 4. მოამზადეთ შეხვედრის დღის წესრიგი
შეხვედრის დღის წესრიგი მაინც უნდა შეიცავდეს განსახილველი თემების ჩამონათვალს, საპრეზენტაციო ამოცანების დელეგირებას და თითოეული დროის განსახილველად დროის განაწილებას. თქვენ შეგიძლიათ მოაწყოთ შეხვედრის დღის წესრიგი შემდეგი წინადადებების შესაბამისად:
- მოიძიეთ ინფორმაცია შეხვედრის ყველა მონაწილისგან ელ.წერილით შეხვედრამდე სულ მცირე 2 დღით ადრე. ფოსტა არის საუკეთესო ინსტრუმენტი ამისათვის, რადგან თქვენ მიიღებთ მოთხოვნებს წერილობით.
- შეადგინეთ მაგიდის შეხვედრის დღის წესრიგი, სადაც ჩაწერილი იქნება ყველა განსახილველი თემა, მომხსენებლები და დროის განაწილება. თუ არის მოთხოვნა თემის მიმართ, რომელიც გადადის ზოგადი თემისგან, დაუკავშირდით დაინტერესებულ პირს და სთხოვეთ მას კონკრეტული თხოვნით მიმართოს მომდევნო შეხვედრაზე განსახილველად.
- შეადგინეთ რეალური გრაფიკი. განმარტებები და დისკუსიები, რომელსაც 30 წუთი სჭირდება, არ უნდა აიძულოს დაასრულოს 15 წუთში. შეადგინეთ გრაფიკი საჭიროებისამებრ და შეწყვიტეთ შეხვედრა ადრე, როდესაც ყველა თემა განიხილება.
ნაბიჯი 5. შესთავაზეთ შეხვედრის წესები
თქვენ არ გჭირდებათ ფორმალური წესების დაწესება ან სანქციების დაწესება, მაგრამ წესების დანერგვა ხდის შეხვედრას შეუფერხებლად და ყველას შეუძლია თავისი აზრის კარგად გამოხატვა.
შეხვედრის დაწყებისთანავე დაასახელეთ წესები შემდეგი სიტყვებით: „დროის დაზოგვის მიზნით, მონაწილეებს შეუძლიათ დაუსვან შეკითხვები და უპასუხონ მას შემდეგ, რაც გამომსვლელმა დაასრულა პრეზენტაცია. თუ თქვენ ჯერ კიდევ გაქვთ უკუკავშირი დისკუსიის დასრულების შემდეგ, გთხოვთ მომწეროთ ელ.წერილი, რათა შემდგომ განვიხილოთ იგი.”
ნაბიჯი 6. განსაზღვრეთ დროის გაყოფა
დაადგინეთ შეხვედრის დღის წესრიგი, განსაზღვრეთ რამდენი ხანი დასჭირდება თითოეულ მომხსენებელს და განიხილავთ თითოეულ თემას.
- შეატყობინეთ შეხვედრის დაწყებამდე დროის განაწილებას, რათა ყველა მონაწილემ იცოდეს როდის შეუძლია წვლილი შეიტანოს და თავიდან აიცილოს შემთხვევითი ან დამახინჯებული დისკუსიები.
- როგორც სახელმძღვანელო, მიეცით საშუალება მინიმუმ 10 წუთი განიხილოს გარკვეული თემების განხილვის შემდეგ.
ნაბიჯი 7. წარადგინეთ შეხვედრის დღის წესრიგი
შეხვედრის წინა დღეს გაუგზავნეთ შეხვედრის დღის წესრიგი ყველა მონაწილეს ისე, რომ ყველას ჰქონდეს გრაფიკის ასლი და იცოდეს შეხვედრის მიზანი. გარდა ამისა, მათ შეუძლიათ შეგატყობინონ, თუ დღის წესრიგში არასწორი ინფორმაციაა.
ნაბიჯი 8. გააგზავნეთ შეხსენება
სანამ პირველად ან არა რუტინულ შეხვედრას დაიწყებდეთ, გამოაგზავნეთ შეხსენება ერთი საათით ადრე, რათა ყველა დამსწრე დროულად იყოს.
ნაწილი 3 3: გახდი ეფექტური შეხვედრის ლიდერი
ნაბიჯი 1. იყავით კარგი შეხვედრის ლიდერი
შეეცადეთ დაუკავშირდეთ შეხვედრის ყველა მონაწილეს ისე, რომ შეხვედრის მიზნები მიღწეული იყოს. შეხვედრების თავმჯდომარეობის პასუხისმგებლობის დელეგირება მოწვეულ მომხსენებლებს კონკრეტული თემების განსახილველად. თქვენ თვითონ აქტიურად უნდა მიიღოთ მონაწილეობა დისკუსიის დროს.
ნაბიჯი 2. აცნობეთ სამუშაო მიზნებს, რომლებიც მიღწეულია და არ იქნა მიღწეული
თუ შეხვედრის მიზანია რამდენიმე მიზნის განხილვა, აცნობეთ მიღწეულ პროგრესს და ვინ არის პასუხისმგებელი მიღწევებზე.
- თუ არსებობს სამუშაო გეგმა, რომელიც ბოლო შეხვედრის შემდეგ წინ არ გასულა, ჰკითხეთ რატომ.
- თუ ეს გამოწვეულია დროის ნაკლებობით ან სხვა რესურსებით, განიხილეთ გადაწყვეტა იმ პირთან, რომელიც დანიშნულია პროექტზე პასუხისმგებლად ან განიხილეთ საკითხი დეტალურად შეხვედრის გარეთ.
ნაბიჯი 3. ხელახალი ფოკუსირება, თუ დისკუსია გადაუხვევს თემას
ზოგჯერ დისკუსია კარგავს გზას მონაწილეთა ენთუზიაზმის ან იმედგაცრუების გამო. გაამახვილეთ ყურადღება და გადამისამართეთ მაწანწალა დისკუსიები შემდეგი მეთოდების გამოყენებით:
- წარმოიდგინეთ შეხვედრა, როგორც ფაქტების შემგროვებელი მისია. მიეცით თითოეულ მონაწილეს საუბარი, რათა შეძლოთ რაც შეიძლება მეტი ინფორმაციის შეგროვება. ეს მეთოდი ასევე აიძულებს შეხვედრის მონაწილეებს ისაუბრონ რიგრიგობით, მათ შორის მათ, ვისაც უყვარს დომინირება შეხვედრაზე.
- გამოიყენეთ Cyberstorming, ელექტრონული საკომუნიკაციო პროგრამა ჯგუფებში იდეების გასაზიარებლად და მისი გამოყენება შესაძლებელია არაფორმალურ შეხვედრებზე. ეს მეთოდი ხელს უშლის კონკურენციას გუნდის წევრებს შორის იმისთვის, რომ მათ მოუსმინონ, რადგან ჯგუფში ყველას შეუძლია დაინახოს სხვა წევრების შეყვანა.
- იყავით ნეიტრალური, თუ შეხვედრაზე ვინმე განიხილავს დღის წესრიგიდან ამოღებულ თემას, მაგალითად: „საინტერესო იდეაა, ბობ! ამის შესახებ მოგვიანებით შეგვიძლია ვისაუბროთ.” ბევრს არ ესმის, რომ ისინი განიხილავენ საკითხებს, რომლებიც გადაუხვევს შეხვედრის დღის წესრიგს, მაგრამ ისინი მოდიან თქვენთან განსახილველად, თუ ეს საკითხი მართლაც მნიშვნელოვანია.
- აკონტროლეთ დისკუსიის მიმართულება. იმ მონაწილეთა გარდა, რომლებიც ძალიან დიდხანს საუბრობენ, შეხვედრაზე შეიძლება წარმოიშვას პრობლემები, რადგანაც ვინმე აგრძელებს იმ საკითხების განხილვას, რომლებიც დღის წესრიგიდან არ არის. ამის დასაძლევად, ჯერ მოუსმინეთ მის სათქმელს და შემდეგ შესთავაზეთ საკითხის შემდგომი განხილვა მომდევნო შეხვედრაზე. ხაზი გაუსვით იმას, რომ შეხვედრა გაგრძელდება დღის წესრიგში ჩამოთვლილი თემების განხილვა.
- ჩაატარეთ პირადი საუბარი იმ პირთან, რომელიც დომინირებს შეხვედრაზე და ჰკითხეთ რატომ. აჩვენეთ შეშფოთება, ნაცვლად იმისა, რომ გაღიზიანდეთ. ფოკუსირება მოახდინეთ იმაზე, რაც შენიშნეთ შეხვედრის დროს და მიეცით საშუალება ახსნას თავისი საქციელი. შესთავაზეთ მას დაეხმაროს შეწყვიტოს დომინირება შეხვედრაზე.
ნაბიჯი 4. გადადით შემდეგ თემაზე გრაფიკით
ივარჯიშეთ დროის მენეჯმენტით მტკიცედ, ნუ იქნებით უხეში. დროის სწორად დადგენა თითოეულ მონაწილეს აცნობებს, რომ შეხვედრა ჯერ კიდევ გრძელდება და დისკუსიები, რომლებიც არ ეხება შეხვედრას, შეიძლება გაგრძელდეს შეხვედრის დასრულების შემდეგ.
ნუ გეჩქარება. მაშინაც კი, თუკი თქვენ უნდა გააკონტროლოთ სიტუაცია, შეხვედრა ნაკლებად გამოდგება, თუ დისკუსია შემოკლდება. შეხვედრის განახლებამდე მიეცით მონაწილეებს შესაძლებლობა დაუსვან კითხვები ან მიაწოდონ მონაწილეობა. დარწმუნდით, რომ გუნდის ყველა წევრი თავს გრძნობს ჩართულად და არა უგულებელყოფის გრძნობად
ნაბიჯი 5. ხაზი გაუსვით მნიშვნელოვან თემას
ხაზი გაუსვა მიღწევების ძირითად მიზნებს და მათ ურთიერთობას სხვა სამიზნეებთან, რომლებიც ხელს უწყობენ ძირითადი მიზნების მიღწევას.
აუხსენით შეხვედრის მონაწილეებს, რათა მათ გააცნობიერონ პროექტის სფერო, რომელზეც ისინი მუშაობენ და მათი შესაბამისი როლები, როგორც ერთეულის მნიშვნელოვანი ნაწილი
ნაბიჯი 6. საჭიროების შემთხვევაში, დაეხმარეთ შენიშვნების მიღებაში
შეხვედრის დაწყებამდე გადაწყვიტეთ ვინ აიღებს წუთებს. თუ ის გადატვირთულია, მიეცით დამხმარე ხელი ან თავად გააკეთეთ ჩანაწერები.
ნაბიჯი 7. გაუგებრობის შემთხვევაში განმარტეთ
მას შემდეგ, რაც ყველა თემა განიხილება, შეხვედრის ლიდერი გააკეთებს რეზიუმეს, რათა მონაწილეებმა იცოდნენ შეხვედრის შედეგები და დაუსვან კითხვები, თუ ჯერ კიდევ არის რაღაცეები, რაც არ არის ნათელი.
როგორც შეხვედრის ლიდერმა, მიეცი დეტალური ახსნა, რათა ყველა მონაწილემ გაიგოს შეხვედრის შედეგები
ნაბიჯი 8. შეხვედრის დახურვამდე, წარმოადგინეთ საფუძვლიანი შეჯამება
ლიდერები, რომლებიც მტკიცედ იღებენ გადაწყვეტილებებს, ხელს შეუშლიან სტაგნაციას და განურჩევლობას, აიძულებენ თანამშრომლებს გულმოდგინედ და მოტივირებულად იმუშაონ, რეაგირებენ ცვლილებებზე და ახალ ინფორმაციაზე. ეს ჩანს შემდეგი მახასიათებლებით:
- გქონდეთ მკაფიო მიზნები იმის უზრუნველსაყოფად, რომ არსებობს გადაწყვეტილებები კომპანიის/ორგანიზაციის მიზნებთან და ეთიკას შორის.
- ზრუნვა სამაგალითო ცხოვრების ჩვენებაში და სამუშაო ეთიკის დაცვით, როგორც ეფექტური და ეფექტური გადაწყვეტილების მიღების საფუძველი.
- გამჭვირვალობის დემონსტრირება, კერძოდ თავგანწირვა იმის მტკიცებით, რომ კომპანიისათვის მომგებიანი გადაწყვეტილებები ყველას აძლევს შესაძლებლობას განავითაროს საკუთარი თავი.
- წარუმატებლობის სწავლა როგორც სწავლის შესაძლებლობა, რომელიც იქნება საფეხური უკეთესი გადაწყვეტილებების მისაღებად. როდესაც რაღაც არასწორედ მიდის, გადამწყვეტ ლიდერს შეუძლია გაიგოს სიტუაცია.
- დაქვემდებარებულებთან ან ზემდგომებთან ურთიერთობისას შეუსაბამობების ან წინააღმდეგობების თავიდან ასაცილებლად ღიად და ეფექტურად კომუნიკაცია კორპორატიული/ორგანიზაციული კულტურის შესაბამისად.
