სამუშაო და ბიზნესი, განსაკუთრებით საოფისე გარემოში, მოითხოვს თანამშრომლობის გარკვეულ დონეს. მაგალითად, მნიშვნელოვანი გადაწყვეტილებები ხშირად მოითხოვს უფრო მეტს ერთი ინდივიდის პერსპექტივიდან და საერთოდ მნიშვნელოვანი სამუშაოს წარმატება მოითხოვს რიგი ადამიანების გამოცდილებას. შეხვედრები არის სტრუქტურირებული და ორგანიზებული თანამშრომლობის შექმნის საშუალება, მაგრამ მიზნისა და კონტროლის გარეშე, შეხვედრები ადვილად გახდება ძალიან გრძელი და არაეფექტური. შეხვედრების დაგეგმვის, მომზადებისა და წარმართვის ცოდნამ შეიძლება შეცვალოს განსხვავება ეფექტურ შეხვედრებსა და დროის დაკარგვას შორის.
ნაბიჯი
მე –3 ნაწილი 1: შეხვედრისთვის მზადება
ნაბიჯი 1. განიხილეთ მომავალი შეხვედრა მონაწილეებთან
როდესაც გაარკვევთ, რომ თქვენ უხელმძღვანელებთ მომავალ შეხვედრას, ერთ – ერთი პირველი რაც თქვენ უნდა გააკეთოთ არის ცოტა დრო დაუთმოთ საუბარს იმ ადამიანებთან, რომლებიც მონაწილეობას მიიღებენ (განსაკუთრებით მნიშვნელოვანი და მაღალი დონის ადამიანები). ჰკითხეთ, არის თუ არა რაიმე კონკრეტული, რისი განხილვაც სურთ შეხვედრაზე. ჩაწერეთ მათი პასუხები და გამოიყენეთ ისინი როგორც სახელმძღვანელო თქვენი დღის წესრიგის წერისას.
სთხოვეთ მონაწილეებს, რის განხილვა სურთ, არის ჭკვიანი ნაბიჯი, არა მხოლოდ გაგიადვილოთ დღის წესრიგის დაწერა, არამედ ჩართოთ ისინი შეხვედრის პროცესში შეხვედრის დაწყებამდეც კი. ადამიანები უფრო ხშირად ესწრებიან და ყურადღებას აქცევენ შეხვედრების დროს, როდესაც იციან, რომ მათთვის მნიშვნელოვანი საკითხები განიხილება
ნაბიჯი 2. დაწერეთ და გაუზიარეთ დღის წესრიგი
შეხვედრის დღის წესრიგი სასარგებლოა არა მხოლოდ შეხვედრის ლიდერისთვის, არამედ დამსწრე სტუმრებისთვისაც. დღის წესრიგი შეიცავს სასარგებლო ინფორმაციას შეხვედრის შესახებ, როგორიცაა როდის, სად და ვინ დაესწრება. რაც მთავარია, დღის წესრიგში ასევე მოცემულია განსახილველი დისკუსიის თემები, რათა ყველას შეეძლოს მომზადება. გაგზავნეთ დღის წესრიგი თვით შეხვედრამდე - რაც უფრო მნიშვნელოვანია შეხვედრა, მით უფრო ადრე უნდა გაგზავნოთ დღის წესრიგი.
ერთი რამ, რაც დღის წესრიგში უნდა დადგეს, არის სავარაუდო ვადა თითოეული დისკუსიისთვის. ადრე განსაზღვრული უხეში გრაფიკის არსებობა გაგიადვილებთ შეხვედრის სწორ გზაზე დაყენებას. მიუხედავად იმისა, რომ თქვენი დღის წესრიგის ზოგიერთი მოვლენა უფრო მეტ დროს მიიღებს (და ზოგი უფრო სწრაფად), გრაფიკი გაგიადვილებთ საერთო დროის ორგანიზებას და მორგებას
ნაბიჯი 3. ჩაატარეთ კვლევა წინა დისკუსიებისა და შეხვედრების თემაზე
შეხვედრის დამსწრე პირებმა შეიძლება არ იცოდნენ ყველა ინფორმაცია იმ თემაზე, რომლის განხილვასაც გეგმავთ - ზოგი შეიძლება არ დაესწრო ბოლო შეხვედრას, ზოგი კი დაივიწყოს. თქვენთვის, როგორც შეხვედრის თავმჯდომარისთვის, კარგი იდეაა იცოდეთ აქამდე განხილვის ისტორია. სცადეთ ისაუბროთ ადამიანებთან, რომლებიც ადრე ესწრებოდნენ მნიშვნელოვან შეხვედრებს, რათა გაარკვიოთ რაიმე გადაუჭრელი საკითხი, რათა მათ განიხილონ შეხვედრაზე. თქვენ ასევე უნდა მიიღოთ ბოლო შეხვედრის ოქმები იმ ჩინოვნიკისგან, რომელიც ინახავს ჩანაწერებს, რათა დაგეხმაროთ თქვენი გეგმების ორგანიზებაში.
წინა შეხვედრების წუთი შეიძლება იყოს მნიშვნელოვანი რესურსი თქვენთვის, როგორც ლიდერისთვის. ოქმები აჯამებს იმ დისკუსიებსა და გადაწყვეტილებებს, რაც მოხდა ბოლო შეხვედრის დროს, ასე რომ თქვენ შეგიძლიათ იპოვოთ ყველა მნიშვნელოვანი ინფორმაცია შედარებით სწრაფად და მარტივად. შეიძლება დაგჭირდეთ შეხვედრის მნიშვნელოვანი წუთების გაზიარება მონაწილეებთან დღის წესრიგის გათვალისწინებით
ნაბიჯი 4. წინასწარ მოამზადეთ შეხვედრის ადგილი
შეხვედრის დღეს, თქვენ უნდა დარწმუნდეთ, რომ ოთახი ან ადგილი, რომელიც გამოყენებული იქნება სუფთა, მოწესრიგებული და მზად არის შეხვედრის მონაწილეებისთვის. თქვენ უნდა დარწმუნდეთ, რომ შეხვედრის ტექნოლოგიის ყველა კომპონენტი (როგორიცაა პრეზენტაციები, პროექტორი, ვიზუალური მოწყობილობები და სხვა) მუშაობს გამართულად და მზად არის გამოსაყენებლად - ტექნიკურმა არეულობამ შეიძლება დაკარგოს ძვირფასი დრო და ჩაშალოს შეხვედრის გამართული მუშაობა.
თუ თქვენ იყენებთ ელექტრონულ პრეზენტაციას (მაგალითად, PowerPoint და ა.შ.), დაუთმეთ დრო გაეცნოთ დისტანციური მართვის ან დაჭერით, რომელიც გამოყენებული იქნება პრეზენტაციაში. თქვენ რა თქმა უნდა არ გსურთ დროის დაკარგვა იმ კონტროლერებთან ერთად მნიშვნელოვანი საკითხების განხილვისას
3 ნაწილი 2: ლიდერის როლი შეხვედრების დროს
ნაბიჯი 1. გახსენით შეხვედრა ოფიციალურად
როდესაც დაგეგმილი დრო ამოიწურება და ყველა მონაწილე (ან სულ მცირე ყველა მნიშვნელოვანი მონაწილე) იმყოფება, ყურადღება მიაქციეთ ყველას ოთახში. წარმოადგინეთ თავი, როგორც ლიდერი და რა არის შეხვედრის მიზანი. განსაზღვრეთ ვადები იმის მითითებით, თუ როდის დასრულდება თქვენი დაგეგმილი შეხვედრა - შეგიძლიათ გქონდეთ გრძელი ან მოკლე შეხვედრა, მაგრამ ვადაზე ადრე განსაზღვრული ვადა დაგეხმარებათ შეხვედრის დროულად შენარჩუნებაში. თუ ზოგიერთმა მონაწილემ არ იცის ერთმანეთი, დაუთმეთ დრო, რომ მოკლედ წაიკითხოთ მონაწილეთა სახელები და გააცნოთ მნიშვნელოვანი მონაწილეები.
უნდა აღინიშნოს, რომ ზოგიერთ ბიზნესსა და ორგანიზაციას აქვს მკაცრი და რეგულარული პროცედურები შეხვედრების გახსნისა და ჩასატარებლად. მაგალითად, არის რამდენიმე ორგანიზაცია, რომლებიც იწყებენ შეხვედრებს ჩაქუჩის დარტყმით
ნაბიჯი 2. მოგვაწოდეთ წინა შეხვედრების შესაბამისი რეზიუმეები
შეხვედრის დაწყებისას, რომელიც გრძელვადიანი პროექტის ნაწილია, თქვენ უნდა მიაწოდოთ მოკლე ინფორმაცია პროექტის შესახებ, წინა შეხვედრების მოვლენების ან გადაწყვეტილებების სწრაფი შეჯამებით. ყველა მონაწილემ არ იცის თქვენი დისკუსიის თემის შესახებ ისე, როგორც თქვენ, ასე რომ ეს ნაბიჯი შეიძლება დაგეხმაროთ შეხვედრის ეფექტური და ეფექტური გახდომისათვის.
- იმის ნაცვლად, რომ შეაჯამოთ წინა შეხვედრების შედეგები, თქვენ შეიძლება სთხოვოთ შეხვედრის მდივანს ან ოფიციალურ პირს, რომელიც ინახავს ჩანაწერებს, წაიკითხოს წინა შეხვედრების ოქმები, რათა შეჯამებას ფორმალური შეგრძნება მისცეს.
- თქვენ ასევე უნდა განიხილოთ მნიშვნელოვანი მიმოწერის ან კომუნიკაციის წაკითხვა, რომელიც მოხდა წინა შეხვედრის შემდეგ.
- უნდა აღინიშნოს, რომ თუ მონაწილეებს გადასცემთ ოქმის/კორესპონდენციის ასლებს, მათი წაკითხვა შეიძლება საჭირო არ იყოს.
ნაბიჯი 3. მიეცით საშუალება მნიშვნელოვან მონაწილეებს მოახდინონ ანგარიში ზოგადი მდგომარეობის შესახებ
შემდეგი, მოიწვიეთ შესაბამისი ცოდნის მქონე ადამიანები, რომ გაგაცნოთ ახალი მოვლენები, რაც მოხდა ბოლო შეხვედრის შემდეგ. ეს შეიძლება იყოს ნებისმიერი რამ - მაგალითად, ახალი პრობლემები ბიზნესის ან ორგანიზაციის წინაშე, პერსონალის ცვლილებები, პროექტების განვითარება და სტრატეგიის ცვლილებები, რომელთა განხილვა შესაძლებელია აქ. შეხვედრის მონაწილეებს ასევე სურთ გაიგონ წინა შეხვედრების შედეგად განხორციელებული კონკრეტული ქმედებების შედეგების შესახებ.
ნაბიჯი 4. დაასრულეთ ყველა დაუმთავრებელი საქმე
თუ არის გადაუჭრელი საკითხები და გადაწყვეტილებები, რომლებიც არ იქნა მიღებული ბოლო შეხვედრის შემდეგ, შეეცადეთ მოაგვაროთ ისინი ახალი საკითხების განხილვამდე. რაც უფრო დიდხანს იდება წინა საკითხი, მით უფრო მცირე მონაწილეს მოუნდება მასზე პასუხისმგებლობის აღება, ამიტომ შეეცადეთ განსაზღვროთ და გადაწყვიტოთ ნებისმიერი დაუმთავრებელი საქმე შეხვედრის დროს. ჩვეულებრივ, დაუმთავრებელი საქმეები სპეციალურად აღინიშნება როგორც „გადაუწყვეტელი“ან „შემდგომი განსახილველად წარდგენილი“წინა შეხვედრის ოქმში.
- იმ კულტურისა და რეგულაციების მიხედვით, რომელშიც მუშაობთ, თქვენს ბიზნესს ან ორგანიზაციას შეიძლება ჰქონდეს გადაწყვეტილებების მიღების კონკრეტული პროცედურები-მაგალითად, შეხვედრის მონაწილეებს შეიძლება დასჭირდეთ მხოლოდ უმრავლესობის კონსენსუსის მიღწევა, ან შესაძლოა უმაღლესი დონის ადამიანთა ჯგუფმა მიიღოს დავალება ყველა გადაწყვეტილება, გადაწყვეტილება.
- გაითვალისწინეთ, რომ ზოგიერთი რამ მეტისმეტად დიდია შეხვედრის დროს დასასრულებლად. თქვენ არ უნდა იფიქროთ დაუმთავრებელი პროექტების გრძელვადიან პროგრესზე. ამასთან, თქვენ უნდა წამოაყენოთ გადაწყვეტილება ან პროექტი, რომელიც მოითხოვს მოქმედებას ამ დროს.
ნაბიჯი 5. განიხილეთ ახალი ბიზნესი
შემდეგი, გამოდით ნებისმიერი ახალი საკითხით, შეშფოთებითა და საკითხებით, რომელთა განხილვაა საჭირო. ეს არის ის, რაც ბუნებრივად გამომდინარეობს იმ მოვლენებიდან, რაც მოხდა წინა და ახლანდელ შეხვედრებს შორის. შეეცადეთ მიიღოთ კონკრეტული, განსაზღვრული გადაწყვეტილებები მონაწილეებისგან - რაც უფრო მეტს დატოვებთ უპასუხოდ, მით უფრო გადაუჭრელ საკითხებს მოიტანთ თქვენს მომავალ შეხვედრაზე.
ნაბიჯი 6. წაიკითხეთ შეხვედრის დასკვნა
მას შემდეგ რაც დაასრულებთ თქვენს ყველა ძველ და მიმდინარე საკითხს, გამოყავით დრო, რომ წაიკითხოთ შეხვედრის დასკვნა ყველასთვის. ჩამოთვალეთ ყველა ის გადაწყვეტილება, რაც ინდივიდუალურად იქნა მიღებული და საჭიროების შემთხვევაში აღწერეთ კონკრეტული ქმედებები, რომლებიც მონაწილეებმა უნდა მიიღონ მომდევნო შეხვედრამდე.
ეს ნაბიჯი გადამწყვეტია - ეს არის თქვენი ბოლო შანსი იმის უზრუნველსაყოფად, რომ ყველამ დატოვოს შეხვედრა, ზუსტად იცოდეს სად დგას პროექტი და რას ელოდება მათგან
ნაბიჯი 7. დაასრულეთ შემდეგი შეხვედრის საფუძვლების ჩამოყალიბებით
დაბოლოს, მიუთითეთ რა განიხილება მომავალ შეხვედრაზე და, როდესაც დაგეგმვა დაიწყეთ, თქვით როდის და სად გაიმართება შეხვედრა. ეს ეხმარება მონაწილეებს შექმნან უწყვეტობის განცდა ერთი მნიშვნელოვანი პროექტიდან გადაწყვეტილებამდე მეორეზე და აძლევს მათ ვადას, რომ გააგრძელონ ან დაასრულონ დაკისრებული დავალება.
აღსანიშნავია, რომ თქვენ არ გჭირდებათ სხვა შეხვედრის დაგეგმვა, თუ მიმდინარე შეხვედრის ყველა ძველი და ახალი საკითხი გაშუქებული გაქვთ. თუმცა, თუ არსებობს საკმარისი გადაუჭრელი საკითხები, რომლებიც საჭიროებენ შემდგომ განხილვას ან თუ გსურთ პროგრესის დანახვა კონკრეტულ პროექტში, სხვა შეხვედრა შეიძლება იყოს კარგი იდეა
მე –3 ნაწილი 3 – დან: წამყვანი შეხვედრები ეფექტურად
ნაბიჯი 1. წარმართეთ დისკუსია, მაგრამ ნუ დომინირებთ მასზე
თქვენი ერთ -ერთი როლი, როგორც შეხვედრის ლიდერი, არის დისკუსიის შეუფერხებლად წარმართვა. თქვენი როლი არ არის გამოხატოთ აზრი ყველა საკითხზე ან დარწმუნდეთ, რომ დისკუსია წარიმართება ფიქსირებული გრაფიკით. თქვენ უნდა გქონდეთ მოქნილობა. მიეცით საშუალება სხვა მონაწილეებს თავისუფლად ისაუბრონ და დაუშვან ახალი დისკუსიის თემები მაშინაც კი, თუ ისინი დღის წესრიგში არ არიან. შეიძლება დაგჭირდეთ თემის დახვეწილი დასრულება ან დისკუსიის გარკვეული თემის შეცვლა დისკუსიის სწორ გზაზე, მაგრამ არ უნდა იგრძნოთ, რომ თქვენ უნდა აკონტროლოთ შეხვედრის ყველა ასპექტი. ყოველივე ამის შემდეგ, შეხვედრები ერთობლივი პროცესია.
შეხვედრის დროს ყურადღება მიაქციეთ თქვენს დღის წესრიგს. თუ შეხვედრა დღის წესრიგიდან არ არის გასული, შეიძლება დაგჭირდეთ დისკუსიის ზოგიერთი თემის გამოტოვება ან გადადება მოგვიანებით. ნუ შეგეშინდებათ ამის გაკეთება, თუ განსახილველი თემა ძალიან მნიშვნელოვანია
ნაბიჯი 2. წაახალისეთ ყველა მონაწილე მონაწილეობის მისაღებად
როგორც შეხვედრის ლიდერს, თქვენი სამუშაოა უზრუნველყოთ ღია და პროდუქტიული შეხვედრა. თუ შეამჩნევთ, რომ გარკვეული მონაწილეები, რომლებსაც აქვთ ცოდნა განსახილველ საკითხთან დაკავშირებით, არ არიან ღია ჯგუფისთვის, წაახალისეთ ისინი საუბრისთვის. თქვენ არ გჭირდებათ მათ პირდაპირ გამოწვევა ან გამოძახება-უბრალოდ თქვით მსგავსი რამ: "მე ვფიქრობ, რომ ქალბატონი მიტას ექსპერტიზა აქ გამოდგება", და ეს არის დიდი გზა, რომ ნაკლებად აქტიური წევრები ჩაერთონ შეხვედრაში.
ნაბიჯი 3. დარწმუნდით, რომ ყველას ესმის რა განიხილება
ძნელი დასამახსოვრებელია, რომ ყველას, ვინც ესწრება შეხვედრას, აქვს ერთნაირი გამოცდილება ან ცოდნა დისკუსიის თემასთან დაკავშირებით. იმის უზრუნველსაყოფად, რომ მონაწილეებმა გონივრულად გაატარონ დრო შეხვედრაზე, შეიძლება გისურვოთ ისარგებლოთ შემთხვევით და მოკლედ გაამარტივოთ რთული საკითხი ან თემა. მონაწილეები, რომლებმაც არ იციან ეს ინფორმაცია, აუცილებლად დააფასებენ მას.
ნაბიჯი 4. ნუ უგულებელყოფთ რთულ ან უხერხულ კითხვებს
თუ ასეთი კითხვები არ კონტროლდება კომპეტენტური ლიდერის მიერ, შეხვედრა არაპროდუქტიული იქნება. შეეცადეთ დარწმუნდეთ, რომ ყველა მნიშვნელოვანი საკითხი, რომლის განხილვაც გსურთ, განიხილება შეხვედრაზე. ნუ დაუშვებთ მონაწილეებს გადააყენონ ბრალი ან გაურკვეველი საბაბი მოუგვარებელი საკითხებისთვის. შეეცადეთ გაარკვიოთ და მიიღოთ პასუხები იმ საკითხებზე, რომელთა განხილვა არავის სურს. მიუხედავად იმისა, რომ მონაწილეებს არ უნდათ ეს, ეს ის კითხვებია, რომლებსაც პასუხი უნდა გაეცეს, რათა შეხვედრა ეფექტური იყოს.
დარწმუნდით, რომ ყველა მნიშვნელოვანი გადაწყვეტილება ჩაწერილია (თუ გყავთ თანამდებობის პირი ან შენიშვნის მიმღები, მიანდეთ ეს ამოცანა მათ). თუ უჭირთ რთული კითხვის დასმა, თქვენ უნდა დარწმუნდეთ, რომ თქვენი პასუხები კარგად არის დოკუმენტირებული
ნაბიჯი 5. უყურეთ თქვენს დროს
არსებობს მიზეზი იმისა, რომ შეხვედრებს ცუდი რეპუტაცია აქვს-ადამიანების უმეტესობისთვის შეხვედრები შრომატევადი საქმიანობაა. იმისათვის, რომ თავიდან აიცილოთ შეხვედრა დიდი ხნის განმავლობაში, გამოიყენეთ თქვენი ძალა როგორც ლიდერი დისკუსიის გასაგრძელებლად. ნუ შეგეშინდებათ გადადოთ გარკვეული უმნიშვნელო საკითხები ან საუბრები მომდევნო დისკუსიამდე, თუკი შეხვედრა იმაზე მეტხანს გაგრძელდება ვიდრე თქვენ ელოდით. თქვენ მზად უნდა იყოთ და გქონდეთ სურვილი შეცვალოთ გრაფიკი ისე, რომ არცერთი მონაწილის დრო არ დაიკარგოს.
