ანბანურად დაარქივება არის დოკუმენტების ორგანიზების საშუალება, რომლებიც მნიშვნელოვანია როგორც პირად, ასევე პროფესიულ ცხოვრებაში. ანბანური არქივი საშუალებას გაძლევთ სწრაფად იპოვოთ და აღადგინოთ ინდივიდუალური ფაილები. ეს უზრუნველყოფს ყველა დოკუმენტის დაცვას და ყოველთვის ხელთ. ინდონეზიურად ანბანურად შეტანის მრავალი წესი არსებობს გონივრული შევსების სისტემის შესანარჩუნებლად.
ნაბიჯი
ნაწილი 1 2 -დან: ანბანის არქივირება
ნაბიჯი 1. გადაწყვიტეთ რომელი ანბანური სისტემა გამოიყენოთ
მიუხედავად იმისა, რომ ეს შეიძლება მარტივად მოგეჩვენოთ, ანბანური შევსების სისტემას რამდენიმე არჩევანი აქვს. თქვენ უნდა აირჩიოთ ერთი სისტემა და გამოიყენოთ იგი თანმიმდევრულად.
- ასო-წერილის შედგენა ემყარება თითოეულ ასოში თითოეულ სიტყვას იმ თანმიმდევრობით, რომელშიც ის ხდება და იგნორირებას უკეთებს სიტყვებს შორის.
- სიტყვა სიტყვით დაარქივება ხდება თითოეული ფაილის დახარისხებით ზედიზედ თითოეული სიტყვის პირველი ასოზე დაყრდნობით.
- ერთეულად ერთეულის შევსება ითვალისწინებს თითოეულ სიტყვას, აბრევიატურასა და საწყისს და ალაგებს მათ. ეს არის სისტემა, რომელიც ჩვეულებრივ რეკომენდირებულია განხორციელდეს.
ნაბიჯი 2. ფაილების დაჯგუფება
მას შემდეგ რაც შეინახავთ ყველა ფაილს, რომელიც გჭირდებათ არქივისთვის, გადაწყვიტეთ როგორ დააჯგუფოთ ისინი ერთად. თქვენ შეგიძლიათ გამოიყენოთ ლექსიკონის ფორმატი, სადაც ყველაფერი დალაგებულია ანბანის მიხედვით, მიუხედავად ფაილის ან ფაილების ტიპისა. თქვენ ასევე შეგიძლიათ გამოიყენოთ ენციკლოპედიის ფორმატი, სადაც აჯგუფებთ ფაილებს ტიპისა და საგნის მიხედვით, შემდეგ კი ანბანის მიხედვით დაალაგებთ.
თუ თქვენ გაქვთ სხვადასხვა სახის ფაილები არქივისთვის (ქვითრები, საგადასახადო ამონაწერი, წერილები და ა.შ.), ჩვენ გირჩევთ გამოიყენოთ ენციკლოპედიის ფორმატი. დაჯგუფეთ ფაილები ჯერ ტიპის მიხედვით, შემდეგ დაალაგეთ ისინი ანბანის მიხედვით. გამოიყენეთ საზღვრის ან ფერის კოდი დოკუმენტების გამოსაყოფად
ნაბიჯი 3. დაარქივებული ფაილების ინდექსი
ინდექსაცია არის ფაილის სათაურის თითოეული ნაწილის დაჯგუფება შესაბამის ერთეულებში. ფაილების დაარქივებამდე ინდექსირებისთვის, თქვენ უნდა გაყოთ თითოეული ფაილის სახელის ელემენტები და შექმნათ ახალი სახელი, რომელიც ანბანურად მორგებულია და განსხვავდება ნაგულისხმევი სახელისაგან. Როგორც მაგალითი:
- თქვით, რომ გჭირდებათ შემდეგი ფაილების ინდექსირება და დაარქივება: სტატია ანოაზე სახელწოდებით „ანოა კვების ქცევა“, ანოას წამყვანი ექსპერტის ბიოგრაფია, ჟასმინ ა. დალია და ჯაკარტას ზოოპარკში ანოას გამოფენის სარეკლამო ბროშურა.
- Jasmin A. Dahlia– ს ბიოგრაფია ინდექსირებულია როგორც „Dahlia, Jasmin A.“, რადგან შეტანისას გვარი უნდა იყოს პირველი. ამრიგად, ფაილები დაარქივებულია ასო „D“ჯგუფში.
- თუ თქვენ აირჩევთ კლასიფიკაციის მეთოდს, როგორიცაა ლექსიკონი, სტატია "ანოას ჭამა ქცევა" შესაბამისად უნდა იყოს ინდექსირებული. შესაბამისად, დაარქივეთ ის ასო ჯგუფში "P" ("ქცევისთვის").
- წინააღმდეგ შემთხვევაში, თქვენ შეგიძლიათ ინდოქოთ „Anoa Eating Behaviors“(„Anoa Eating Behaviors“) როგორც „Anoa, Eating Behaviors“თუ იყენებთ ენციკლოპედიის ფორმატირებულ დაჯგუფებას, ვიდრე უბრალოდ ანოასთან დაკავშირებული ფაილების დაარქივებას. ეს ფაილი დაარქივებულია ასოების ჯგუფში "A".
- სარეკლამო ბროშურა შეიძლება ინდექსირებული იყოს როგორც "ანოა, გამოფენა (ჯაკარტას ზოოპარკი)", თუ წინასწარმეტყველებთ, რომ ანოას გამოფენაზე ბევრი მასალა იქნება. მაგალითად, შეგიძლიათ სხვა ფაილების ინდექსირება, როგორც "ანოა, გამოფენა (ბანდუნგის ზოოპარკი).
- წინააღმდეგ შემთხვევაში, სარეკლამო ბროშურა შეიძლება ინდექსირებული იყოს როგორც „ჯაკარტას ზოოპარკი, (ანოას გამოფენა)“, თუ თქვენ ელოდებით ჯაკარტას ზოოპარკთან დაკავშირებულ რამდენიმე ფაილის მიღებას, ან თუ გსურთ გამოიყენოთ ენციკლოპედიის ფორმატის დაჯგუფება ფაილებზე გეოგრაფიული მდებარეობის მიხედვით.
ნაბიჯი 4. დაალაგეთ ფაილები ანბანის მიხედვით მათი ინდექსის სახელის მიხედვით
ანბანურად შეტანის ზოგადი წესი არის ფაილების მოწყობა A– დან (პირველი) Z– მდე (ბოლო). გამოიყენეთ სპეციალური ინფორმაცია განსხვავებისა და წესრიგის დასადგენად, რათა შეძლოთ ფაილების გამოყოფა. Როგორც მაგალითი:
- წინა საფეხურზე ინდექსირებული შეკვეთა შეიძლება იყოს მსგავსი (გამოყენებული სისტემის მიხედვით): „დალია, ჟასმინ ა.“, „ჯაკარტას ზოოპარკი (ანოას გამოფენა)“და „ანოას კვების ქცევა“ან „ანოა, გამოფენა (ჯაკარტა ზოოპარკი)) "," ანოა, კვების ქცევა "და" დალია, ჟასმინ ა."
- "კენგურუს" ფაილები დალაგებულია "სპილოს" ფაილების შემდეგ. ფაილები "ჟირაფისთვის" იქნება შუაში, ხოლო "ანოას" ფაილები შეკვეთილია "დათვის" და "ცხვრის" წინ. ამრიგად, რიგია: "ანოა", "დათვი", "ცხვარი", "სპილო", "ჟირაფი", "კენგურუ".
- თუ მოგვიანებით დაამატებთ "არმადილოს" ფაილებს, ისინი იქნება "ანოას" შემდეგ. რადგან ორივე იწყება ასო "A" - ით, თქვენ უნდა შეხედოთ ასო A- ს შემდეგ ("N" ანოა და "R" for "armadillo") რიგის დასადგენად. ამრიგად, ახალი წესრიგია: "ანოა", "არმადილო", "დათვი", "ცხვარი", "სპილო", "ჟირაფი", "კენგურუ".
ნაბიჯი 5. მონიშნეთ თქვენი ფაილის საქაღალდე
იმისათვის, რომ ადვილი იყოს მისი პოვნა, მონიშნეთ თითოეული არქივის საქაღალდე ინდექსის სახელით, რომელიც შეესაბამება მის ფაილს. ეს მეთოდი ასევე აადვილებს ახალი ფაილების თანმიმდევრობით დაარქივებას.
- ჩადეთ არქივი მის საქაღალდეში.
- უფრო ადვილი იქნებოდა, თუ ფოლდერს კოდირებდით ფერადად, რათა გაზარდოთ მისი გამოყენებადობა. მაგალითად, თუ თქვენ იყენებთ ენციკლოპედიის ფორმატის დაჯგუფებას, თითოეულ ჯგუფს ენიჭება თავისი ფერი და თითოეულ ფაილს თითოეულ ჯგუფში ეწერება მისი ფერის მიხედვით.
ნაბიჯი 6. დოკუმენტირება მოახდინეთ ინდექსირებისა და შეტანის სისტემის დოკუმენტირებაზე
თქვენი ინდექსირებისა და შევსების სისტემა თანმიმდევრულად უნდა განხორციელდეს. დარწმუნდით, რომ ყველამ, ვისაც აქვს წვდომა ფაილზე, იცის სისტემა, რომელზეც ის მუშაობს. მაგალითად, თქვენ შეგიძლიათ შექმნათ ან გააზიაროთ დოკუმენტი, რომელიც შეიცავს თქვენი ფაილური სისტემის წესების დეტალებს. ეს დაეხმარება ყველას, რომ შეძლონ ეფექტურად გამოიყენონ შევსების სისტემა.
ნაბიჯი 7. დაარქივეთ ახალი ფაილი სწორად
განათავსეთ ფაილები კარადაში ინდექსის სახელისა და ანბანის მიხედვით, თქვენი სისტემის მიხედვით. საჭიროების შემთხვევაში, გადაიტანეთ მიმდინარე ფაილი, რომ შეიტანოთ ახალი ფაილი მის სწორ ადგილას.
2 ნაწილი 2: სპეციალური შემთხვევების დამუშავება
ნაბიჯი 1. დაარქივეთ ფაილები მნიშვნელოვანი პირობების შესაბამისად
ზოგჯერ უფრო ადვილია ფაილების დაარქივება საკვანძო სიტყვით, ვიდრე იქ ჩამოთვლილი სათაური ან სახელი. ეს უზრუნველყოფს ფაილების ინდექსირებას და ძიებას ყველაზე ლოგიკური ტერმინების გამოყენებით. Როგორც მაგალითი:
"პირველი ბანკი ჯაკარტაში" შეიძლება ინდექსირდეს და დაარქივდეს როგორც "ჯაკარტა, პირველი ბანკი". "ჯაკარტა" არის მთავარი სიტყვა ამ ჩანაწერში, ნაცვლად "პირველი" ან "ბანკი", განსაკუთრებით იმ შემთხვევაში, თუ თქვენ გაქვთ მსგავსი ფაილების სხვა ფაილები, როგორიცაა "პირველი ბანკი ბანდუნგში" ან "პირველი ბანკი მედანში"
ნაბიჯი 2. დაალაგეთ სახელები გვარის მიხედვით
სტანდარტული არქივი გვირჩევს, რომ ადამიანების გვარები პირველად ინდექსირდეს, რადგან ისინი მნიშვნელოვან ტერმინებად ითვლება.
- მაშასადამე, "Jasmin A. Dahlia" ინდექსირდება და დაარქივებულია როგორც "Dahlia, Jasmin A.".
- ჩართეთ სათაური (დოქტორი, ირ და ა.შ.) დასასრულს. მაგალითად, „Dr. Jasmin A. Dahlia”ინდექსირებულია და დაარქივებულია როგორც“Dahlia, Jasmin A., Dr.”.
- ჩვეულებრივ, სახელები დალაგებულია ასოების მიხედვით. მაგალითად, "მაკდონალდი" იქნება "მაკდონალდამდე". ამრიგად, "D" "L", "Le", "de" და ა. განიხილება როგორც სახელის ნაწილი და არა ცალკეული ერთეული. ეს ჩვეულებრივ გამოიყენება უცხოურ სახელებზე. მაგალითად, ფაილები "ჰაინლეინი", "ლე გინი" "ლენგლი" და "ვულფი", სწორად არის დალაგებული (არა "ლენგლი," ლე გინი "," ჰაინლაინი "," ვულფი ").
- ამ წესის გამონაკლისი ჩვეულებრივ გამოიყენება, როდესაც პირის სახელი წარმოადგენს ბიზნესის ან ორგანიზაციის სახელის ნაწილს. ამ შემთხვევაში, განიხილეთ პირის სახელი, როგორც ბიზნესის სახელის ერთეული. მაგალითად, "Jasmin A. Dahlia Pest Control Services" შეტანილია ასოებით "J" და არ არის ინდექსირებული, როგორც "Dahlia, Jasmin A. Pest Control Services".
ნაბიჯი 3. იგნორირება გაუკეთეთ სტატიებს, კავშირებსა და წინადადებებს
სტატიები (მაგალითად, "a", "an" და "the" ინგლისურ ენაზე), კავშირები (მაგ. "და", "მაგრამ", და "ან") და წინადადებები (მაგ. "ერთად", "საწყისი" და " to”) ჩვეულებრივ გამოტოვებულია ინდექსირებასა და არქივში ანბანის მიხედვით, რადგან არ განიხილება მნიშვნელოვანი ტერმინი. ეს მართალია მაშინაც კი, თუ სტატიები, კავშირები ან წინადადებები შეადგენენ ფაილის სახელს. Როგორც მაგალითი:
- ფაილი სახელწოდებით "ემუ კვების პრაქტიკის გამოძიება" დაარქივებულია ასო "E" ჯგუფში, "Emu" - სთვის (მნიშვნელოვანი სიტყვა ფაილის სათაურში), ნაცვლად "A" - დან "an" - დან, რადგან ეს არის ინგლისური სტატია.
- "Dahlia and Soetono, Pest Control Services" ჩამოთვლილია შემდეგში "Dahlia, Jasmin A." ინდექსის სახელები იწყება ასოებით "დალია" ისე, რომ შეკვეთის განსაზღვრა გადადის შემდეგ მნიშვნელოვან ტერმინზე (ამ შემთხვევაში, "სოეტონო" და "ჟასმინი"), რათა დადგინდეს შეტანის რიგი. იგნორირება გაუკეთეთ სიტყვას "და", რადგან ის არ არის მნიშვნელოვანი.
ნაბიჯი 4. ისე მოიქეცით, როგორც შემოკლებით
შეტანისას შეიძლება შეხვდეთ აბრევიატურას, როგორიცაა "Tbk". (შემოკლებით "ღია"). როგორც წესი, თქვენ ინდექსირებთ და დაარქივებთ ფაილებს, როგორც სიტყვა და არა მხოლოდ ასოების სტრიქონს.
მაგალითად, "Jasmin A. Dahlia Mining Company" დაარქივებულია "Jasmin A. Dahlia Tbk" - ს შემდეგ
ნაბიჯი 5. შეიტანეთ ნომრები ჩვეულებისამებრ
როდესაც ფაილებს ანბანის მიხედვით დაარქივებთ, ნახავთ ფაილებს, რომლებსაც აქვთ რიცხვები. ჩვეულებრივ, ეს ფაილები დაარქივებულია ჩვეულებისამებრ და არა ისე, თითქოს ისინი გამოწერილი იყოს. რიცხვები ასევე დაარქივებულია ასოების წინ.
- მაგალითად, "3 დღე სამუდამოდ" იქნება დაარქივებული "100 ბიზნეს რჩევამდე" (რადგან "3" მოდის "100" -მდე).
- "სავაჭრო რჩევები" და "სათამაშო რჩევები" დაარქივდება "100 ბიზნეს რჩევის" შემდეგ, რადგან რიცხვები ასოების წინ არის შეკვეთილი.
- რიცხვითი რიცხვები განიხილება როგორც სიტყვები რიცხვების ნაცვლად. მაგალითად, ფაილები "100 დიდი ლიდერი ბიზნეს სამყაროში", "ორასი მძლავრი რჩევა ბიზნესის კეთებისათვის" და "რჩევები ბიზნესის კეთებისათვის" მოწესრიგებულია.
- თუმცა, თუკი ეს გაგიადვილებს შევსებას, მოგერიდებათ გამონაკლისის გაკეთება და ყოველთვის დაალაგეთ რიცხვები თითქოს დაწერილი იყოს.
ნაბიჯი 6. სპეციალური პერსონაჟების დამუშავება
ყველა არა-ანბანური ან არა-რიცხვითი სიმბოლო, რომელიც გვხვდება ინდექსაციის დროს, უნდა იქნას გათვალისწინებული. ამასთან, დაკავშირებული პერსონაჟების დამუშავება დამოკიდებულია ტიპზე:
- სასვენი ნიშნები (როგორიცაა აპოსტროფები, წერტილები და მძიმეები) ჩვეულებრივ იგნორირებულია. მაგალითად, "ვაშინგტონის საუკეთესო ყავა" და "ვაშინგტონის სახელმწიფო გამოფენა" ფაილები დალაგებულია წესრიგში.
- ჩვეულებრივ, დიაკრიტიკოსები იგნორირებული არიან და განიხილება, როგორც დაკავშირებული ასოები. მაგალითად, "clair" დაარქივებულია როგორც "Eclair", და "ber" როგორც "Uber". თუმცა, მეთოდი არ გამოიყენება, თუ ფაილს ანბანის მიხედვით დაარქივებთ ენაზე, რომელიც იყენებს დიაკრიტიკას, რათა დაიცვას ამ ენის ნორმალური ანბანური რიგი.
ნაბიჯი 7. საჭიროების შემთხვევაში გამოიყენეთ "არაფერი რაღაცის წინ" წესი
როგორც წესი, ანბანის მიხედვით არქივირებისას სივრცეები (პუნქტუაციისა და სხვა ელემენტების ჩათვლით) იგნორირებულია. თუმცა, თუ თქვენ შეხვდებით ფაილებს, რომლებიც მსგავსი გზით იწყება, გამოიყენეთ სივრცე ან "არაფერი ადრე რაღაც" წესი არქივში წესრიგის დასაზუსტებლად.
- მაგალითად, "ბანკი ჯაკარტა", "ბანკი ბანდუნგი" და "ბანკი მედან" ფაილები დაარქივებულია ამ თანმიმდევრობით.
- ამრიგად, ფაილი "Dahlia, Jasmin A." იყო ადრე "Dahlia, Jasmin A., Dr."
ნაბიჯი 8. საჭიროების შემთხვევაში გამოყავით ფაილი უფრო დეტალური ინფორმაციით
იშვიათ შემთხვევებში, ანბანური ინფორმაცია არ არის საკმარისი ფაილების თანმიმდევრობის დასადგენად. Თუკი ასეა. გამოიყენეთ მეტი ინფორმაცია ფაილების ინდექსირებისა და არქივისთვის. მონიშნეთ დამატებითი ინფორმაცია თითოეულ ფაილზე, რათა განასხვავოთ ისინი. Როგორც მაგალითი:
- თუ თქვენ გაქვთ ფაილები ორი ადამიანისთვის, სახელად Jasmin A. Dahlia, დაალაგეთ ისინი დაბადების თარიღის მიხედვით. ფაილი "Dahlia, Jasmin A. (დაიბადა 1853)" მოდის წინ "Dahlia, Jasmin A. (დაიბადა 1967).
- ასევე შეგიძლიათ ფაილების დახარისხება გეოგრაფიული მდებარეობის მიხედვით. თუ თქვენ გაქვთ ფაილები სამი განსხვავებული ბანკიდან სამი განსხვავებული ადგილიდან და თითოეულ ბანკს აქვს სახელი "ბანკი მანდირი", დაალაგეთ იგი შემდეგი მაგალითის მსგავსად: "ბანკი მანდირი (ბანდუნგი)", "ბანკი მანდირი (ჯაკარტა)" და "ბანკი მანდირი (მედანი) ".
- ამიტომ, თუ თქვენ გაქვთ ორი ფაილი დათვებზე ან დათვის ტიპებზე, განასხვავეთ ისინი უფრო მეტად სახეობების, გეოგრაფიული მდებარეობის და ა.შ. მაგალითად, ფაილები "დათვი, შოკოლადი" და "დათვი, პოლარული" (წესრიგში), ან ფაილები "დათვი (ევროპა)" და "დათვი (ჩრდილოეთ ამერიკა)" (თანმიმდევრობით).
ნაბიჯი 9. აცნობეთ ყველა გამონაკლისს და განსაკუთრებულ წესს
დარწმუნდით, რომ ყველამ, ვინც იყენებს თქვენს ფაილებს, იცის რაიმე გამონაკლისი სტანდარტული ფაილური სისტემის მითითებებისგან. ეს ხელს შეუწყობს იმის უზრუნველყოფას, რომ ყველამ გამოიყენოს შევსების სისტემა სწორად და ეფექტურად.
