არსებობს ცვლილებების მართვის გეგმის ორი ტიპი. პირველი ტიპის გეგმა ეხება ცვლილებების გავლენას ორგანიზაციაზე, რაც აადვილებს გადასვლას. მეორე ტიპის გეგმა მონიტორინგს უწევს კონკრეტული პროექტის ცვლილებებს, რაც იწვევს პროექტის სფეროს ცვლილებების მკაფიო ჩანაწერს. ორივე გეგმა მიზნად ისახავს ნათლად და ზუსტად გადმოგცეთ რა უნდა გაკეთდეს.
ნაბიჯი
2 მეთოდი 1: ორგანიზაციული ცვლილებების მართვის გეგმის შედგენა
ნაბიჯი 1. აჩვენეთ ცვლილების მიზეზი
ჩამოთვალეთ ის ფაქტორები, რომლებმაც განაპირობა გადაწყვეტილების შეცვლა, როგორიცაა ცუდი შესრულება, ახალი ტექნოლოგია ან ორგანიზაციის მისიის ცვლილება.
ერთი მიდგომა, რომელიც შეიძლება გამოყენებულ იქნას არის არსებული სიტუაციის და მომავლის მდგომარეობის აღწერა, რომელიც ორგანიზაციას სურს შექმნას
ნაბიჯი 2. განსაზღვრეთ ცვლილების ტიპი და მოცულობა
მოკლედ აღწერეთ ცვლილების პროექტის ხასიათი. განსაზღვრავს თუ არა ეს ცვლილება გავლენას მოახდენს სამუშაოს სახელზე, ბიზნეს პროცესებზე, პოლიტიკის ცვლილებებზე და/ან ორგანიზაციულ სტრუქტურაზე. ჩამოთვალეთ განყოფილებები, სამუშაო ჯგუფები, სისტემები ან სხვა კომპონენტები, რომლებიც განიცდიან ცვლილებებს.
ნაბიჯი 3. აღწერეთ დაინტერესებული მხარეების მხარდაჭერა
ჩამოთვალეთ ყველა მხარე, რომლებზედაც გავლენას მოახდენს შემოთავაზებული ცვლილება, მაგალითად, უფროსი მენეჯმენტი, პროექტის მენეჯერები, პროექტის სპონსორები, საბოლოო მომხმარებლები და/ან თანამშრომლები. თითოეული მხარისთვის ჩაწერეთ მხარს უჭერს თუ არა პარტია ცვლილებას.
- განიხილეთ დიაგრამის შექმნა ამის გარკვევით და ლაკონურად. ერთი მაგალითია ჩამოთვალოთ თითოეული მხარის ინფორმირებულობა, მხარდაჭერის დონე და გავლენა მაღალი/საშუალო/დაბალი მასშტაბის მიხედვით.
- თუ შესაძლებელია, ჩაატარეთ პირადად გასაუბრება მხარდაჭერის გასაზომად.
ნაბიჯი 4. შექმენით ცვლილებების მენეჯმენტის ჯგუფი
ეს გუნდი პასუხისმგებელია ინფორმაციის მიწოდებაზე ყველა მხარისთვის, მოუსმინოს შეშფოთებას და უზრუნველყოს ცვლილების პროცესი რაც შეიძლება გლუვი იყოს. შეარჩიეთ ადამიანები, რომლებსაც აქვთ სანდოობა ორგანიზაციის შიგნით და კარგი კომუნიკაციის უნარი.
ამ გუნდს ასევე უნდა ჰყავდეს წევრები უფროსი აღმასრულებელი დონიდან. ხაზგასმით აღნიშნეთ, რომ ისინი პასუხისმგებელნი არიან ცვლილებების ხელშეწყობაზე და არა მხოლოდ თანხმობის მიცემაზე
ნაბიჯი 5. მენეჯმენტისადმი მიდგომის შემუშავება
ორგანიზაციის მნიშვნელოვანი ადამიანების სრული მხარდაჭერა ძალიან მნიშვნელოვანია ცვლილების წარმატებისთვის. მიეცით უფროს თანამშრომლებს შესაძლებლობა, გამოაქვეყნონ უკუკავშირი და იმუშაონ მათთან, რათა შექმნან აქტიური როლი ცვლილებების დემონსტრირებაში და წამყვანობაში.
ნაბიჯი 6. შექმენით გეგმა თითოეული დაინტერესებული მხარისათვის
შეაფასეთ ყველა მხარის რისკები და შეშფოთება, მათ შორის ის, ვინც მხარს უჭერს ცვლილებას. მიანიჭეთ მენეჯმენტის გუნდს პრობლემების გადაჭრა.
ნაბიჯი 7. შექმენით საკომუნიკაციო გეგმა
კომუნიკაცია არის ყველაზე მნიშვნელოვანი კომპონენტი ცვლილებების მენეჯმენტში. რეგულარულად დაუკავშირდით ცვლილებებით დაზარალებულ ადამიანებს. ხაზი გაუსვით ცვლილების მიღმა არსებულ მიზეზებს და ცვლილებების მიღებას.
- დაინტერესებულმა მხარეებმა უნდა მიიღონ ორმხრივი პირადი კომუნიკაცია. პირისპირ ან პირისპირ შეხვედრები ძალიან მნიშვნელოვანია.
- კომუნიკაცია უნდა მოხდეს მაღალი რანგის ცვლილების სპონსორისგან, თქვენი უშუალო ხელმძღვანელისგან და დაინტერესებული მხარეების ნდობით აღჭურვილი სხვა პირებისგან. ყველა კომუნიკაციამ უნდა გადასცეს თანმიმდევრული გზავნილი.
ნაბიჯი 8. დააკვირდით მატჩს
ყოველთვის არიან ისეთებიც, ვინც ცვლილებებს ეწინააღმდეგება. ეს მატჩი ინდივიდუალურ დონეზეა. ასე რომ, დაუკავშირდით პირს, რომ გაიგოთ მათი მსჯელობა. თვალყური ადევნეთ საჩივრებს, რათა ცვლილებების მენეჯმენტმა ჯგუფმა შეძლოს მათი მოგვარება. წინააღმდეგობის საერთო მიზეზებია:
- არავითარი ცვლილების მოტივაცია, არანაირი გადაუდებლობის გრძნობა
- არ გესმით საერთო მდგომარეობა ან რატომ არის საჭირო ცვლილებები
- პროცესში შეყვანის ნაკლებობა
- გაურკვევლობა სამუშაოს უსაფრთხოების, მომავალი როლების, ან მოთხოვნებისა და უნარების შესახებ, რომლებიც საჭიროა მომავალი სამუშაოების შესასრულებლად.
- მენეჯმენტის წარუმატებლობა შეცვლის განხორციელებასთან ან კომუნიკაციასთან დაკავშირებით
ნაბიჯი 9. გადალახეთ დაბრკოლებები
ბევრი საჩივარი უნდა გადაწყდეს კომუნიკაციის გაუმჯობესებით ან კომუნიკაციის სტრატეგიების შეცვლით კონკრეტული საკითხების გადასაჭრელად. ზოგიერთი საჩივარი მოითხოვს დამატებით მიდგომას, რომლის შედგენაც შესაძლებელია გეგმის ნაწილად, ან შეგიძლიათ მენეჯმენტის გუნდს გადაანაწილოთ, რათა მათ გააკეთონ ის, რაც საჭიროა. განიხილეთ რომელი ნაბიჯები შეესაბამება თქვენს ორგანიზაციას:
- როლების ან სამუშაო პროცესების შესაცვლელად, პრიორიტეტი მიანიჭეთ თანამშრომლების სწავლებას.
- თუ თქვენ პროგნოზირებთ დაბალ მორალს ან სტრესულ გარდამავალ პერიოდს, გაუმკლავდეთ კომპანიის მოვლენებს ან თანამშრომლების სარგებელს.
- თუ დაინტერესებულ მხარეებს არ აქვთ მოტივაცია შეცვალონ, წაახალისეთ.
- თუ დაინტერესებული მხარეები არ გრძნობენ მონაწილეობას ცვლილებების პროცესში, მოიწვიეთ შეხვედრა, რომ შეაგროვოთ უკუკავშირი და განიხილოთ გეგმების შეცვლა.
მეთოდი 2 2: პროექტის ცვლილებების მონიტორინგი
ნაბიჯი 1. განსაზღვრეთ ცვლილების მენეჯმენტის როლი
შეადგინეთ იმ პროექტების ჩამონათვალი, რომლებიც უნდა დაინიშნოს ამ პროექტში. აღწერეთ თითოეული თანამდებობისთვის საჭირო პასუხისმგებლობა და უნარები. მინიმუმ, ჩართეთ პროექტის მენეჯერი ყოველდღიური ცვლილებების შესატანად და პროექტის სპონსორი ზოგადი პროგრესის მონიტორინგისთვის და მნიშვნელოვანი ცვლილებების შესახებ გადაწყვეტილებების მისაღებად.
მსხვილ ორგანიზაციაში ფართო პროექტისთვის, პროექტის მენეჯმენტის როლი დაყავით რამდენიმე ადამიანად, სპეციალიზებული ცოდნით
ნაბიჯი 2. განიხილეთ ცვლილებების მართვის დაფის შექმნა
პროგრამული უზრუნველყოფის განვითარების პროექტებს, როგორც წესი, აქვთ ცვლილებების კონტროლის საბჭო, რომელიც შედგება თითოეული დაინტერესებული ჯგუფის წარმომადგენლებისგან. ეს არის საბჭო, რომელიც ამტკიცებს ცვლილების მოთხოვნებს და არა პროექტის მენეჯერს და გადაწყვეტილებებს აცნობებს დაინტერესებულ მხარეებს. ეს მიდგომა კარგად მუშაობს იმ პროექტებისთვის, რომლებიც მოიცავს მრავალ ჯგუფს და პროექტს, რომელთა მინიმალური მოცულობა და მიზნები ხშირად საჭიროებს გადაფასებას.
ნაბიჯი 3. შექმენით პროცესი ცვლილებების მოთხოვნის რეალიზაციისათვის
მას შემდეგ რაც ვიღაცამ ცვლილებების ჯგუფმა გაარკვია შემდეგი ნაბიჯი, როგორ გადააქციე იდეა რეალობად? აღწერეთ ეს პროცესი გუნდის შეთანხმებით. მაგალითი:
- გუნდის წევრები ავსებენ ცვლილების მოთხოვნის ფორმას და უგზავნიან პროექტის მენეჯერს.
- პროექტის მენეჯერი ათავსებს ფორმას ცვლილების მოთხოვნის ჩანაწერში და არეგულირებს ამ ჩანაწერს ცვლილებების განხორციელების ან უარყოფისას.
- მენეჯერი სთხოვს გუნდის წევრებს დაწერონ კონკრეტული გეგმა და შეაფასონ რამდენი ძალისხმევა იქნება საჭირო.
- პროექტის მენეჯერი აგზავნის გეგმას პროექტის სპონსორთან დასამტკიცებლად ან უარყოფისთვის.
- განახორციელეთ ცვლილებები. დაინტერესებულ მხარეებს რეგულარულად ეცნობებათ მოვლენების შესახებ.
ნაბიჯი 4. შექმენით ცვლილების მოთხოვნის ფორმა
ქვემოთ მოცემული მონაცემები უნდა შეიცავდეს ყოველ ჯერზე, როდესაც ხდება ცვლილების მოთხოვნა და შეიტანება ცვლილებების ჟურნალში:
- შეცვალეთ მოთხოვნის თარიღი
- პროექტის მენეჯერის მიერ მინიჭებული მოთხოვნის ნომრის შეცვლა
- სათაური და ახსნა
- განმცხადებლის სახელი, ელ.ფოსტის მისამართი და ტელეფონის ნომერი
- პრიორიტეტი (მაღალი, საშუალო ან დაბალი). საგანგებო ცვლილებების მართვის გეგმებს შეიძლება დასჭირდეს კონკრეტული ვადები.
- პროდუქტის და ვერსიის ნომერი (პროგრამული უზრუნველყოფის პროექტებისთვის)
ნაბიჯი 5. შეიყვანეთ დამატებითი ინფორმაცია ცვლილებების შენიშვნებში
ჩანაწერების შეცვლა უნდა აღწეროს გადაწყვეტილებები და განხორციელება. გარდა ცვლილების მოთხოვნის ფორმიდან გადაწერილი ინფორმაციისა, თქვენ უნდა მოამზადოთ ადგილი, რომ დაწეროთ შემდეგი:
- მოწონების ან უარყოფის ნიშანი
- იმ პირის ხელმოწერა, რომელიც დაამტკიცებს ან უარყოფს მოთხოვნას
- შეცვალეთ განხორციელების ვადა
- შეცვალეთ დასრულების თარიღი
ნაბიჯი 6. თვალყური ადევნეთ მნიშვნელოვან გადაწყვეტილებებს
ყოველდღიური ჩანაწერების გარდა, მნიშვნელოვანი გადაწყვეტილებების თვალყურის დევნება იქნება პროექტის მომგებიანი. ეს ჩანაწერები გაგიადვილებთ გრძელვადიანი პროექტების ან პროექტების მონიტორინგს, რომლებიც განიცდიან ცვლილებებს ხელმძღვანელობაში. ამ ჩანაწერებს ასევე შეუძლიათ კლიენტებთან ან უფროს მენეჯმენტთან კომუნიკაციის წარმართვა. ვადების, პროექტის მოცულობის ან მოთხოვნების, პრიორიტეტული დონის ან სტრატეგიის ნებისმიერი ცვლილებისთვის შეიტანეთ შემდეგი ინფორმაცია:
- ადამიანები, რომლებიც იღებენ გადაწყვეტილებებს
- გადაწყვეტილების თარიღი
- გადაწყვეტილების მიღებისა და გადაწყვეტილების მიღების მიზეზების შეჯამება. შეიტანეთ დოკუმენტები, რომლებიც დაკავშირებულია ამ პროცესთან.
