მათი ბუნებით, ელ.ფოსტა არ არის ისეთი ფორმალური, როგორც წერილობითი წერილი. თუმცა, არის დრო, როდესაც ელ.ფოსტის წერისას საჭიროა გამოიყენოთ უფრო ოფიციალური ტონი. განიხილეთ ვინ არის მიმღები, შემდეგ შეარჩიეთ სწორი მისალმება. ამის შემდეგ შეგიძლიათ მოიფიქროთ მისალმების ფორმატი და დაწეროთ წინადადება.
ნაბიჯი
3 ნაწილი 1: მიმღებების გათვალისწინება
ნაბიჯი 1. გადაწყვიტეთ რამდენად ფორმალური უნდა იყოთ
მაშინაც კი, თუ თქვენ წერთ "ოფიციალურ" ელ.წერილს, ფორმალობის დონე დამოკიდებულია იმაზე, თუ ვინ მიიღებს მას. მაგალითად, ლექტორისადმი ელ.ფოსტის ფორმალობის დონე არ არის იგივე, რაც ელფოსტა სამუშაოსთვის.
პირველ კონტაქტზე, რომ იყოთ უსაფრთხო, გამოიყენეთ უფრო ოფიციალური ტონი
ნაბიჯი 2. იპოვეთ მიმღების სახელი
ჩაატარეთ კვლევა, რომ იპოვოთ მიმღებები, რომლებსაც არ იცნობთ. სახელის ცოდნა მისალმებას უფრო პირადულს გახდის მაშინაც კი, თუ თქვენ იყენებთ ოფიციალურ ტექნიკას.
ნაბიჯი 3. მიჰყევით მიმღების მაგალითს
თუ მიმღები პირველად მოგწერთ ელ.წერილს, შეგიძლიათ დააკოპიროთ მის მიერ გამოყენებული მისალმება. მაგალითად, თუ ის იყენებს "Hi" - ს და თქვენს სახელს, შეგიძლიათ უპასუხოთ იმავე სტილში, "Hi" - ს და მისი სახელის გამოყენებით.
ნაწილი 3 3 -დან: მისალმების არჩევა
ნაბიჯი 1. გამოიყენეთ "ძვირფასო"
მისალმებები "ძვირფასო". (რასაც მოჰყვება მიმღების სახელი) ძალიან ხშირად გამოიყენება რატომღაც. ეს მისალმება ფორმალურია ზედმეტი ძალისხმევის გარეშე და იმდენად ნაცნობია, რომ მას დიდი ყურადღება არ ექცევა და ეს კარგია. თქვენ არ გსურთ მისალმება, რომელიც გამოირჩევა, რადგან ის უადგილოა.
ნაბიჯი 2. სცადეთ "პატივისცემით", თუ არ იცით მიმღების სახელი
ეს მისალმება შედარებით ოფიციალურია ბიზნეს ელ.ფოსტაში, განსაკუთრებით თუ არ იცით მიმღების სახელი. ამასთან, კარგი იდეაა, თუ ეს შესაძლებელია, პირველ რიგში მოძებნოთ სახელი.
თქვენ ასევე შეგიძლიათ გამოიყენოთ "ვის შეიძლება ეს ეხებოდეს" თუ ელ.წერილი ძალიან ფორმალურია და არ იცით მიმღების სახელი. თუმცა, ეს მისალმება ხანდახან ადამიანებს განაწყენებას იწვევს, რადგან ის არ არის პირადი
ნაბიჯი 3. განვიხილოთ "გამარჯობა" ან "გამარჯობა" ნაკლებად ფორმალურ ელ
წერილები როგორც ჩანს ნაკლებად ფორმალურია ვიდრე წერილები ზოგადად. ასე რომ, თქვენ შეგიძლიათ გამოიყენოთ მისალმება, როგორიცაა "გამარჯობა" საკმაოდ ოფიციალურ წერილში. მაგალითად, თუ თქვენ წერილს უგზავნით ლექტორს, განსაკუთრებით მას, ვისაც იცნობთ, მაინც მიზანშეწონილია გამარჯობა.
ნაბიჯი 4. არ გამოიყენოთ "Hey"
მიუხედავად იმისა, რომ "Hi" მისაღებია ნახევრად ფორმალურ წერილებში, "Hey" სხვა ამბავია. ეს მისალმება ძალიან შემთხვევითია, თუნდაც პირდაპირ მეტყველებაში. ასე რომ თქვენ უნდა მოერიდოთ მას. მაშინაც კი, თუ თქვენ კარგად იცნობთ თქვენს უფროსს, მოერიდეთ "ჰეი" -ს გამოყენებას მის მიმართ მიმართულ წერილებში.
ნაბიჯი 5. საჭიროების შემთხვევაში გამოიყენეთ სათაური სახელის ნაცვლად
ზოგჯერ, როდესაც ვინმეს უგზავნით ელ.წერილს, თქვენ იცით მხოლოდ მათი პოზიცია კომპანიაში ან ორგანიზაციაში. ამ შემთხვევაში, უბრალოდ გამოიყენეთ სათაური სახელის ნაცვლად, როგორიცაა”ძვირფასო. HR მენეჯერი,”ძვირფასო. დასაქმების კომიტეტი”, ან” ძვირფასო. პროფესორი.
ნაბიჯი 6. დაამატეთ სალამი, რომ ელ.ფოსტა უფრო ფორმალური გახადოთ
თუ შესაძლებელია, დაამატეთ "სერ", "მამა", "დედა", "დოქტორი" ან "პროფესორი" მიმღების სახელის წინ უფრო ფორმალური შთაბეჭდილებისთვის. ასევე, გამოიყენეთ თქვენი გვარი ან სრული სახელი და არა მხოლოდ თქვენი სახელი.
მე –3 ნაწილი 3 – დან: შეადგინეთ და დაიწყეთ წერილი
ნაბიჯი 1. მოათავსეთ მისალმება პირველ სტრიქონში
ზედა რიგი იკავებს თქვენს მიერ არჩეულ მისალმებას, რასაც მოყვება მიმღების სახელი. გამოიყენეთ სათაური ან სათაური, თუ ეს შესაძლებელია, როგორიცაა "ბატონი", "დედა" ან "დოქტორი", რასაც მოჰყვება თქვენი სახელი და გვარი.
ნაბიჯი 2. გამოიყენეთ მძიმეები
საერთოდ, მისალმების შემდეგ უნდა გამოიყენოთ მძიმე. ოფიციალურ წერილში შეგიძლიათ გამოიყენოთ მსხვილი ნაწლავი, მაგრამ ეს ჩვეულებრივ მეილისთვის ძალიან ფორმალურია. მძიმით საკმარისი იქნება, მაგრამ შეგიძლიათ გამოიყენოთ მსხვილი ნაწლავი, თუ წერილში წერით გახსნის წერილს.
ნაბიჯი 3. გააგრძელეთ შემდეგი ხაზი
სალამს თავისი ადგილი აქვს თავზე. ამის შემდეგ, დააჭირეთ Enter ღილაკს, რათა გააგრძელოთ შემდეგი ხაზი. თუ თქვენ იყენებთ ადგილებს ახალი აბზაცების ნაცვლად წინადადებების შეყვანის ნაცვლად, მოათავსეთ ცარიელი ხაზი მისალმებასა და პირველ აბზაცს შორის.
ნაბიჯი 4. საჭიროების შემთხვევაში გააცანით თავი წინადადებაში
პირველი ელ.ფოსტისთვის გააცანით საკუთარი თავი მაშინაც კი, თუ მიმღებს იცნობთ რეალურ ცხოვრებაში. პირადი ინფორმაციის მიწოდებით, მიმღებები წახალისდებიან წაიკითხონ თქვენი ელ.
- მაგალითად, "მე მქვია ჯესიკა ჰარტონო და მე ვარ ABC კომპანიის მარკეტინგის დირექტორი." თქვენ ასევე შეგიძლიათ გააცნოთ თავი მიმღებს, მაგალითად: "მე მქვია რამა სუზანტო და მე ვატარებ თქვენს მარკეტინგის კლასს (მარკეტინგი 101 ყოველ სამშაბათს და ხუთშაბათს შუადღეს)".
- თუ თქვენ უკვე იცნობთ მიმღებს და გაუგზავნეთ მას ელექტრონული ფოსტა, თავისუფლად გამოიყენეთ პირველი წინადადება მისალმების მიზნით. მაგალითად, "მადლობა ასეთი სწრაფი პასუხისთვის" ან "გისურვებ ჯანმრთელობას".
ნაბიჯი 5. ჩაწერეთ ელ.ფოსტის ტექსტი
უმეტესწილად ოფიციალური წერილები მიდის საქმის არსში. ეს ნიშნავს, რომ პირველი და მეორე წინადადებები უნდა ეხებოდეს იმას, თუ რატომ წერთ მიმღებს. გახსოვდეთ, იყავით რაც შეიძლება მოკლედ თქვენი მიზნის შესახებ.
