ჩვენ ყველამ ვიცით, რომ სამსახურში ორგანიზებულობა მნიშვნელოვანია, მაგრამ ადამიანების უმეტესობას უჭირს ამის გაკეთება. გინდ დაიჯერეთ თუ არა, ორგანიზება არც ისე რთულია, როგორც ჩანს. რამდენიმე გამოსწორება და გადაწყვეტა გაგიადვილებთ ორგანიზებული ადამიანი გახდეთ, ვიდრე თქვენ გგონიათ.
ნაბიჯი
მეთოდი 1 -დან 4: ადგილისა და დროის განსაზღვრა
ნაბიჯი 1. თვალყური ადევნეთ თქვენს საქმიანობას
გაატარეთ რამდენიმე დღე დღიურში ან თვალყური ადევნეთ თქვენს ყოველდღიურ საქმიანობას. ჟურნალის შენახვით თქვენ ხედავთ იმას, რაც თქვენ გააკეთეთ, რაც აქამდე არ გქონდათ გაცნობიერებული. გარდა ამისა, ჟურნალისტებამ ასევე შეიძლება წარმოგიდგინოთ თქვენი ნაკლოვანებები საგნების ორგანიზებაში და იყოთ პროდუქტიული. ეს სავარჯიშო უნდა გაკეთდეს დიდი მიზნის გათვალისწინებით. აქტივობის ჟურნალების საშუალებით შეგიძლიათ ნახოთ რომელი აქტივობები არის დროის დაკარგვა და რომელი აქტივობები დაგეხმარებათ თქვენი მიზნების მიღწევაში.
ნაბიჯი 2. განსაზღვრეთ თქვენი პროდუქტიული დრო
ზოგი ჩვენგანი ადრე აღმდგარი, ზოგიც არა. თქვენ ალბათ უკვე იცით როდის არის თქვენი პროდუქტიული დრო. გირჩევნიათ საღამოები, დილა, ლანჩი, თუნდაც სამუშაო დღის პიკის დაწყებამდე ან მის შემდეგ, ისარგებლეთ ამ დროებით თქვენი პროდუქტიულობის გასაზრდელად.
ნაბიჯი 3. პრიორიტეტი მიანიჭეთ თქვენს მუშაობას
ჩვენ ყველამ ვიცით, რომ ზოგიერთი ამოცანა უფრო მნიშვნელოვანია, ვიდრე სხვები, მაგრამ ჩვენ ყოველთვის არ ვაფასებთ მათ სწორად. ასე რომ, შეიმუშავეთ რანჟირების სისტემა ამოცანების მნიშვნელობით მონიშნვით და იყავით პატიოსანი და მოქნილი. გამოიყენეთ შეხსენებები, ციფრული კალენდრის ან წებოვანი ჩანაწერების გამოყენებით თქვენს კომპიუტერში ან თქვენს სამუშაო მაგიდაზე. მეტი დრო და ენერგია დაუთმეთ იმ ნივთებს, რომლებიც თქვენს სიაში მთავარი პრიორიტეტია. მაგალითები არის დროის მიმართ მგრძნობიარე ამოცანები, როგორიცაა ამოცანები, რომლებიც უნდა დასრულდეს დღეს ან ხვალ. თქვენ ასევე უნდა მიანიჭოთ პრიორიტეტი კლიენტებს, უფროსებს, ან ვინმეს, ვინც იხდის თქვენს ხელფასს. თუ არ ხართ დარწმუნებული ამოცანის მგრძნობელობისა და მნიშვნელობის შესახებ, უმჯობესია ვინმეს ჰკითხოთ.
ნაბიჯი 4. შეასრულეთ მცირე დავალებები დაუყოვნებლივ
ყველა ამოცანა არ უნდა იყოს პრიორიტეტული და დაგეგმილი გარკვეული ვადის განმავლობაში დასრულება. ზოგიერთი ამოცანა არ საჭიროებს დაგეგმვას ან დაგეგმვას, რადგან მათი შესრულება შესაძლებელია დაუყოვნებლივ. თუ ეს ასეა, შეგიძლიათ სწრაფად შეასრულოთ დავალება დაუყოვნებლივ. მაშ, გააკეთე ახლავე! მსუბუქი ამოცანების დაუყოვნებლივ შესრულებით, თქვენ არ გადადებთ.
ნაბიჯი 5. ინსტრუმენტებისა და სამუშაო ინსტრუმენტების ორგანიზება
ჩვენი მერხები მარტივად შეიძლება ბინძურიდან გაფუჭებულ ნავებზე გადავიდნენ და ამით თქვენ შეგიშლით ხელს ორგანიზებულ ადამიანად. ზოგიერთს აქვს "სუფთა მაგიდის" პოლიტიკა. მაშინაც კი, თუ ეს ნამდვილად არ არის აუცილებელი, უმჯობესია გაწმინდოთ თქვენი სამუშაო ადგილი.
- დაალაგე მაგიდა. ამოიღეთ ყველა ნაგავი და მოაწყეთ საჭირო ნივთები სისტემატურად. გაწმინდეთ სამუშაო მაგიდა შეძლებისდაგვარად: როდესაც სამუშაო არ არის გასაკეთებელი ოფისში, შესვენების დროს ან დავალებებს შორის.
- სასწრაფოდ გაასუფთავეთ თქვენი ნაგავი. ამ გზით თქვენ ყოველთვის გახსოვთ თქვენი სამუშაო მაგიდის გაწმენდა. გარდა ამისა, თქვენ შეგიძლიათ თავი აარიდოთ დაგროვილი ნაგვის გაღიზიანებას.
- შეინახეთ საჭირო ნივთები ადვილად მისაწვდომ ადგილას. რა თქმა უნდა, ყველაფერი თქვენს გარშემო ნაგავი არ არის. ახლომდებარე ინსტრუმენტების შენახვა ასევე დაგიზოგავთ ძვირფას დროს და სამუშაო ადგილს.
ნაბიჯი 6. დაგეგმეთ აქტივობები და შეხვედრები
ზოგიერთი ადამიანი მხოლოდ შეხვედრებს გეგმავს, მაგრამ არა იმ საქმეების გათვალისწინებით, რაც მათ უნდა გააკეთონ. მნიშვნელოვანი ამოცანებისა და შეხვედრების დაგეგმვა შეიძლება ძალიან სასარგებლო იყოს. მაგალითად, შეგიძლიათ დააჯგუფოთ თქვენი დღეები შეხვედრების ჩატარებით მხოლოდ სამშაბათს და ხუთშაბათს. გაათავისუფლეთ ადგილი თქვენს გრაფიკში "შემოქმედებითი დრო" ან არაპროგნოზირებადი.
- გამოიყენეთ გრაფიკისა და კალენდრის მენეჯერი. თქვენ შეგიძლიათ შექმნათ თქვენი განრიგის მენეჯერი ქაღალდისა და კალმის გამოყენებით, ან ეს შეიძლება იყოს პროგრამული უზრუნველყოფა და პროგრამები, როგორიცაა iCalendar ან Google Now.
- დაალაგეთ თქვენი საქმიანობა. თქვენი აქტივობების კლასიფიკაცია ან ფერადი კოდირება შეიძლება იყოს თქვენი ვიზუალური შეხსენება, თუ რა არის მნიშვნელოვანი. მაგალითად, თქვენ მიერ შექმნილი კატეგორიები შეიძლება იყოს: მიმოწერა, პროექტები, ღონისძიებები, შეხვედრები, გონებრივი იერიში, შესვენებები და ვარჯიშის დრო.
- გამოიყენეთ ტექნოლოგია თქვენი გრაფიკის სამართავად. ონლაინ გრაფიკის მენეჯერებს და ელექტრონული ფოსტის პლატფორმებს, როგორიცაა Outlook, შეუძლიათ აერთიანონ დავალებების სია, კალენდრები და მისამართების სიები. ეს გრაფიკის მენეჯერი არა მხოლოდ აუმჯობესებს თქვენს ეფექტურობას, არამედ შეუძლია გაამარტივოს თქვენი აზროვნება.
- ჩართეთ სამსახური შეძლებისდაგვარად. დატვირთულ სამუშაო დღეს, თქვენ დაგავიწყდებათ, რომ თქვენ არ გჭირდებათ ყველაფრის მარტო გაკეთება. დატოვეთ თქვენი სამუშაო ასისტენტზე, ან თუ ნამდვილად დაკავებული ხართ სამუშაოებით, სთხოვეთ თქვენს კოლეგებს დაგეხმარონ კონკრეტული დავალების შესრულებაში. თქვენ შეგიძლიათ დააბრუნოთ თქვენი კოლეგის დახმარება, როდესაც მუშაობა დაიწყება.
მეთოდი 2 დან 4: ელ.ფოსტის სისტემატურად ორგანიზება
ნაბიჯი 1. შეამოწმეთ თქვენი ელფოსტა დაგეგმილ დროს
თქვენ ყოველთვის არ უნდა შეამოწმოთ თქვენი შემოსულები, რადგან შეტყობინებების უმეტესობა არ არის ისეთი მნიშვნელოვანი, როგორც თქვენ გგონიათ. თუ მუშაობთ ისეთ სამუშაოზე, რომელიც არ საჭიროებს სწრაფ შემდგომ დაკვირვებას, შეამოწმეთ თქვენი ელ.წერილი რეგულარული ინტერვალებით, დაახლოებით 3-დან 4-ჯერ დღეში.
ნაბიჯი 2. ელ.ფოსტის ორგანიზება
ისარგებლეთ საქაღალდეებისა და დროშების ფუნქციით, იმის ნაცვლად, რომ გაგზავნოთ შეტყობინებები თქვენს შემოსულებში. მაგალითად, საქაღალდეები და ქვესაქაღალდეები გამოირჩევა Outlook– ში ან Gmail– ის მრავალი ლეიბლი და შემოსული ფუნქცია შეიძლება იყოს მომგებიანი. თუ ჟურნალისტი ხართ, თქვენს ფაილებს შეიძლება ეწოდოს "უახლესი ამბები", "მომავალი ამბები", "ძველი ამბები", "ინტერვიუები და რესურსები" და "იდეები".
წაშალეთ და დაარქივეთ თქვენი წერილები. დაარქივეთ მნიშვნელოვანი და ძველი ასოები, შემდეგ წაშალეთ დანარჩენი. ზემოთ მოყვანილი მაგალითის მსგავსად, "ძველი ამბები" არის ჟურნალისტების არქივი. ძველი ელ.ფოსტის წაშლის დაწყებისთანავე დაინახავთ, რამდენი ელ.ფოსტის გაშვება ღირს, ვიდრე გაგზავნა. ზოგიერთი ადამიანი კი გადაწყვეტს ჰქონდეს „ნულოვანი შემოსულები“, ანუ არ ჰქონდეს წაკითხული ელ.ფოსტა ან ელ.წერილი თქვენს შემოსულებში. ფაილებისა და ეტიკეტების გამოყენების გარდა, შეგიძლიათ გათიშოთ თქვენი შემოსულები არქივის ხელსაწყოს გამოყენებით, ძველი ელ.ფოსტის წაშლით და ელ.ფოსტის გასუფთავების პროგრამის გამოყენებით
ნაბიჯი 3. გამოიყენეთ კომუნიკაციის სხვა, უფრო ეფექტური ფორმები
ხანდახან სწრაფი სატელეფონო ზარი უდრის 10 წერილის გაგზავნას და მიღებას. თუ ასეა, დარეკეთ! თუ იცით, რომ ელექტრონული ფოსტის გაცვლა ხელს უშლის დისკუსიას და საჭიროა ამის გაკეთება წინ და უკან, უმჯობესია დაუკავშირდეთ ტელეფონით. თქვენ მიიღებთ უფრო მეტ დეტალს დარეკვის ნაცვლად, ელ.ფოსტის გრძელი, სიტყვიერი, შრომატევადი საუბრების ნაცვლად. შეგიძლიათ გაუგზავნოთ წერილი თქვენს თანამშრომლებს და უთხრათ:”მე მაქვს ბევრი შეკითხვა ამასთან დაკავშირებით. იქნებ უფრო ადვილი იქნებოდა ტელეფონით საუბარი? შემიძლია დაგირეკო 5 -ზე?”
ნაბიჯი 4. შეზღუდეთ შეფერხებები
სტრატეგიული შესვენებები ნამდვილად დაგვეხმარება, მაგრამ სამუშაო დროს შეწყვეტა საპირისპიროა. შეფერხებებმა შეიძლება შეანელოს თქვენი სამუშაო, დაარღვიოს თქვენი რიტმი და დაგაკარგვინოთ კონცენტრაცია. ამიტომ, შეეცადეთ გამოიყენოთ ხმოვანი ფოსტა, როდესაც დაკავებული ხართ. ეს ინსტრუმენტები არ არის მხოლოდ მაშინ, როდესაც თქვენ არ ხართ ოფისში; ეს ინსტრუმენტები ასევე შეიძლება გამოყენებულ იქნას, როდესაც ძალიან დაკავებული ხართ. ბევრ ადამიანს აქვს „ღია კარის“პოლიტიკა, მაგრამ თქვენ არ გჭირდებათ თქვენი კარების გახსნა მუდმივად. თქვენ შეგიძლიათ კარზე დატოვოთ შეტყობინება, რომელშიც ნათქვამია: „ზარის დროს“, ან „ოთახი გამოიყენება. გთხოვთ, ისევ დაბრუნდეთ ან გამოაგზავნოთ წერილი.”
ნაბიჯი 5. ისარგებლეთ ღრუბლით
ღრუბლოვანი გამოთვლები გასათვალისწინებელია, რადგან ის არის იაფი, მასშტაბური, უფრო ეფექტური და ადვილი განახლება. ღრუბელში შემავალი შინაარსი ძალიან სასარგებლოა, რადგან მასზე წვდომა შესაძლებელია სხვადასხვა მოწყობილობებზე: კომპიუტერებზე, ტაბლეტებზე, სმარტფონებზე და სხვა. ღრუბლოვანი საცავი ასევე მოქმედებს როგორც ციფრული სარეზერვო სისტემის პირველადი და მეორადი ფორმა. იმსჯელეთ ICT მენეჯერთან ან პროგრამული უზრუნველყოფის პროვაიდერთან, რადგან შეიძლება უკვე გქონდეთ თავისუფალი ადგილი ღრუბელში ან ის ხელმისაწვდომია დაბალი წლიური საფასურით.
ნაბიჯი 6. გამოიყენეთ ონლაინ სანიშნეები
ბრაუზერების უმეტესობას აქვს სანიშნეების ფუნქცია, რომ შეინახოთ და მოაწყოთ თქვენი საყვარელი ვებ მისამართები, ან ის, ვისაც ხშირად სტუმრობთ, რათა მათ ადვილად და სწრაფად შეეძლოთ წვდომა. ისარგებლეთ ამ მახასიათებლით, რათა არ დაივიწყოთ მნიშვნელოვანი საიტები უახლესი ამბების შესამოწმებლად.
მეთოდი 3 -დან 4 -დან: დროის უმეტესი გამოყენება
ნაბიჯი 1. მოერიდეთ რამდენიმე საქმის ერთდროულად გაკეთებას (მრავალ ამოცანა)
ყველა ექსპერტს სჯერა ამის. მიუხედავად იმისა, რომ ეს შეიძლება სწრაფად და მაგრად გამოიყურებოდეს ტელევიზორში, ბევრი საქმის ერთდროულად გაკეთება არაეფექტურია და შეიძლება ხელი შეუშალოს ორგანიზებულ ძალისხმევას. სამაგიეროდ, ჯობია მთელი ყურადღება მიაქციოთ ჯერ ერთ დავალებას, გაუმკლავდეთ მას და გადადით თქვენს სიაში არსებულ სხვა საკითხებზე.
ნაბიჯი 2. შეადგინეთ გრაფიკი თქვენთვის
საბედნიეროდ, სამუშაოების უმეტესობა არ მოითხოვს თქვენგან ყოველდღიური გრაფიკის შექმნას წუთების საფუძველზე. ამასთან, თქვენი ყოველდღიური განრიგის და დღის მნიშვნელოვანი ამოცანების ან მოვლენების აღნიშვნით შეგიძლიათ გაამახვილოთ ყურადღება თქვენს ამოცანებზე.
- განსაზღვრეთ დროის ლიმიტი გარკვეული აქტივობებისთვის. ზოგიერთი ამოცანა არ მოითხოვს დროის ლიმიტის დადგენას, მაგრამ ზოგი უნდა იყოს პარამეტრირებული თქვენი პროდუქტიულობის გასაზრდელად. იფიქრეთ ზოგიერთ დავალებაზე, რომელიც საჭიროზე მეტ დროს მოითხოვს და მოგვიანებით განსაზღვრეთ დრო.
- გამოყავით დამატებითი დრო სხვა აქტივობებისთვის. ზოგიერთი ამოცანა, როგორც გამოცდილებით ისწავლით, ჩვეულებრივ იმაზე მეტ დროს იღებს, ვიდრე უნდა, მაგრამ ეს არ არის ცუდი. ამ ტიპის საქმიანობისთვის და განსაკუთრებით მნიშვნელოვანი ღონისძიებებისა და შეხვედრებისთვის გამოყავით დამატებითი დრო ადრე და მის შემდეგ.
ნაბიჯი 3. გამოიყენეთ ტაიმერი, წამზომი ან მაღვიძარა
ეს ობიექტები შეიძლება იყოს ეფექტური, როდესაც სწორად გამოიყენება. ზოგი ირჩევს სიგნალიზაციის დაყენებას 10, 15 ან 30 წუთით ადრე საჭირო დრომდე, რათა მათ გააფრთხილონ აქტივობის დაწყებამდე. თქვენ ასევე შეგიძლიათ დააყენოთ შეხსენების ინსტრუმენტი (შეხსენება).
ნაბიჯი 4. ნუ დააყოვნებთ
ჰკითხეთ საკუთარ თავს, ნამდვილად უნდა გადადოთ აქტივობა თუ უბრალოდ სიზარმაცე გსურთ. თუ თქვენ გსურთ თავი დაანებოთ, ნუ დააყოვნებთ - გააკეთეთ ეს! თუმცა, თუ საქმიანობის გადადება გარდაუვალია, დარწმუნდით, რომ აიღებთ ჩანაწერებს და ხელახლა დაგეგმავთ აქტივობას კონკრეტული გეგმით. ან, თქვენ შეგიძლიათ მოიფიქროთ ექსპრომტი გეგმა. მაგალითად, თუ თქვენ უნდა გააუქმოთ პირადად შეხვედრა, შეიძლება დაგჭირდეთ საკონფერენციო ზარის ან ვებ კონფერენციის განხორციელება.
მეთოდი 4 დან 4: ფიზიკური და ფსიქიკური ჯანმრთელობის შენარჩუნება
ნაბიჯი 1. შეისვენეთ
გონების დასვენება აუცილებელია თქვენი პროდუქტიულობის და ფსიქიკური ჯანმრთელობის შესანარჩუნებლად. ჩვენ ჩვეულებრივ ძალიან დაკავებულნი ვართ მუშაობით, რომ დასვენების დრო არ გვქონდეს. შესვენება გვაძლევს ძალიან საჭირო შესვენებას ჩვენი პროდუქტიულობის გასაზრდელად. თუმცა, შესვენებები ასევე გვაძლევს შესაძლებლობას გავჩერდეთ და დავუსვათ კითხვა, ვიყენებთ თუ არა დროს კარგად.
ნაბიჯი 2. უკეთესი ძილი
კარგი ძილის გარეშე, მეორე დღეს თქვენ იგრძნობთ თავბრუსხვევას, დაღლილობას ან ლეტალგიას. ამან შეიძლება ხელი შეუშალოს თქვენს სამუშაო გრაფიკს და ეფექტურობას. მიზნად დაისახეთ ყოველ ღამეში 7-8 საათის უწყვეტი ძილი.
ნაბიჯი 3. არ შეადაროთ საკუთარი თავი თქვენს კოლეგებს
თქვენი თანამოაზრეების უმეტესობა განსხვავდება იმ სამუშაოსგან, რომელიც თქვენ უნდა შეასრულოთ და ყველას აქვს საკუთარი მუშაობის ორგანიზების საკუთარი მეთოდი. მეთოდი, რომელსაც აქვს აზრი და ეფექტური თქვენი თანამშრომლებისთვის, შეიძლება არ გამოგივიდეთ და პირიქით.
ნაბიჯი 4. აღიარეთ, რომ ორგანიზება მიმდინარე პროცესია
ნუ ელოდებით სრულყოფილებას. წესრიგი გრძელი პროცესია, რომელიც მოითხოვს მუდმივ ყურადღებას. თქვენ არ იქნებით ოპტიმალურად ორგანიზებული ყოველდღე, მაგრამ ცდილობს იყოთ რეგულარული ადამიანი, გაზარდოს თქვენი ეფექტურობა.
