მემორიალები ჩვეულებრივ გამოიყენება ადამიანთა ჯგუფისთვის გარკვეული ინფორმაციის გადასაცემად, მაგალითად საქმიანობის, პოლიტიკის ან არსებული რესურსების შესახებ და მათ ქმედების მოთხოვნის მიზნით. სიტყვა "მემორანდუმი" ნიშნავს იმას, რასაც უნდა ახსოვდეს ან მიექცეს ყურადღება. ამ რჩევების შესწავლით შეგიძლიათ დაწეროთ კარგი, ადვილად გასაგები ჩანაწერი.
ნაბიჯი
ნაწილი 1 მეოთხედან: წერილობითი მემორანდუმი
ნაბიჯი 1. ჩაწერეთ "MEMORRANDUM" ქაღალდის ზედა ნაწილში, რათა დაწეროთ შენიშვნა
პირველ რიგში, განმარტეთ, რომ ეს დოკუმენტი მემორანდუმია. ჩაწერეთ სიტყვა "MEMORDUM" ქაღალდის ზედა კიდედან 3 სმ -ით თამამი ასოებით, როგორც პირველი სტრიქონი. ეს სიტყვა შეიძლება განთავსდეს უფრო დიდი ასოების ცენტრში ან მარცხნივ.
გამოტოვეთ ორი ცარიელი ხაზი მომდევნო სტრიქონის ჩაწერამდე
ნაბიჯი 2. ჩაწერეთ მემორანდუმის მიმღების სახელი სწორად
ვინაიდან მემორანდუმი არის საქმიანი კომუნიკაციის ფორმალური საშუალება, მიმღებიც უნდა იყოს ოფიციალურად ჩამოთვლილი. ჩაწერეთ მემორანდუმის მიმღების სრული სახელი და სათაური.
თუ ეს ჩანაწერი მიმართულია ყველა თანამშრომელს, ჩაწერეთ:”ყველა თანამშრომელს”
ნაბიჯი 3. ასევე ჩაწერეთ სხვა მიმღებები "CC" ხაზში
"CC" ხაზი (რომელიც ნიშნავს თავაზიანობის ასლს) გამოიყენება იმ პირის ან პირების სახელის დასაწერად, რომლებიც მიიღებენ მემორანდუმის ასლს და არა იმ პირს, ვისთვისაც ეს წერილი გაიგზავნება. "CC" სტრიქონში ჩამოთვლილი სახელი არის მხარე, რომელსაც უნდა ეცნობოს მემორანდუმში აღწერილი პოლიტიკის ან საკითხის შესახებ.
ნაბიჯი 4. ჩაწერეთ თქვენი სახელი "From" ხაზში
წერილის ავტორისა და გამომგზავნის სახელი უნდა იყოს ჩანაწერის სათაურში. ჩაწერეთ თქვენი სრული სახელი და სათაური ამ სტრიქონში.
ნაბიჯი 5. შეიყვანეთ თარიღი
ჩაწერეთ მემორანდუმის მომზადების თარიღი სრულად ფორმატის თარიღი, თვე, წელი. მაგალითად: "თარიღი: 2015 წლის 9 დეკემბერი" ან "9/12/2015".
ნაბიჯი 6. განსაზღვრეთ მემორანდუმის საგანი და ჩაწერეთ ცალკე სტრიქონით სათაურით "შესახებ"
მემორანდუმის საგანი მოგცემთ წარმოდგენას იმაზე, თუ რა არის განხილული მემორანდუმში. შეარჩიეთ კონკრეტული, მაგრამ მოკლე საგანი.
მაგალითად, ნაცვლად იმისა, რომ დაწეროთ „ჭიანჭველები“, შეარჩიეთ რაიმე უფრო კონკრეტული, მაგალითად: „ჭიანჭველების პრობლემა ოფისში“
ნაბიჯი 7. კარგად იცოდე მემორანდუმის სათაურის ფორმატი
შენიშვნის სათაური უნდა იყოს მარცხენა მხარის ზედა ნაწილში. თქვენ შეგიძლიათ გამოიყენოთ დიდი ან მცირე ასოები სიტყვებისთვის "დან:", "დან:", "თარიღი:" და "შესახებ:".
-
მემორანდუმის სათაური გამოიყურება შემდეგ მაგალითზე:
მიმართ: მიმღების სახელი და დასახელება
საიდან: თქვენი სახელი და გვარი
თარიღი: მემორანდუმის დაწერის თარიღი
თემა: სუბიექტები, რომლებიც შეტანილია მემორანდუმში (გამოიყენეთ თამამი ან გარკვეული ფერი იმისთვის, რაც თქვენი აზრით მნიშვნელოვანია).
- შენიშვნის სათაურის წერისას, განათავსეთ ადგილი მსხვილი ნაწლავის შემდეგ, რომ გამოიყურებოდეს უფრო სუფთა.
- როდესაც დაამთავრებთ მემორანდუმის სათაურის წერას, გამოტოვეთ ხაზი, სანამ გააგრძელებთ წერილის წერას, რათა გამოყოთ მემორანდუმის სათაური.
მე –4 ნაწილი მე –4: წერილების ტექსტის დაწერა
ნაბიჯი 1. განვიხილოთ აუდიტორია, რომელიც მიიღებს მემოს
იმისათვის, რომ დაწეროთ მემორანდუმი, რომელიც დააინტერესებს ხალხს კითხვასა და პასუხის გაცემას, თქვენ უნდა განსაზღვროთ თქვენი ახსნის სტილი, სიგრძე და ფორმალობა მემორანდუმის საფუძველზე, იმ აუდიტორიის საფუძველზე, რომელიც წაიკითხავს მას. ამისათვის თქვენ უნდა იცოდეთ ვინ მიიღებს და წაიკითხავს ამ ჩანაწერს.
- გაარკვიეთ რა არის მემორანდუმის პრიორიტეტი და შეშფოთება.
- შეეცადეთ წინასწარ განსაზღვროთ ის კითხვები, რასაც სვამენ მესიის მკითხველები. მხარი დაუჭირეთ თქვენს ახსნას გარკვეული მაგალითების, მტკიცებულებების ან სხვა ინფორმაციის მოწოდებით, რამაც შეიძლება გავლენა მოახდინოს მკითხველზე.
- იმ აუდიტორიის გათვალისწინებით, რომელიც წაიკითხავს მემოს, შეგიძლიათ გადმოგცეთ სწორი ინფორმაცია ან შენიშვნები მემორანდუმში.
ნაბიჯი 2. არ მისცეთ ოფიციალური მისალმება
მემორანდუმი არ უნდა დაიწყოს მისალმებით „ძვირფასო ბატონო ანვარ“. ამის ნაცვლად, უბრალოდ დაწერეთ საწყისი წინადადება, რომ აგიხსნათ ის საგანი, რომლის გაშუქებაც გსურთ.
ნაბიჯი 3. მიუთითეთ პრობლემა ან საკითხი პირველ აბზაცში
მოკლედ აღწერეთ იმ მოქმედების ფონი, რომლის განხორციელებაც გსურთ. როგორც სადისერტაციო განცხადების წარდგენისას, ახსენით თემა და დაასახელეთ, რატომ არის ეს ქმედება მნიშვნელოვანი. თქვენ შეგიძლიათ გამოიყენოთ ეს შესავალი წინადადება, როგორც აბსტრაქტული ან მემორანდუმის შეჯამება.
როგორც ზოგადი სახელმძღვანელო, გახსნის განყოფილება უნდა დაიწეროს ერთ აბზაცში
ნაბიჯი 4. მაგალითად, წერილის დასაწყისში შეგიძლიათ დაწეროთ:
”2016 წლის 1 იანვრიდან PT XYZ განახორციელებს ჯანმრთელობის დაცვის ახალ პოლიტიკას. ყველა თანამშრომელი და მათი ოჯახის წევრები მიიღებენ BPJS 1 კლასის ჯანმრთელობის სარგებელს ყოველთვიურად”.
ნაბიჯი 5. აღწერეთ იმ საკითხის კონტექსტი, რომელიც თქვენ წამოაყენეთ მემორანდუმში
მკითხველს შეიძლება დასჭირდეს ინფორმაცია იმ საკითხის შესახებ, რომელსაც თქვენ წარმოადგენთ. მოკლედ აუხსენით კონტექსტი და თქვით მხოლოდ ის, რაც მნიშვნელოვანია.
თუ შესაბამისია, განაგრძეთ ჩანაწერის წერა, რომელშიც აგიხსნით, რატომ გსურთ რომ ეს პოლიტიკა გამოიყენოს. მაგალითად, დაწერეთ:”მთავრობამ გამოსცა რეგულაცია, რომლის მიხედვითაც ყველა კომპანია ვალდებულია დაარეგისტრიროს თანამშრომლები და მათი ოჯახის წევრები, როგორც BPJS Kesehatan მონაწილეები”
ნაბიჯი 6. მხარი დაუჭირეთ თქვენს გეგმას განმარტების მიწოდებით დისკუსიის განყოფილებაში
მოკლედ აღწერეთ რა ქმედებას განახორციელებთ. წარმოადგინეთ მტკიცებულებები და ლოგიკური მიზეზები თქვენი წინადადების გასამყარებლად. დაიწყეთ ყველაზე მნიშვნელოვანი ინფორმაციის გადმოცემით, შემდეგ მიაწოდეთ კონკრეტული ან დამამტკიცებელი ფაქტები. მიუთითეთ რა სარგებელს მიიღებს მკითხველი თქვენი შემოთავაზებული ქმედებისგან ან რა ზიანი მოაქვს თუ ეს ქმედება არ განხორციელდება.
- თუ გსურთ შექმნათ უფრო გრძელი ჩანაწერი, ასევე წარმოადგინეთ შესაბამისი და დამაჯერებელი გრაფიკები, სიები ან სქემები.
- უფრო გრძელი ჩანაწერებისათვის შეგიძლიათ მოგაწოდოთ მოკლე სათაური, რომელიც აღწერს თითოეული განყოფილების შინაარსს. მაგალითად, სათაურის "პოლიტიკის" შექმნის ნაცვლად ჩაწერეთ "ახალი პოლიტიკა ყველა თანამშრომლისთვის". გახადეთ სათაური კონკრეტული და მოკლე, რათა შენიშვნის მნიშვნელოვანი საკითხები მკითხველმა დაუყოვნებლივ იცოდეს.
ნაბიჯი 7. შესთავაზეთ მკითხველის მიერ განხორციელებული ქმედებები
მემორანდუმის საშუალებით თქვენ სთხოვთ სხვებს იმოქმედონ კონკრეტულ საკითხზე, იქნება ეს განცხადება ახალი პროდუქტის შესახებ, ახალი პოლიტიკა ხარჯების შესახებ, თუ განცხადება იმის შესახებ, თუ როგორ წყვეტს კომპანია პრობლემას. ახსენით რა ქმედება უნდა განხორციელდეს დასკვნით აბზაცში ან წინადადებაში.
- მაგალითად, დაწერეთ:”ყველა თანამშრომელმა უნდა გამოიყენოს აღრიცხვის ახალი სისტემა 2016 წლის 1 მარტიდან”.
- ასევე წარმოადგინეთ დამამტკიცებელი მტკიცებულება თქვენი წინადადებისათვის.
ნაბიჯი 8. დახურეთ მემორანდუმი პოზიტიური და დამხმარე რეზიუმეს მიწოდებით
ბოლო პუნქტი უნდა აღწეროს შემდეგი ნაბიჯი, რომელსაც შეუძლია პრობლემის მოგვარება. ასევე გადასცეს მხარდაჭერის შეტყობინება ორგანიზაციული სოლიდარობის შესახებ.
- თქვენ შეგიძლიათ თქვათ: "მე მზად ვარ განვიხილო ეს წინადადება შემდგომ და განვახორციელო გადაწყვეტილება, რომელზეც ჩვენ ორმხრივად შევთანხმდით".
- ან, შეგიძლიათ დახუროთ მემორანდუმი წერილობით:”ჩვენ ძალიან აღფრთოვანებული ვართ საწარმოო ხაზის დამატების გეგმით. ჩვენ გვჯერა, რომ ეს გეგმა განავითარებს კომპანიას და უზრუნველყოფს ჩვენი ბიზნესის უწყვეტობას.”
- დახურეთ ჩანაწერი მხოლოდ ერთი ან ორი წინადადებით.
მე -3 ნაწილი მეოთხედან: მემოს დასრულება
ნაბიჯი 1. კარგად იცოდეთ მემორანდუმის ფორმატი
გამოიყენეთ სტანდარტული memo ფორმატი უფრო ადვილი წასაკითხად. ჩაწერეთ ჩანაწერი Times New Roman ან Arial შრიფტით, ზომა 12 3 სმ მარცხენა, მარჯვენა და ქვედა მინდვრებით.
გამოიყენეთ მარცხნივ გასწორებული აბზაცის ფორმატი. გამოტოვეთ აბზაცის ბოლოს ორი ცარიელი ხაზი და არ დაგჭირდებათ აბაზანის დასაწყისში სივრცის დატოვება
ნაბიჯი 2. შეამოწმეთ თქვენი შენიშვნა
წაიკითხეთ ხელახლა და შეცვალეთ ჩანაწერი, რათა დარწმუნდეთ, რომ ის არის სწორი, ნათელი, ლაკონური და დამაჯერებელი. დარწმუნდით, რომ იყენებთ წერის სწორ სტილს. გამორიცხეთ არასაჭირო სამეცნიერო ტერმინები ან ჟარგონი.
- კიდევ ერთხელ შეამოწმეთ, არის თუ არა ჯერ კიდევ მართლწერის, გრამატიკისა და დისკუსიის შეცდომები. ყურადღება მიაქციეთ სახელების, თარიღების და რიცხვების წერას.
- დარწმუნდით, რომ თქვენი ჩანაწერი საკმარისად მოკლეა და გამორიცხეთ ზედმეტი ინფორმაცია.
ნაბიჯი 3. ინიციალიზაცია თქვენი სახელის გვერდით
მემორანდუმის ხელმოწერა არ არის საჭირო, მაგრამ საჭიროა მისი ინიციალირება ბურთის კალმით, მემოსის თავში, თქვენი სახელის გვერდით. საწყისები მიუთითებენ, რომ თქვენ დაამტკიცეთ ეს ჩანაწერი.
ნაბიჯი 4. გამოიყენეთ ქაღალდი ასოებით
არსებობს წერილები, რომლებიც იბეჭდება ბლანკით, რომელიც სპეციალურად შექმნილია ჩანაწერებისთვის ან უბრალოდ იყენებს ჩვეულებრივ წერილებს.
თუ თქვენ შექმენით ჩანაწერი კომპიუტერზე (და გაგზავნეთ ელექტრონული ფოსტით), შექმენით თქვენი საკუთარი ბლანკი, Word პროგრამის გამოყენებით, კომპანიის ლოგოთი და საკონტაქტო ინფორმაციის ჩვენებით. გამოიყენეთ ეს მემორანდუმის შაბლონი მემორანდუმის მომავალი წარდგინებისთვის
ნაბიჯი 5. გადაწყვიტეთ, როგორ გაგზავნოთ მემორანდუმი
შეარჩიეთ შენიშვნის გავრცელების საუკეთესო გზა. შეგიძლიათ დაბეჭდოთ და გააზიაროთ ან გააგზავნოთ ელექტრონული ფოსტით.
ელექტრონული ფოსტის საშუალებით ჩანაწერების გაგზავნისთვის, თქვენ შეგიძლიათ გადააკეთოთ მემორანდუმი Word დოკუმენტიდან HTML ან PDF ფორმატში და გაგზავნოთ ელ.ფოსტის დანართის სახით
მეოთხე ნაწილი 4: მემო შაბლონების გამოყენება
ნაბიჯი 1. მოძებნეთ შენიშვნის შაბლონი
მოგონებები შეიძლება შეიქმნას შაბლონების გამოყენებით, ნაცვლად იმისა, რომ ააშენოთ ისინი ნულიდან. ამისათვის მოძებნეთ კარგი მემორანდუმის შაბლონები ინტერნეტში, მაგალითად Microsoft Word– ში. გამოყენებული ფორმატები ჩვეულებრივ თითქმის ერთნაირია, მაგრამ შრიფტის ზომა, სიგრძე და დიზაინი შეიძლება განსხვავდებოდეს.
- ჩამოტვირთეთ შაბლონი, რომელიც საუკეთესოდ შეესაბამება თქვენს მოთხოვნებს.
- დარწმუნდით, რომ წაიკითხეთ წესები ნებისმიერი ვებსაიტის შაბლონების გამოყენებამდე.
ნაბიჯი 2. გახსენით თქვენს კომპიუტერში გადმოწერილი შაბლონი
გადმოტვირთვის ღილაკზე დაწკაპუნების შემდეგ, შაბლონი ან პირდაპირ გადმოწერილი იქნება თქვენს კომპიუტერში, ან რამდენიმე ნაბიჯი უნდა შეასრულოთ. თუ შედეგი არის zipped ფაილი, თქვენ ჯერ უნდა გახსნათ ეს ფაილი და შემდეგ გახსნათ იგი Microsoft Word– ში.
ჩვენ გირჩევთ გამოიყენოთ Microsoft Word პროგრამის უახლესი ვერსია, რათა არ შეგექმნათ პრობლემები და ეს შაბლონი კარგად გამოგადგებათ. თუ თქვენ ჯერ კიდევ იყენებთ Microsoft Word პროგრამის ადრინდელ ვერსიას, განაახლოთ იგი ნებისმიერი ფაილის ჩამოტვირთვის წინ
ნაბიჯი 3. განსაზღვრეთ თქვენი საკუთარი ბლანკი
ყველა შაბლონი შეიძლება შეიცვალოს. მემორანდუმის შაბლონის თითოეული ნაწილი შეგიძლიათ დააკონფიგურიროთ თქვენს საჭიროებებზე. მაგალითად, დაამატეთ ლოგო და სასაქონლო ნიშნის სარეგისტრაციო ნიშანი შაბლონს ასოების განყოფილებაში. დააწკაპუნეთ ასოების განყოფილებაზე, რათა ჩაწეროთ კომპანიის ინფორმაცია.
ნაბიჯი 4. შეავსეთ შაბლონის ველები შენიშვნის სათაურში
თქვენ უნდა შეავსოთ ველები "დან", "დან", "CC" და "შესახებ". ფრთხილად იყავით თითოეული ველის შევსებისას, რათა არ დაიბნეოთ, გამოტოვოთ ან არასწორად შეიყვანოთ ამ სექციაში.
ნაბიჯი 5. ჩაწერეთ თქვენი შეტყობინება
ჩაწერეთ შესავალი, კონტექსტი, დისკუსია და შეჯამება მემორანდუმის ტექსტში. თქვენ შეგიძლიათ დაწეროთ ჩანაწერები სიის სახით, რათა გადმოგცეთ ინფორმაცია პუნქტიდან წერტილამდე.
- გამოიყენეთ იგივე შაბლონის ფორმატი, რომ შენიშვნის ყველა პუნქტი სწორად იყოს ორგანიზებული სწორი მინდვრებითა და შრიფტის ზომებით.
- საჭიროების შემთხვევაში შეგიძლიათ გამოიყენოთ მემო თარგი ცხრილის საჩვენებლად. ეს შეიძლება უფრო გამოსადეგი იყოს, განსაკუთრებით იმ შემთხვევაში, თუ სიაში ან სხვა ფორმატში მომზადებული ჩანაწერი დაუდევრად ან რთულად იკითხება.
- არ დაგავიწყდეთ შაბლონში არსებული სიტყვების წაშლა. გაგზავნამდე კიდევ ერთხელ ყურადღებით შეამოწმეთ.
ნაბიჯი 6. ასევე შეამოწმეთ ჯართი ფეხები
შენიშვნის ბოლოა ჩანაწერის ბოლოში, რომელიც ჩვეულებრივ გამოიყენება დამატებითი ინფორმაციის მიწოდებისთვის, მაგალითად თქვენი კომპანიის ინფორმაციის ან ტელეფონის ნომრის დასაწერად. ყურადღებით შეამოწმეთ, რომ ყველა ეს ინფორმაცია სწორად არის აკრეფილი. რასაკვირველია, თქვენ გინდათ გაგზავნოთ კარგი ჩანაწერი არასწორი საკონტაქტო ინფორმაციის ან დაკარგული ინფორმაციის გარეშე.
ნაბიჯი 7. ეკრანის მორგება
ერთ -ერთი უპირატესობა, რომელიც შეგიძლიათ მიიღოთ შაბლონიდან არის დოკუმენტის ფერის შეცვლის შესაძლებლობა. მემორანდუმის ჩვენება შეიძლება მორგებული იყოს პიროვნებაზე და გამოიყურებოდეს უფრო მიმზიდველად. გარდა ამისა, თქვენ შეგიძლიათ აირჩიოთ ფერი, რომელიც საუკეთესოდ მოერგება არსებულ სიტუაციას, რათა გახადოთ ის უფრო ყურადღების მომტანი, მაგრამ მაინც პროფესიონალური.
ნაბიჯი 8. შეინახეთ ჩანაწერი ახალი დოკუმენტის სახით
დარწმუნდით, რომ შეინახეთ ამ მემორანდუმის ფაილის ასლი ისე, რომ იყოს ციფრული სარეზერვო საშუალება, როგორც ნებისმიერი საქმიანი კომუნიკაციის მტკიცებულება.
ნაბიჯი 9. შეინახეთ ეს შაბლონი, რათა კვლავ გამოიყენოთ იგი
როდესაც თქვენ გჭირდებათ შენიშვნის შექმნა ოდნავ განსხვავებული საგანი, შეცვალეთ მასში არსებული ინფორმაცია იმ წერილის საგანი, რომლის გაგზავნაც გსურთ. დროის დაზოგვის გარდა, შეგიძლიათ შექმნათ ჩანაწერები თანმიმდევრულ ფორმატში ისე, რომ ისინი პროფესიონალურად გამოიყურებოდეს. ამ გზით, მკითხველები უფრო მეტ ყურადღებას დაუთმობენ და ყურადღებით წაიკითხავენ თქვენს მიერ გაგზავნილ წერილს.
Რჩევები
- ნუ დაასახელებ ძალიან ბევრ მიზეზს. თქვენ უნდა ახსნათ, რატომ უნდა განხორციელდეს გარკვეული ქმედებები, მაგრამ ნუ გადააჭარბებთ მას.
- მემორანდუმში ჩაწერილი ახსნა/ინფორმაცია მოკლედ უნდა იყოს წარმოდგენილი.
დაკავშირებული სტატია
- როგორ დავწეროთ ბიზნესი
- როგორ დავწეროთ წერილი
- როგორ კომუნიკაცია ეფექტურად
- როგორ დავწეროთ მკითხველის წერილი
