თანამშრომლები არ მოდიან, თუ შეხვედრაზე მიიწვიეს მკაფიო მიზნის გარეშე. თუ თქვენ ხართ პასუხისმგებელი შეხვედრის დღის წესრიგის დადგენაზე, თავიდან აიცილეთ ეს შეხვედრის განსახილველი თემების მითითებით და თითოეული თემის დაფარვის დრო. თქვენი შესაძლებლობების მაქსიმალურად დაგეგმვით და განხორციელებით, თქვენ შეგიძლიათ მიაღწიოთ უკეთეს შედეგებს და თქვენი შეხვედრის მონაწილეები არ იგრძნობენ თავს დაკარგულად დაკარგული დროის გამო.
ნაბიჯი
ნაწილი 3 -დან 3: მზადება
ნაბიჯი 1. ჰკითხეთ კოლეგებს ინფორმაცია
შეხვედრის მონაწილეები თავს უფრო ჩართულად იგრძნობენ, თუ ისინი ჩაერთვებიან შეხვედრის დღის წესრიგის დადგენაში. სთხოვეთ მათ შესთავაზონ თემა, რომლის განხილვაც სურთ და შემდეგ დააყენონ დღის წესრიგში.
- გამოაგზავნეთ ელ.წერილი ან შეხვდით თანამშრომელს, რომელიც დაპატიჟდება შეხვედრამდე რამდენიმე დღით ადრე.
- გააკეთეთ ეს ნაბიჯი მინიმუმ 6-7 დღით ადრე, რათა მათ ჯერ კიდევ ჰქონდეთ დრო წვლილი შეიტანონ. დარწმუნდით, რომ შეხვედრის დღის წესრიგი საბოლოოა შეხვედრის თარიღამდე 3-4 დღით ადრე.
ნაბიჯი 2. განსაზღვრეთ მთავარი მიზანი ან რამდენიმე მისაღწევი მიზანი
დარწმუნდით, რომ შეხვედრა ტარდება კონკრეტული მიზნით, მაგალითად გადაწყვეტილებების მისაღებად, ინფორმაციის გაზიარებისთვის, სამუშაო გეგმების შედგენისთვის, ან ანგარიშების შესასრულებლად. თქვენ არ გჭირდებათ შეხვედრის გამართვა, თუ თქვენ არ გაქვთ მიზანი.
შეხვედრები შეიძლება ჩატარდეს რამდენიმე მიზნით, მაგალითად, სამუშაოს პროგრესის შესახებ, როგორც გრძელვადიანი გადაწყვეტილებების მიღების საფუძველი
ნაბიჯი 3. ფოკუსირება თემებზე, რომლებიც გავლენას ახდენს ბევრ ადამიანზე
საკმარისი დისკუსია 2 ადამიანის მონაწილეობით, არ უნდა იყოს ჩართული დღის წესრიგში. გამონახეთ დრო, რომ იპოვოთ გადაწყვეტილებები, რომლებიც მოითხოვს ბევრი ადამიანის ჩართულობას.
- მაგალითად, ჩაატარეთ ცალკე შეხვედრა (შეხვედრის გარეთ), თუ თქვენ და თანამშრომელს გსურთ ახალი დავალების განხილვა.
- თუ თქვენ ატარებთ შეხვედრას იმ პრობლემის განსახილველად, რომლის მოგვარებაც მხოლოდ რამდენიმე ადამიანს შეუძლია, შეხვედრის მონაწილეებს, რომლებიც არ არიან ჩართულნი თემის განხილვაში, უნდა შეეძლოთ მუშაობის გაგრძელება. ეს მათ იმედგაცრუებას უქმნის, რადგან მათი სამუშაო დრო უქმად იკარგება. ამიტომ, მაქსიმალურად ისარგებლეთ ამ შესაძლებლობით, რადგან შეხვედრის ჩატარება, რომელიც ბევრ ადამიანს მოიცავს, ადვილი არ არის.
ნაბიჯი 4. მოაწყვეთ შეხვედრის დღის წესრიგი იმ თემების შერჩევით განსაზღვრით, რომელთა განხილვაც გსურთ
მიანიჭეთ პრიორიტეტი იმ მნიშვნელოვან თემებს, რომლებიც უნდა განიხილებოდეს შეხვედრაზე, რადგან თქვენ ვერ დააყენებთ ყველა თემას დღის წესრიგში.
- მაგალითად, შეიძლება დაგჭირდეთ ჩამოთვალოთ "პროექტის დასრულების მოლაპარაკებები", "პროგრესის ანგარიშის პრეზენტაციები", "ახალი პროექტის გეგმები" და "წინადადებები". დროის შეზღუდვის გამო, თქვენ არ ჩართეთ გონებრივი იერიშის სესია შეხვედრის დღის წესრიგში.
- დაფიქრდით გჭირდებათ თუ არა შეხვედრა რამდენიმე ადამიანთან პლენარული შეხვედრისთვის მომზადების მთავარი დღის წესრიგის განსახილველად.
ნაბიჯი 5. პირველ რიგში ჩამოთვალეთ ყველაზე მნიშვნელოვანი თემები
შეხვედრის დაგეგმვისას კარგი პოლიტიკაა შეხვედრის დასაწყისში ყველაზე მნიშვნელოვანი თემების განთავსება. ამ გზით, ყველა მონაწილეს შეუძლია განიხილოს მნიშვნელოვანი თემები, სანამ მათი გონება ნათელია და ფიზიკურად გამართულია შეხვედრის დაწყებისას.
- მაგალითად, დაგეგმეთ "გადაწყვეტილების მიღება" შემდეგ "პროგრესის ანგარიშის პრეზენტაცია" (თუ პროგრესის ანგარიში არ არის საჭირო გადაწყვეტილების მისაღებად).
- გარდა ამისა, უმნიშვნელოვანესი თემები იქნა განხილული იმ შემთხვევაში, თუ შეხვედრა ადრე უნდა დასრულდეს ან შეხვედრის ზოგიერთმა მონაწილემ უნდა დატოვოს შეხვედრა შეხვედრის დასრულებამდე.
ნაბიჯი 6. შეაფასეთ რამდენი დრო დასჭირდება თითოეული თემის გაშუქებას
მიუხედავად იმისა, რომ თქვენ არ შეგიძლიათ დარწმუნებული იყოთ რამდენი დრო დასჭირდება თითოეული თემის გაშუქებას, გააკეთეთ შეფასება. დაფიქრდით რამდენ ხანს გაგრძელდება შეხვედრა და რამდენი თემა იქნება გაშუქებული. მეტი დრო დაუთმეთ ყველაზე მნიშვნელოვან თემებს.
- მაგალითად, გამოყავით 30 წუთი პროგრესის ანგარიშგებისთვის, 10 წუთი დისკუსიისთვის და 10 წუთი ახალი ვადების დასადგენად.
- ხშირად, შეხვედრის დღის წესრიგის დასრულება შეუძლებელია, რადგან არ არის გამოყოფილი დრო თითოეული თემისთვის. შეხვედრის დაწყებამდე გააკეთეთ დროის განაწილება, რათა დარწმუნდეთ, რომ დღის წესრიგის ყველა თემა შეიძლება ბოლომდე განიხილებოდეს.
- დამატებითი დროის გამოთვლისას გაითვალისწინეთ მოწვეული შეხვედრის მონაწილეთა რაოდენობა. თუ შეხვედრას დაესწრება 15 ადამიანი და თქვენ გამოყოფთ 15 წუთს თითოეულ თემაზე, ეს ნიშნავს, რომ თითოეულ ადამიანს აქვს დაახლოებით 1 წუთი საუბრის დრო თითო თემაზე. მიუხედავად იმისა, რომ ყველა არ საუბრობდა, გამოყოფილი დრო ძალიან მოკლე იყო.
3 ნაწილი 2: შეხვედრის დღის წესრიგის მომზადება
ნაბიჯი 1. ჩაწერეთ შეხვედრის დღის წესრიგის სათაური
გამოიყენეთ შეხვედრის დღის წესრიგის სათაური, რათა მკითხველს აცნობოს, რომ ის კითხულობს დღის განრიგს, რომელიც შეიცავს განსახილველ თემას. სათაურის განსაზღვრის შემდეგ, განათავსეთ იგი ცარიელი დოკუმენტის თავზე. შეარჩიეთ სათაური, რომელიც არის მარტივი და პირდაპირი.
- შეხვედრების დღის წესრიგის სათაურების მაგალითები: "ივლისის დღის წესრიგი: განიხილეთ ახალი პროექტის იდეები" ან "2018 წლის აგვისტოს დღის წესრიგი: პროექტის ვადის გაგრძელება".
- ჩაწერეთ შეხვედრის დღის წესრიგი ბიზნეს შრიფტის გამოყენებით, როგორიცაა Times New Roman ან Calibri.
ნაბიჯი 2. გამონახეთ დრო, რომ მიესალმოთ და მადლობა გადაუხადოთ მონაწილეებს შეხვედრაზე დასწრებისთვის
გამოიყენეთ ეს შესაძლებლობა და მივესალმოთ მონაწილეებს. ამ დროს თქვენ ან სხვა შეხვედრის თავმჯდომარემ შეიძლება გახსნათ შეხვედრა და აუხსნათ განსახილველი ძირითადი თემები.
- თუ შეხვედრის ბევრმა მონაწილემ არ იცის ერთმანეთი, დაუთმეთ დრო განწყობის გასანათებლად.
- თუ გსურთ მოაწყოთ შეხვედრის დღის წესრიგი ისეთი მნიშვნელოვანი შეხვედრისთვის, როგორიცაა კონფერენცია, შეხვედრის გახსნისთვის საჭირო დრო ჩვეულებრივ უფრო გრძელია. ოფისის რეგულარული შეხვედრებისთვის, ჩვეულებრივ, გახსნის სხდომას მხოლოდ რამდენიმე წუთი სჭირდება.
- მიეცით დრო, რომ წინასწარ განსაზღვროს დღის წესრიგში ცვლილებები შეხვედრის დაწყებისას.
ნაბიჯი 3. ჩართეთ შეხვედრის დღის წესრიგი კითხვების სახით, რათა გააღვივოს მონაწილეების ცნობისმოყვარეობა
ისინი დაინტერესდებიან, თუ თქვენ ჩამოაყალიბებთ შეხვედრის დღის წესრიგს მხოლოდ რამდენიმე სიტყვით. კითხვებს შეუძლიათ გამოავლინონ განსახილველი კონტექსტი, რათა შეხვედრის მონაწილეებს ჰქონდეთ შესაძლებლობა იფიქრონ ამაზე შეხვედრის დაწყებამდე.
- მაგალითად, ნაცვლად იმისა, რომ დაწეროთ "პროექტის ვადების განხილვა" მოიცავს: "საჭიროა თუ არა პროექტის ვადები გაგრძელდეს მოთხოვნის გაზრდისას?"
- საჭიროების შემთხვევაში, მიეცით მოკლე ახსნა კითხვის ქვეშ.
ნაბიჯი 4. ჩამოთვალეთ სავარაუდო დრო თითოეული თემის გვერდით
მიუხედავად იმისა, რომ დროის შეფასებები შეიძლება არ იყოს დღის წესრიგში, ეს ინფორმაცია ეხმარება თანამშრომლებს მოამზადონ ან მოითხოვონ დამატებითი დრო საჭიროების შემთხვევაში.
მათ ასევე ჰქონდათ დრო, რომ შეემცირებინათ ანგარიში გამოყოფილი დროის მიხედვით
ნაბიჯი 5. დღის წესრიგის თითოეული თემისთვის დისკუსიის ნაკადის მომზადება
დისკუსიის ნაკადი არის თითოეული თემის განხილვის მეთოდი. მაგალითად, როდესაც განიხილავთ პროექტის ვადის გაგრძელებას, ყველა განიხილავს წინასწარ განსაზღვრული ნაკადის მიხედვით. ამრიგად, შეხვედრის ყველა მონაწილეს ექნება ერთი და იგივე პერსპექტივა.
მაგალითად, შეხვედრაზე განხილული იქნება პროექტის ვადის გახანგრძლივება მზარდი მოთხოვნის დასაკმაყოფილებლად. ამისათვის მოამზადეთ სადისკუსიო ნაკადი, რომელიც შედგება "10 წუთი სამუშაო პროცესის განსახილველად; 15 წუთი გადაწყვეტილების მისაღწევად, როგორ გაზარდოთ პროდუქტიულობა; 10 წუთი დადებით და უარყოფით ასპექტებს; 5 წუთი გადაწყვიტოთ გაგრძელდება თუ არა ვადა"
ნაბიჯი 6. გადაწყვიტეთ ვინ უძღვება თითოეული თემის განხილვას
განათავსეთ მისი სახელი თემის გვერდით, რათა მან შეძლოს საკუთარი თავის მომზადება. შეხვედრის დაწყებამდე რამდენიმე დღით ადრე დაადასტურეთ ეს ამოცანა მოცემულ პირთან და დადეთ დღის წესრიგში.
თუ თქვენ თავმჯდომარე ხართ შეხვედრას თავიდან ბოლომდე, ეს მიუთითეთ შეხვედრის დღის წესრიგის სათაურში
ნაბიჯი 7. გამოყავით დრო, თუ შეხვედრაზე არიან სტუმრები
თუ შეხვედრას ეწვევა რამდენიმე მომხსენებელი, რომლებიც განიხილავენ მნიშვნელოვან თემას, თქვენ უნდა დაუთმოთ შეხვედრის დრო მათ. დაადგინეთ დღის წესრიგი ისე, რომ თითოეულ სტუმარს ჰქონდეს შესაძლებლობა ისაუბროს მაშინაც კი, თუ მას სურს რამდენიმე თემაზე განიხილოს. ამრიგად, მათ შეუძლიათ მაქსიმალურად მოამზადონ გადასატანი მასალა.
შეხვედრამდე რამდენიმე დღით ადრე დაურეკეთ სტუმარ სპიკერს და ჰკითხეთ იმ დროის ხანგრძლივობას, რომელიც საჭიროა იმ თემის განსახილველად, რომლის გაშუქებაც გსურთ. ეს დაგეხმარებათ ორგანიზება გაუწიოთ თქვენს განრიგს ისე, რომ ისინი არ შეეწინააღმდეგონ ერთმანეთს
ნაბიჯი 8. გამოყავით დრო სხვა საკითხების განსახილველად
დაგეგმეთ ეს სესია შეხვედრის ბოლოს. ისარგებლეთ ამ სესიით და ჰკითხეთ ყველა მონაწილეს, არის თუ არა რაიმე სხვა საკითხები, რომელთა განხილვაც სურთ შეხვედრის დახურვამდე. გარდა ამისა, მათ მაინც შეუძლიათ გადმოგცეთ ის, რაც გამოტოვებული ან განხილული არ არის.
- ამ სესიის დღის წესრიგში ჩართვით, მოწვეულმა იცის, რომ მას შეუძლია წვლილი შეიტანოს მაშინაც კი, თუ რისი გადმოცემა არ სურს, არ შედის შეხვედრის დღის წესრიგში.
- დაუთმეთ დრო კითხვებისა და პასუხებისთვის ამ სესიას.
მე -3 ნაწილი 3: შეხვედრის დღის წესრიგის დასრულება
ნაბიჯი 1. ჩამოთვალეთ შეხვედრის ჩატარებასთან დაკავშირებული დეტალები
ჩაწერეთ შეხვედრის დრო, თარიღი და ადგილი დღის წესრიგში იმ მონაწილეების სახელებთან ერთად, რომელთაც შეუძლიათ შეხვედრაზე დასწრება. ამგვარად, მათ უკვე იციან ვის შეხვდებიან შეხვედრაზე, როდესაც მიიღებენ მოწვევას.
- კარგი იდეაა ჩაწეროთ იმ მონაწილეთა სახელები, რომლებიც ჩვეულებრივ ესწრებიან შეხვედრას, მაგრამ ამ დროს ვერ დაესწრებიან. ნათლად აცნობეთ, რომ სახელი ვერ დაესწრება შეხვედრას.
- მიამაგრეთ ადგილმდებარეობის რუკა იმ ადამიანებისთვის, რომლებმაც არ იციან სად ტარდება შეხვედრა.
ნაბიჯი 2. უთხარით იმას, რაც შეხვედრის წინ უნდა მომზადდეს
აცნობეთ მოწვეულ თანამშრომლებს, თუ არის ისეთი რამ, რაც მათ წინასწარ უნდა მოამზადონ, როგორიცაა ანგარიშების კითხვა, ინფორმაციის შეგროვება გადაწყვეტილებების დასადგენად, ან პრობლემების გამოვლენა.
შეიტანეთ ეს ინფორმაცია შეხვედრის დღის წესრიგის ბოლოში თამამი ან ფერადი ასოების გამოყენებით, რათა გასაგები და ადვილად წასაკითხი იყოს შეხვედრის ყველა მონაწილისათვის
ნაბიჯი 3. ყურადღებით შეამოწმეთ შეხვედრის დღის წესრიგი მის გავრცელებამდე, რათა არ მოხდეს შეცდომები
შეხვედრის დღის წესრიგი მნიშვნელოვანია მოწვეული ადამიანებისთვის. განაწილებამდე შეამოწმეთ შეხვედრის დღის წესრიგი, რომ დარწმუნდეთ, რომ ინფორმაცია დაწერილია სრულად და სწორად და არ არსებობს შეცდომები. მაღალი სამუშაო ეთიკის დემონსტრირების გარდა, ეს გზა ასახავს იმას, რომ თქვენ ყურადღებას აქცევთ დეტალებს და აფასებთ მათ.
ნაბიჯი 4. გადაანაწილეთ დღის წესრიგი შეხვედრამდე 3-4 დღით ადრე
კოლეგებს, რომლებიც იღებენ მოწვევას, ჯერ კიდევ აქვთ დრო, რომ მოემზადონ, თუ მათ წაიკითხეს შეხვედრის დღის წესრიგი რამდენიმე დღით ადრე, მაგრამ არ გაგზავნონ ის ძალიან ადრე, რადგან არსებობს შესაძლებლობა, რომ ის იგნორირებული იყოს.
თუ გსურთ მნიშვნელოვანი შეხვედრის გამართვა კონფერენციის დროს, მოამზადეთ დღის წესრიგი რამდენიმე თვით ადრე
Რჩევები
- გამოიყენეთ შეხვედრის დღის წესრიგის ფორმატი, რომელიც ხელმისაწვდომია Word პროგრამაში. ბევრი პროგრამა დოკუმენტების შესაქმნელად, როგორიცაა Microsoft Office, Pages for Mac და ა. რომელიც უზრუნველყოფს პერსონალური და პროფესიული დოკუმენტების ფორმატებს, მაგალითად შეხვედრების დღის წესრიგის სწრაფად და მარტივად მოწყობის მიზნით.
- თუ თქვენს კომპანიაში არის შეხვედრის დღის წესრიგის სტანდარტული ფორმატი, გამოიყენეთ ეს ფორმატი.
- დარწმუნდით, რომ შეხვედრა წარიმართება წინასწარ განსაზღვრული გრაფიკის მიხედვით, მაგრამ იყავით მოქნილი. თქვენ უნდა თვალყური ადევნოთ შეხვედრას საათის ხშირად შემოწმებით. თუ პირველი დღის წესრიგის განხილვა დასრულდა, პირდაპირი მონაწილეები გააგრძელებენ შეხვედრას მომდევნო დღის წესრიგის განხილვით. თქვენ შეგიძლიათ თავაზიანად თქვათ: "ჩვენ გავაშუქებთ შემდეგ თემას ისე, რომ შეხვედრა დასრულდეს გრაფიკით".
