ალბათ, თქვენ უნდა დაწეროთ ღონისძიების ანგარიში, რომ შეაფასოთ ღონისძიების წარმატება, შედეგების შედარება მის მიზნებთან. ამ ანგარიშს მოითხოვს კომპანია ან ცალკეული პირი, რომელიც ატარებს ღონისძიებას, რათა დადგინდეს საჭიროა თუ არა ცვლილებები. არსებობს რამდენიმე გზა იმის უზრუნველსაყოფად, რომ წარმატებული ღონისძიების ანგარიში კარგად იყოს დაწერილი. თქვენ დაგჭირდებათ, თუ მასპინძლობთ სხვა ღონისძიებას!
ნაბიჯი
ნაწილი 1 3 -დან: მოვლენების ანგარიშების შედგენა
ნაბიჯი 1. თითოეული აუდიტორიისათვის განსაზღვრეთ პრეზენტაციის სტილი და ფორმატი
ღონისძიების ანგარიშები შეიძლება შეკერილი იყოს, შეკერილი, PDF ფაილების სახით, PowerPoint პრეზენტაციები და ა.შ.
- დარწმუნდით, რომ ღონისძიების ანგარიში ორგანიზებულია მკაფიო ნაწილებად. თქვენ უნდა განსაზღვროთ როგორ შეადაროთ ღონისძიების შედეგები მის მიზნებს. შეაჯამეთ განხორციელებული მოვლენების ძირითადი შედეგები.
- ღონისძიების ანგარიშების მორგება თითოეული სპონსორისა და აუდიტორიის საჭიროებებსა და ინტერესებზე. გაითვალისწინეთ სპონსორების მიზნები. გარკვეულწილად, სპონსორები არიან ღონისძიების ანგარიშების მთავარი აუდიტორია. მათ სურთ შეაფასონ დაფინანსებული ღონისძიების უფლებამოსილება. ამიტომ დარწმუნდით, რომ იცით რა სურთ მათ და რა აინტერესებთ მათ ყველაზე მეტად.
- დააკონფიგურირეთ ღონისძიების ანგარიშები ასევე დააკმაყოფილეთ კონკრეტული საჭიროებები უნიკალურ ღონისძიებებთან და სპონსორებთან დაკავშირებით. არ დაწეროთ მოხსენება, თითქოს ის მიმართული იყოს ერთი ტიპის აუდიტორიისთვის. უფროსი აღმასრულებლები და ფინანსური მენეჯერები ასევე არიან თქვენი ღონისძიების ანგარიშის კიდევ ერთი აუდიტორია.
ნაბიჯი 2. შექმენით პროცესი ღონისძიების განმავლობაში საჭირო ინფორმაციის მონიტორინგისთვის
თქვენ არ შეგიძლიათ დაეყრდნოთ მხოლოდ მეხსიერებას.
- თვალყური ადევნეთ ძირითად ინფორმაციას ღონისძიების დაწყებამდე, დროს და შემდგომ, რათა შეიქმნას უფრო კონკრეტული და უპირველეს ყოვლისა, უფრო ეფექტური ანგარიშები. ეს მეთოდი ასევე საშუალებას გაძლევთ შეადგინოთ მოხსენებები ვადების მიხედვით.
- საჭიროების შემთხვევაში (სტაჟიორების ჩათვლით) განიხილეთ მონაცემთა მუდმივი შეგროვება მრავალი ადამიანის დახმარებით. არსებითად, ანგარიშგება არ უნდა დაელოდოს ღონისძიების დასრულებას.
ნაბიჯი 3. ანგარიშის შეჯამება ძირითად პუნქტებამდე
ღონისძიების ანგარიშების ერთ -ერთი პრობლემა ის არის, რომ ისინი ტენდენციის მცირე ნაწილს მოიცავს ან ყურადღებას ამახვილებენ ტკბილ განცხადებებზე. ნუ გააკეთებ ამას. კარგი იდეაა მკაფიოდ და ანალიტიკურად გამოვყოთ ძირითადი პუნქტები.
- შეარჩიეთ ღონისძიების ზოგიერთი მნიშვნელოვანი ნაწილი, რომელიც უფრო დეტალურად იქნება განხილული. იპოვეთ სამი რამ, რაც მოხდა ყველაზე წარმატებულად და სამი წერტილი, რომელიც ყველაზე მეტად გააკვირვა.
- არ შეავსოთ ანგარიში უმნიშვნელო დეტალებით, როგორიცაა ლანჩის მენიუ ან მთლიანი ძირითადი პრეზენტაციის დეტალური შეჯამება. თქვენ უნდა შეიტანოთ ის, რაც მნიშვნელოვანია.
მე –3 ნაწილი 2: ანგარიშში სწორი შინაარსის განთავსება
ნაბიჯი 1. დაწერეთ აღწერილობა
ღონისძიების ანგარიში უნდა შეიცავდეს მიმოხილვას, რომელიც წარმოადგენს სრული ანგარიშის შემოკლებულ ვერსიას. წარმოიდგინეთ აღწერილობა, როგორც შესავალი ღონისძიების ანგარიშში.
- თქვენ შეგიძლიათ შექმნათ ორი ანგარიში, ერთი შემაჯამებელი შემაჯამებელი, რომელიც შექმნილია ღონისძიების შედეგებით დაინტერესებული ადამიანებისთვის და უფრო დეტალური ანგარიში იმ ადამიანებისთვის, რომლებიც მონაწილეობენ ღონისძიების მომზადებაში, შესრულებაში და სპონსორობაში.
- აღმასრულებელ რეზიუმეში თქვენ უნდა განიხილოთ და გაამახვილოთ ყურადღება ძირითად ობიექტებზე და შედეგებზე. შემაჯამებელი უნდა იყოს მოკლე, მხოლოდ ერთი ან ორი გვერდი. ანგარიში უნდა შეაჯამოს მოვლენის ძირითად ელემენტებს და შეიცავდეს მონაცემების მოკლე ინტერპრეტაციას
ნაბიჯი 2. ჩართეთ ღრმა ვიზუალური საშუალებები თქვენს ანგარიშებში
ხშირად ანგარიშები უფრო ეფექტურია, როდესაც ისინი შეიცავს გრაფიკებს, რომლებიც ასახავს სტატისტიკურ ტენდენციებს, ვიდრე უბრალოდ აცნობებს მკითხველს უამრავ ციფრს.
- თუ ღონისძიება მოიცავს ახალ პროდუქტს, ჩვენ გირჩევთ, რომ ჩართოთ ამ პროდუქტის ფოტო. ფოტოები, რომლებიც აჩვენებენ მოვლენის დროს მომენტს, დაეხმარება მოხსენების მკითხველს, მიიღოს წარმოდგენა იმ ღონისძიების შესახებ. შეეცადეთ გადაიღოთ ფოტოები, რომლებიც ასახავს სპონსორის მონაწილეობას ღონისძიებაში, რომელიც უნდა იყოს დოკუმენტირებული ანგარიშში. ისევ და ისევ, ეს ამოცანა ვერ დაელოდება ღონისძიების დასრულებას.
- თქვენ ასევე შეგიძლიათ ჩართოთ ნიმუშები, რეპროდუქციები და სხვა მაგალითები, რომლებიც ხდება საიტზე. შეატყობინეთ იმ ადამიანების რაოდენობას, რომლებმაც მიიღეს სპონსორი კუპონები და ა. დოკუმენტირება მოახდინეთ ღონისძიების შედეგად წარმოქმნილ ადგილზე და მის ფარგლებს გარეთ, მედიაში, აუდიტორიის წინაშე, სპონსორებისთვის.
ნაბიჯი 3. დოკუმენტირებადი ყველა სარეკლამო და მედია ექსპოზიცია
ჩვენ გირჩევთ შეაფასოთ მიღებული მედიის შედარება ღონისძიების დასახულ მიზნებთან.
- ფოკუსირება დაბეჭდილ რეკლამებსა და სტატიებზე, რომლებიც შეიცავს სპონსორის სახელს და რეკლამას, გარდა ყოველდღიური გაზეთების განაწილებისა და რეკლამების რეიტინგებისა.
- დოკუმენტირება გაუკეთეთ სატელევიზიო რეკლამებს, საჯარო განცხადებებს, შეაფასეთ ბარათებისა და სარეიტინგო ბარათების ღირებულებები და ახალი ამბების გაშუქება.
- ნუ დაივიწყებთ რადიო დოკუმენტაციას, შეაფასეთ ბარათების რეკლამები, რეკლამებისა და დაწინაურების ნიშნები, შემოწმებული ანგარიშები და ა.
ნაბიჯი 4. ჩართეთ ღონისძიების მიზნის განცხადება
თქვენ უნდა დაუკავშიროთ ღონისძიების მიზნები შედეგს, ასე რომ დარწმუნდით, რომ შეიტანეთ შეხსენება ღონისძიების თავდაპირველი მისიისა და მიზნების შესახებ.
- თქვენ შეგიძლიათ შეიტანოთ ღონისძიებების პროგრამული სია. თქვენ ასევე უნდა განიხილოთ ვინ იქნება ღონისძიების მთავარი მონაწილეები. თუმცა, მოკლედ შეიტყვეთ.
- დარწმუნდით, რომ დიდ დროს ატარებთ რეგისტრაციისას და იმსჯელებთ ღონისძიების კონკრეტული ძირითადი შედეგების შესახებ და შეესაბამება მათ დარეგისტრირებულ შედეგებს. იყავი რეალისტი და ნუ გატკბილებ იმას, რაც არ გამოდის ისე, როგორც უნდა.
ნაბიჯი 5. ჩართეთ ფინანსური ინფორმაცია ღონისძიების ანგარიშიდან
თქვენ უნდა წარმოადგინოთ ღონისძიების მიმდინარე ბიუჯეტისა და ფაქტობრივი ხარჯების დეტალური განხილვა. დარწმუნდით, რომ თქვენს ბიუჯეტს შეადარებთ რეალურ ხარჯებს, ასევე ხაზს უსვამთ ზოგიერთ წარმატებულ საქმეს და სფეროებს, რომლებიც გაუმჯობესებას საჭიროებს
- თქვენ ასევე უნდა მიუთითოთ ნებისმიერი ხარჯი, მათ შორის მარკეტინგული და სარეკლამო ღონისძიებების ხარჯები, პერსონალის ხარჯები და სპონსორობის ხარჯები. ჩვენ გირჩევთ შექმნათ დეტალური ბიუჯეტი. ფინანსთა მენეჯერებს და უფროს აღმასრულებლებს სურთ იხილონ მტკიცებულებები თქვენი ხარჯვის დასკვნების გასამყარებლად.
- ჩართეთ შემოსავლის გათვლები, მაგალითად ბილეთებიდან, სპონსორებიდან და გამოფენებიდან. ამასთან, დარწმუნდით, რომ შეადარებთ რეალურ შემოსავალს პროგნოზს.
ნაბიჯი 6. ჩართეთ მკითხველისთვის შესაბამისი სტატისტიკა
ნუ მისცემთ თქვენს ანგარიშს ტკბილ ინფორმაციას. იმ ადამიანთა რაოდენობა, ვინც დაესწრო ღონისძიებას, არის ერთ -ერთი მონაცემი, რომელიც უნდა შეიტანო. ჩვენ გირჩევთ, რომ ანგარიშებში მიუთითოთ გაზომვადი მონაცემები.
- სტატისტიკა და სხვა დაკავშირებული მონაცემები, რომლებიც შეიძლება შეიცავდეს, როგორიცაა გაყიდვების რაოდენობა და ვიზიტორების რაოდენობა კონკრეტულ ჯიხურში. ღონისძიების ანგარიში უფრო სარწმუნო იქნება, თუ მოწოდებული მონაცემები სრულია. ჩართეთ ინფორმაცია მონაწილეთა/ვიზიტორების შესახებ. ჩართეთ დემოგრაფია, ვიზიტორთა რიცხვი და ვიზიტორთა კვლევის შედეგები (მაგ. ყიდვის ჩვევები).
- აცნობეთ იმ ადამიანების რაოდენობას, რომლებიც გამოეხმაურნენ სპონსორულ კამპანიებს, ასევე შემოწირულობებს არაკომერციულ ორგანიზაციებში. დოკუმენტირება გაუკეთეთ ეკონომიკურ გავლენას და თანამშრომელთა მონაწილეობას.
ნაბიჯი 7. ჩართეთ თვისებრივი ელემენტები, რომლებიც მონაცემების კონტექსტუალიზაციას ახდენს
თქვენი ანგარიში უნდა შეიცავდეს გარკვეულ სტატისტიკას, მაგრამ თქვენ ასევე დაგჭირდებათ ადამიანების ციტატები კონტექსტთან დაკავშირებული გამოხმაურების უზრუნველსაყოფად.
- შეაგროვეთ გამოხმაურება და გამოხმაურება დამსწრეებისა და ღონისძიების გუნდის წევრებისგან ისე, რომ ღონისძიების წარმატების შეფასება არ იყოს მხოლოდ მოვლენის რეპორტაჟის ავტორებისგან. ეს თქვენს ანგარიშს უფრო სანდო გახდის.
- ასევე განიხილეთ მესამე მხარის კვლევის ჩათვლით. მედიაზე ზემოქმედების ღირებულების დაყენება არის ერთი მაგალითი იმისა, რისი კვლევაც შეუძლიათ მესამე მხარეებს.
- სივრცის ღირებულება და ღონისძიების მომზადება. თქვენ უნდა დაუთმოთ დრო, რომ შეაფასოთ საიტის ეფექტურობა და მომზადება სხვა ადამიანის თვალსაზრისით. განიხილეთ, თუ როგორ გამოიყენოთ სივრცე კონფერენციებისთვის, ღონისძიებებისთვის და ა.
მე –3 ნაწილი 3 – დან: ღონისძიების ანგარიშის შევსება
ნაბიჯი 1. გააკეთეთ ღონისძიების ანგარიში დროულად
შეეცადეთ დაწეროთ და გამოაქვეყნოთ ანგარიში რაც შეიძლება მალე, ღონისძიების დასრულების შემდეგ. დარწმუნდით, რომ დაგეგმეთ ეს თქვენს კალენდარში, რათა დარწმუნდეთ, რომ დროულია. ზოგი გვირჩევს ანგარიშის გამოქვეყნებას ღონისძიებიდან 30 დღის შემდეგ, ზოგი კი ამტკიცებს, რომ ანგარიში უნდა გამოქვეყნდეს ღონისძიებიდან რამდენიმე დღის შემდეგ.
- როდესაც ბოლო ვადაა, დარწმუნდით, რომ არ გამოტოვოთ. ალბათ, თქვენ წერთ ღონისძიების ანგარიშს იმ სააგენტოსთვის, რომელსაც ითხოვს კონკრეტული კლიენტი. ყურადღება მიაქციეთ ყველა მოთხოვნას.
- არსებითად, თქვენი აუდიტორია ელოდება ამომწურავ და დროულ ანგარიშს. ასე რომ, შექმენით მოხსენებები, რომლებიც გაამართლებს მოლოდინს და ნუ დაელოდებით ძალიან დიდხანს, რომ დაძველდეთ.
ნაბიჯი 2. გადახედეთ თქვენი ღონისძიების ანგარიშს
დარწმუნდით, რომ ღონისძიების ანგარიში იყენებს კარგ გრამატიკას და არ შეიცავს შეცდომებს, პუნქტუაციას და სხვა შეცდომებს.
- დარწმუნდით, რომ თქვენი პასუხები არაღრმაა. როგორც წესი, თქვენ უნდა გამოიყენოთ წერის ტექნიკა „აჩვენე, არ თქვა“. ეს ნიშნავს, რომ თქვენ უნდა მიაწოდოთ კონკრეტული მაგალითები, რათა მხარი დაუჭიროთ ანგარიშში გაკეთებულ ზოგად პუნქტებს.
- არ დაივიწყოთ თქვენი აუდიტორია და დარწმუნდით, რომ ანგარიშის წერა ფორმალურად და პროფესიონალურად გამოიყურება. ღონისძიების ანგარიშები არ არის არაფორმალური დოკუმენტები; ეს დოკუმენტი მნიშვნელოვანია ღონისძიების შესყიდვის მიზანშეწონილობის დასადგენად, ასე რომ ის ავტორიტეტულად უნდა ჟღერდეს.
Რჩევები
- გადაიღეთ მეტი ფოტო ვიდრე გჭირდებათ. რაც მეტი არჩევანია, მით უკეთესი.
- როდესაც თქვენ აგროვებთ ციტატებს ლიდერებისა და დამგეგმავებისგან, ნუ წახვალთ პირდაპირ მათზე. ისინი არიან ადამიანები, რომლებიც ჯერ კიდევ დიდი ხნის შემდეგ არიან ღონისძიების დასრულების შემდეგ. უმჯობესია პირველ რიგში ხალხს დაუსვათ თქვენი შეკითხვა, რადგან ისინი პირველები იქნებიან, ვინც დატოვებს. ასევე, არ შეაწუხოთ სპიკერი ან ღონისძიების ხელმძღვანელი, თუ ის დაკავებულია. ისინი მოგვიანებით შეძლებენ დაკითხვას.
- ციტატების შეგროვებისას შეინარჩუნეთ ნორმალური საუბარი და გააგრძელეთ კითხვების დასმა ბუნებრივად, სანამ მეორე პირი არ გამოთქვამს თავის აზრს.
- შეაგროვეთ მეტი ციტატა, ვიდრე გჭირდებათ. Მეტი უკეთესია.
- კარგ ფოტოს შეუძლია აჩვენოს როგორ წარიმართა ღონისძიება ან როგორ რეაგირებდა ხალხი მოვლენაზე.
- სცადეთ გადაიღოთ ფოტოები, რომლებიც აჩვენებენ მოვლენის მთლიან სურათს მთლიანობაში, მათ შორის ბრბოს და სპიკერების ფოტოებს ერთ სურათში, რათა მკითხველებს აჩვენონ ღონისძიების მასშტაბურობა.
