ყოველკვირეული ანგარიშები ჩვეულებრივ გამოიყენება ბევრ ბიზნესში და საცალო გაყიდვების გარემოში, ან კვლევით პროექტებსა და სტაჟირებებში. დაწერეთ მოკლე, მოკლე ყოველკვირეული ანგარიშები, რათა თქვენს უფროსს ჰქონდეს მკაფიო სურათი თქვენს მიერ მიღწეული პროგრესის შესახებ.
ნაბიჯი
3 ნაწილი 1: ინფორმაციის ორგანიზება
ნაბიჯი 1. განსაზღვრეთ ანგარიშის მიზანი
მიუხედავად იმისა, რომ თქვენ უნდა წარადგინოთ ყოველკვირეული ანგარიშები, როგორც დავალების ნაწილი, ანგარიშის მიზანი არ არის სამსახურის შენარჩუნება. იმის მიზეზების ცოდნა, რის გამოც თქვენი უფროსი ითხოვს ყოველკვირეულ ანგარიშს, დაგეხმარებათ ზუსტად განსაზღვროთ რა ინფორმაცია უნდა იყოს ანგარიშში და რა არის ყველაზე მნიშვნელოვანი.
- ჩვეულებრივ, ანგარიშები იწერება მენეჯერების განახლების მიზნით იმ პროექტის სტატუსზე, რომელზეც მუშაობთ, ან გადაწყვეტილების მიღებაში დახმარებისათვის.
- მაგალითად, თუ თქვენ ხართ საცალო მაღაზიის მენეჯერი, შეიძლება მოგეთხოვოთ წარადგინოთ ყოველკვირეული ანგარიში კვირის გაყიდვების შეჯამებით. დამსაქმებლები იყენებენ ამ ანგარიშებს მაღაზიის მუშაობის, ფასების დონის და მიღებული შეკვეთების შესაფასებლად.
- თუ თქვენ წარმოგიდგენთ ყოველკვირეულ ანგარიშს სტაჟირების ან კვლევის პროექტისათვის, ანგარიშის მიზანია აჩვენოთ თქვენს უფროსს ან ინსტრუქტორს რამდენად პროგრესირებთ და გაუზიაროთ რაიმე მნიშვნელოვანი მიღწევა და აღმოჩენა.
ნაბიჯი 2. გადაწყვიტეთ ვინ წაიკითხავს ანგარიშს
იმის ცოდნა, თუ ვინ არის თქვენი აუდიტორია, მნიშვნელოვანია ანგარიშის დაგეგმვისთვის. თუ არ იცით ვინ წაიკითხავს ანგარიშს (და რატომ), თქვენ არ გაქვთ საშუალება იცოდეთ რა ინფორმაციაა ყველაზე მნიშვნელოვანი.
- თქვენი აუდიტორიის იდენტიფიცირება ასევე დაგეხმარებათ გაიგოთ, თუ როგორ უნდა იყოს სტრუქტურირებული თქვენი ანგარიში და რა ენაზე გამოვიყენოთ. მაგალითად, თქვენ შეიძლება დაწეროთ ნამდვილი მოხსენება, თუ აუდიტორია ხუთი წლის ბავშვების ჯგუფია, ვიდრე ამას თქვენ წერდით დიდი კორპორაციის აღმასრულებლებისთვის.
- თქვენ ასევე მიიღებთ უფრო მკაფიო სურათს იმის შესახებ, რაც თქვენსმა აუდიტორიამ უკვე იცის და რისი ახსნა გჭირდებათ უფრო დეტალურად ან გჭირდებათ დამატებითი მითითების წყაროების მიწოდება. მაგალითად, თუ თქვენ წერთ ყოველკვირეულ ანგარიშს იურიდიულ საკითხზე და ის იკითხება იურისტთა ჯგუფის მიერ, არ არის საჭირო კანონის დეტალური შეჯამება. თუმცა, ასეთი შეჯამება შეიძლება საჭირო გახდეს, თუ თქვენ წერთ ანგარიშს ამ საკითხზე აღმასრულებლებისთვის ან ადმინისტრატორებისთვის, რომლებსაც არ გააჩნიათ სამართლებრივი ცოდნა.
- თუ მოხსენება საჭიროა სტაჟირების, კვლევის პროექტის ან სხვა აკადემიური საქმიანობისათვის, გაითვალისწინეთ, რომ აუდიტორია არ არის თქვენი ლექტორი ან ინსტრუქტორი, თუმცა ანგარიში მათ წარედგინებათ. ამ კონტექსტში აუდიტორიის მოსაძებნად, ყურადღება გაამახვილეთ თქვენი პროექტის ბუნებაზე და მთლიანად თქვენს დისციპლინაზე.
ნაბიჯი 3. პრიორიტეტი მიანიჭეთ ანგარიშის ძირითად პუნქტებს
მიუხედავად იმისა, რომ თქვენ უნდა შეეცადოთ თქვენი ანგარიში მაქსიმალურად ლაკონურად შეინახოთ, შესაძლებელია, რომ თქვენსმა მაყურებელმა არ წაიკითხოს ეს ყველაფერი. ამაზე პასუხის გასაცემად, ანგარიშის დასაწყისში უნდა განათავსოთ ყველაზე მნიშვნელოვანი ინფორმაცია, ან საბოლოო შედეგი.
- მაგალითად, თუ მოხსენება მიზნად ისახავს სამი განსხვავებული ბრენდის აღჭურვილობის შედარებას და კონტრასტს და გირჩევთ იმას, რაც თქვენი აზრით ყველაზე შესაფერისია კომპანიის საჭიროებისთვის, დასკვნა უნდა დაიწეროს დასაწყისში. ამის შემდეგ შეგიძლიათ ახსნათ რატომ.
- ზოგადად, ანგარიშის პირველი გვერდი უნდა შეიცავდეს შედეგების, რეკომენდაციების ან დასკვნების შეჯამებას. გამოიყენეთ ანგარიშის დანარჩენი ნაწილი უფრო ღრმად და მკითხველები წაიკითხავენ შემდგომში, თუკი ისინი გრძნობენ საჭიროებას ან სურთ გააფართოვონ თქვენი დასკვნები.
ნაბიჯი 4. იცოდეთ "ბედისწერის" შესახებ, რომელსაც ანგარიში ჩვეულებრივ განიცდის
უმეტეს შემთხვევაში, ყოველკვირეული ანგარიშები გენერირდება მონაცემთა შენახვის მოთხოვნების შესაბამისად და შეიტანება შესაბამის არქივებში. ყოველკვირეული ანგარიშები იშვიათად იკითხება მთლიანად უმეტეს კონტექსტში და სხვაგვარად არ უნდა ელოდოთ.
- ამასთან, ნუ გამოიყენებთ ამ ფაქტს საბაბად მოხსენებების გაყალბებისთვის ან მათზე მუშაობისთვის ისე, რომ ისინი დაბალი ხარისხის იყოს. ანგარიშები უნდა ასახავდეს საკუთარ თავს და თქვენს სამუშაო ეთიკას. დაუდევრად შემუშავებული მოხსენება, სავარაუდოდ, ყურადღებას იმსახურებს და ნათქვამი "ვიცოდი, რომ არ წაიკითხავდი" არ არის საბაბი არასტანდარტული სამუშაო პროდუქტის წარმოებისთვის.
- მიუხედავად იმისა, რომ მოხსენება მთლიანობაში უნდა იყოს მაღალი ხარისხის და კარგად დაწერილი, ყურადღება გაამახვილეთ მოხსენების იმ ნაწილებზე, რომელსაც დიდი ალბათობით წაიკითხავს აუდიტორია. ეს განყოფილება ჩვეულებრივ აღმასრულებელი შეჯამება ან რეკომენდაციაა. თქვენ უნდა დაწეროთ იგი მცირეოდენი შეცდომის გარეშე.
- გაითვალისწინეთ, რომ ზემდგომები არ კითხულობენ ანგარიშის მთელ შინაარსს არა იმიტომ, რომ არ არიან დაინტერესებულნი ან იმიტომ, რომ ისინი არ არიან მნიშვნელოვანი. მაღალი რანგის მენეჯერულ ან აღმასრულებელ თანამდებობებზე მყოფი ადამიანები ძალიან დაკავებულნი არიან და დახელოვნებულნი არიან ინფორმაციის შეგროვებაში, რაც საჭიროა ეფექტური გადაწყვეტილების მისაღებად. ისინი არ წაიკითხავენ მთელ ანგარიშს, თუ ეს აბსოლუტურად აუცილებელი არ არის, მაგრამ შეინახავენ მხოლოდ იმ შემთხვევაში, თუ მოგვიანებით კვლავ წაკითხვის სურვილი ექნებათ.
3 ნაწილი 2: ანგარიშების ფორმატირება
ნაბიჯი 1. მოითხოვეთ ნიმუში
ბევრ კომპანიას აქვს სტანდარტული ფორმატი ყოველკვირეული ანგარიშებისთვის და მენეჯერები ან აღმასრულებლები შეიძლება მიჩვეულები იყვნენ ინფორმაციის ამგვარად მიღებას. სხვადასხვა ფორმატის გამოყენებამ შეიძლება გამოიწვიოს იმედგაცრუება და დაბნეულობა.
- ეს ძალიან მნიშვნელოვანია გაყიდვების ანგარიშების მომზადებაში. მენეჯერები შეჩვეულები არიან შეხედონ ანგარიშებს ერთი შეხედვით და იცოდნენ, სად იპოვიან გვერდზე ისინი გარკვეულ ციფრებს ან ინფორმაციას. სხვადასხვა ფორმატის გამოყენება ხდება არაეფექტური ღონისძიება, რადგან ისინი იძულებულნი არიან წაიკითხონ მთელი ანგარიში, რათა მოიძიონ საჭირო ინფორმაცია.
- შეამოწმეთ ადმინისტრაციულ ასისტენტთან, რომ ნახოთ არის თუ არა შაბლონი, რომელიც შეგიძლიათ გამოიყენოთ ანგარიშის დასაწერად. ამ გზით, თქვენ არ გჭირდებათ მისი შექმნა ნულიდან ტექსტის დამუშავების პროგრამით. ბევრ კომპანიას აქვს დოკუმენტის შაბლონები სწორი პარამეტრებით, მათ შორის მინდვრები, ცხრილები, აბზაცების სტილები და შრიფტები.
ნაბიჯი 2. განვიხილოთ გადაზიდვის მეთოდები
თუ თქვენ წარადგენთ ანგარიშს დაბეჭდილ დოკუმენტად ან ელექტრონული ფოსტის დანართის სახით, ფორმატი იქნება განსხვავებული, ვიდრე ეს თქვენ დაწერეთ როგორც ელ.ფოსტის ტექსტის ნაწილი.
- მაგალითად, თუ თქვენ აგზავნით ანგარიშს ელექტრონული ფოსტის დანართის სახით, თქვენ უნდა შეიტანოთ აღწერილობა ელ.ფოსტის ტექსტში. ამ გზით, მკითხველს არ სჭირდება დანართის გახსნა თქვენი ანგარიშის ძირითადი ასპექტების გასაგებად.
- თუ თქვენ წარადგენთ თქვენს ანგარიშს როგორც ფიზიკურ დოკუმენტს, დიდი ალბათობით დაგჭირდებათ სამოტივაციო წერილის ან სათაურის გვერდის ჩათვლით, რათა ანგარიში იყოს სათანადოდ იდენტიფიცირებული და შეტანილი.
- მიუხედავად იმისა, თუ როგორ წარადგენთ თქვენს ანგარიშს, დარწმუნდით, რომ თქვენი სახელი არის ყველა გვერდზე და რომ ყველა გვერდი დანომრილია ფორმატში "X of Y" (წაიკითხეთ: გვერდი X სულ Y). ანგარიშების ფურცლები ადვილად იფანტება და სწრაფი შეხედვით უნდა შეეძლოს გითხრათ, არის თუ არა მოხსენება სრული და ვინ გააკეთა იგი.
- თქვენ შეგიძლიათ მარტივად შეიტანოთ საჭირო ინფორმაცია სათაურის (სათაურის) სახით თითოეულ გვერდზე. მაგალითად, სათაურში შეიძლება წაიკითხოთ შემდეგი:”სარიტა ჰაკიმის გაყიდვების ანგარიში, კვირა 23, გვ. 3 7 7 ".
ნაბიჯი 3. ჩართეთ აღმასრულებელი რეზიუმე
აღმასრულებელი რეზიუმე არის მთელი ანგარიშის მოკლე შინაარსი, ჩვეულებრივ მხოლოდ ერთი ან ორი აბზაცი, რამდენიმე წინადადებით ანგარიშის თითოეული ნაწილისთვის. ზოგადი იდეა ისაა, რომ აღმასრულებელს შეუძლია წაიკითხოს ეს რეზიუმე და რამდენადაც იგი შეესაბამება ამ საკითხის თავდაპირველ მოლოდინს, მას შეუძლია მიიღოს ზომები შემდგომი წაკითხვის გარეშე.
- შემაჯამებელი შედგენის შექმნისას ძალიან მნიშვნელოვანია მკაფიო და ლაკონური ენის გამოყენება ისე, რომ გასაგები იყოს. მოერიდეთ ჟარგონს ან კონკრეტულ ტერმინებს, რომლებიც ახსნას მოითხოვს, თუნდაც იცოდეთ, რომ თქვენი აუდიტორია ძალიან კარგად იცნობს ამ ტერმინებს.
- დაწერეთ აღწერილობა ბოლოს, მას შემდეგ რაც დაასრულებთ ანგარიშის ყველა სხვა ნაწილს. ყოველივე ამის შემდეგ, თქვენ არ შეგიძლიათ შეაჯამოთ ის, რაც ჯერ არ არის დაწერილი. მაშინაც კი, თუ თქვენ უკვე გაქვთ დეტალური მონახაზი, რა უნდა დაწეროთ თქვენს ანგარიშში, ყველაფერი შეიძლება შეიცვალოს წერის პროცესში.
ნაბიჯი 4. ანგარიშის აბზაცებისა და მონაკვეთების სტრუქტურის შექმნა
მას შემდეგ რაც გაიგებთ იმ ფორმატს, რომელიც გამოყენებული იქნება ანგარიშის დასაწერად, შექმენით მონახაზი ანგარიშის იმ მონაკვეთებისთვის, რომელიც მოერგება ანგარიშის მიზანს.
- შეამოწმეთ მონახაზი, რომ დარწმუნდეთ, რომ ყველაფერი ლოგიკურად მიედინება ერთი სექციიდან მეორეზე და დარწმუნდით, რომ მონახაზი შექმნილია მოხსენებისათვის განსაზღვრული აუდიტორიის მოსაწყობად.
- ზოგადად, ანგარიში შეიცავს შემაჯამებელ შეჯამებას, შესავალს, დასკვნებს და რეკომენდაციებს, დასკვნებს და დისკუსიას და მითითებების ჩამონათვალს. თქვენ შეგიძლიათ შეიტანოთ შესაბამისი მონაცემების შემცველი დანართები, ასევე შინაარსის ცხრილი უფრო გრძელი ანგარიშებისთვის. თუმცა, ყოველკვირეული ანგარიშები, როგორც წესი, არც თუ ისე გრძელია.
- ანგარიშის თითოეული ნაწილი ეხება კონკრეტულ თემას. ამ განყოფილებაში თითოეული პარაგრაფი ეხება ერთ იდეას. მაგალითად, თუ ანგარიშის ერთ მონაკვეთს აქვს სათაური "საბავშვო პოპულარული ბრენდები", თქვენ შეგიძლიათ დაწეროთ ცალკე პარაგრაფი თითოეული ბრენდისთვის. თუ თქვენ განასხვავებთ ბიჭების და გოგონების ტანსაცმელს, შექმენით ქვეგანყოფილება (შესაბამისი სუბტიტრებით) თითოეული ბრენდისთვის, შემდეგ ერთი პარაგრაფი განიხილავს ბიჭების ტანსაცმელს, რომელსაც ბრენდი გვთავაზობს და მეორე პარაგრაფი გოგონების ტანსაცმლისთვის.
ნაბიჯი 5. საჭიროების შემთხვევაში შექმენით სათაურის გვერდი ან სამოტივაციო წერილი
უფრო მოკლე ანგარიშებს შეიძლება არ სჭირდებოდეს ცალკე სათაურის გვერდი, მაგრამ უფრო გრძელი ანგარიშები უნდა შეიცავდეს გამოყოფილ გვერდს, რომელიც განსაზღვრავს თქვენ როგორც ანგარიშის ავტორს და მოკლედ განმარტავს ანგარიშის მიზანს.
- სათაურის გვერდი განსხვავდება აღწერილობისაგან და არსებითად შეიცავს ინფორმაციას ადმინისტრაციული მიზნების განსახორციელებლად, რათა ანგარიში იყოს სათანადოდ შედგენილი.
- დამსაქმებლებს შეიძლება ჰქონდეთ სპეციალური შესავალი გვერდი, რომელიც საჭიროა ყოველკვირეული ანგარიშებისთვის. თუ ასეა, დარწმუნდით, რომ იყენებთ სწორ ფორმატს.
- სულ მცირე, სათაურის გვერდი უნდა შეიცავდეს ანგარიშის სათაურს ან აღწერას (მაგ. „გაყიდვების ყოველკვირეული ანგარიში“), თქვენს სახელს და სხვა ხელშემწყობ მონაწილეებს, კომპანიის სახელს და ანგარიშის შევსების ან წარდგენის თარიღს. რა
ნაწილი 3 3: ძლიერი ენის გამოყენება
ნაბიჯი 1. შექმენით ეფექტური სათაურები და სუბტიტრები
სათაურები და ქვესათაურები მკითხველს საშუალებას აძლევს სწრაფად მოძებნონ ანგარიშის კონკრეტული მონაკვეთები, რომლებიც მათ აინტერესებთ ან რისი წაკითხვა სურთ, რათა მიიღოთ მეტი დამხმარე ინფორმაცია თქვენი დასკვნების ან რეკომენდაციების შესახებ.
- დარწმუნდით, რომ სათაური და სუბტიტრები აღწერს შინაარსს განყოფილებაში ან ქვეგანყოფილებაში პირდაპირ და ზუსტად.
- მაგალითად, ყოველკვირეული გაყიდვების ანგარიშის შედგენისას, თქვენ შეიძლება შეიცავდეს სექციებს, სადაც განხილულია „ქალთა ტანსაცმლის ტენდენციები“, „მამაკაცის მოდის ტენდენციები“და „პოპულარული საბავშვო ბრენდები“. ამ განყოფილებებში შეგიძლიათ განათავსოთ სუბტიტრები გარკვეული ტენდენციების ან პოპულარული ბრენდების ხაზგასასმელად.
- გამოიყენეთ იგივე გრამატიკული კონსტრუქცია ყველა სათაურისთვის ისე, რომ მოხსენებები ჟღერდეს ლოგიკურად და თანმიმდევრულად. მაგალითად, თუ პირველი სათაური კითხულობს „ფეხის დამყარებას მამაკაცის ტანსაცმელში“, მეორე სათაური უნდა იყოს „წამყვანი ქალთა ტანსაცმლის ტენდენცია“და არა „ქალთა ტანსაცმლის გაყიდვების ფიგურების“მსგავსი.
ნაბიჯი 2. დაწერეთ ანგარიში მკაფიო და მარტივი წინადადებების გამოყენებით
სტანდარტული "სუბიექტი-ზმნა-ობიექტის" წესრიგში სტრუქტურირებული წინადადებების მოკლე შინაარსი იძლევა აზრის სიცხადეს და იძლევა სარწმუნოებას თქვენს რეკომენდაციებსა და დასკვნებში.
- ანგარიშის პირველი ვერსიის დაწერის შემდეგ, ყურადღებით წაიკითხეთ და გამორიცხეთ ყველა არასაჭირო ენა. იპოვნეთ მოქმედება თითოეული წინადადებისა და ადგილისთვის, ვინც შეასრულა მოქმედება ზმნის გვერდით. დაფიქრდით თითოეულ წინადადებაზე, თითქოს ნათქვამია "ვინ რა გააკეთა".
- ამოიღეთ არასაჭირო წინადადებები და გამოიყენეთ პაუზის ფრაზები, როგორიცაა "გარდა", "დანიშნულებით" ან "წესრიგში".
- თქვენ შეიძლება ფიქრობთ, რომ წერის ეს სტილი მოსაწყენია, მაგრამ ყოველკვირეული ანგარიშების წერის მიზანი არ არის გართობა. ეს სტილი ყველაზე ეფექტურია თქვენი აზრის გადმოსაცემად და ინფორმაციის მკითხველს გადასატანად.
ნაბიჯი 3. დარწმუნდით, რომ თქვენი ნაწერი არის ობიექტური და მიუკერძოებელი
თქვენი რეკომენდაციები უნდა ემყარებოდეს კონკრეტულ მტკიცებულებებს და არა მოსაზრებებს ან გრძნობებს. დაარწმუნე მკითხველი ძლიერი, ნათლად დაწერილი ფაქტებით.
- მოერიდეთ ზედმეტ ზედსართავ სახელებს და სხვა სიტყვებს და ფრაზებს, რომლებსაც აქვთ უარყოფითი ან დადებითი დატვირთვა. ამის ნაცვლად, ყურადღება გაამახვილეთ ფაქტებზე დაყრდნობით არგუმენტების წერაზე.
- მაგალითად, ვთქვათ, თქვენ გირჩევთ ხელშეწყობა ერთ -ერთ გამყიდველზე თქვენს ყოველკვირეულ ანგარიშში. მხარი დაუჭირეთ რეკომენდაციას ფაქტებით, რომლებიც აჩვენებს, რომ თანამშრომელი ღირსეულია, ვიდრე სუბიექტური ან ემოციური დეტალების ჩაწერა. ფრაზა "სარის მუდმივად აქვს მაღალი გაყიდვები ჩვენს მაღაზიაში, მიუხედავად იმისა, რომ ის კვირაში მხოლოდ 15 საათს მუშაობს" უკეთესი იქნებოდა ვიდრე "სარი არის ჩემი მეგობრული თანამშრომელი და ყოველთვის ცდილობს თავისი ძალებით, მიუხედავად იმისა, რომ მას მოუწევს საათების შეზღუდვა მასზე ზრუნვისთვის" ავადმყოფი დედა."
ნაბიჯი 4. გამოიყენეთ ძლიერი სიტყვები
აქტიური ხმით წერისას თქვენ იყენებთ ერთ სიტყვას, რომელიც მკითხველს ეუბნება რა მოქმედება ხდება წინადადებაში, კერძოდ ზმნა. გამოიყენეთ მოკლე, ძლიერი ზმნები, რომლებიც ნათლად აღწერენ მიმდინარე მოქმედებას.
- შეარჩიეთ მარტივი ზმნები. მაგალითად, "გამოყენება" სჯობს "გამოყენებას".
- ზმნები, რომლებიც აღწერს პროცესებს, როგორიცაა აზროვნება, ცოდნა, გაგება და რწმენა, ზოგჯერ აუცილებელია, მაგრამ ზოგადად ნაკლებად მძლავრია, ვიდრე მოქმედების აღმწერი ზმნები. შეიძლება დაგჭირდეთ განცხადებაში უფრო ღრმად ჩაღრმავება და მოქმედებად გადაქცევა. მაგალითად, თქვენ შეგიძლიათ დაწეროთ "მე მჯერა, რომ ჩვენი გაყიდვები გაიზრდება უახლოეს რამდენიმე თვეში". შეცვალეთ განცხადება და გაარკვიეთ, რატომ გჯერათ მისი. შემდეგ, შეგიძლიათ დაწეროთ წინადადება, რომელიც იწვევს ქმედებებს, როგორიცაა: „ისტორიულად, გაყიდვები იზრდება საკურორტო სეზონზე. ვარაუდობ, რომ გაყიდვები გაიზრდება ნოემბერსა და დეკემბერში.”
- მოქმედებაზე ორიენტირებული წერის შესანარჩუნებლად, შეამოწმეთ ანგარიში და შეეცადეთ წაშალოთ წინადადებები და ჩაანაცვლოთ ისინი უფრო ძლიერი ზმნებით. მაგალითად, "ზოგადი კონსენსუსი" შეიძლება გამარტივდეს "კონსენსუსით" და თუ ვინმე "უზრუნველყოფს დაცვას", შთაბეჭდილება კიდევ უფრო ძლიერდება იმით, რომ ის "იცავს".
ნაბიჯი 5. მოერიდეთ პასიურ ხმას
როდესაც წერთ პასიური ხმით, თქვენ ნაკლებად აყენებთ სტრესს ამას ვინც აკეთებს და მეტ აქცენტს აკეთებთ მოქმედების ობიექტზე. მიუხედავად იმისა, რომ ზოგიერთ შემთხვევაში ეს აუცილებელია პოლიტიკური ან დიპლომატიური მიზეზების გამო, პასიური ხმის გამოყენება ხშირად იწვევს გაურკვეველ და დამაბნეველ წერას.
- აქტიური ხმა აჯილდოვებს პირს, რომელმაც მიიღო მოქმედება და აჩვენებს ანგარიშის მკითხველს, ვინ არის პასუხისმგებელი მოქმედებაზე. იმის გასაგებად, თუ რატომ არის ეს მნიშვნელოვანი, წარმოიდგინეთ, რომ წაიკითხეთ სტატია ხანძრის შესახებ, სადაც ნათქვამია: "საბედნიეროდ, ყველა ბავშვი გადაარჩინა". იმ პიროვნების (ან პირების) ვინაობა, ვინც გადაარჩინა ბავშვები, მნიშვნელოვანია. თუ წინადადებაში ნათქვამია: „ადგილობრივი მღვდელი, მამა იოჰანი, წინ და უკან გადიოდა ცეცხლის გარშემო, რომელიც გარშემორტყმული იყო ბავშვთა სახლს და გადაარჩინა ყველა ბავშვი“, ახლა თქვენ იცით, ვინ იმსახურებს დამსახურებას ამ სიტუაციაში გმირობისთვის.
- აქტიური წინადადებები ასევე მნიშვნელოვანია იმ ქმედებებზე პასუხისმგებლობის აღებისათვის, რომლებსაც შეიძლება უარყოფითი შედეგები მოჰყვეს. თუ თქვენს ანგარიშში დაწერთ „შეცდომა მოხდა“, თქვენს უფროსს სურს იცოდეს ვინ დაუშვა შეცდომა, რათა მან შეძლოს შესაბამისი ჯარიმის დაწესება. თუ თქვენ დაუშვებთ შეცდომას, მაშინ აღიარება და პასუხისმგებლობის აღება ქმედებაზე ნამდვილად დაგეხმარებათ.
- წერილობით პასიური წინადადებების მოსაძებნად და მოსაშორებლად მოძებნეთ ზმნები, რომლებიც იწყება "დი-"-ით. როდესაც იპოვით მას, დაასახელეთ მოქმედება წინადადებაში, გაარკვიეთ ვინ გააკეთა იგი და გადაიტანეთ იგი წინადადების დასაწყისსა და შუაზე.
ნაბიჯი 6. ინფორმაციის გადმოცემა ვიზუალური ელემენტების გამოყენებით
ცხრილებისა და გრაფიკების წაკითხვა და წაკითხვა გაცილებით ადვილია, ვიდრე აბზაცები, რომლებიც ერთიდაიგივე ინფორმაციას გვაწვდიან, მით უმეტეს, თუ გადასაცემი ინფორმაცია მრავალი რიცხვისგან შედგება.
- შეარჩიეთ სწორი ვიზუალური ელემენტები, რათა მკითხველებს მიაწოდოთ ინფორმაცია მათთვის სასარგებლო და ასახავდეს ანგარიშის მიზანს.
- მაგალითად, თქვენ შეგიძლიათ აირჩიოთ ხაზოვანი დიაგრამა, რომ აჩვენოთ მატყლის ქურთუკების გაყიდვების ზრდის ტენდენცია. ინფორმაციის წარდგენის ეს მეთოდი უფრო ეფექტური იქნება ზრდის მაჩვენებლად, ვიდრე ცხრილი ყოველთვიურად გაყიდული მატყლის ქურთუკებით, რადგან მაგიდა მოითხოვს მკითხველს დაათვალიეროს ყველა ნომერი, შეადაროს ისინი და აღიაროს, რომ არის ზრდა. ყველაფერი რაც შეიძლება გაკეთდეს მარტივი ხაზის გრაფიკის ჩვენებით.
- გაითვალისწინეთ, რომ თვალი იზიდავს ვიზუალურ ელემენტებს. დარწმუნდით, რომ ეს ელემენტები გამოიყურება სისუფთავე და ორგანიზებული, და მოთავსებულია სათანადო პოზიციაში გვერდის ზედა ნაწილში. თქვენ უბრალოდ წარმოგიდგენთ ვიზუალურ ელემენტებს, რომლებიც მნიშვნელოვანია თქვენი რეკომენდაციის ან დასკვნისათვის.
ნაბიჯი 7. გამორიცხეთ ჟარგონი
ყველა ინდუსტრიას ან აკადემიურ დისციპლინას აქვს გარკვეული გარდაუვალი ტერმინები, ასევე ბუზი სიტყვები, რომლებიც პოპულარობას იძენს ცნობილი წიგნებისა თუ სტატიებისგან. მიუხედავად იმისა, რომ ზოგჯერ სასარგებლოა, ეს სიტყვები ჩვეულებრივ არ მატებს მნიშვნელობას ან ვერ ახერხებს გზავნილის ეფექტურად გადმოცემას.
- ინდუსტრიის საერთო საკვანძო სიტყვების ჩამონათვალის დაწერა ისე, რომ არ გამოიყენოთ ისინი თქვენს ანგარიშებში შეიძლება იყოს სასარგებლო. როდესაც ანგარიში დასრულებულია, შეგიძლიათ მოძებნოთ ეს სიტყვები დოკუმენტში და საჭიროების შემთხვევაში შეცვალოთ ისინი.
- გაითვალისწინეთ, რომ მკითხველისთვის მოდური საკვანძო სიტყვების გადაჭარბებული გამოყენება არ ნიშნავს რომ თქვენ ხართ "კარგად ინფორმირებული" ამ სფეროში, არამედ ქმნის საპირისპირო შთაბეჭდილებას. ზოგადად, აღმასრულებლები და მენეჯერები არიან უფროსები და უნახავთ ასობით ასეთი სიტყვა მოდის და მიდის. თუ ძალიან ბევრს გამოიყენებ, ისინი იფიქრებენ, რომ ზარმაცი ხარ და არ იცი რაზე ლაპარაკობ, ან უბრალოდ ცდილობენ მათზე შთაბეჭდილების მოხდენას.
- თქვენ ასევე უნდა მოერიდოთ ზედმეტად რთული ტერმინების გამოყენებას.მაგალითად, თუ თქვენ წერთ ანგარიშს, რომელიც აჯამებს იურიდიულ საკითხს, ეს არ ნიშნავს იმას, რომ მას უნდა მოაყაროთ ბევრი სამართლებრივი ჟარგონი.
ნაბიჯი 8. შეასრულეთ პერსონაჟების ფრთხილად შემოწმება
ტიპოგრაფიული და გრამატიკული შეცდომებით სავსე ანგარიშები შეიძლება იყოს არასასიამოვნო მკითხველებისთვის და ასახავდეს თქვენს უარყოფით სურათს. შეიმუშავეთ ანგარიში ვადამდე ადრე, რათა გქონდეთ საკმარისი დრო პერსონაჟების სათანადო შემოწმების გასაკეთებლად.
- გაუშვით გრამატიკისა და მართლწერის შემოწმების პროგრამა თქვენს მიერ გამოყენებული ტექსტის დამუშავების პროგრამაში. ეს პროგრამა გამოტოვებს უამრავ შეცდომას, განსაკუთრებით შეცდომებს, რომლებიც იწვევს ჰომოფონიურ შეცდომებს (მაგ. აკრეფა "ლადენი", როდესაც გსურთ "მდგომარეობის" დაწერა).
- პერსონაჟების ფრთხილად შემოწმება საპირისპირო მიმართულებით (უკან წინ) არის კარგი გზა იმის უზრუნველსაყოფად, რომ არ გამოტოვოთ შეცდომები. უფრო მეტიც, თუ თქვენ იცნობთ რისი დაწერა გსურთ, თქვენ გაივლით შეცდომებს, როგორიცაა დაკარგული სიტყვები, რადგან ტვინი ავტომატურად ასრულებს მათ. ეს არ მოხდება, თუ მას გადაამოწმებთ უკნიდან წინ.
- ანგარიშების ხმამაღლა კითხვა შეცდომების გამოვლენისა და წერის სტილის შესწორების კიდევ ერთი ეფექტური საშუალებაა. თუ გიჭირთ გარკვეული წინადადების ან აბზაცების წაკითხვა, დიდი შანსია, რომ ეს ნაწილი ძნელი გასაგებია, რადგან მკითხველსაც იგივე სირთულე ექნება. შეასწორეთ რთული ნაწილები, რათა მათ უკეთესად შემოვიდნენ.
