კონფერენციები არის სწორი ადგილი იმ ადამიანებისთვის, რომლებსაც აქვთ იგივე ინტერესები, შეხვდნენ ერთმანეთს და გაცვალონ უახლესი იდეები თავიანთ სფეროებში. როგორც წესი, კონფერენციები იმართება საგანმანათლებლო დაწესებულებების, კომპანიების, მარკეტინგული ჯგუფების, რელიგიური თემების და სხვათა მიერ. თუ გსურთ კონფერენციის გამართვა, დაიწყეთ საფუძვლიანი სამუშაო გეგმის მომზადებით და მთელი რიგი აქტივობებით, რომლებიც უნდა განხორციელდეს, მაგალითად, კონფერენციის ადგილის განსაზღვრა, მონაწილეთა სიის შედგენა, მასალების შედგენა, პრეზენტაციებისთვის აღჭურვილობის მომზადება, კვება და სხვადასხვა სხვა მოთხოვნილებები, რომლებიც მაქსიმალურად უნდა იყოს გააზრებული და დაგეგმილი. თუ თქვენი გეგმების განხორციელებისას პრობლემები შეგექმნებათ, დამშვიდდით და დარწმუნდით, რომ თქვენ შეძლებთ კონფერენციის ჩატარებას. მნიშვნელოვანი ასპექტი, რომელიც განსაზღვრავს კონფერენციის ჩატარების წარმატებას, არის აქტივობების სათითაოდ განხორციელება, დასრულებული და ჯერ კიდევ გასაკეთებელი ამოცანების ჩამონათვალის შედგენისას.
ნაბიჯი
მეოთხე ნაწილი 1: კონფერენციის დაგეგმვა: ადრეული ეტაპი
ნაბიჯი 1. მოამზადეთ დროზე ადრე
კონფერენციის დაგეგმვა უნდა დაიწყოს სულ მცირე რვა თვით ადრე, თუნდაც უფრო ადრე თუ კონფერენცია იქნება დიდი ან დიდი ზომის.
- გაითვალისწინეთ, რომ მრავალი საკონფერენციო დარბაზი და კვების ობიექტი უნდა დაჯავშნოთ რამდენიმე თვით ადრე. გარდა ამისა, მონაწილეები, რომლებიც ცხოვრობენ ქალაქგარეთ, უნდა მოაწყონ მოგზაურობის გრაფიკი, რათა შეძლონ კონფერენციაზე დასწრება.
- გარდა ამისა, სპონსორებსა და მსხვილ კორპორაციებს შეიძლება ასევე მოუწიონ თავიანთი წლიური ბიუჯეტის დაგეგმვა რამდენიმე თვით ადრე. ასე რომ, მათ ღონისძიებაზე ფინანსური და არაფინანსური დახმარება წინასწარ უნდა იყოს მოლაპარაკებული.
ნაბიჯი 2. შექმენით კომიტეტი
ბევრი მნიშვნელოვანი საკითხი უნდა გადაწყდეს კონფერენციისთვის მომზადებისას. კომიტეტის შექმნით, თქვენ მიიღებთ მონაწილეობას რამდენიმე ადამიანისგან გადაწყვეტილების მიღებამდე. ისინი ასევე დაგეხმარებიან დეტალების გააზრებაში.
- დაიქირავეთ კოორდინატორები, ანუ ძირითადი პერსონალი, რომლებიც მიიღებენ მნიშვნელოვან გადაწყვეტილებებს და დიდ დროს უთმობენ კოორდინაციას. თუ თქვენ გაქვთ საკმარისი სახსრები, დაიქირავეთ კოორდინატორი, რათა მან დაგეხმაროთ დავალებების დაგეგმვაში და გაზიარებაში.
- გაარკვიეთ იყო თუ არა კონფერენციები იმავე თემაზე. თუ ასეა, მოიწვიეთ კოორდინატორი, რომელმაც ჩაატარა კონფერენცია, შეუერთდეს კომიტეტს. თუ ის ვერ მიიღებს მონაწილეობას, ჰკითხეთ შეგიძლიათ მოითხოვოთ უკვე გაშუქებული მასალა კონფერენციის მომზადების გასაადვილებლად.
ნაბიჯი 3. დასახეთ მიზნები და შექმენით სამუშაო დღის წესრიგი
ჩამოწერეთ რისთვის ატარებთ კონფერენციას, რაც იქნება საფუძველი თითოეული გადაწყვეტილებისთვის. იმის ცოდნა, რისი გაცემა გსურთ და ვისთვის კონფერენციისათვის მომზადებამდე გაგიადვილებთ თქვენი გეგმების განხორციელებას.
თუ თქვენ არასოდეს ჩაგიტარებიათ კონფერენცია, დაიწყეთ მცირე, მოკლე კონფერენციის დაგეგმვით. განიხილეთ 1-2-დღიანი კონფერენციის ჩატარება 250-300 მონაწილეზე
ნაბიჯი 4. განსაზღვრეთ კონფერენციის ადგილი და თარიღი
მიუხედავად იმისა, რომ ახალი თარიღები და ადგილები შეიძლება განისაზღვროს დეტალური გეგმის შედგენის შემდეგ, თქვენ უნდა შეაფასოთ რამდენი დრო გექნებათ მზადებისთვის.
- თარიღის დადგენამდე წინასწარ მოძებნეთ ინფორმაცია, თუ რომელ თვესა და დღეს ტარდება ჩვეულებრივ კონფერენცია, რათა განხორციელება არ შეფერხდეს. მაგალითად, ევროპაში კონფერენციები ჩვეულებრივ ტარდება მარტიდან ივნისამდე ან სექტემბერსა და ნოემბერში ორშაბათ-სამშაბათს ან ხუთშაბათ-პარასკევს, რადგან მონაწილეები ნაკლებად ინტერესდებიან სხვა დროს კონფერენციებზე დასწრებით. შეიტყვეთ ზუსტი განრიგი თქვენს ადგილას, სანამ გადაწყვეტთ კონფერენციის თარიღს.
- კონფერენციის ხანგრძლივობა დამოკიდებულია მონაწილეთა სავარაუდო რაოდენობაზე და ყველა იმ აუცილებლობაზე, რაც უზრუნველყოფილი უნდა იყოს კონფერენციის დროს. 250-300 ადამიანისთვის დაგეგმეთ კონფერენცია, რომელიც გაგრძელდება 2 სრული დღე.
- განიხილეთ კონფერენციის ჩატარების შესაძლებლობა ქალაქის შიგნით, მაგრამ დარწმუნდით, რომ არის უახლოეს აეროპორტამდე, განსახლებისა და ადექვატური საშუალებების ხელმისაწვდომობა. ჩვენ გირჩევთ, რომ ჩაატაროთ კონფერენცია დიდ ქალაქში ან ტურისტულ ადგილას, რათა მიიზიდოთ მეტი ადამიანი, ვისაც სურს ჩაერთოს კონფერენციაში.
ნაბიჯი 5. განსაზღვრეთ კონფერენციის სათაური
სათაურის განსაზღვრის შემდეგ შეგიძლიათ გამოაქვეყნოთ და შეადგინოთ გეგმები, რადგან უკვე არსებობს გარკვეული ინფორმაცია მასალის შესახებ, როგორც სოციალური მედიის საშუალებით ინფორმაციის გავრცელების საფუძველი.
შეარჩიეთ სათაური, რომელიც გულისხმობს კონფერენციის მონაწილეთა მიზანს და/ან გამოცდილებას. ეძებეთ შთაგონება კონფერენციების სათაურების გამოყენებით, მაგრამ დარწმუნდით, რომ თქვენ თავად გადაწყვიტეთ
ნაწილი 4 მეოთხედან: კონფერენციისთვის მზადება
ნაბიჯი 1. შეადგინეთ ფინანსური ბიუჯეტი
არანაირი აქტივობა არ შეიძლება განხორციელდეს იმ თანხების გამოანგარიშების გარეშე, რომელიც უნდა დაიხარჯოს დეტალურად, მაგალითად შენობის დაქირავება, მასალების მომზადება და სპიკერის საფასურის გადახდა. ყველა ხარჯი უნდა ეხებოდეს ფინანსურ ბიუჯეტს. თუ თქვენ დელეგირებთ პასუხისმგებლობას, დარწმუნდით, რომ თქვენი თანაშემწე იცავს თქვენს მიერ დადგენილ ბიუჯეტის ლიმიტს.
ბიუჯეტის ოდენობაზე გავლენას ახდენს სპონსორების ყოფნა ან არყოფნა. თქვენ შეგიძლიათ სთხოვოთ სპონსორს უზრუნველყოს თანხები კონფერენციის დასაფინანსებლად. ამასთან, სპონსორს ასევე აქვს უფლება განსაზღვროს რაღაცეები კონფერენციაზე. მაგალითად: განსაზღვრა ვინ წარადგენს პრეზენტაციას ან შესთავაზებს მომხსენებელს, როგორც ერთ -ერთ პანელისტს, მაგალითად: წარმატებული ბიზნესმენი სპონსორ კომპანიაში და ბრენდის დანერგვა ლოგოს განთავსებით ყველა საკონფერენციო მასალაზე. უპირატესობა ის არის, რომ სპონსორი წინასწარ გამოყოფს თანხებს, რათა თქვენ დაუყოვნებლივ გამოიყენოთ იგი გეგმის განსახორციელებლად
ნაბიჯი 2. განსაზღვრეთ ბილეთების გაყიდვის ფასი და მეთოდი
ზოგიერთი კონფერენცია უფასოა, ზოგი ძალიან ძვირი. ბილეთების ფასების განსაზღვრამდე და როგორ გაყიდოთ ისინი, გაითვალისწინეთ შემდეგი ასპექტები:
- რა ხარჯებს მოითხოვს კონფერენციის მომზადება? თუ გსურთ მცირე ზომის კონფერენციის ჩატარება, რომელსაც დიდი თანხა არ დაუჯდება, ჩვენ გირჩევთ, მონაწილეებს არ გადაუხადოთ თანხა. გარდა ამისა, მონაწილეებს მოეთხოვებათ გადაიხადონ ბილეთები კონფერენციის მოსამზადებელი ხარჯების დასაფარად.
- განსაზღვრეთ რეგისტრაციის საფასური, თუ გსურთ კონფერენციის ჩატარება რამდენიმე დღის განმავლობაში ან კვება. კონფერენციის რეგისტრაციის საფასური ინდონეზიის დიდ ქალაქებში მერყეობს რამდენიმე ასეული ათასიდან მილიონამდე რუპიამდე.
- ბევრი კონფერენცია იღებს საფასურს საფასურის მიხედვით, მონაწილის პოზიციის ან სტატუსის მიხედვით. მაგალითად: აკადემიური კონფერენციები, როგორც წესი, სტუდენტებს მასწავლებლებზე ნაკლებ თანხას უხდიან. სპონსორების თანამშრომლები ასევე იხდიან ნაკლებ თანხას, ვიდრე რეგულარული მონაწილეები.
ნაბიჯი 3. გადაწყვიტეთ კონფერენციის ადგილი
ადგილის არჩევისას გაითვალისწინეთ მონაწილეთა რაოდენობა, ადგილის მოხვედრის სიმარტივე, პარკინგის ადგილის ხელმისაწვდომობა, მანძილი საზოგადოებრივ ტრანსპორტამდე და აეროპორტებამდე და სასტუმროებამდე. გარდა იმისა, რომ იპოვნეთ კონფერენციისთვის შესაფერისი ადგილი, დარწმუნდით, რომ ყველა მონაწილე ადვილად მიაღწევს მას.
მოძებნეთ ინფორმაცია შენობების ან სასტუმროების შესახებ, რომლებიც უზრუნველყოფენ საკონფერენციო დარბაზებს ქალაქის შიგნით. მცირე კონფერენციებისთვის, იქირავეთ ოთახი ეკლესიაში ან სხვა შეხვედრების სახლში
ნაბიჯი 4. ისარგებლეთ პერსონალის დახმარებით, რომელიც მუშაობს შეხვედრების სახლის მენეჯმენტ პერსონალად
თუ რესურსი ხელმისაწვდომია შენობაში, რომელსაც ირჩევ კონფერენციისთვის, გამოიყენე ისინი მაქსიმალურად. თანამშრომლები იცნობენ თავიანთ ყოველდღიურ მოვალეობებს და მზად არიან უპასუხონ კითხვებს, მოაგვარონ პრობლემები ან მიაწოდონ რჩევა საჭიროების შემთხვევაში.
თქვენ შეგიძლიათ გამოიყენოთ პერსონალის მომსახურება, რომელიც პასუხისმგებელია შეხვედრების დარბაზში საქმიანობის მართვაზე, მაგალითად, კონფერენციის დეტალური ღონისძიებების გატარებისთვის. მიუხედავად იმისა, რომ არის საფასური, თქვენ არ გჭირდებათ ყველა ამ აქტივობის შესრულება საკუთარ თავზე, რადგან ამას რამდენიმე კვირა დასჭირდება
ნაბიჯი 5. განსაზღვრეთ მოხმარების მენიუ
გაითვალისწინეთ, რომ მონაწილეებმა უნდა მოიძიონ საკვები კონფერენციის დროს და სავარაუდოა, რომ ბევრმა მონაწილემ არ იცის რა საკვებია ხელმისაწვდომი კონფერენციის ადგილის გარშემო. დაფიქრდით გჭირდებათ თუ არა კვების სერვისის გამოყენება საუზმის, ლანჩისა და საჭმლის უზრუნველსაყოფად, ან გაარკვიეთ შეუძლია თუ არა საკონფერენციო დარბაზის მენეჯერს საჭმლის მომზადება ყველა დამსწრისთვის.
მენიუს არჩევისას გაითვალისწინეთ, რომ ბევრმა ადამიანმა არ უნდა ჭამოს გარკვეული საკვები ალერგიის ან პრეფერენციების გამო. კვების მომსახურების გამოცდილ მეწარმეებს შეუძლიათ წარმოადგინონ რამდენიმე ვარიანტი, მაგალითად: ვეგეტარიანული მენიუ, თხილი არ არის, წებოვანა, ჰალალ საკვები, ან მენიუს სხვა ვარიანტები
ნაბიჯი 6. გამოყავით დრო საიტის შემოწმების გასაკეთებლად
მას შემდეგ რაც თქვენ იზრუნებთ ყველაფერზე, რაც უნდა მომზადდეს, გამონახეთ დრო, რომ ეწვიოთ კონფერენციის ადგილს ერთი დღით ადრე. ნუ დაელოდებით სანამ თქვენი ახალი D დღე დადგება იმ მონაწილეებთან ერთად, რომლებიც შეუერთდებიან კონფერენციას.
ერთი დღით ადრე მოდი კონფერენციის ადგილზე და ჩაატარეთ შეხვედრა ყველა ჩართულ პერსონალთან, რათა დარწმუნდეთ რომ ყველაფერი კარგად არის მომზადებული უმცირესი დეტალების ჩათვლით
ნაწილი 3 მეოთხედან: კონფერენციის განრიგის შედგენა
ნაბიჯი 1. დაგეგმეთ კონფერენცია
მას შემდეგ რაც განიხილავთ განსახილველ თემებს და განსაზღვრავთ კონფერენციის სათაურს, მოამზადეთ გრაფიკი კონფერენციის გახსნიდან დაწყებამდე. კონფერენციები შეიძლება ჩატარდეს სხვადასხვა გზით, განხილული ბიზნეს სფეროს მიხედვით. განრიგის გასაადვილებლად, კონფერენციები ჩვეულებრივ ტარდება შემდეგი თანმიმდევრობით:
- დაიწყეთ კონფერენცია შესავალი ან გახსნის სიტყვით, რომელსაც ჩვეულებრივ ატარებს ცნობილი ადამიანი კონკრეტულ ბიზნეს სფეროში და გახდა ცნობილი მომხსენებელი. თქვენ შეგიძლიათ ჩაატაროთ ღონისძიება საღამოს, შემდეგ კი დაასრულოთ ვახშმით ან როგორც დილის პირველი სესია კონფერენციის დასაწყებად.
- დანარჩენი გრაფიკი დაყავით უფრო მოკლე სესიებად. თუ კონფერენცია ტარდება მონაწილეთა თხოვნით მათი წინადადებების შესაბამისად, მოარგეთ მასალა მონაწილეთა საჭიროებებს. ამასთან, თქვენ ასევე შეგიძლიათ ჩართოთ სემინარის განრიგი, ფილმის კლიპები ან სხვა მასალა კონფერენციის განრიგში. დამსწრე მონაწილეთა რაოდენობიდან გამომდინარე, განსაზღვრეთ შეიძლება თუ არა თითოეულ სესიას დაესწროს ყველა მონაწილე (ე.წ. "პლენუმი") თუ მონაწილეები უნდა დაიყოს რამდენიმე ჯგუფად და თითოეული ჯგუფი პარალელურად დაესწრება სხვადასხვა სესიას მათი არჩევანის მიხედვით (სახელწოდებით "ჯგუფები")”).
- დახურეთ კონფერენცია სპიკერების მოწვევით, რათა წარმოადგინონ მასალა, რომელიც მოტივაციას ან გამოწვევას უქმნის მონაწილეებს.
ნაბიჯი 2. გადაწყვიტეთ როგორ ჩაატაროთ სესია
თქვენ შეგიძლიათ აირჩიოთ როგორ ჩაატაროთ სესია კომპანიის საჭიროებების შესაბამისად, მაგალითად სწავლებით, შემთხვევების განხილვით, სემინარების ჩატარებით, უახლესი პოლიტიკის ან კვლევის შედეგების პრეზენტაციით, კითხვების დასმით ან სლაიდების გამოყენებით.
- მასალის მიწოდების არჩევანი გავლენას მოახდენს გამოქვეყნების სტრატეგიაზე. ასე რომ, მოამზადეთ რაც შეიძლება ადრე მასალა, რომელიც ძალიან სასარგებლოა მონაწილეებისთვის.
- თითოეული სესიის ხანგრძლივობა შეიძლება დაიწყოს 45 წუთიდან 3 საათამდე, პრეზენტაციებისა და შინაარსის რაოდენობის მიხედვით.
ნაბიჯი 3. განიხილეთ გსურთ თუ არა სხვა აქტივობების ჩართვა
იფიქრეთ სასარგებლო აქტივობებზე, რომლებიც შეიძლება შევიდეს გრაფიკში და მნიშვნელოვანი როლი შეასრულოს კონფერენციის წარმატების მხარდასაჭერად, მაგალითად:
- დაგეგმეთ აქტივობები კონფერენციის მონაწილე ორგანიზაციის სასარგებლოდ, როგორიცაა საქმიანი შეხვედრა ან დაჯილდოვების პრეზენტაცია.
- მიეცით საკვები, თუ მონაწილეებს ეკისრებათ რეგისტრაციის საფასური. თუ გადასახადი არ არის, სთხოვეთ მონაწილეებს მოიტანონ სადილი (როგორც ბოლო ვარიანტი). მონაწილეები, როგორც წესი, ელიან, რომ ჭამენ მინიმუმ ერთ კვებას. თუ კონფერენციის ადგილმდებარეობა ქალაქშია, მიეცით შესვენება, რათა მონაწილეებმა ისადილონ ახლომდებარე რესტორანში.
- ჰკითხეთ, მონაწილეებს ხომ არ სურთ გასართობი ღონისძიების დაგეგმვა, მაგალითად: გაისეირნეთ ქალაქში, უყურეთ კომედიურ შოუს ღამით, უყურეთ ფილმს ან აჩვენეთ შოუ თეატრში. ღონისძიება შეიძლება უფრო შესაფერისი იყოს დიდ ქალაქში ან კომპანიისთვის ჩატარებული კონფერენციისთვის, მაგრამ არა ყოველთვის.
ნაწილი 4 დან 4: გამოქვეყნება
ნაბიჯი 1. განსაზღვრეთ მონაწილეები, რომლებიც დაესწრებიან
კონფერენციები ძალიან მრავალფეროვანია, მაგალითად კონფერენციები, რომლებიც აკადემიური, რელიგიური და საქმიანია სხვადასხვა მონაწილეებით. დაგეგმვის დაწყებამდე დარწმუნდით, რომ საკმარისი მონაწილეები დაინტერესებულნი არიან კონფერენციაზე დასწრებით.
თქვენ არ გჭირდებათ ბევრი საჯაროობის გაკეთება, თუ გსურთ კონფერენციების გამართვა მცირე ჯგუფებისთვის, როგორიცაა კომპანიის თანამშრომლები ან ეკლესიის თემები. თქვენ შეგიძლიათ აცნობოთ კონფერენციის გეგმებს ელ.ფოსტის გაგზავნით, კომპანიის ბიულეტენში გამოცხადებით და/ან ადმინისტრაციული შეხვედრის შეტყობინებით
ნაბიჯი 2. სთხოვეთ კომპანიის ლიდერებს მონაწილეობა მიიღონ
თქვენს კომპანიაში ადამიანების დასარწმუნებლად, თქვენ უნდა მოიფიქროთ მიმზიდველი სათაური ან მოიწვიოთ შესანიშნავი მომხსენებელი.
ცნობილი მომხსენებლებისგან დადასტურების მიღების შემდეგ, შეიტანეთ ინფორმაცია კონფერენციის მასალებში და აცნობეთ პოტენციურ მონაწილეებს
ნაბიჯი 3. შექმენით ვებ გვერდი
დღეს ციფრული მედია არის ძალიან მნიშვნელოვანი ინსტრუმენტი კონფერენციის წარმატებისთვის. შექმენით ვებსაიტის სახელი ბმულებით, რომელთა პოვნა ადვილია, თუ მოძებნით კონფერენციის სათაურის საკვანძო სიტყვას ან კონფერენციასთან დაკავშირებულ სხვა სიტყვებს. ჩაწერეთ დეტალური ინფორმაცია კონფერენციის შესახებ ვებგვერდზე და შეიტანეთ ბმული კონფერენციასთან დაკავშირებულ ყველა დაბეჭდილ და სარეკლამო მასალაზე.
- ჩართეთ ვებგვერდზე კონფერენციის ადგილის თარიღი, დრო და მისამართი, მათ შორის ცნობილი მომხსენებლების სახელები. ასევე აცნობეთ ტრანსპორტირების, საცხოვრებლის, საინტერესო ადგილების და კონფერენციის განრიგის არსებობის შემთხვევაში.
- ჩართეთ ვებგვერდის ბმული, თუ მონაწილეებს შეუძლიათ დარეგისტრირება.
ნაბიჯი 4. განათავსეთ რეკლამა
დაიწყეთ რეკლამა წინასწარ (ერთი წლით ადრე), რათა მომხსენებლებმა წარმოადგინონ კონფერენციაზე წარმოდგენილი მასალის შემცველი წინადადებები. შეარჩიეთ გამოქვეყნების სწორი გზა კონფერენციის ზომისა და მონაწილეების ფონზე. დაფიქრდით, საიდან იღებენ ინფორმაციას პოტენციური მონაწილეები, შესაძლოა:
- სოციალური მედია, მაგალითად სპონსორი ორგანიზაციის Facebook და Twitter ანგარიშებიდან
- კონტაქტების სია Listservs და ელექტრონული ფოსტის მისამართები
- ბლოგი, ჟურნალი, გაზეთი ან ბიზნეს ჟურნალი
- პლაკატები, ფლაერები ან სხვა შეტყობინებები გაგზავნილი შესაბამისი ჯგუფებისთვის, ორგანიზაციებისთვის ან კომპანიებისთვის
ნაბიჯი 5. ითხოვეთ წინადადებები
რეკლამის პროექტის მომზადებისას მიუთითეთ, რომ თქვენ ღია ხართ რეგისტრაციისთვის ან ელოდებით ინდივიდუალური ან ჯგუფური წინადადებების წარდგენას ნაშრომების, პანელის წინადადებების ან სემინარის მასალების სახით.
თქვენ შეგიძლიათ განსაზღვროთ წინადადების ხანგრძლივობა ბიზნესის ხაზის მიხედვით. განათლების სფეროში, მცირე კონფერენციები ჩვეულებრივ მოითხოვს რამდენიმე ასეული სიტყვის რეზიუმეებს, მაშინ როდესაც ფართომასშტაბიანი კონფერენციები მოითხოვს სრულ ხელნაწერებს
ნაბიჯი 6. დაიწყეთ რეგისტრაციის მიღება
მოამზადეთ საშუალებები ისე, რომ მონაწილეებმა შეძლონ დარეგისტრირდნენ კონფერენციამდე, მიუხედავად იმისა, რომ ეს ჯერ კიდევ რამდენიმე თვით ადრეა. ამ გზით თქვენ შეგიძლიათ შეაფასოთ მონაწილეთა რაოდენობა, რომლებიც დაესწრებიან.
- შექმენით ვებგვერდი, რომელიც აკავშირებს კონფერენციის ვებსაიტს რეგისტრაციისთვის. თუ თქვენ არ გაქვთ ტექნიკური უნარები ვებსაიტის შესაქმნელად, გამოიყენეთ არსებული სერვისი. მაგალითად, გამოიყენეთ RegOnline– ის ფასიანი სერვისები, რომელიც არის კომპანია, რომელიც ზრუნავს ონლაინ რეგისტრაციაზე სხვადასხვა ღონისძიებისთვის, ამუშავებს მონაცემებს და აგზავნის მას თქვენთვის, რაც მომხმარებლებს გაუადვილებს მათზე წვდომას.
- მონაწილეებს ასევე შეუძლიათ დარეგისტრირდნენ ტელეფონით ან ფაქსიმილიით, თუ თქვენ გაქვთ საკრედიტო ბარათის გამოყენებით გადახდის ქვითრების დამუშავების შესაძლებლობა.
- თუ არ ეთანხმებით ინტერნეტის ან ტელეფონის რეგისტრაციას, გთხოვთ შექმნათ PDF განაცხადის ფორმა და ატვირთოთ იგი ვებგვერდზე. აცნობეთ მონაწილეებს, რომ მათ შეუძლიათ დაბეჭდონ ფორმა, შეავსონ და გაუგზავნონ თქვენი კომპანიის ელ.ფოსტის ჩეკი ან გადაცემის დამადასტურებელი საბუთი.
- იმისათვის, რომ მონაწილეებმა ადრე დარეგისტრირდნენ, შესთავაზეთ ფასდაკლება იმ მონაწილეებისთვის, ვინც გადაიხდის გადახდას მინიმუმ ერთი თვით ადრე. ბილეთების ფასი ოდნავ უფრო ძვირია, თუ მონაწილეები გადაიხდიან კონფერენციის ადგილას.
Რჩევები
- ჰკითხეთ გამომსვლელს, სჭირდება თუ არა მას დამატებითი აღჭურვილობა პრეზენტაციისთვის, როგორიცაა სცენა, ტელევიზია, დიდი ეკრანი ან კომპიუტერი.
- საკვების მენიუს არჩევისას დარწმუნდით, არიან თუ არა მონაწილეები, რომლებსაც გარკვეული საკვების დიეტის დაცვა უწევთ.
- ქირავნობის ხარჯების შედარებისას მოითხოვეთ ფასები საკვებზე, წყალზე, გამაგრილებელ სასმელებზე და ა. რადგან ეს შეიძლება იყოს ძალიან ძვირი.
- ოთახის არჩევისას გაითვალისწინეთ კონფერენციის მიზანი და გადაწყვიტეთ გსურთ გამოიყენოთ აუდიტორია ან სკამები და მაგიდები ჩანაწერების ჩასატარებლად.
