სტანდარტული საოპერაციო პროცედურა (SOP) არის დოკუმენტი, რომელიც შეიცავს ინფორმაციას დავალების შესრულების ნაბიჯების შესახებ. არსებული SOP შეიძლება უბრალოდ შეიცვალოს და განახლდეს, ან შეიძლება იყოთ სცენარში, სადაც ნულიდან უნდა დაწეროთ. შეიძლება ბევრი სამუშაო ჩანდეს, მაგრამ ეს მართლაც ძალიან, ძალიან, "ძალიან" ამომწურავი ჩამონათვალია. დასაწყებად იხილეთ ნაბიჯი 1.
ნაბიჯი
ნაწილი 1 3 -დან: შექმენით თქვენი SOP ფორმატი
ნაბიჯი 1. აირჩიეთ თქვენი ფორმატი
SOP– ების წერაში არ არის სწორი ან არასწორი. ამასთან, თქვენს კომპანიას შეიძლება ჰქონდეს რამდენიმე SOP, რომელსაც შეგიძლიათ მიმართოთ ფორმატირების სახელმძღვანელოდ, რომელიც ასახავს დავალების შესრულების სასურველ გზას. თუ ეს ასეა, გამოიყენეთ არსებული SOP როგორც შაბლონი. თუ ეს ასე არ არის, თქვენ გაქვთ რამდენიმე ვარიანტი:
- მარტივი ნაბიჯების ფორმატი. ეს არის რუტინული პროცედურისთვის, რომელიც მოკლეა, აქვს რამოდენიმე შესაძლო შედეგი და პირდაპირ აზრზეა. გარდა დოკუმენტაციისა და უსაფრთხოების მითითებებისა, ეს დოკუმენტი უბრალოდ მკითხველს წარმოადგენს მარტივი წინადადებების ჩამონათვალს.
- ნაბიჯ ნაბიჯ ფორმატი. ეს ჩვეულებრივ ეხება ხანგრძლივ პროცედურებს - პროცედურებს, რომლებიც ათზე მეტ საფეხურს მოიცავს და მოიცავს გადაწყვეტილების მიღებას, განმარტებას და ტერმინოლოგიას. ეს სია ზოგადად არის ძირითადი ნაბიჯები ქვე-ნაბიჯებით კონკრეტული თანმიმდევრობით.
- დიაგრამის ფორმატი. თუ პროცედურა უფრო ჰგავს რუქას უსასრულო შესაძლო შედეგებით, დიაგრამა შეიძლება იყოს თქვენი საუკეთესო ფსონი. ეს არის ფორმატი, რომელიც უნდა აირჩიოთ, თუ შედეგები ყოველთვის პროგნოზირებადი არ არის.
ნაბიჯი 2. გაითვალისწინეთ თქვენი მკითხველი
სამი ძირითადი ფაქტორია გასათვალისწინებელი თქვენი SOP– ის დაწერამდე:
- თქვენი მკითხველის წინასწარი ცოდნა. იცნობენ ისინი თქვენს ორგანიზაციას და მის პროცედურებს? იციან მათ ტერმინოლოგია? თქვენი ენა უნდა ემთხვეოდეს მკითხველის ცოდნას და ინვესტიციას.
- თქვენი მკითხველის ენობრივი ცოდნა. არის თუ არა შანსი, რომ ადამიანები, რომლებსაც არ ესმით თქვენი ენა, "წაიკითხავენ" თქვენს SOP- ს? თუ ეს შესაძლებელია, კარგი იდეაა შეიტანოთ სურათები და დიაგრამები წარწერებით.
- თქვენი მკითხველის. თუ ბევრი ადამიანი ერთდროულად კითხულობს თქვენს SOP- ს (თითოეულს განსხვავებული როლი აქვს), თქვენ გჭირდებათ დოკუმენტის ფორმატირება, როგორც სპექტაკლში საუბარი: მომხმარებელი 1 ასრულებს მოქმედებას, შემდეგ მომხმარებელი 2 და ასე შემდეგ. ამგვარად, თითოეულ მკითხველს შეუძლია დაინახოს, თუ როგორ ხდებიან ისინი რბილი ბიზნესის ძრავის განუყოფელი ნაწილი.
ნაბიჯი 3. გაითვალისწინეთ თქვენი ცოდნა
დასკვნა ასეთია: შენ ხარ შესაფერისი ადამიანი ამის დასაწერად? იცით რას მოიცავს ეს პროცესი? არის შეცდომის შესაძლებლობა? როგორ გავხადოთ ის უსაფრთხო? თუ არა, უმჯობესია აჩუქოთ სხვას. ცუდად დაწერილი SOP - ან თუნდაც არაზუსტი - არა მხოლოდ შეამცირებს პროდუქტიულობას და შეიძლება გამოიწვიოს ორგანიზაციული წარუმატებლობა, არამედ ისინი შეიძლება იყოს დაუცველი და უარყოფითი გავლენა იქონიოს ყველაფერზე თქვენი გუნდიდან გარემომდე. მოკლედ, ეს არ არის რისკი, რომელიც უნდა აიღო.
თუ ეს არის თქვენთვის მოცემული პროექტი და ფიქრობთ, რომ თქვენ უნდა (ან ვალდებული ხართ) მისი დასრულება, ნუ შეგეშინდებათ დახმარების თხოვნა მათ, ვინც ყოველდღიურ პროცედურებს ასრულებს. ინტერვიუების ჩატარება არის SOP შექმნის პროცესის საერთო ნაწილი
ნაბიჯი 4. გადაწყვიტეთ მოკლე ან გრძელი SOP- ებს შორის
თუ თქვენ წერთ ან განაახლებთ SOP იმ პირთა ჯგუფს, რომლებიც იცნობენ პროტოკოლებს, ტერმინოლოგიას და ა.შ. და ისარგებლებენ მოკლე, ლაკონური SOP- ით, რომელიც უფრო არის ჩამონათვალი, შეგიძლიათ დაწეროთ შემოკლებული ფორმით.
ძირითადი მიზნებისა და შესაბამისი ინფორმაციის გარდა (თარიღი, ავტორი, პირადობის მოწმობის ნომერი და ა.შ.), ეს მხოლოდ ნაბიჯების მოკლე ჩამონათვალია. თუ დეტალები ან განმარტება არ არის საჭირო, აი როგორ უნდა გააკეთოთ ეს
ნაბიჯი 5. დაიმახსოვრე შენი SOP- ის მიზანი
ის, რაც ნათელია, არის ის, რომ თქვენ გაქვთ პროცედურები თქვენს ორგანიზაციაში, რომლებიც მეორდება ისევ და ისევ. არსებობს რაიმე კონკრეტული მიზეზი, რის გამოც ეს SOP სასარგებლოა? უნდა იყოს აქცენტი უსაფრთხოებაზე? შესაბამისობის ზომები? ეს SOP გამოიყენება ტრენინგისთვის თუ ყოველდღიური საქმიანობისთვის? აქ მოცემულია რამდენიმე მიზეზი, რის გამოც თქვენი SOP მნიშვნელოვანია თქვენი გუნდის წარმატებისთვის:
- უზრუნველყოს შესაბამისობის სტანდარტების დაცვა
- წარმოების მოთხოვნების მაქსიმალურად გაზრდა
- იმის უზრუნველსაყოფად, რომ პროცედურას არ ექნება ცუდი გავლენა გარემოზე
- უსაფრთხოების უზრუნველსაყოფად
- დარწმუნდით, რომ ყველაფერი მიდის გრაფიკის მიხედვით
- წარმოების წარუმატებლობის თავიდან ასაცილებლად
-
გამოიყენება როგორც სასწავლო დოკუმენტი
თუ იცით რისი ხაზგასმა სჭირდება თქვენს SOP- ს, უფრო ადვილი იქნება თქვენი წერის შექმნა ამ პუნქტების გარშემო. ასევე ადვილი იქნება იმის დანახვა, თუ რამდენად მნიშვნელოვანია თქვენი SOP
ნაწილი 3 3 -დან: დაწერეთ თქვენი SOP
ნაბიჯი 1. დაფარეთ საჭირო მასალა
ზოგადად, ტექნიკური SOP– ები შედგება ოთხი ელემენტისგან, რომლებიც „ცალკეა“თავად პროცედურისგან:
- სათაურის გვერდი რა ეს მოიცავს 1) პროცედურის დასახელებას, 2) SOP– ის საიდენტიფიკაციო ნომერს, 3) მისი გამოცემის ან შესწორების თარიღს, 4) იმ სააგენტოს/განყოფილების/ფილიალის დასახელებას, სადაც გამოყენებული იქნა SOP და 5) ხელმოწერა მათ, ვინც მოამზადა და დაამტკიცა SOP. ამ განყოფილებას შეუძლია გამოიყენოს ნებისმიერი ფორმატი, სანამ ინფორმაცია ნათელია.
- შინაარსის სია რა ეს აუცილებელია მხოლოდ იმ შემთხვევაში, თუ თქვენი SOP საკმარისად გრძელია, ადვილი მითითებისთვის. რასაც აქ ნახავთ არის მარტივი სტანდარტული ჩარჩო.
- ხარისხის უზრუნველყოფა/ხარისხის კონტროლი რა პროცედურა არ არის კარგი პროცედურა, თუ მისი შემოწმება შეუძლებელია. მოამზადეთ საჭირო მასალები და დეტალები ისე, რომ მკითხველმა შეძლოს დარწმუნდეს, რომ ისინი იღებენ სასურველ შედეგს. ეს მასალა შეიძლება შეიცავდეს სხვა დოკუმენტებს, როგორიცაა შესრულების შეფასების ნიმუშები.
-
მითითება რა დარწმუნდით, რომ ჩაწერეთ ყველა გამოყენებული ან მნიშვნელოვანი მითითება. თუ იყენებთ სხვა SOP ცნობებს, აუცილებლად მიამაგრეთ საჭირო ინფორმაცია დანართში.
თქვენს ორგანიზაციას შეიძლება ჰქონდეს განსხვავებული პროტოკოლი, ვიდრე ეს SOP. თუ არსებობს წინა SOP, რომლის გამოყენებაც შეგიძლიათ, იგნორირება გაუკეთეთ ამ სტრუქტურას და მიჰყევით უკვე გაკეთებულ პროცედურას
ნაბიჯი 2. თავად პროცედურისთვის, დარწმუნდით, რომ მოიცავს შემდეგს:
- სფერო და გამოყენება რა სხვა სიტყვებით რომ ვთქვათ, ის აღწერს პროცესის მიზანს, მის შეზღუდვებს და როგორ გამოიყენება ეს პროცესი. მოიცავს სტანდარტებს, მარეგულირებელ მოთხოვნებს, როლებსა და პასუხისმგებლობებს, ასევე შეყვანისა და შედეგების შესახებ.
-
მეთოდოლოგია და პროცედურები.
საკითხის არსი - ჩამოთვალეთ ნაბიჯები, რომლებიც მნიშვნელოვანია, მათ შორის საჭირო აღჭურვილობა. ჩართეთ თანმიმდევრული პროცედურები და გადაწყვეტილების მიღების ფაქტორები. მიუთითეთ "ვარაუდი" და შესაძლო ჩარევა ან უსაფრთხოების მოსაზრებები.
- ტერმინოლოგიის დაზუსტება რა ახსენით აკრონიმები, აბრევიატურა და ყველა ფრაზა, რომელიც არ არის საერთო ტერმინები.
- ჯანმრთელობისა და უსაფრთხოების გაფრთხილება რა დაიწეროს ცალკეულ განყოფილებაში და ნაბიჯებთან ერთად, როდესაც პრობლემა წარმოიქმნება. არ გამოტოვოთ ეს განყოფილება.
-
აღჭურვილობა და მარაგი.
საჭირო ნივთების სრული ჩამონათვალი და როდის და სად ვიპოვოთ აღჭურვილობა, აღჭურვილობის სტანდარტები და ა.
-
გაფრთხილებები და შეფერხებები რა ძირითადად, პრობლემების მოგვარების ნაწილი. ჩამოთვალეთ შესაძლო პრობლემები, რა შეიძლება გამოიყურებოდეს და რა შეიძლება გავლენა იქონიოს იდეალურ საბოლოო პროდუქტზე.
- მიეცით თითოეულ ამ თემას თავისი განყოფილება (ზოგადად მითითებულია რიცხვებით ან ასოებით) ისე, რომ თქვენი SOP არ შეიცავდეს დამაბნეველ გრძელ წინადადებებს და ადვილი მითითებისთვის.
- ეს არ არის სრული სია, არამედ პროცედურული ნაბიჯების მხოლოდ მცირე ნაწილი. თქვენს ორგანიზაციას შეუძლია ახსენოს სხვა ასპექტები, რომლებიც საჭიროებენ ყურადღებას.
ნაბიჯი 3. შეინახეთ თქვენი ნაწერი მოკლე და ადვილად წასაკითხი
დიდი შანსია თქვენს მკითხველს არ აირჩიოს ამ SOP– ის წაკითხვა გასართობად. თქვენ გსურთ შეინახოთ ეს დოკუმენტი მოკლე და მკაფიოდ - წინააღმდეგ შემთხვევაში მათი ყურადღება გადაინაცვლებს და ისინი დოკუმენტს საშინელ და ძნელად გასაგებად მიიჩნევენ. ზოგადად, შეინარჩუნეთ თქვენი წინადადებები რაც შეიძლება მოკლედ.
- აქ არის ცუდი მაგალითი: დარწმუნდით, რომ გაასუფთავეთ ჰაერის გამოსასვლელი ყველა მტვერი მისი გამოყენების დაწყებამდე.
- კარგი მაგალითია შემდეგი: გამოყენებამდე ამოიღეთ ჰაერის გამოსასვლელი ყველა მტვერი.
- ზოგადად, არ გამოიყენოთ სიტყვა "შენ". ეს სიტყვა უნდა დაინიშნოს. ისაუბრეთ აქტიური ხმით და დაიწყეთ თქვენი წინადადებები ბრძანებითი ზმნებით.
ნაბიჯი 4. საჭიროების შემთხვევაში, გასაუბრება გაუკეთეთ ოფიცრებს, რომლებიც ჩართულნი არიან დავალების შესრულების პროცესში
ბოლო რისი გაკეთებაც გსურთ არის დაწეროთ სრულიად არაზუსტი SOP. თქვენ საფრთხეს უქმნით გუნდის უსაფრთხოებას, ეფექტურობას, მათ დროს და თქვენ აგიხსნით პროცესს სათანადო განხილვის გარეშე - რაც თქვენს თანაგუნდელებს შეიძლება შეურაცხმყოფლად მიაჩნდეთ. საჭიროების შემთხვევაში, დასვით კითხვები! თქვენ გსურთ დაწეროთ ზუსტი პროცედურა, რა თქმა უნდა.
თქვენ შეგიძლიათ ჰკითხოთ სხვადასხვა წყაროებს, თუ არ იცით, რათა დაფაროთ ყველა როლი და პასუხისმგებლობა. გუნდის ერთმა წევრმა შეიძლება არ დაიცვას სტანდარტული ოპერაციული პროცედურები, ან სხვა წევრი შეიძლება იყოს ჩართული მხოლოდ პროცედურის ნაწილში
ნაბიჯი 5. დაყავით გრძელი ტექსტი დიაგრამებად და დიაგრამებად
თუ თქვენ ჩართავთ კონკრეტულ ნაბიჯს, რომელიც შეგაშინებთ, შექმენით სქემა ან დიაგრამა, რომ გაუადვილოთ მკითხველებს. ეს გაადვილებს დოკუმენტის წაკითხვას და გონებას მისცემს პაუზას ყველაფრის გაგების მცდელობის შემდეგ. გარდა ამისა, თქვენი დოკუმენტები იქნება უფრო სრულყოფილი და კარგად დაწერილი.
არ შეიტანოთ სქემები ან დიაგრამები მხოლოდ თქვენი SOP- ის გასაძლიერებლად; გააკეთეთ ეს მხოლოდ საჭიროების შემთხვევაში ან თუ ცდილობთ ენის ბარიერის გადალახვას
ნაბიჯი 6. დარწმუნდით, რომ თითოეულ გვერდს აქვს საკონტროლო დოკუმენტის აღნიშვნა
თქვენი SOP, სავარაუდოდ, ერთ -ერთია მრავალიდან - ამიტომ, თქვენს ორგანიზაციას ალბათ აქვს რაიმე სახის დიდი მონაცემთა ბაზა, რომელიც კატალოგებს ყველაფერს კონკრეტული საცნობარო სისტემით. თქვენი SOP არის ამ საცნობარო სისტემის ნაწილი და, შესაბამისად, მოითხოვს გარკვეული ტიპის კოდის პოვნას. სწორედ აქ ნახავთ ნოტაციას სასარგებლო.
თითოეულ გვერდს უნდა ჰქონდეს მოკლე სათაური ან პირადობის მოწმობის ნომერი, გადასინჯვის ნომერი, თარიღი და "გვერდი # #" ზედა მარჯვენა კუთხეში (უმეტეს ფორმატებში). შეიძლება დაგჭირდეთ სქოლიო (ან ჩაწეროთ სქოლიოზე ზემოთ მითითებული ჩანაწერი), თქვენი ორგანიზაციის პრეფერენციების მიხედვით
მე –3 ნაწილი 3 – დან: წარმატებისა და სიზუსტის უზრუნველყოფა
ნაბიჯი 1. შეამოწმეთ პროცედურა
თუ არ გსურთ შეამოწმოთ თქვენი პროცედურა, თქვენ ალბათ კარგად არ დაგიწერიათ. გქონდეთ ვინმე შეზღუდული ცოდნით პროცესზე (ან მკითხველის გენერალური წარმომადგენელი) გამოიყენოს თქვენი SOP მათ დასახმარებლად. რა პრობლემებს წააწყდნენ ისინი? თუ ასეა, მოაგვარეთ პრობლემა და განახორციელეთ საჭირო რემონტი.
- უმჯობესია რამდენიმე ადამიანმა შეამოწმოს თქვენი SOP. სხვადასხვა ინდივიდი განიცდის სხვადასხვა პრობლემას, რაც იძლევა სხვადასხვა სახის პასუხებს (რომლებიც მოსალოდნელია სასარგებლო იყოს)
- დარწმუნდით, რომ გამოსცადეთ პროცედურა იმ ადამიანზე, რომელსაც ადრე არასოდეს გაუკეთებია პროცედურა. ყველას, ვისაც აქვს წინასწარი ცოდნა, დაეყრდნობა მათ ცოდნას დავალებების შესასრულებლად და არა თქვენი SOP– ის საშუალებით, ასე რომ თქვენი მიზანი არ არის მიღწეული.
ნაბიჯი 2. განიხილეთ თქვენი SOP იმ ადამიანების მიერ, რომლებიც ასრულებენ პროცედურას
საბოლოო ჯამში, თქვენი უფროსის აზრი SOP– ს ნამდვილად არ აქვს მნიშვნელობა. ეს SOP მნიშვნელოვანია მათთვის, ვინც რეალურად ასრულებს მსგავს სამუშაოს. ასე რომ, სანამ SOP- ს უფროსს გაუგზავნით, აჩვენეთ სამუშაო იმ ადამიანებს, რომლებიც ასრულებენ (ან ასრულებენ) მსგავს სამუშაოს. რას ფიქრობენ ისინი?
მათი ჩართვა და მათი შეგრძნება პროცესის ნაწილად გახდის მათ უფრო სავარაუდოა მიიღონ თქვენი SOP. და მათ შეიძლება ჰქონდეთ შესანიშნავი იდეები
ნაბიჯი 3. სთხოვეთ თქვენს მრჩეველს და ხარისხის უზრუნველყოფის ჯგუფს განიხილონ SOP
მას შემდეგ, რაც გუნდი აანთებს მწვანე შუქს, გაუგზავნეთ თქვენს მრჩეველს. ფაქტობრივი შინაარსი, რომელსაც ისინი აძლევენ, შეიძლება იყოს ნაკლები, მაგრამ ისინი გეტყვიან აკმაყოფილებს თუ არა თქვენი SOP ფორმატის მოთხოვნებს, თუ რამე გამოგრჩათ, ასევე SOP- ის ფორმალიზაციისა და სისტემაში შეყვანის ოქმი.
- დოკუმენტების მართვის სისტემის გამოყენებით დასამტკიცებლად SOP– ები, რათა უზრუნველყოს ამ ნებართვების აუდიტის კვალი. ეს პროცესი შეიძლება განსხვავდებოდეს ერთი ორგანიზაციიდან მეორეზე. ძირითადად, თქვენ გინდათ რომ საგნები შეესაბამებოდეს მითითებებს და წესებს.
- ავტორიზებული ხელმოწერებია საჭირო, თუმცა ორგანიზაციათა უმეტესობას არ აქვს წინააღმდეგი ელექტრონული ხელმოწერების მიღება.
ნაბიჯი 4. დამტკიცების შემდეგ დაიწყეთ თქვენი SOP– ის შესრულება
ეს შეიძლება იყოს ფორმალური ტრენინგი იმ თანამშრომლისათვის (საკლასო ტრენინგი, კომპიუტერზე დაფუძნებული სწავლება და ა.შ.) ან ეს შეიძლება ნიშნავდეს თქვენს SOP ქაღალდს აბაზანაში. რაც არ უნდა იყოს, გაავრცელეთ თქვენი საქმე! თქვენ ბევრი იმუშავეთ მის მისაღწევად. დროა მიიღოთ კომპლიმენტები!
დარწმუნდით, რომ თქვენი SOP განახლებულია. თუ ეს SOP მოძველებულია, განაახლეთ იგი, მიიღეთ განახლებები ხელახლა დამტკიცებული და დოკუმენტირებული, შემდეგ გადაანაწილეთ SOP საჭიროებისამებრ. თქვენი გუნდის უსაფრთხოება, პროდუქტიულობა და წარმატება დამოკიდებულია ამ SOP– ებზე
Რჩევები
- გახსოვდეთ დაინტერესებული მხარეების ჩართვა ნებისმიერ დროს, ისე რომ დოკუმენტირებული პროცესი იყოს რეალური პროცესი.
- შეამოწმეთ სიწმინდე. დარწმუნდით, რომ არ არსებობს ორმაგი ინტერპრეტაცია. აჩვენეთ პროცედურა ვინმესთვის, ვინც არ იცნობს პროცესს და სთხოვეთ თქვას რას ფიქრობს ამ პროცედურის შესახებ; შეიძლება გაგიკვირდეთ.
- გამოიყენეთ დიაგრამები და გამოსახულებები, რათა მკითხველმა ნათლად დაინახოს პროცესი.
- ნაბიჯების ასახსნელად გამოიყენეთ მარტივი ინდონეზიური ენა.
- სთხოვეთ ხალხს გადახედონ თქვენს დოკუმენტს დამტკიცების მიღებამდე.
- დარწმუნდით, რომ დოკუმენტის ისტორია ჩაწერილია თითოეული ვერსიის ცვლილებისთვის.
